Samenvatting procesmanagement Rienk Stuive
Hoofdstuk 1: Studenten hebben kennis van en inzicht in processen en
procesmanagement.
Weten voorbeelden te benoemen van verschillende soorten processen.
Continue processen: Een voorbeeld van een continu proces is het omzetten van ruwe
olie in lichtere koolwaterstofverbindingen. Dit proces stopt niet en gaat dag en nacht
door. Geldt ook voor een kerncentrale.
Discontinue processen: Een voorbeeld van een discontinu proces is een
assemblageproces. Hierbij voeg je verschillende onderdelen samen tot een
eindproduct. Dit gaat onderdeel voor onderdeel. Een fiets bijvoorbeeld eerst het frame
en dan de trappers en het stuur.
Natuurlijke processen: Natuurlijke processen gebeuren vanzelf en houden zich volgens
de wetten van de natuur in stand denk aan bijvoorbeeld roest.
Kunstmatige processen: Processen die geïniteerd en in stand worden gehouden door
mensen. Denk dan aan het berechtingsproces van een oorlogsmisdadiger of een
productieproces.
Bij natuurlijke en kunstmatige processen kan de output zowel gewenst als ongewenst
zijn. Bij gewenste output kun je denken aan patiënt die beter wordt bij ongewenste
output kun je denken aan een eindproduct dat niet aan de gewenste specificaties
voldoet.
De verschillende handelingen in een proces kunnen gezien worden als een deelproces
ook kan een proces als deelproces worden gezien.
Begrijpen de relatie tussen proces en de omgeving.
Elk proces of deelproces vindt plaats in de omgeving. Je kunt de omgeving definiëren als
alles wat buiten het proces ligt maar wel invloed heeft op het proces of beïnvloed wordt
door het proces. De omgeving van het proces is dan weer verdeeld in de directe- en
indirecte omgeving. Belangrijk hierbij is dat je als procesmanager invloed kunt
uitoefenen op de directe omgeving en niet op de indirecte omgeving. Andersom geld wel
dat beide omgevingen invloed hebben op het proces.
Een ander belangrijk onderdeel van de omgeving zijn
de stakeholders (belanghebbende) van het proces.
Stakeholders behoren tot de directe omgeving.
Weten welke fasen er zijn in de
procesmanagementcyclus.
De fasen van procesmanagement zijn als volgt:
1. Herkennen
Het is belangrijk om processen te herkennen dus
vaststellen waar een proces begint en waar het
eindigd.
2. Analyseren
Wat zijn de verschillende processtappen, wie zijn er
bij het proces betrokken, wat zijn hun rollen, wie zijn
probleemeigenaren, wat behoort tot de omgeving, wat
,zijn omgevingsinvloeden, waar is het begin en het eind, wat voor een relaties bestaan er
tussen de verschillende fasen?
3. (Her)ontwerpen
Het maken van procesbeschrijvingen en processchema’s. Indien er sprake is van
herontwerpen vindt er in deze fase procesoptimalisatie plaats.
4. Implementeren
Na het beschrijven en weergeven in schema’s is het tijd om de nieuw ontworpen
processen te implementeren.
5. Afstemmen
Afstemming en coördinatie met de omgeving en met verschillende stakeholders.
6. (Bij/be)sturen
De laatste stap is het bijsturen, hierbij wordt gekeken of het proces voldoet aan de juiste
criteria en of de output nog gewenst en voldoende is. Waar nodig zal worden bijgestuurd
en geevalueerd.
Hoofdstuk 2: Studenten hebben kennis van en inzicht in hoe processen te herkennen
zijn.
Weten de verschillen te benoemen tussen primaire en ondersteunende
bedrijfsprocessen.
Primaire processen: Het primaire proces beschrijft de kernactiviteiten van een bedrijf.
Bij adidas bijvoorbeeld gaat het om het ontwikkelen en vermarkten van sportartikelen.
Kernactiviteiten kun je weer onderverdelen in een aantal essentiële deelhandelingen,
deze essentiële deelhandelingen heten primaire functies en deze primaire functies
samen volgen het primaire proces.
- Vaak afdelingsoverstijgend
- Afstemming nodig tussen afdelingen
- Georganiseerd vanuit de lijn
- Vaker minder hoog opgeleid
Secundaire/ondersteunende bedrijfsprocessen: Handelingen die niet direct te maken
hebben met de totstandkoming van het product of de dienst noemen we
ondersteunende of secundaire functies. De procesmatige totstandkoming van
ondersteunende functies heten vervolgens ondersteundende processen of secundaire
processen. Denk bijvoorbeeld aan een kantine in een bedrijf of een personeelsafdeling.
- Vaak georganiseerd vanuit stafdiensten
- Vaker gericht op effectiviteit dan op efficiency
- Opereren vaker zelfstandig
Weten welke primaire activiteiten Porter onderscheidt.
Porter beschreef in zijn boek de waardeketen van bedrijven. Het model is ontwikkeld
voor productiebedrijven en onderscheidt de volgende primaire activiteiten:
- Ingaande logistiek: Denk hierbij aan ontvangst, opslag, voorraadcontrole en
transportplanning.
- Operaties: Dit gaat over het primaire proces, met andere woorden: dit zijn alle
waarde creërende activiteiten die nodig zijn voor het transformeren van
productiefactoren tot eindproduct, halffabricaat of dienst.
- Uitgaande logistiek: Dit omhelst de activiteiten die nodig zijn om het product bij
de klant te krijgen denk aan orderafhandeling, vervoer en distributie.
, - Marketing en verkoop: Dit gaat over alle activiteiten om klanten ertoe te brengen
het product of de dienst te kopen. Denk aan kanaalselectie, adverteren,
promotie, verkoop, prijsstelling en relatiemanagement.
- Service en dienstverlening: Denk hierbij aan klantondersteuning,
reparatiediensten, installatie, training en upgrading van producten en diensten.
Begrijpen de werking van processen vanuit de Value Chain van Porter.
Dit model laat zien waar er waardetoevoeging plaats vindt in de waardeketen. Porter
geeft aan dat niet alleen de verschillende schakels in de bedrijfkolom waarde toevoegen
in het proces van grondstof tot eindproduct maar ook binnen de verschillende schakels
weer activiteiten kunnen worden onderscheiden waarmee bedrijven waarde kunnen
toevoegen aan hun product of dienst. Hij onderscheid hier primaire en ondersteunde
activiteiten en stelt dat een bedrijf vooral in het primaire proces waarde kan toevoegen.
De waardeketen geeft dus inzage in de samenhang tussen primaire en secundaire
bedrijfsprocessenen de totale besturing van de organisatie dus van geld- en
goederenstromen binnen de organisatie. Alle bedrijfsprocessen samen maken het
mogelijk om de strategie van de organisatie te bepalen. Dat betekend dat er een
duidelijke samenhang moet zijn tussen de primaire en secundaire bedrijfsprocessen.
Het winstpotentieel is uiteindelijk afhankelijk van de hoeveelheid waarde die een bedrijf
met de hiervoor genoemde deelprocessen weet te genereren, natuurlijk tegen bepaalde
kosten. Hierdoor is het eindelijk winstmarge van een bedrijf weer afhankelijk van hoe
een bedrijf er met zijn organisatie in slaagt deze deelprocessen op elkaar aan te laten
sluiten.
, Begrijpen dat er binnen bestuurlijke processen verschillende niveaus zijn.
Bestuurlijke processen zorgen voor de totstandkoming van processen voor een
effectieve en efficiënte uitvoering ervan en zorgen dat deze goed op elkaar zijn
afgestemd.
Bestuurlijke processen zijn alle processen die te maken hebben met regelen,
afstemmen, beheersen, controleren en borgen van andere processen in organisaties.
Voorbeelden zijn: managementprocessen, het strategisch planningsproces en het
besluitvormingsproces
Binnen doelen en plannen zit ook een hiërarchie die hieronder te zien is.
Hoofdstuk 3: Studenten hebben kennis van en inzicht in hoe processen geanalyseerd
kunnen worden.
Kunnen het verschil tussen aspect- en subsysteem van elkaar onderscheiden.
Aspectsysteem: Een aspectsysteem is een deelverzameling van de relaties in het
systeem waarbij alle elementen onveranderd behouden blijven.
Subsysteem: Een subsysteem is een deelverzameling van de elementen van het
systeem, waarbij alle oorspronkelijke relaties tussen de elementen onveranderd
behouden blijven.
Voorbeeld: Een bepaald bewerkingsstation in een fabriek is het subsysteem, alle
bewerkingen die te maken hebben met het verpakken is het aspectsysteem.
Ze kunen ook samenvallen dat houdt in dat je van een subsysteem een bepaald aspect
bestudeerd, dit heet een sub-aspectsysteem
Weten wat het verschil is tussen de blackbox- en maanreisbenadering.
Blackboxbenadering: De blackboxbenadering onderzoekt een systeem of subsysteem
waarvan de interne elementen en de relaties voor de onderzoeker niet bekend zijn. Het
systeem wordt in tact gelaten en in zijn geheel met in- en uitvoeren bekeken. Als er
meedere in- en uitvoeren zijn welke invoer heeft dan invloed op welke uitvoer? Soms is
het niet nodig om het inwendige van een systeem te bekijken omdat op grond van
waarneming van de in- en uitvoeren alle gebeurtenissen verklaar kunnen worden. Er
wordt dus vooral gekeken naar de in en uitvoeren en niet naar het systeem zelf.
Hoofdstuk 1: Studenten hebben kennis van en inzicht in processen en
procesmanagement.
Weten voorbeelden te benoemen van verschillende soorten processen.
Continue processen: Een voorbeeld van een continu proces is het omzetten van ruwe
olie in lichtere koolwaterstofverbindingen. Dit proces stopt niet en gaat dag en nacht
door. Geldt ook voor een kerncentrale.
Discontinue processen: Een voorbeeld van een discontinu proces is een
assemblageproces. Hierbij voeg je verschillende onderdelen samen tot een
eindproduct. Dit gaat onderdeel voor onderdeel. Een fiets bijvoorbeeld eerst het frame
en dan de trappers en het stuur.
Natuurlijke processen: Natuurlijke processen gebeuren vanzelf en houden zich volgens
de wetten van de natuur in stand denk aan bijvoorbeeld roest.
Kunstmatige processen: Processen die geïniteerd en in stand worden gehouden door
mensen. Denk dan aan het berechtingsproces van een oorlogsmisdadiger of een
productieproces.
Bij natuurlijke en kunstmatige processen kan de output zowel gewenst als ongewenst
zijn. Bij gewenste output kun je denken aan patiënt die beter wordt bij ongewenste
output kun je denken aan een eindproduct dat niet aan de gewenste specificaties
voldoet.
De verschillende handelingen in een proces kunnen gezien worden als een deelproces
ook kan een proces als deelproces worden gezien.
Begrijpen de relatie tussen proces en de omgeving.
Elk proces of deelproces vindt plaats in de omgeving. Je kunt de omgeving definiëren als
alles wat buiten het proces ligt maar wel invloed heeft op het proces of beïnvloed wordt
door het proces. De omgeving van het proces is dan weer verdeeld in de directe- en
indirecte omgeving. Belangrijk hierbij is dat je als procesmanager invloed kunt
uitoefenen op de directe omgeving en niet op de indirecte omgeving. Andersom geld wel
dat beide omgevingen invloed hebben op het proces.
Een ander belangrijk onderdeel van de omgeving zijn
de stakeholders (belanghebbende) van het proces.
Stakeholders behoren tot de directe omgeving.
Weten welke fasen er zijn in de
procesmanagementcyclus.
De fasen van procesmanagement zijn als volgt:
1. Herkennen
Het is belangrijk om processen te herkennen dus
vaststellen waar een proces begint en waar het
eindigd.
2. Analyseren
Wat zijn de verschillende processtappen, wie zijn er
bij het proces betrokken, wat zijn hun rollen, wie zijn
probleemeigenaren, wat behoort tot de omgeving, wat
,zijn omgevingsinvloeden, waar is het begin en het eind, wat voor een relaties bestaan er
tussen de verschillende fasen?
3. (Her)ontwerpen
Het maken van procesbeschrijvingen en processchema’s. Indien er sprake is van
herontwerpen vindt er in deze fase procesoptimalisatie plaats.
4. Implementeren
Na het beschrijven en weergeven in schema’s is het tijd om de nieuw ontworpen
processen te implementeren.
5. Afstemmen
Afstemming en coördinatie met de omgeving en met verschillende stakeholders.
6. (Bij/be)sturen
De laatste stap is het bijsturen, hierbij wordt gekeken of het proces voldoet aan de juiste
criteria en of de output nog gewenst en voldoende is. Waar nodig zal worden bijgestuurd
en geevalueerd.
Hoofdstuk 2: Studenten hebben kennis van en inzicht in hoe processen te herkennen
zijn.
Weten de verschillen te benoemen tussen primaire en ondersteunende
bedrijfsprocessen.
Primaire processen: Het primaire proces beschrijft de kernactiviteiten van een bedrijf.
Bij adidas bijvoorbeeld gaat het om het ontwikkelen en vermarkten van sportartikelen.
Kernactiviteiten kun je weer onderverdelen in een aantal essentiële deelhandelingen,
deze essentiële deelhandelingen heten primaire functies en deze primaire functies
samen volgen het primaire proces.
- Vaak afdelingsoverstijgend
- Afstemming nodig tussen afdelingen
- Georganiseerd vanuit de lijn
- Vaker minder hoog opgeleid
Secundaire/ondersteunende bedrijfsprocessen: Handelingen die niet direct te maken
hebben met de totstandkoming van het product of de dienst noemen we
ondersteunende of secundaire functies. De procesmatige totstandkoming van
ondersteunende functies heten vervolgens ondersteundende processen of secundaire
processen. Denk bijvoorbeeld aan een kantine in een bedrijf of een personeelsafdeling.
- Vaak georganiseerd vanuit stafdiensten
- Vaker gericht op effectiviteit dan op efficiency
- Opereren vaker zelfstandig
Weten welke primaire activiteiten Porter onderscheidt.
Porter beschreef in zijn boek de waardeketen van bedrijven. Het model is ontwikkeld
voor productiebedrijven en onderscheidt de volgende primaire activiteiten:
- Ingaande logistiek: Denk hierbij aan ontvangst, opslag, voorraadcontrole en
transportplanning.
- Operaties: Dit gaat over het primaire proces, met andere woorden: dit zijn alle
waarde creërende activiteiten die nodig zijn voor het transformeren van
productiefactoren tot eindproduct, halffabricaat of dienst.
- Uitgaande logistiek: Dit omhelst de activiteiten die nodig zijn om het product bij
de klant te krijgen denk aan orderafhandeling, vervoer en distributie.
, - Marketing en verkoop: Dit gaat over alle activiteiten om klanten ertoe te brengen
het product of de dienst te kopen. Denk aan kanaalselectie, adverteren,
promotie, verkoop, prijsstelling en relatiemanagement.
- Service en dienstverlening: Denk hierbij aan klantondersteuning,
reparatiediensten, installatie, training en upgrading van producten en diensten.
Begrijpen de werking van processen vanuit de Value Chain van Porter.
Dit model laat zien waar er waardetoevoeging plaats vindt in de waardeketen. Porter
geeft aan dat niet alleen de verschillende schakels in de bedrijfkolom waarde toevoegen
in het proces van grondstof tot eindproduct maar ook binnen de verschillende schakels
weer activiteiten kunnen worden onderscheiden waarmee bedrijven waarde kunnen
toevoegen aan hun product of dienst. Hij onderscheid hier primaire en ondersteunde
activiteiten en stelt dat een bedrijf vooral in het primaire proces waarde kan toevoegen.
De waardeketen geeft dus inzage in de samenhang tussen primaire en secundaire
bedrijfsprocessenen de totale besturing van de organisatie dus van geld- en
goederenstromen binnen de organisatie. Alle bedrijfsprocessen samen maken het
mogelijk om de strategie van de organisatie te bepalen. Dat betekend dat er een
duidelijke samenhang moet zijn tussen de primaire en secundaire bedrijfsprocessen.
Het winstpotentieel is uiteindelijk afhankelijk van de hoeveelheid waarde die een bedrijf
met de hiervoor genoemde deelprocessen weet te genereren, natuurlijk tegen bepaalde
kosten. Hierdoor is het eindelijk winstmarge van een bedrijf weer afhankelijk van hoe
een bedrijf er met zijn organisatie in slaagt deze deelprocessen op elkaar aan te laten
sluiten.
, Begrijpen dat er binnen bestuurlijke processen verschillende niveaus zijn.
Bestuurlijke processen zorgen voor de totstandkoming van processen voor een
effectieve en efficiënte uitvoering ervan en zorgen dat deze goed op elkaar zijn
afgestemd.
Bestuurlijke processen zijn alle processen die te maken hebben met regelen,
afstemmen, beheersen, controleren en borgen van andere processen in organisaties.
Voorbeelden zijn: managementprocessen, het strategisch planningsproces en het
besluitvormingsproces
Binnen doelen en plannen zit ook een hiërarchie die hieronder te zien is.
Hoofdstuk 3: Studenten hebben kennis van en inzicht in hoe processen geanalyseerd
kunnen worden.
Kunnen het verschil tussen aspect- en subsysteem van elkaar onderscheiden.
Aspectsysteem: Een aspectsysteem is een deelverzameling van de relaties in het
systeem waarbij alle elementen onveranderd behouden blijven.
Subsysteem: Een subsysteem is een deelverzameling van de elementen van het
systeem, waarbij alle oorspronkelijke relaties tussen de elementen onveranderd
behouden blijven.
Voorbeeld: Een bepaald bewerkingsstation in een fabriek is het subsysteem, alle
bewerkingen die te maken hebben met het verpakken is het aspectsysteem.
Ze kunen ook samenvallen dat houdt in dat je van een subsysteem een bepaald aspect
bestudeerd, dit heet een sub-aspectsysteem
Weten wat het verschil is tussen de blackbox- en maanreisbenadering.
Blackboxbenadering: De blackboxbenadering onderzoekt een systeem of subsysteem
waarvan de interne elementen en de relaties voor de onderzoeker niet bekend zijn. Het
systeem wordt in tact gelaten en in zijn geheel met in- en uitvoeren bekeken. Als er
meedere in- en uitvoeren zijn welke invoer heeft dan invloed op welke uitvoer? Soms is
het niet nodig om het inwendige van een systeem te bekijken omdat op grond van
waarneming van de in- en uitvoeren alle gebeurtenissen verklaar kunnen worden. Er
wordt dus vooral gekeken naar de in en uitvoeren en niet naar het systeem zelf.
