Samenvatting Planning office spaces, a practical guide for managers and designers.
Hoofdstuk 1 Doelstellingen (Objectives)
Het hoofddoel van een kantoorgebouw is het steunen van de bewoners bij het uitvoeren van hun
taken en activiteiten, bij voorkeur met lage kosten en maximale tevredenheid. Ook heeft een
kantoorgebouw een belangrijke sociale en symbolische functie. De opmaak van de ruimte kan bv
interactie of creativiteit stimuleren en aanmoedigen. Het gebouw geeft ook duidelijke informatie
over de identiteit en de brand van de organisatie.
Bij het oprichten van een effectief kantoorconcept moet je je bezig houden met de achterliggende
doelstellingen van de organisatie (groepswerk of individueel? Welke cultuur heeft het bedrijf? Lage
kosten of tevreden personeel?). Van deze vragen hangt ook het succes van het project vanaf.
Belangrijke overwegingen voor een nieuw kantoorgebouw zijn:
Welke behoefte is er voor het nieuwe kantoorconcept en wat zijn de voordelen ervan?
Welke problemen moeten worden opgelost?
Wat voor verband heeft het nieuwe kantoorconcept met toekomstige benodigdheden?
Is het project werkgericht of kostengericht?
Zijn de doelstellingen en designvoorstellen naar de gebruikers toe gecommuniceerd?
In de komende paragraven worden doelstellingen beschreven die vaak worden geassocieerd met
nieuwe kantoorconcepten. Hierbij is de vraag welke doelen belangrijker zijn dan de andere doelen.
1.1 De productiviteit verhogen (Enhance productivity)
De belangrijkste doelstelling voor een organisatie is het verhogen van de productiviteit. Productiviteit
is de balans tussen de kosten van de werkplek en het gebruik van de werknemers ervan. Het is wel
belangrijker dat de werknemers een effectieve werkomgeving hebben dan dat er lage kosten zijn. Bij
een goede werkomgeving hoort als eerst een goed binnenklimaat. De hygiëne factoren zorgen niet
voor hogere productiviteit maar slechte hygiëne zorgt wel voor een vermindering van productiviteit.
Ten tweede moet de werkomgeving en de werkplekken matchen bij de activiteiten die er worden
uitgevoerd. De exacte relatie tussen de werkplek en de productiviteit is complex. Productiviteit
verhoging is te abstract voor het leiden van een kantoordesignproces, het is beter om dit te vertalen
in kosten, interactie, creativiteit of tevredenheid. Belangrijke overwegingen zijn:
Met welke omvang kan productiviteit worden omschreven en afgemeten?
Wat zijn de meest waarschijnlijke belangrijke factoren voor productiviteitsverhoging?
Hoe kunnen kantoordesigns deze belangrijke factoren en productiviteitsverhoging
beïnvloeden?
Wat zijn de verschillen tussen individueel, gescheiden en georganiseerde productiviteit?
1.2 De kosten verminderen (Reduce costs)
Het verminderen van kosten is een grote doelstelling in veel projecten. Veel werkplekken zijn maar
voor de helft van de tijd bezet, maar er moet wel voor de volle tijd aan verwarming, schoonmaak etc.
worden betaald. Flexibele werkplekken kunnen dit probleem oplossen. Het besparen van kosten zal
altijd in relatie met werknemersprestaties moeten worden gezien. Efficiënt gebruik van de ruimte is
belangrijk, maar het creëren van een efficiënte werkomgeving is belangrijker. Een andere belangrijke
afweging tussen de investeringskosten en de bedrijfskosten. De flexibele werkplek zorgt voor lagere
bedrijfskosten maar wel hogere investeringskosten in IT en meubelen. Belangrijke overwegingen zijn:
Wat is de nood voor het verlagen van de kosten?
Wat zijn de opties voor het verlagen van de oppervlakte per werkplek?
Wat zijn de opties voor het verhogen van het gebruik van de werkplekken?
Hoe kan het aantal en de kosten van de interne veranderingen worden verlaagd?
Tot welke omgang brengt de kostenbesparing de tevredenheid en productiviteit van het
personeel in gevaar?
1
, 1.3 Het verhogen van de flexibiliteit (Increase flexibility)
Dicht verwant met kostenverlaging is het verlangen naar een maken van een flexibele
kantooromgeving. Dit willen ze het liefst met minimale kosten en minimale verstoring van de
dagelijkse activiteiten. Het is belangrijk om het organisatietype voor het kantoor te bepalen, denkend
aan verschillende functies en manieren van samenwerken. Een onderscheid kan worden gemaakt
tussen gebouwflexibiliteit, ruimteflexibiliteit en werkplekflexibiliteit. Hierbij gaat het ook om de
standaardisatie van werkplekken en de werkplekomvang. Belangrijke overwegingen zijn:
In welke mate moet het gebouw flexibel, uitbreidbaar of deelbaar zijn in aparte ruimtes, dit
tot mogelijkheden van krimp of vergroting van de organisatie?
In welke mate moet de ruimtelijke inrichting flexibel zijn om mogelijkheden te bieden voor
verschillende kantoorinrichtingen in dezelfde structuur?
In welke mate moeten de werkplekken flexibel en algemeen zijn om de werknemers te
verplaatsen met zo min mogelijk technische benodigdheden?
1.4 Interactie aanmoedigen (Encourage interaction)
Interactie tussen werknemers is een kritieke succesfactor voor organisatorische prestaties. De
uitwisseling van informatie en kennis helpt het organisatorisch leren en teamwork verbeteren en
verbeterd te sociale samenwerking. Interactie wordt gestimuleerd door het openen van grenzen voor
communicaties door bijvoorbeeld de nabijheid tussen groepen te verbeteren, ontmoetingsplekken of
doorzichtige scheidingen te maken. Interactie wordt niet alleen beïnvloed door de ruimtelijke
indeling maar ook door de sociale houding en het gedrag. Er is ook een verschillende vraag voor de
balans tussen communicatie en concentratie. Belangrijke overwegingen zijn:
Wat is het doel van het aanmoedigen van de interactie?
Welk type van interactie moet worden aangemoedigd?
Tussen wie moet de interactie worden verbeterd?
Wat is de gewenste balans tussen communicatie en concentratie?
1.5 Het aanmoedigen van culturele veranderingen (Support cultural change)
Veel organisaties besteden veel geld en energie aan het veranderen van hun gezamenlijke cultuur.
Het veranderen van de cultuur is een van de moeilijkste bestuurstaken omdat het diep geworteld is.
Werkplekdesign is hiervoor een effectief gereedschap. Verandering in het ontwerp en design van de
werkomgeving is bedoeld om culturele veranderingen aan te moedigen aar gaan samen met kansen
in de managementstijl en werkpraktijken. Belangrijke overwegingen bij culturele veranderingen zijn:
Welke boodschap moet het gebouw overbrengen aan het personeel en de bezoekers?
In welke mate is die boodschap op een lijn met de bestaande cultuur?
Hoe wordt het nieuwe kantoor in verband gebracht met de nieuwe cultuur?
Wat zijn de belangrijke woorden binnen het nieuwe kantoor?
1.6 Het stimuleren van creativiteit (Stimulate creativity)
Creativiteit is belangrijk in zowel het organisatorische als het individuele werkproces. Deze
creativiteit is belangrijk voor innovatie. Bij de creativiteit speelt weer de opmaak het en design van
de werkomgeving een belangrijke rol omdat de omgeving spontane ideeën kunnen stimuleren, dit
kan door het gebruik van speciale materialen en kleuren. Creatieve werkers hebben een combinatie
van regelmatige interactie met collega’s, en concentratie. Wat het meest telt is dat de omgeving niet
beperkend, waardoor eindgebruikers de vrijheid om te denken en te handelen hebben.
Overwegingen voor het stimuleren van creativiteit:
Wat voor soort creativiteit zal de kantoormedewerkers stimuleren?
In hoeverre zal de creativiteit stimuleren?
In hoeverre zal de creativiteit worden gewaardeerd?
2
Hoofdstuk 1 Doelstellingen (Objectives)
Het hoofddoel van een kantoorgebouw is het steunen van de bewoners bij het uitvoeren van hun
taken en activiteiten, bij voorkeur met lage kosten en maximale tevredenheid. Ook heeft een
kantoorgebouw een belangrijke sociale en symbolische functie. De opmaak van de ruimte kan bv
interactie of creativiteit stimuleren en aanmoedigen. Het gebouw geeft ook duidelijke informatie
over de identiteit en de brand van de organisatie.
Bij het oprichten van een effectief kantoorconcept moet je je bezig houden met de achterliggende
doelstellingen van de organisatie (groepswerk of individueel? Welke cultuur heeft het bedrijf? Lage
kosten of tevreden personeel?). Van deze vragen hangt ook het succes van het project vanaf.
Belangrijke overwegingen voor een nieuw kantoorgebouw zijn:
Welke behoefte is er voor het nieuwe kantoorconcept en wat zijn de voordelen ervan?
Welke problemen moeten worden opgelost?
Wat voor verband heeft het nieuwe kantoorconcept met toekomstige benodigdheden?
Is het project werkgericht of kostengericht?
Zijn de doelstellingen en designvoorstellen naar de gebruikers toe gecommuniceerd?
In de komende paragraven worden doelstellingen beschreven die vaak worden geassocieerd met
nieuwe kantoorconcepten. Hierbij is de vraag welke doelen belangrijker zijn dan de andere doelen.
1.1 De productiviteit verhogen (Enhance productivity)
De belangrijkste doelstelling voor een organisatie is het verhogen van de productiviteit. Productiviteit
is de balans tussen de kosten van de werkplek en het gebruik van de werknemers ervan. Het is wel
belangrijker dat de werknemers een effectieve werkomgeving hebben dan dat er lage kosten zijn. Bij
een goede werkomgeving hoort als eerst een goed binnenklimaat. De hygiëne factoren zorgen niet
voor hogere productiviteit maar slechte hygiëne zorgt wel voor een vermindering van productiviteit.
Ten tweede moet de werkomgeving en de werkplekken matchen bij de activiteiten die er worden
uitgevoerd. De exacte relatie tussen de werkplek en de productiviteit is complex. Productiviteit
verhoging is te abstract voor het leiden van een kantoordesignproces, het is beter om dit te vertalen
in kosten, interactie, creativiteit of tevredenheid. Belangrijke overwegingen zijn:
Met welke omvang kan productiviteit worden omschreven en afgemeten?
Wat zijn de meest waarschijnlijke belangrijke factoren voor productiviteitsverhoging?
Hoe kunnen kantoordesigns deze belangrijke factoren en productiviteitsverhoging
beïnvloeden?
Wat zijn de verschillen tussen individueel, gescheiden en georganiseerde productiviteit?
1.2 De kosten verminderen (Reduce costs)
Het verminderen van kosten is een grote doelstelling in veel projecten. Veel werkplekken zijn maar
voor de helft van de tijd bezet, maar er moet wel voor de volle tijd aan verwarming, schoonmaak etc.
worden betaald. Flexibele werkplekken kunnen dit probleem oplossen. Het besparen van kosten zal
altijd in relatie met werknemersprestaties moeten worden gezien. Efficiënt gebruik van de ruimte is
belangrijk, maar het creëren van een efficiënte werkomgeving is belangrijker. Een andere belangrijke
afweging tussen de investeringskosten en de bedrijfskosten. De flexibele werkplek zorgt voor lagere
bedrijfskosten maar wel hogere investeringskosten in IT en meubelen. Belangrijke overwegingen zijn:
Wat is de nood voor het verlagen van de kosten?
Wat zijn de opties voor het verlagen van de oppervlakte per werkplek?
Wat zijn de opties voor het verhogen van het gebruik van de werkplekken?
Hoe kan het aantal en de kosten van de interne veranderingen worden verlaagd?
Tot welke omgang brengt de kostenbesparing de tevredenheid en productiviteit van het
personeel in gevaar?
1
, 1.3 Het verhogen van de flexibiliteit (Increase flexibility)
Dicht verwant met kostenverlaging is het verlangen naar een maken van een flexibele
kantooromgeving. Dit willen ze het liefst met minimale kosten en minimale verstoring van de
dagelijkse activiteiten. Het is belangrijk om het organisatietype voor het kantoor te bepalen, denkend
aan verschillende functies en manieren van samenwerken. Een onderscheid kan worden gemaakt
tussen gebouwflexibiliteit, ruimteflexibiliteit en werkplekflexibiliteit. Hierbij gaat het ook om de
standaardisatie van werkplekken en de werkplekomvang. Belangrijke overwegingen zijn:
In welke mate moet het gebouw flexibel, uitbreidbaar of deelbaar zijn in aparte ruimtes, dit
tot mogelijkheden van krimp of vergroting van de organisatie?
In welke mate moet de ruimtelijke inrichting flexibel zijn om mogelijkheden te bieden voor
verschillende kantoorinrichtingen in dezelfde structuur?
In welke mate moeten de werkplekken flexibel en algemeen zijn om de werknemers te
verplaatsen met zo min mogelijk technische benodigdheden?
1.4 Interactie aanmoedigen (Encourage interaction)
Interactie tussen werknemers is een kritieke succesfactor voor organisatorische prestaties. De
uitwisseling van informatie en kennis helpt het organisatorisch leren en teamwork verbeteren en
verbeterd te sociale samenwerking. Interactie wordt gestimuleerd door het openen van grenzen voor
communicaties door bijvoorbeeld de nabijheid tussen groepen te verbeteren, ontmoetingsplekken of
doorzichtige scheidingen te maken. Interactie wordt niet alleen beïnvloed door de ruimtelijke
indeling maar ook door de sociale houding en het gedrag. Er is ook een verschillende vraag voor de
balans tussen communicatie en concentratie. Belangrijke overwegingen zijn:
Wat is het doel van het aanmoedigen van de interactie?
Welk type van interactie moet worden aangemoedigd?
Tussen wie moet de interactie worden verbeterd?
Wat is de gewenste balans tussen communicatie en concentratie?
1.5 Het aanmoedigen van culturele veranderingen (Support cultural change)
Veel organisaties besteden veel geld en energie aan het veranderen van hun gezamenlijke cultuur.
Het veranderen van de cultuur is een van de moeilijkste bestuurstaken omdat het diep geworteld is.
Werkplekdesign is hiervoor een effectief gereedschap. Verandering in het ontwerp en design van de
werkomgeving is bedoeld om culturele veranderingen aan te moedigen aar gaan samen met kansen
in de managementstijl en werkpraktijken. Belangrijke overwegingen bij culturele veranderingen zijn:
Welke boodschap moet het gebouw overbrengen aan het personeel en de bezoekers?
In welke mate is die boodschap op een lijn met de bestaande cultuur?
Hoe wordt het nieuwe kantoor in verband gebracht met de nieuwe cultuur?
Wat zijn de belangrijke woorden binnen het nieuwe kantoor?
1.6 Het stimuleren van creativiteit (Stimulate creativity)
Creativiteit is belangrijk in zowel het organisatorische als het individuele werkproces. Deze
creativiteit is belangrijk voor innovatie. Bij de creativiteit speelt weer de opmaak het en design van
de werkomgeving een belangrijke rol omdat de omgeving spontane ideeën kunnen stimuleren, dit
kan door het gebruik van speciale materialen en kleuren. Creatieve werkers hebben een combinatie
van regelmatige interactie met collega’s, en concentratie. Wat het meest telt is dat de omgeving niet
beperkend, waardoor eindgebruikers de vrijheid om te denken en te handelen hebben.
Overwegingen voor het stimuleren van creativiteit:
Wat voor soort creativiteit zal de kantoormedewerkers stimuleren?
In hoeverre zal de creativiteit stimuleren?
In hoeverre zal de creativiteit worden gewaardeerd?
2
