Hoofdstuk 4 (Deel 2): Juridische Klachtenbrief
Samenvatting:
Standaardonderdelen van een klachtenbrief:
1) Openingsalinea
2) Uitwerking
Klachtomschrijving
Motivering van de klacht
3) Handelingsaspect
De actie die van de leverende partij wordt verwacht om de
klacht of klachten te herstellen
De termijn waarbinnen dit moet zijn gebeurd
4) Slotalinea
1) Openingsalinea:
Standaard elementen:
- De aanleiding;
Datgene wat direct voorafging aan het formuleren
van de klacht.
- Het onderwerp
- Het doel van de brief
2) Uitwerking:
Klachtomschrijving:
- Omschrijf de klacht zo nauwkeurig mogelijk.
Welke product is precies aangeschaft?
Welke dienst is verricht?
Noem serienummers, bedragen, termijnen etc.
Motivering van de klacht:
- Steekhoudende argumenten
3) Handelingsaspect:
Beschrijft wat de klager verwacht dat gedaan wordt om de klacht
te verhelpen.
- Benoem een klachttermijn (2 weken is redelijk)
4) Slotalinea:
Vooruitlopen op te verwachten communicatief handelen van de
ontvanger van de brief;
Aangeven hoe de lezer contact kan opnemen
Schrijftips juridische klachtenbrief:
Vraag je af wat het doel is van je klachtenbrief. En wat erin
moet, in welke volgorde en hoe (in welke stijl).
Tref de juiste toon: wees beleefd, direct en zakelijk.
, Waak voor overdrijving van de klacht en mijd te emotionele of
negatieve uitlatingen.
Schrijf de brief volgens het model juridische klachtenbrief.
Reactie op klachtenbrief:
1) Openingsalinea
2) Uitwerking
Samenvatting van de klachtomschrijving van de ontvangende
partij
Standpunt over de klacht
Motivering van dit standpunt
3) Handelingsaspect
De actie die de leverende partij bereid is te verrichten
De termijn waarop de leverende partij dit denkt te kunnen
doen
4) Slotalinea
1) Openingsalinea:
Standaard elementen:
- Aanleiding;
Het ontvangen van de klachtenbrief.
- Onderwerp;
De klacht.
- Het doel van de brief;
Reactie, antwoord, te geven op de klachtenbrief.
2) Uitwerking:
Samenvatting van de klachtomschrijving van de ontvangende
partij
Het standpunt formuleren over de klacht en deze motiveren.
3) Slotalinea:
Standaard elementen:
- Vooruitlopen op te verwachten communicatief handelen
van de ontvanger van de brief
- Aangeven hoe de lezer contact kan opnemen
Schrijftips reactie op klachtenbrief:
Vraag je af wat het doel is van je reactie op de klachtenbrief. En
wat erin moet, in welke volgorde en hoe (in welke stijl).
Tref de juiste toon: wees beleefd, direct en zakelijk.
Neem klacht en klant serieus.
Hoed rekening met de goede naam van het bedrijf.
Schrijf de brief volgens het model reactie op de klachtenbrief.
Aan de slag met de juridische klachtenbrief
Samenvatting:
Standaardonderdelen van een klachtenbrief:
1) Openingsalinea
2) Uitwerking
Klachtomschrijving
Motivering van de klacht
3) Handelingsaspect
De actie die van de leverende partij wordt verwacht om de
klacht of klachten te herstellen
De termijn waarbinnen dit moet zijn gebeurd
4) Slotalinea
1) Openingsalinea:
Standaard elementen:
- De aanleiding;
Datgene wat direct voorafging aan het formuleren
van de klacht.
- Het onderwerp
- Het doel van de brief
2) Uitwerking:
Klachtomschrijving:
- Omschrijf de klacht zo nauwkeurig mogelijk.
Welke product is precies aangeschaft?
Welke dienst is verricht?
Noem serienummers, bedragen, termijnen etc.
Motivering van de klacht:
- Steekhoudende argumenten
3) Handelingsaspect:
Beschrijft wat de klager verwacht dat gedaan wordt om de klacht
te verhelpen.
- Benoem een klachttermijn (2 weken is redelijk)
4) Slotalinea:
Vooruitlopen op te verwachten communicatief handelen van de
ontvanger van de brief;
Aangeven hoe de lezer contact kan opnemen
Schrijftips juridische klachtenbrief:
Vraag je af wat het doel is van je klachtenbrief. En wat erin
moet, in welke volgorde en hoe (in welke stijl).
Tref de juiste toon: wees beleefd, direct en zakelijk.
, Waak voor overdrijving van de klacht en mijd te emotionele of
negatieve uitlatingen.
Schrijf de brief volgens het model juridische klachtenbrief.
Reactie op klachtenbrief:
1) Openingsalinea
2) Uitwerking
Samenvatting van de klachtomschrijving van de ontvangende
partij
Standpunt over de klacht
Motivering van dit standpunt
3) Handelingsaspect
De actie die de leverende partij bereid is te verrichten
De termijn waarop de leverende partij dit denkt te kunnen
doen
4) Slotalinea
1) Openingsalinea:
Standaard elementen:
- Aanleiding;
Het ontvangen van de klachtenbrief.
- Onderwerp;
De klacht.
- Het doel van de brief;
Reactie, antwoord, te geven op de klachtenbrief.
2) Uitwerking:
Samenvatting van de klachtomschrijving van de ontvangende
partij
Het standpunt formuleren over de klacht en deze motiveren.
3) Slotalinea:
Standaard elementen:
- Vooruitlopen op te verwachten communicatief handelen
van de ontvanger van de brief
- Aangeven hoe de lezer contact kan opnemen
Schrijftips reactie op klachtenbrief:
Vraag je af wat het doel is van je reactie op de klachtenbrief. En
wat erin moet, in welke volgorde en hoe (in welke stijl).
Tref de juiste toon: wees beleefd, direct en zakelijk.
Neem klacht en klant serieus.
Hoed rekening met de goede naam van het bedrijf.
Schrijf de brief volgens het model reactie op de klachtenbrief.
Aan de slag met de juridische klachtenbrief
