Samenvatting Zo Organiseer je een Event

Samenvatting SPM50
De zes stappen van een event:
0. Project- en eventmanagement
1. Start het event
2. Organiseer je team (samen met 3)
3. Stel het event plan op (samen met 2)
4. Bereid het event voor
5. Voer het event uit
6. Handel het event af

Stap 0: Inleiding project- en eventmanagement
Een evenement een georganiseerde gebeurtenis voor een publiek of voor deelnemers, moet
een bepaalde omvang hebben, event is hetzelfde

Waarom event:
 Commercieel doel, organisator verdient aan het event (kermis, concert)
 Promotie, organisaties plaatsen zichzelf op de voorgrond (Hogeschool wil meer
naamsbekendheid door congres organiseren)
 Evenement kan middel zijn om een organisatie levend te houden, betrokkenheid
(lustrum voetbalvereniging) of saamhorigheid (personeelsfeest)
 Cultuur en kennis verspreiden (speciale tentoonstelling museum)

Soorten evenementen:
 Doel (kennismaking, informatieoverdracht, relaties verbeteren)
 Doelgroep (bedrijven, consumenten, medewerkers)
 Met (beurs voor 50-plussers, georganiseerd door evenementbureau) of zonder
(rommelmarkt georganiseerd door kerk, opbrengst naar goed doel) winstoogmerk
 Interne (directie geeft opdracht om personeelsfeest te organiseren) of externe
(organisatiebureau) opdrachtgever
 Besloten evenement (personeelsfeest) of publieksevenement (concert)
 Grootte (braderie of Olympische Spelen)

Event met beleving
Bezoeker hoge verwachting, zoeken beleving (innerlijke ervaring), door zintuigen geprikkeld,
bijzonder (bijvoorbeeld The Color Run), beleving zorgt voor spanning en opwinding,
verbinding met de bezoeker, bezoekers verrassen, moet wel uitvoerbaar blijven, voorziet de
behoefte van bezoeker, idee moet passen bij bedrijfscultuur en imago opdrachtgever

Zakelijk event
Levert bijdrage aan 1 of meer bedrijfsdoelstellingen en sluit aan bij imago en cultuur van het
bedrijf, vraag je af:
 Wat is het belang van het event voor het bedrijf, toegevoegde waarde?
 Past het binnen de bedrijfsdoelstellingen van het bedrijf (geen luxe feest voor bedrijf
die helpt met schuldproblemen)?

,  Wat is de bijdrage van het event aan 1 of meer bedrijfsdoelstellingen (5% meer
omzet)?
 Past het bij de cultuur van het bedrijf (informeel bedrijf niet chique gekleed)?
 Past het in de marketingmix van het bedrijf (4 P’s)?
 Zijn de risico’s geïnventariseerd en zijn er maatregelen genomen om deze risico’s te
beheersen (wordt behandeld in stap 2)

Gemend/hybride event
Bestaat uit 2 onderdelen, live gedeelte (event zelf) en een online gedeelte waarbij gasten
van een afstand aan het event deelnemen, bijv. bedrijf heeft vestigingen in verschillende
landen, online meer dan een livestream, interactie

Een evenement is een project
Voor het organiseren van een event is meer nodig dan leuk idee en paar enthousiaste
mensen die meehelpen, onder andere planning en voortgangsbewaking, van te voren
bedenken wie wat moet doen en in welke volgorde, activiteiten groeperen in fases/stappen,
eind fase beslismoment (goedkeuring), dus event=project, indeling in stappen,
beslismomenten en begin- en einddatum, event moet op geplande datum plaatsvinden, dit
heet eventmanagement (gestructureerd en planmatig voorbereiden en uitvoeren),
evenement ken niet een duidelijke fase gebruik en beheer, oplevering is het
projectresultaat, voorbereidingstijd verschilt per event, afhankelijk van de soort en
complexiteit

Kenmerken van een project
Consumenten worden kritischer, willen steeds meer, dus meer projecten
Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen – meestal uit
verschillende vakgebieden – om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld
projectresultaat te bereiken met een vastgesteld budget.
Kenmerken:
 Project is tijdelijk, begin- en eindpunt, begindatum = project start-up
 Beoogd projectresultaat is uniek, eenmalig, buiten de dagelijkse gang van zaken,
resultaat betreft het wat van het project
 Projectdoel, het waarom van het project
 Opdrachtgever, stelt budget (geld of capaciteit) beschikbaar om project uit te
voeren, neemt belangrijke beslissingen
 Projectmanager en projectteam, projectorganisatie, opdrachtgever stelt
projectmanager aan om event vorm te geven, hij is eindverantwoordelijk voor het
projectteam, maken samen eventplan (stap 3)
 Samenwerken aan het resultaat, evenementen zijn vaak multidisciplinair, werken
samen door verschillende disciplines, resultaatgericht werken
 Eigen budget, team beschikt over budget dat vooraf wordt vastgesteld en
goedgekeurd, geld en capaciteit, ontstaat door begroting en schatting kosten
 Bewaking voortgang, door middel van planning en rapportage

, Wat maakt een project bijzonder?
Werkzaamheden in drie groepen ingedeeld:
1. Improvisatie
Als er een plotselinge gebeurtenis voordoet waarop snelle reactie noodzakelijk is, wordt ook
ad hoc genoemd (het reageert niet volgens een plan, maar direct, neemt snel een
beslissing), uitkomst is onzeker, moeilijk precies voorspelbaar
2. Routinematig werk
Steeds herhaald, goed voorspelbaar, hoeft niet steeds te verzinnen wat er precies moet
gebeuren, is al goed over nagedacht, werkprocedures of voorschriften opstellen, zodat ze
efficiënt/ met zo weinig mogelijk inspanning kunnen worden uitgevoerd
3. Projectmatig werk
Tussen routinematig en improvisatie, eenmalig en tijdelijk karakter, redelijk voorspelbaar of
kunnen redelijk voorspelbaar worden gemaakt, gericht op effectiviteit en resultaat,
voorspelbaarheid kan je vergroten door planmatig naar het resultaat toewerken

Project heet eigenschap, net als improvisatie, dat het nieuw is, nog nooit eerder gedaan,
maar je wilt niet improviseren, omdat het resultaat daarbij onzeker is en de werkwijze
chaotisch kan zijn, dus routine door vaste werkwijze

Een succesvol event
Gebruik van P6-methode verhoogt de kans op een succesvol project
Een succesvol event is een event dat het juiste resultaat oplevert van de juiste kwaliteit (K),
dat op tijd (T) is afgerond en dat niet meer geld (G) kost dan is afgesproken, bijdrage aan
doel opdrachtgever
Kwaliteit, tijd en geld zijn ook de factoren op basis waarvan de consument iets aanschaft
(auto)
Voor opdrachtgever event geld: Welke kwaliteit zal het event hebben, wanneer wordt het
geleverd, hoe veel gaat het kosten
Probleem event: uniek en ingewikkelddoorlooptijd en kosten zijn minder zekere aspecten
dan bij een eenvoudige aanschaf van een auto, probleem is dat je NU een besluit neemt wat
pas in de TOEKOMST plaats vindt
Goede organisatie om te voorkomen dat event mislukt
Event is mislukt als:
 Planning wordt niet gehaald
 Kost meer als begroot
 Eventdoel wordt gedeeltelijk behaald

5 beheers aspecten tijdens de voorbereiding en uitvoering van het event (TGKIO), zie rechts:
1. Tijd (T); Wanneer kan het event gehouden worden, verschil tussen doorlooptijd
(kalendertijd) en te besteden tijd (mensuren), inzicht door bijv. planning,
tijdverantwoording (= teamleden verantwoorden de tijd die zij aan het event
besteden door uitgevoerde activiteiten te
registreren en deze registratie periodiek in te
leveren)
2. Geld (G); Het moet duidelijk zijn hoeveel geld
het gaat kosten, bestaand uit te besteden tijd