LES 1: INTRODUCTIE
een event = een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat gericht
is op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren, door de perceptie of het
gedrag van de deelnemers te veranderen. (niet kennen)
event categorieën
1. private event - doelgroep: familie, vrienden, genodigden
(gekend en selectief)
- doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment,
viering
- persoonlijk, beperkte groep mensen, intieme sfeer
- vb: verjaardag, huwelijk, vrijgezellenfeest
2. public event - doelgroep: algemeen publiek
- doel: promotie, vermaak, geld verzamelen, mensen verbinden
(eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten))
- veel promotie nodig
- van alle tijden, breed publiek, vaak gratis om veel deelnemers aan te
trekken, vaak door een organisatie of gemeente
- vb: sportwedstrijd, boekenbeurs, carnaval, festival, staking
3. corporate event - doelgroep: werknemers, klanten, partners
(focus) (gekend)
(eerst doelgroep, dan inhoud)
- doel: voor zakelijke doeleinden
(moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden)
- blijven doorvragen tot het duidelijk is! Pas wnr de doelgroep en de
doelstellingen duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud).
- zakelijke relaties
- vb: open bedrijvendag, VIP event, productlancering, conferentie, bedrijfsuitje
• soorten doelen:
- verkoop stimuleren
- een team motiveren
- medewerkers bedanken of belonen
- ontspanning
- inspireren
- imago verbeteren
- kennis overdragen of informatie delen
- relaties opbouwen of versterken
- impopulaire beslissingen acceptabel maken
1
,• doelstellingen formuleren: SMART
specifiek Concreet beschrijven wat er moet gebeuren. Specifiek aangeven wat er bereikt moet
worden.
vb: In plaats van "Ik wil gezonder leven", zou een specifiek doel kunnen zijn "Ik wil drie
keer per week sporten".
meetbaar Het doel moet meetbaar zijn, zodat je de voortgang kunt volgen en kunt bepalen
wanneer het doel is bereikt.
Gebruik steeds cijfers en definieer die goed.
vb: "Ik wil 5 kilogram afvallen" is meetbaar, terwijl "Ik wil afvallen" dat niet is.
acceptabel Het doel moet haalbaar en acceptabel zijn voor de persoon of het team dat het
nastreeft. Het moet realistisch zijn en binnen de mogelijkheden liggen.
vb: "Ik wil elke maand 500 euro sparen" is acceptabel, mits het budget dat toelaat.
realistisch Het doel moet realistisch zijn en rekening houden met de beschikbare middelen en
tijd. Het moet uitdagend zijn, maar niet onrealistisch.
vb: "Ik wil binnen zes maanden een marathon lopen" kan realistisch zijn, afhankelijk
van de huidige conditie en voorbereiding.
tijdsgebonden Het doel moet een duidelijke deadline of tijdspanne hebben waarbinnen het bereikt
moet worden. Dit helpt om focus en snelheid te creëren.
vb: "Ik wil binnen drie maanden mijn diploma halen" geeft een duidelijke deadline.
‘Ik wil dat iedereen op de hoogte is van de lancering van ons nieuwe product’
‘Binnen drie maanden na het evenement een 5% hogere omzet’
2
, LES 2: EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
Projectflow van een event – stappenplan:
1. doelstelling
2. briefing
3. brainstorming
4. concept
5. (totaal)voorstel
6. budget
7. presentatie
8. opvolging na presentatie
9. bevestiging
10. voorbereiding
11. communicatie
12. retroplanning, scenario, draaiboek
13. opbouw
14. coördinatie event
15. afbouw
16. evaluatie
17. facturatie
18. follow-up na event
STAP 1: DOELSTELLING
- iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
- strategische en operationele doelstelling(en)
- Als de doelstellingen juist gedefinieerd zijn en er is nagedacht over hoe er gemeten gaat
worden, dan kan de ROI of ROO gemeten worden:
ROI (return on investment)
= een financiële maatstaf die gebruikt wordt om de winstgevendheid of efficiëntie van
een investering te evalueren.
o je ziet direct of investeringen voldoende inkomsten opleveren.
o wordt uitgedrukt in %
ROO (return on objectives)
= een maatstaf die wordt gebruikt om marketingsucces te evalueren door het meten van
het behalen van vooraf bepaalde doelstellingen. Het richt zich op de effectiviteit van
marketingstrategieën , in plaats van alleen financiële winst.
3
,STAP 2: BRIEFING
= Een korte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt. Hierin staat alle informatie die je leveranciers
nodig hebben om hun taken correct uit te voeren. (geef genoeg details)
Een goede briefing bevat informatie over 4 onderdelen:
1. Info over je bedrijf
- de missie en visie
- de aard van de bedrijfsactiviteiten (het type werk dat een bedrijf uitvoert)
- aantal werknemers
- de marketing- en communicatiestrategie
- corporate identity: de stijl, huisstijl vh bedrijf
(corporate identity = de unieke kenmerken en het imago van een bedrijf)
(hoe meer achtergrondinformatie, hoe beter)
2. info over het event
- het doel (SMART)
- de doelgroep (aantal, profiel)
- de datum, duur, tijdstip
- de locatie
- het thema
- de communicatie (kanalen)
- referentiekader: vorige edities
- het programma / catering vereisten
- eventueel: rol OG (opdrachtgever) in voorbereidingen
- eventueel: retroplanning overlopen (= een planningsmethode waarbij je van finish naar start
gaat)
3. info over het budget
4. je verwachtingen van de leveranciers (alleen bij een supplier briefing)
de gewenste sfeer, kwaliteit en stijl.
4
,Er zijn 2 soorten briefings:
1) agency briefing (OG > event agency)
= een opdrachtgever geeft informatie en richtlijnen aan → een marketingbureau of een
reclamebureau.
- 1 briefing per event
- vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
- bevat meestal informatie over de doelgroep, merkpositionering, doelen, gewenste
boodschap, budget.
2) supplier briefing (event agency > supplier)
= een opdrachtgever geeft informatie en richtlijnen aan → een leverancier of producent.
- 1 briefing per event element (regelmatig)
- concept is bekend
- heeft 4e onderdeel: je verwachtingen van de leveranciers (gewenste sfeer, kwaliteit
en stijl)
- bevat vaak technische specificaties, deadlines, kwaliteitsnormen en logistieke details.
voorbeelden:
= supplier briefing
(niet duidelijk genoeg:
geen info over het
bedrijf zelf, hoeveel
personeel?, concept vh
event?)
geen goede briefing
= agency briefing
5
,STAP 3: BRAINSTORM
Opbouw van een brainstorm:
1. probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. ideeën selecteren
4. presentatie van ideeën
STAP 4: CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- de doelstellingen en doelgroep van het event
- de verwachtingen van de opdrachtgever (OG)
STAP 5: VOORSTEL
Het centrale idee of thema van het evenement moet consistent zijn in alle aspecten van de
organisatie. Het concept moet niet alleen een abstract idee blijven, maar echt zichtbaar zijn in elke
stap en beslissing.
Het concept laten doordringen tot in alle verschillende event onderdelen:
- communicatie pre/during/post event
marketing, sociale media, en opvolging met deelnemers.
Vb: een mood bord (handig om te krijgen bij een briefing om een idee te krijgen)
- inrichting en decoratie
- catering
de keuze van het menu kan het thema van het evenement versterken en moet passen bij de
verwachtingen van de gasten.
- animatie
- klank en licht
- people
het personeel moet goed geïnformeerd zijn over het concept zodat ze de gewenste ervaring
voor de gasten kunnen bieden.
- give-away
de geschenken of souvenirs die aan de deelnemers worden gegeven. Ze moeten een blijvende
indruk achterlaten.
award uitreiking, lichtshow, confetti…
- parking en onthaal
een goede ervaring vanaf het begin is essentieel voor de algehele indruk van het evenement.
➔ alles moet afgestemd zijn op het thema, concept.
6
,STAP 6: BUDGET
• concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
Je moet ervoor zorgen dat je budget concurrerend is, maar ook dat je voldoende marge hebt
voor onverwachte kosten of wijzigingen.
Zodra het budget is vastgesteld, kun je het niet meer verhogen zonder gevolgen.
• prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
Je moet op de hoogte zijn van de prijzen van verschillende leveranciers.
- prijzen vergelijken op basis van eerdere ervaringen
- offertes aanvragen bij nieuwe leveranciers
• belangrijke kostenposten die vaak over het hoofd worden gezien:
! NIET VERGETEN:
• Agency fee
de vergoeding die je betaalt aan het bureau dat je helpt met de organisatie van het
evenement.
Dit moet een vast onderdeel van je budget zijn.
• 10% onvoorziene kosten
Het is verstandig om een percentage van je budget (bv. 10%) te reserveren voor
onvoorziene kosten. Dit kan helpen om onverwachte uitgaven te dekken zonder dat
je in financiële problemen komt.
• BTW
Vergeet niet de belasting toegevoegde waarde (BTW) mee te rekenen in je budget,
omdat dit invloed heeft op de totale kosten.
STAP 7: PRESENTATIE – PITCH
je ideeën duidelijk presenteren, de opdrachtgever overtuigen van jouw visie voor het evenement
1. stel jezelf voor
een korte introductie van jezelf en je rol in het project.
2. herhaal de briefing
zo laat je zien dat je de behoeften en verwachtingen van de opdrachtgever begrijpt.
3. concept
presenteer het centrale idee of thema van het evenement.
4. conceptinvulling
ga dieper in op hoe je het concept wilt uitwerken. (details…)
5. communicatie
6. locatie
bereikbaarheid, waarom deze locatie, faciliteiten.
7. inrichting en techniek
8. catering
9. budget
leg uit hoe je de kosten hebt berekend en hoe je binnen het budget kunt blijven.
7
,STAP 8: OPVOLGING NA PRESENTATIE
- al het gepresenteerde materiaal digitaal doorsturen met offerte
slides, hand-outs of aanvullende informatie, samen met de offerte naar de klant sturen.
- na de pitch afspreken hoe de opvolging gebeurt, ene klant doet er langer over dan de andere
- bellen!
om persoonlijk contact te maken en eventuele vragen of zorgen van de klant te bespreken.
(kan ook een gevoel van urgentie creëren om de klant aan te moedigen om een beslissing te nemen)
- go or no go: altijd feedback vragen
Het is waardevol om te weten waarom de klant wel of niet verder wil gaan, zodat je je aanpak kunt
aanpassen voor toekomstige presentaties.
STAP 9: BEVESTIGING
- per mail of telefonisch (let op!)
- altijd vragen om offerte te ondertekenen, inscannen en doormailen
= schriftelijk bewijs van overeenkomst.
- algemene voorwaarden
Klant moet op de hoogte zijn vd algemene voorwaarden (betalingsvoorwaarden,
annuleringsbeleid)
- zekerheid
STAP 10: VOORBEREIDING
• voorbereiding = pre-productie
• projectmanager uitkiezen
• keuzes opdrachtgever vastleggen
Bepaalde producten zijn soms niet meer beschikbaar
• concrete praktische afspraken met de leveranciers
(locatie, AV, cateraar, artiesten-presentatoren,…)
AV = audiovisueel materiaal
• updates naar klant
om de zoveel tijd
fotograaf, dj, cateraar en zaal!!! (de 4 zaken die voor een evenement of trouwfeest zo snel mogelijk
moeten vastliggen)
! Let op met:
- cashflow (= de beweging van geld in en uit je bedrijf)
factureer naar je klant wat je zelf moet voorfinancieren! (wees TRANSPARANT tov de klant)
- Begin pas met het echte werk na je officiële bevestiging hebt van je klant
- Zorg altijd dat iemand van begin tot einde overzicht heeft over het project (= er kan soms veel
tijd over de organisatie van een event gaan)
8
,STAP 11: COMMUNICATIE
• aparte communicatieplanning opstellen
• wordt eventueel uitbesteed, afhankelijk van expertise (sociale media, influencers, copywriteers,
content marketing agencies,…)
Soms kan het nodig zijn om bepaalde communicatietaken uit te besteden aan externe experts.
• marketing: zelfstudie (p.120)
STAP 12: RETROPLANNING, SCENARIO & DRAAIBOEK
= de werkdocumenten van de projectmanager
1. retroplanning
= begint vaak met de datum van het evenement en werkt terug naar de huidige datum om te bepalen
wat er moet gebeuren en wanneer. (finish naar start)
• geeft in grote lijnen aan welke onderdelen tegen wanneer uitgevoerd zullen worden (deadlines)
• grote lijnen volgen en opvolging taken respecteren
• meestal in Excel
• gebruik online project management tools!
(‘Asana’: agenda waarbij je taken in andermans agenda kan plaatsen, waarna zij deze dan ook
kunnen afvinken wanneer het gedaan is)
(GANTT-chart: specifieke diagrammen die de tijdlijn en afhankelijkheden van taken visueel
weergeven)
• go-/no-gomomenten
→ 60 dagen op voorhand aan de overheid laten weten/aanvragen of je evenement kan
plaatsvinden
→ heel belangrijk want hoe groter je evenement, hoe moeilijker. Mensen zijn vaak niet zo
vriendelijk of flexibel
2. scenario
= technisch draaiboek
Het scenario beschrijft minuut per minuut wat er gebeurt op het podium + wat ervan de betrokken
partijen wordt verwacht om de presentaties vlot en zoals plan te laten verlopen.
Betrokken partijen: presentator, sprekers, geïnterviewden, geluidstechnicus, videoregisseur,
cameraregisseur, lichttechnicus en stagemanager.
Uitgebreide versie kan ook met tekstpresentator.
Zeer gedetailleerd uitgewerkt.
(Hybride events: events die live plaatsvinden en terwijl ook online worden uitgezonden. (bv live-
streams van Tomorrowland die in andere landen worden uitgezonden)
3. draaiboek
= overzichtelijke timing van de opbouw + het event zelf + de afbouw
9
, = geeft de gebeurtenissen, afspraken en taken weer. Je geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is
voor welke taak op welk moment en plaats.
= belangrijk voor alle stakeholders van het evenement
• Zorg dat in het draaiboek steeds een bijlage zit met contactgegevens van alle betrokken
partijen.
• Je kunt het beste een template maken met vijf kolommen: load list (materialenlijst)
(cateraar kan zo bv weten wanneer er speeches zijn en dus tot wnr het eten wel of
niet mag komen)
• principes van een goed draaiboek:
- niet te lang en uitgebreid
- vanzelfsprekende zaken weglaten
- goede en overzichtelijke lay-out
- !!!zeker opnemen: adres, route, plan en contactpersonen
- load list (materialenlijst)
- realistische timing
- cruciale momenten benadrukken
- eventueel aparte personeelsplanning opnemen
(interne medewerkers hebben een volledig draaiboek nodig met alle details)
- 1 à 2 weken op voorhand doorsturen (max) -> laat ruimte voor feedback of
bijsturingen
- korte versie voorzien (enkel het event zelf, zonder op- en afbouw)
(bv. voor de klant, omdat je niet wilt dat hij elk detail kan meevolgen of op een trouw
als er verrassingsprekers zijn, zodat het bruidspaar niet meteen op de hoogte is van de
verrassing)
- operationele briefing (grote events): overlegmoment tijdens opbouw met alle
betrokken partijen
Als je aan de slag gaat met een grote groep medewerkers, is het zinvol een
operationele briefing op te zetten waarbij je samen het draaiboek doorneemt.
• concrete praktische afspraken:
- locatiebezoek (ook met de klant)
letten op de elektriciteit (hoe is de kast afgezekerd, hoeveel ampère is er, genoeg
water?)
- exacte timing opbouw, event en afbouw
- timing andere leveranciers op het event
(6 maand standaard bij meeste corporate events, maar kan dus ook veel korter)
- concrete invulling van diensten of materiaal (wat verwacht je exact?)
- wat wordt verwacht door de leverancier?
- wat moet er aanwezig zijn?
- wat moet voordien of nadien gebeuren?
- intekenen plannen
10
een event = een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde, dat gericht
is op een specifieke doelgroep, om een vooraf bepaald doel te realiseren, door de perceptie of het
gedrag van de deelnemers te veranderen. (niet kennen)
event categorieën
1. private event - doelgroep: familie, vrienden, genodigden
(gekend en selectief)
- doel: familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment,
viering
- persoonlijk, beperkte groep mensen, intieme sfeer
- vb: verjaardag, huwelijk, vrijgezellenfeest
2. public event - doelgroep: algemeen publiek
- doel: promotie, vermaak, geld verzamelen, mensen verbinden
(eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten))
- veel promotie nodig
- van alle tijden, breed publiek, vaak gratis om veel deelnemers aan te
trekken, vaak door een organisatie of gemeente
- vb: sportwedstrijd, boekenbeurs, carnaval, festival, staking
3. corporate event - doelgroep: werknemers, klanten, partners
(focus) (gekend)
(eerst doelgroep, dan inhoud)
- doel: voor zakelijke doeleinden
(moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden)
- blijven doorvragen tot het duidelijk is! Pas wnr de doelgroep en de
doelstellingen duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud).
- zakelijke relaties
- vb: open bedrijvendag, VIP event, productlancering, conferentie, bedrijfsuitje
• soorten doelen:
- verkoop stimuleren
- een team motiveren
- medewerkers bedanken of belonen
- ontspanning
- inspireren
- imago verbeteren
- kennis overdragen of informatie delen
- relaties opbouwen of versterken
- impopulaire beslissingen acceptabel maken
1
,• doelstellingen formuleren: SMART
specifiek Concreet beschrijven wat er moet gebeuren. Specifiek aangeven wat er bereikt moet
worden.
vb: In plaats van "Ik wil gezonder leven", zou een specifiek doel kunnen zijn "Ik wil drie
keer per week sporten".
meetbaar Het doel moet meetbaar zijn, zodat je de voortgang kunt volgen en kunt bepalen
wanneer het doel is bereikt.
Gebruik steeds cijfers en definieer die goed.
vb: "Ik wil 5 kilogram afvallen" is meetbaar, terwijl "Ik wil afvallen" dat niet is.
acceptabel Het doel moet haalbaar en acceptabel zijn voor de persoon of het team dat het
nastreeft. Het moet realistisch zijn en binnen de mogelijkheden liggen.
vb: "Ik wil elke maand 500 euro sparen" is acceptabel, mits het budget dat toelaat.
realistisch Het doel moet realistisch zijn en rekening houden met de beschikbare middelen en
tijd. Het moet uitdagend zijn, maar niet onrealistisch.
vb: "Ik wil binnen zes maanden een marathon lopen" kan realistisch zijn, afhankelijk
van de huidige conditie en voorbereiding.
tijdsgebonden Het doel moet een duidelijke deadline of tijdspanne hebben waarbinnen het bereikt
moet worden. Dit helpt om focus en snelheid te creëren.
vb: "Ik wil binnen drie maanden mijn diploma halen" geeft een duidelijke deadline.
‘Ik wil dat iedereen op de hoogte is van de lancering van ons nieuwe product’
‘Binnen drie maanden na het evenement een 5% hogere omzet’
2
, LES 2: EVENT FLOW OF STAPPENPLAN
Projectflow van een event – stappenplan:
1. doelstelling
2. briefing
3. brainstorming
4. concept
5. (totaal)voorstel
6. budget
7. presentatie
8. opvolging na presentatie
9. bevestiging
10. voorbereiding
11. communicatie
12. retroplanning, scenario, draaiboek
13. opbouw
14. coördinatie event
15. afbouw
16. evaluatie
17. facturatie
18. follow-up na event
STAP 1: DOELSTELLING
- iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden
- strategische en operationele doelstelling(en)
- Als de doelstellingen juist gedefinieerd zijn en er is nagedacht over hoe er gemeten gaat
worden, dan kan de ROI of ROO gemeten worden:
ROI (return on investment)
= een financiële maatstaf die gebruikt wordt om de winstgevendheid of efficiëntie van
een investering te evalueren.
o je ziet direct of investeringen voldoende inkomsten opleveren.
o wordt uitgedrukt in %
ROO (return on objectives)
= een maatstaf die wordt gebruikt om marketingsucces te evalueren door het meten van
het behalen van vooraf bepaalde doelstellingen. Het richt zich op de effectiviteit van
marketingstrategieën , in plaats van alleen financiële winst.
3
,STAP 2: BRIEFING
= Een korte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee de
opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt. Hierin staat alle informatie die je leveranciers
nodig hebben om hun taken correct uit te voeren. (geef genoeg details)
Een goede briefing bevat informatie over 4 onderdelen:
1. Info over je bedrijf
- de missie en visie
- de aard van de bedrijfsactiviteiten (het type werk dat een bedrijf uitvoert)
- aantal werknemers
- de marketing- en communicatiestrategie
- corporate identity: de stijl, huisstijl vh bedrijf
(corporate identity = de unieke kenmerken en het imago van een bedrijf)
(hoe meer achtergrondinformatie, hoe beter)
2. info over het event
- het doel (SMART)
- de doelgroep (aantal, profiel)
- de datum, duur, tijdstip
- de locatie
- het thema
- de communicatie (kanalen)
- referentiekader: vorige edities
- het programma / catering vereisten
- eventueel: rol OG (opdrachtgever) in voorbereidingen
- eventueel: retroplanning overlopen (= een planningsmethode waarbij je van finish naar start
gaat)
3. info over het budget
4. je verwachtingen van de leveranciers (alleen bij een supplier briefing)
de gewenste sfeer, kwaliteit en stijl.
4
,Er zijn 2 soorten briefings:
1) agency briefing (OG > event agency)
= een opdrachtgever geeft informatie en richtlijnen aan → een marketingbureau of een
reclamebureau.
- 1 briefing per event
- vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
- bevat meestal informatie over de doelgroep, merkpositionering, doelen, gewenste
boodschap, budget.
2) supplier briefing (event agency > supplier)
= een opdrachtgever geeft informatie en richtlijnen aan → een leverancier of producent.
- 1 briefing per event element (regelmatig)
- concept is bekend
- heeft 4e onderdeel: je verwachtingen van de leveranciers (gewenste sfeer, kwaliteit
en stijl)
- bevat vaak technische specificaties, deadlines, kwaliteitsnormen en logistieke details.
voorbeelden:
= supplier briefing
(niet duidelijk genoeg:
geen info over het
bedrijf zelf, hoeveel
personeel?, concept vh
event?)
geen goede briefing
= agency briefing
5
,STAP 3: BRAINSTORM
Opbouw van een brainstorm:
1. probleemdefinitie = afbakening van waarover men zal brainstormen
2. ideeën genereren (= eigenlijke brainstorm)
3. ideeën selecteren
4. presentatie van ideeën
STAP 4: CONCEPT
Een concept uitwerken dat een antwoord biedt op:
- de doelstellingen en doelgroep van het event
- de verwachtingen van de opdrachtgever (OG)
STAP 5: VOORSTEL
Het centrale idee of thema van het evenement moet consistent zijn in alle aspecten van de
organisatie. Het concept moet niet alleen een abstract idee blijven, maar echt zichtbaar zijn in elke
stap en beslissing.
Het concept laten doordringen tot in alle verschillende event onderdelen:
- communicatie pre/during/post event
marketing, sociale media, en opvolging met deelnemers.
Vb: een mood bord (handig om te krijgen bij een briefing om een idee te krijgen)
- inrichting en decoratie
- catering
de keuze van het menu kan het thema van het evenement versterken en moet passen bij de
verwachtingen van de gasten.
- animatie
- klank en licht
- people
het personeel moet goed geïnformeerd zijn over het concept zodat ze de gewenste ervaring
voor de gasten kunnen bieden.
- give-away
de geschenken of souvenirs die aan de deelnemers worden gegeven. Ze moeten een blijvende
indruk achterlaten.
award uitreiking, lichtshow, confetti…
- parking en onthaal
een goede ervaring vanaf het begin is essentieel voor de algehele indruk van het evenement.
➔ alles moet afgestemd zijn op het thema, concept.
6
,STAP 6: BUDGET
• concurrentieel én met marge (hoger kan niet meer achteraf)
Je moet ervoor zorgen dat je budget concurrerend is, maar ook dat je voldoende marge hebt
voor onverwachte kosten of wijzigingen.
Zodra het budget is vastgesteld, kun je het niet meer verhogen zonder gevolgen.
• prijzen kennen: ervaring én prijzen opvragen (nieuwe leveranciers)
Je moet op de hoogte zijn van de prijzen van verschillende leveranciers.
- prijzen vergelijken op basis van eerdere ervaringen
- offertes aanvragen bij nieuwe leveranciers
• belangrijke kostenposten die vaak over het hoofd worden gezien:
! NIET VERGETEN:
• Agency fee
de vergoeding die je betaalt aan het bureau dat je helpt met de organisatie van het
evenement.
Dit moet een vast onderdeel van je budget zijn.
• 10% onvoorziene kosten
Het is verstandig om een percentage van je budget (bv. 10%) te reserveren voor
onvoorziene kosten. Dit kan helpen om onverwachte uitgaven te dekken zonder dat
je in financiële problemen komt.
• BTW
Vergeet niet de belasting toegevoegde waarde (BTW) mee te rekenen in je budget,
omdat dit invloed heeft op de totale kosten.
STAP 7: PRESENTATIE – PITCH
je ideeën duidelijk presenteren, de opdrachtgever overtuigen van jouw visie voor het evenement
1. stel jezelf voor
een korte introductie van jezelf en je rol in het project.
2. herhaal de briefing
zo laat je zien dat je de behoeften en verwachtingen van de opdrachtgever begrijpt.
3. concept
presenteer het centrale idee of thema van het evenement.
4. conceptinvulling
ga dieper in op hoe je het concept wilt uitwerken. (details…)
5. communicatie
6. locatie
bereikbaarheid, waarom deze locatie, faciliteiten.
7. inrichting en techniek
8. catering
9. budget
leg uit hoe je de kosten hebt berekend en hoe je binnen het budget kunt blijven.
7
,STAP 8: OPVOLGING NA PRESENTATIE
- al het gepresenteerde materiaal digitaal doorsturen met offerte
slides, hand-outs of aanvullende informatie, samen met de offerte naar de klant sturen.
- na de pitch afspreken hoe de opvolging gebeurt, ene klant doet er langer over dan de andere
- bellen!
om persoonlijk contact te maken en eventuele vragen of zorgen van de klant te bespreken.
(kan ook een gevoel van urgentie creëren om de klant aan te moedigen om een beslissing te nemen)
- go or no go: altijd feedback vragen
Het is waardevol om te weten waarom de klant wel of niet verder wil gaan, zodat je je aanpak kunt
aanpassen voor toekomstige presentaties.
STAP 9: BEVESTIGING
- per mail of telefonisch (let op!)
- altijd vragen om offerte te ondertekenen, inscannen en doormailen
= schriftelijk bewijs van overeenkomst.
- algemene voorwaarden
Klant moet op de hoogte zijn vd algemene voorwaarden (betalingsvoorwaarden,
annuleringsbeleid)
- zekerheid
STAP 10: VOORBEREIDING
• voorbereiding = pre-productie
• projectmanager uitkiezen
• keuzes opdrachtgever vastleggen
Bepaalde producten zijn soms niet meer beschikbaar
• concrete praktische afspraken met de leveranciers
(locatie, AV, cateraar, artiesten-presentatoren,…)
AV = audiovisueel materiaal
• updates naar klant
om de zoveel tijd
fotograaf, dj, cateraar en zaal!!! (de 4 zaken die voor een evenement of trouwfeest zo snel mogelijk
moeten vastliggen)
! Let op met:
- cashflow (= de beweging van geld in en uit je bedrijf)
factureer naar je klant wat je zelf moet voorfinancieren! (wees TRANSPARANT tov de klant)
- Begin pas met het echte werk na je officiële bevestiging hebt van je klant
- Zorg altijd dat iemand van begin tot einde overzicht heeft over het project (= er kan soms veel
tijd over de organisatie van een event gaan)
8
,STAP 11: COMMUNICATIE
• aparte communicatieplanning opstellen
• wordt eventueel uitbesteed, afhankelijk van expertise (sociale media, influencers, copywriteers,
content marketing agencies,…)
Soms kan het nodig zijn om bepaalde communicatietaken uit te besteden aan externe experts.
• marketing: zelfstudie (p.120)
STAP 12: RETROPLANNING, SCENARIO & DRAAIBOEK
= de werkdocumenten van de projectmanager
1. retroplanning
= begint vaak met de datum van het evenement en werkt terug naar de huidige datum om te bepalen
wat er moet gebeuren en wanneer. (finish naar start)
• geeft in grote lijnen aan welke onderdelen tegen wanneer uitgevoerd zullen worden (deadlines)
• grote lijnen volgen en opvolging taken respecteren
• meestal in Excel
• gebruik online project management tools!
(‘Asana’: agenda waarbij je taken in andermans agenda kan plaatsen, waarna zij deze dan ook
kunnen afvinken wanneer het gedaan is)
(GANTT-chart: specifieke diagrammen die de tijdlijn en afhankelijkheden van taken visueel
weergeven)
• go-/no-gomomenten
→ 60 dagen op voorhand aan de overheid laten weten/aanvragen of je evenement kan
plaatsvinden
→ heel belangrijk want hoe groter je evenement, hoe moeilijker. Mensen zijn vaak niet zo
vriendelijk of flexibel
2. scenario
= technisch draaiboek
Het scenario beschrijft minuut per minuut wat er gebeurt op het podium + wat ervan de betrokken
partijen wordt verwacht om de presentaties vlot en zoals plan te laten verlopen.
Betrokken partijen: presentator, sprekers, geïnterviewden, geluidstechnicus, videoregisseur,
cameraregisseur, lichttechnicus en stagemanager.
Uitgebreide versie kan ook met tekstpresentator.
Zeer gedetailleerd uitgewerkt.
(Hybride events: events die live plaatsvinden en terwijl ook online worden uitgezonden. (bv live-
streams van Tomorrowland die in andere landen worden uitgezonden)
3. draaiboek
= overzichtelijke timing van de opbouw + het event zelf + de afbouw
9
, = geeft de gebeurtenissen, afspraken en taken weer. Je geeft daarmee aan wie verantwoordelijk is
voor welke taak op welk moment en plaats.
= belangrijk voor alle stakeholders van het evenement
• Zorg dat in het draaiboek steeds een bijlage zit met contactgegevens van alle betrokken
partijen.
• Je kunt het beste een template maken met vijf kolommen: load list (materialenlijst)
(cateraar kan zo bv weten wanneer er speeches zijn en dus tot wnr het eten wel of
niet mag komen)
• principes van een goed draaiboek:
- niet te lang en uitgebreid
- vanzelfsprekende zaken weglaten
- goede en overzichtelijke lay-out
- !!!zeker opnemen: adres, route, plan en contactpersonen
- load list (materialenlijst)
- realistische timing
- cruciale momenten benadrukken
- eventueel aparte personeelsplanning opnemen
(interne medewerkers hebben een volledig draaiboek nodig met alle details)
- 1 à 2 weken op voorhand doorsturen (max) -> laat ruimte voor feedback of
bijsturingen
- korte versie voorzien (enkel het event zelf, zonder op- en afbouw)
(bv. voor de klant, omdat je niet wilt dat hij elk detail kan meevolgen of op een trouw
als er verrassingsprekers zijn, zodat het bruidspaar niet meteen op de hoogte is van de
verrassing)
- operationele briefing (grote events): overlegmoment tijdens opbouw met alle
betrokken partijen
Als je aan de slag gaat met een grote groep medewerkers, is het zinvol een
operationele briefing op te zetten waarbij je samen het draaiboek doorneemt.
• concrete praktische afspraken:
- locatiebezoek (ook met de klant)
letten op de elektriciteit (hoe is de kast afgezekerd, hoeveel ampère is er, genoeg
water?)
- exacte timing opbouw, event en afbouw
- timing andere leveranciers op het event
(6 maand standaard bij meeste corporate events, maar kan dus ook veel korter)
- concrete invulling van diensten of materiaal (wat verwacht je exact?)
- wat wordt verwacht door de leverancier?
- wat moet er aanwezig zijn?
- wat moet voordien of nadien gebeuren?
- intekenen plannen
10
