H6.3: Begroting en normen
Vanuit de missie en visie wordt de strategie van een organisatie geformuleerd en daaruit de
(meer)jarenplannen.
Meerjarenplan Jaarplan Begroting Vaststellen
(Figuur 1: Totstandkoming begroting)
Hieruit blijkt dat de begroting afgeleid wordt uit het jaarplan, waarbij het jaarplan weer een afgeleide
is van het meerjarenplan. Zowel het meerjarenplan als het jaarplan zullen worden opgesteld door de
directie.
Een begroting is in wezen een raming, dat wil zeggen een schatting, van de toekomstige inkomsten
en uitgaven van de organisatie. Maar het is meer dan dat, want een begroting is ook een belangrijke
instrument voor het management bij de besturing en beheersing van de organisatie. Met een
begroting kunnen keuzes worden gemaakt en prioriteiten worden gesteld.
Bij de meeste bedrijven vormt de begroting van de verkopen het uitgangspunt voor de begroting van
de overige bedrijfsactiviteiten. Op basis van de verkoopbegroting worden de inkoop, de productie en
de personeelskosten begroot. Deze begrotingen worden gemaakt door de verantwoordelijke
managers, ofwel de verkoopbegroting door hoofd Verkoop, de inkoopbegroting door hoofd Inkoop
enzovoort. Als die begrotingen samen leiden tot bijvoorbeeld de investerings- en
exploitatiebegroting voor de totale organisatie. Deze totaalbegroting zullen worden opgesteld door
hoofd Administratie, waarbij hij ook de samenhang tussen de deelbegrotingen bewaakt.
Uiteindelijk worden die plannen vertaald in concrete ‘targets’ die door de organisatie als geheel en
de afdelingen daarbinnen moeten worden behaald. Voor die realisatie wordt een bepaalde
hoeveelheid geld beschikbaar gesteld. Feitelijk spreken we hier evenwel niet over de begroting, maar
over het budget. Hoewel deze termen nogal eens door elkaar gebruikt worden, is er toch een
verschil. Er wordt wel gezegd dat een budget een taakstellende begroting is. Taakstellend wil zeggen
verplichtend. Met andere woorden: een budget moet je halen, zo niet, dan wordt je daarop
afgerekend.
De gegevens over de afgesproken budgetten worden vastgesteld in het ERP-systeem van het bedrijf.
Op die manier kan er snel en eenvoudig worden gecontroleerd of de werkelijke situatie (IST) in
overeenstemming is met het budget (SOLL). In geval van een afwijking zal het management proberen
om bij te sturen, dat wil zeggen dat er actie wordt ondernomen om IST en SOLL weer zo veel mogelijk
aan elkaar gelijk te laten worden.
Voor de AO is de begroting belangrijk als toetsingsinstrument. In de begroting heeft de leiding van de
organisatie normen vastgelegd waaraan moet worden voldaan. Dit maakt het mogelijk om de
werkelijke resultaten op hun waarde te beoordelen. De AO heeft daarbij bijzondere aandacht voor
welke begrotingen er binnen de organisatie zijn en voor de wijze waarop zij tot stand komen. Een
punt van aandacht daarbij is altijd of de begroting formeel wordt ‘vastgesteld’ (goedgekeurd) door de
topleiding, de directie en eventueel de Raad van Commissarissen.
Vanuit de missie en visie wordt de strategie van een organisatie geformuleerd en daaruit de
(meer)jarenplannen.
Meerjarenplan Jaarplan Begroting Vaststellen
(Figuur 1: Totstandkoming begroting)
Hieruit blijkt dat de begroting afgeleid wordt uit het jaarplan, waarbij het jaarplan weer een afgeleide
is van het meerjarenplan. Zowel het meerjarenplan als het jaarplan zullen worden opgesteld door de
directie.
Een begroting is in wezen een raming, dat wil zeggen een schatting, van de toekomstige inkomsten
en uitgaven van de organisatie. Maar het is meer dan dat, want een begroting is ook een belangrijke
instrument voor het management bij de besturing en beheersing van de organisatie. Met een
begroting kunnen keuzes worden gemaakt en prioriteiten worden gesteld.
Bij de meeste bedrijven vormt de begroting van de verkopen het uitgangspunt voor de begroting van
de overige bedrijfsactiviteiten. Op basis van de verkoopbegroting worden de inkoop, de productie en
de personeelskosten begroot. Deze begrotingen worden gemaakt door de verantwoordelijke
managers, ofwel de verkoopbegroting door hoofd Verkoop, de inkoopbegroting door hoofd Inkoop
enzovoort. Als die begrotingen samen leiden tot bijvoorbeeld de investerings- en
exploitatiebegroting voor de totale organisatie. Deze totaalbegroting zullen worden opgesteld door
hoofd Administratie, waarbij hij ook de samenhang tussen de deelbegrotingen bewaakt.
Uiteindelijk worden die plannen vertaald in concrete ‘targets’ die door de organisatie als geheel en
de afdelingen daarbinnen moeten worden behaald. Voor die realisatie wordt een bepaalde
hoeveelheid geld beschikbaar gesteld. Feitelijk spreken we hier evenwel niet over de begroting, maar
over het budget. Hoewel deze termen nogal eens door elkaar gebruikt worden, is er toch een
verschil. Er wordt wel gezegd dat een budget een taakstellende begroting is. Taakstellend wil zeggen
verplichtend. Met andere woorden: een budget moet je halen, zo niet, dan wordt je daarop
afgerekend.
De gegevens over de afgesproken budgetten worden vastgesteld in het ERP-systeem van het bedrijf.
Op die manier kan er snel en eenvoudig worden gecontroleerd of de werkelijke situatie (IST) in
overeenstemming is met het budget (SOLL). In geval van een afwijking zal het management proberen
om bij te sturen, dat wil zeggen dat er actie wordt ondernomen om IST en SOLL weer zo veel mogelijk
aan elkaar gelijk te laten worden.
Voor de AO is de begroting belangrijk als toetsingsinstrument. In de begroting heeft de leiding van de
organisatie normen vastgelegd waaraan moet worden voldaan. Dit maakt het mogelijk om de
werkelijke resultaten op hun waarde te beoordelen. De AO heeft daarbij bijzondere aandacht voor
welke begrotingen er binnen de organisatie zijn en voor de wijze waarop zij tot stand komen. Een
punt van aandacht daarbij is altijd of de begroting formeel wordt ‘vastgesteld’ (goedgekeurd) door de
topleiding, de directie en eventueel de Raad van Commissarissen.
