CIP Exam Study Guide (89 multiple
choice questions) with precise detailed
solutions
An organization wants to make customer invoices available through a self-service web
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portal. Invoices can be |||||| |||||| ||||||
single or multiple pages. Which file format would best meet their needs?
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a. PDF ||||||
b. TIFF ||||||
c. JPEG
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d. Office - correct answer(s) ✔✔ The correct answer is A, PDF. While TIFF supports multiple
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pages, TIFF readers are not as common, and |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| ||||||
organizations should not expect their customers to be able to find and install TIFF readers. |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| ||||||
JPG is not wellsuited |||||| |||||| ||||||
for multiple page images. Office also requires readers, and while those are more common
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than TIFF, they |||||| ||||||
are not as ubiquitous as PDF.
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Identify the following file formats as either proprietary or standard: |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| ||||||
• Office (.docx)
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• Wordperfect (.wpd)
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• AutoCAD (.dwg)
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• PDF (.pdf)
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• TIFF (.tif)
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• HTML (.html) - correct answer(s) ✔✔ • Office (.docx) Proprietary
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,• Wordperfect (.wpd) Proprietary
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• AutoCAD (.dwg) Proprietary
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• PDF (.pdf) Standard
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• TIFF (.tif) Standard
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• HTML (.html) Standard
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For organizations creating new documents today, which file format is most likely to be
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readily accessible over |||||| ||||||
time?
a. Microsoft Excel|||||| ||||||
b. Adobe PDF |||||| ||||||
c. AutoDesk AutoCAD
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d. CorelDraw Drawing - correct answer(s) ✔✔ The best answer here is B, Adobe PDF, which
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has been published as a standard, ISO 32000. Excel, AutoCad,
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and CorelDraw drawings are all complex and proprietary file formats that will likely require
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significant effort to |||||| ||||||
access over time. |||||| ||||||
Why is it important to understand when a piece of information has been received by the
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organization?
a. Because the organization needs to make someone available to process that information
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b. Because it could trigger workflows or responsiveness requirements
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c. Because it can't be processed until it's entered in the tracking system
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d. Because different formats result in different process steps - correct answer(s) ✔✔ The
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best answer here is B, because it could trigger workflows or requirements to respond within
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a certain time
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frame. The other three answers are much less important compared to a hard requirement to
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process something
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, within a certain timeframe. |||||| |||||| ||||||
Why is it important to capture business information into a repository? (select 2)
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a. To establish control
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b. To determine ownership
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c. To determine retention requirements
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d. To establish context - correct answer(s) ✔✔ The best answers are A, to establish control,
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and D, to establish context, in both cases so the information can
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be managed effectively throughout its lifecycle.
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What is the main benefit to using document management?
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a. It ensures that important documents cannot be changed.
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b. It provides a listing of all documents in the organization.
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c. It outlines the flow of documents through the organization.
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d. It tracks documents and versions from creation through approval. - correct answer(s) ✔✔
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The best answer here is D, document management tracks documents and versions from
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creation through ||||||
approval.
An organization is trying to get its HR files digitized and organized. Where should the
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resulting files be stored? |||||| |||||| ||||||
a. On a secured network file share assigned to HR
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b. On the HR manager's workstation
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c. In the repository designated for HR files
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d. In a folder on an encrypted flash drive - correct answer(s) ✔✔ The best answer here is C,
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in the repository designated for HR files.
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Why is manual capture generally less effective than more automated approaches? (select 2)
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choice questions) with precise detailed
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An organization wants to make customer invoices available through a self-service web
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portal. Invoices can be |||||| |||||| ||||||
single or multiple pages. Which file format would best meet their needs?
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a. PDF ||||||
b. TIFF ||||||
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d. Office - correct answer(s) ✔✔ The correct answer is A, PDF. While TIFF supports multiple
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JPG is not wellsuited |||||| |||||| ||||||
for multiple page images. Office also requires readers, and while those are more common
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are not as ubiquitous as PDF.
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Identify the following file formats as either proprietary or standard: |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| |||||| ||||||
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• Wordperfect (.wpd)
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• AutoCAD (.dwg)
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• HTML (.html) - correct answer(s) ✔✔ • Office (.docx) Proprietary
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,• Wordperfect (.wpd) Proprietary
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For organizations creating new documents today, which file format is most likely to be
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a. Microsoft Excel|||||| ||||||
b. Adobe PDF |||||| ||||||
c. AutoDesk AutoCAD
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d. CorelDraw Drawing - correct answer(s) ✔✔ The best answer here is B, Adobe PDF, which
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has been published as a standard, ISO 32000. Excel, AutoCad,
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and CorelDraw drawings are all complex and proprietary file formats that will likely require
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a. Because the organization needs to make someone available to process that information
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b. Because it could trigger workflows or responsiveness requirements
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Why is it important to capture business information into a repository? (select 2)
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a. To establish control
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b. To determine ownership
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d. To establish context - correct answer(s) ✔✔ The best answers are A, to establish control,
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a. It ensures that important documents cannot be changed.
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b. It provides a listing of all documents in the organization.
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c. It outlines the flow of documents through the organization.
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d. It tracks documents and versions from creation through approval. - correct answer(s) ✔✔
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The best answer here is D, document management tracks documents and versions from
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An organization is trying to get its HR files digitized and organized. Where should the
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resulting files be stored? |||||| |||||| ||||||
a. On a secured network file share assigned to HR
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b. On the HR manager's workstation
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c. In the repository designated for HR files
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d. In a folder on an encrypted flash drive - correct answer(s) ✔✔ The best answer here is C,
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in the repository designated for HR files.
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Why is manual capture generally less effective than more automated approaches? (select 2)
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