Event Toolbox – THEORIE
1. LES 1: OVERZICHT EN AGENCIES
1.1. 2 CATEGORIEËN EVENTS
➔ Publieksevents = B2C
o Openbaar = open event
o gericht op privépersonen
o inzet van media & promotiemiddelen = brandactivation (reclame, …)
o deel van een marketingmix = campagne maken
vb: Tomorrowland → heel jaar lang marketing
➔ Zakelijke events = B2B
= vastomlijnde doelgroep waarmee de opdrachtgever een relatie
heeft of wil opbouwen
→ je weet duidelijke wie je aanwezig wilt op je event = gesloten
event
1.2. VERSCHILLENDE TYPES EVENTS
Zie ppt
1.3. DOELSTELLINGEN EVENT
➔ ROI = Return on Investment
= inkomsten en uitgaven vergelijken → winst/verlies
➔ ROO = Return on Objectives
= doel opgesteld en medewerkers moeten bedankt worden (vb:
family days)
→ bepaald door enquête, …
➔ !!! Beleving (experience) → staat centraal
o Events = HET communicatiemiddel om doelgroep persoonlijk te
bereiken
Verschillende ‘objectives’ voor verschillende events
• Commerciële inkomsten van het event zelf → festival
• Verkoop stimuleren → autosalon
• Teams motiveren → teambuilding
• Bedrijfscultuur of –attitude bijsturen → seminarie of congres
• Bedanken/belonen → nieuwjaarsborrel
• Informatie delen → product launch
• Relaties opbouwen of versterken → netwerkevent
• Imago of naamsbekendheid vergroten → brandactivation (reclame)
• Moeilijke boodschappen brengen → jaarresulaten, teammeeting, congres
1
, 1.4. OVERZICHT SECTOR
➔ Hoe ziet de eventsector eruit?
E ➔ Hoe begin ik aan een opdracht na de briefing? (door
v opdrachtgever) Soms kan je
e ➔ Hoe start ik met een concept? (pitchen) in-house
n ➔ Hoe maak ik een basisbudget op?
blijven MAAR
t ➔ Wie of wat moet ik zoeken qua toeleveranciers? (catering, dj)
meestal
m investeren !!!
n !!! elk events is uniek → creativiteit en alles afstemmen aan functie
van je klant
= TAILORMADE THINKING (= concept dat speciaal voor klant gemaakt
is)
1.5. DEELASPECTEN
• Eventbureaus en -associaties
• Locaties
• Catering
• Personeel
• Animatie
• Techniek (sound & light)
• Event technologie
• Aankleding en decoratie
• Veiligheid !!!
1.6. PARAMETERS
= alle concrete zaken die een evenement beschrijven
• Concept/thema
• Datum en timing
• Budget
• Locatie en bereikbaarheid
• Aantal personen
• Doelgroep: klanten, personeel, pers, bloggers, aandeelhouders, …
• Doelstellingen
1.7. BRIEFING / RFR
RFR = request for proposal
CHECK PARAMETERS BIJ BRIEFING AAN OPDRACHTGEVER
1.8. AGENTSCHAPPEN EN ASSOCIATIES
a. Full - service event agencies
= agencies die gerenommeerd zijn
➔ Rol: bedenken creatief concept, tijdsplanning uitwerken, totale knowhow
van organisatie beheren, techniek ontwikkelen, communicatieplan
opstellen, etc.
Vb: Fast Forward, The Oval Office, VO events
2
, b. Specialisten
= niche – minded agency → gespecialiseerd in verschillende zaken
zoals:
a. Kant- en klare (teambuilding) packages
b. Brandactivation bureaus (CityCubes) = B2C (vb: standen op
c. evenementen → gratis ice tea, samples, …)
d. Incentives (= bedanken door reis) en DMC’s (= Destination
Management Company) (Tellus Travel)
e. Show specialisten (Luc Petit creation, Mojuice)
f. Huwelijksbureau’s - weddingplanners
c. Associaties
= overkoepelende organisaties bij vaksectoren
➔ ACC Belgium = Association of Communication Companies
o communicatie en events
➔ BESA = Belgian Event Supplier Association
o Sound en light
➔ Febelux = Association fort he live communication industy
Ze tonen:
▪ de toegevoegde waarde van evenementiële communicatie
▪ het belang van beheersing
▪ een creatieve en organisatorische toegevoegde waarde
Zij waken over:
▪ de kwaliteit van de dienstverlening → kwaliteitslabel
▪ de professionalisering van het vak
!!! gedragsregels
Code of conduct
o Max. aantal pitch partners = 5
o % vergoeding voor ‘verliezers’
o Voorzie debriefing (als je niet wint)
→ niet afdwingbaar, eerder moreel
d. Eventspecifieke media
a. Zoekplatforms
b. Vakliteratuur
c. Blogs van agencies of event professionals
e. Sector meetups
!!! op zoek gaan naar inspiratie en informatie en een sterk netwerk
Vb:
o BEA’s = Benelux Event Awards
o Festivak = beurs voor alle events
o Venuez = presentatie alle locaties
o BBT online (incentives, meetings) = waar alle BMC zih voorstellen
3
1. LES 1: OVERZICHT EN AGENCIES
1.1. 2 CATEGORIEËN EVENTS
➔ Publieksevents = B2C
o Openbaar = open event
o gericht op privépersonen
o inzet van media & promotiemiddelen = brandactivation (reclame, …)
o deel van een marketingmix = campagne maken
vb: Tomorrowland → heel jaar lang marketing
➔ Zakelijke events = B2B
= vastomlijnde doelgroep waarmee de opdrachtgever een relatie
heeft of wil opbouwen
→ je weet duidelijke wie je aanwezig wilt op je event = gesloten
event
1.2. VERSCHILLENDE TYPES EVENTS
Zie ppt
1.3. DOELSTELLINGEN EVENT
➔ ROI = Return on Investment
= inkomsten en uitgaven vergelijken → winst/verlies
➔ ROO = Return on Objectives
= doel opgesteld en medewerkers moeten bedankt worden (vb:
family days)
→ bepaald door enquête, …
➔ !!! Beleving (experience) → staat centraal
o Events = HET communicatiemiddel om doelgroep persoonlijk te
bereiken
Verschillende ‘objectives’ voor verschillende events
• Commerciële inkomsten van het event zelf → festival
• Verkoop stimuleren → autosalon
• Teams motiveren → teambuilding
• Bedrijfscultuur of –attitude bijsturen → seminarie of congres
• Bedanken/belonen → nieuwjaarsborrel
• Informatie delen → product launch
• Relaties opbouwen of versterken → netwerkevent
• Imago of naamsbekendheid vergroten → brandactivation (reclame)
• Moeilijke boodschappen brengen → jaarresulaten, teammeeting, congres
1
, 1.4. OVERZICHT SECTOR
➔ Hoe ziet de eventsector eruit?
E ➔ Hoe begin ik aan een opdracht na de briefing? (door
v opdrachtgever) Soms kan je
e ➔ Hoe start ik met een concept? (pitchen) in-house
n ➔ Hoe maak ik een basisbudget op?
blijven MAAR
t ➔ Wie of wat moet ik zoeken qua toeleveranciers? (catering, dj)
meestal
m investeren !!!
n !!! elk events is uniek → creativiteit en alles afstemmen aan functie
van je klant
= TAILORMADE THINKING (= concept dat speciaal voor klant gemaakt
is)
1.5. DEELASPECTEN
• Eventbureaus en -associaties
• Locaties
• Catering
• Personeel
• Animatie
• Techniek (sound & light)
• Event technologie
• Aankleding en decoratie
• Veiligheid !!!
1.6. PARAMETERS
= alle concrete zaken die een evenement beschrijven
• Concept/thema
• Datum en timing
• Budget
• Locatie en bereikbaarheid
• Aantal personen
• Doelgroep: klanten, personeel, pers, bloggers, aandeelhouders, …
• Doelstellingen
1.7. BRIEFING / RFR
RFR = request for proposal
CHECK PARAMETERS BIJ BRIEFING AAN OPDRACHTGEVER
1.8. AGENTSCHAPPEN EN ASSOCIATIES
a. Full - service event agencies
= agencies die gerenommeerd zijn
➔ Rol: bedenken creatief concept, tijdsplanning uitwerken, totale knowhow
van organisatie beheren, techniek ontwikkelen, communicatieplan
opstellen, etc.
Vb: Fast Forward, The Oval Office, VO events
2
, b. Specialisten
= niche – minded agency → gespecialiseerd in verschillende zaken
zoals:
a. Kant- en klare (teambuilding) packages
b. Brandactivation bureaus (CityCubes) = B2C (vb: standen op
c. evenementen → gratis ice tea, samples, …)
d. Incentives (= bedanken door reis) en DMC’s (= Destination
Management Company) (Tellus Travel)
e. Show specialisten (Luc Petit creation, Mojuice)
f. Huwelijksbureau’s - weddingplanners
c. Associaties
= overkoepelende organisaties bij vaksectoren
➔ ACC Belgium = Association of Communication Companies
o communicatie en events
➔ BESA = Belgian Event Supplier Association
o Sound en light
➔ Febelux = Association fort he live communication industy
Ze tonen:
▪ de toegevoegde waarde van evenementiële communicatie
▪ het belang van beheersing
▪ een creatieve en organisatorische toegevoegde waarde
Zij waken over:
▪ de kwaliteit van de dienstverlening → kwaliteitslabel
▪ de professionalisering van het vak
!!! gedragsregels
Code of conduct
o Max. aantal pitch partners = 5
o % vergoeding voor ‘verliezers’
o Voorzie debriefing (als je niet wint)
→ niet afdwingbaar, eerder moreel
d. Eventspecifieke media
a. Zoekplatforms
b. Vakliteratuur
c. Blogs van agencies of event professionals
e. Sector meetups
!!! op zoek gaan naar inspiratie en informatie en een sterk netwerk
Vb:
o BEA’s = Benelux Event Awards
o Festivak = beurs voor alle events
o Venuez = presentatie alle locaties
o BBT online (incentives, meetings) = waar alle BMC zih voorstellen
3
