Samenvatting Interne communicatie als management instrument
Hoofdstuk 2 – Functies, kanalen en richtingen
2.1 Inleiding
Interne communicatie: het is belangrijk om goed aan te kunnen geven over wat
voor type informatie het gaat. Bij interne communicatie wordt er gekeken naar
hoe het bijdraagt aan het functioneren van een organisatie als geheel.
Er zijn twee perspectieven:
1. Primaire waarden – het overdragen van de boodschap staat centraal.
2. Secundaire waarden – draagt bij aan het in stand houden van de sociale
entiteit die de organisatie is (betrokkenheid en identificatie)
2.2 Functies van interne communicatie
Interne communicatie heeft 4 hoofdfuncties binnen een organisatie:
1. Faciliteren van werkprocessen (taakinformatie)
2. Delen en vernieuwen van kennis (kennismanagement)
3. Het motiveren en verbinden van medewerkers
4. Het richten van de organisatie en het versterken van de identificatie
(beleidsinformatie)
2.2.1 Faciliteren van werkprocessen
In een organisatie gaat het om het behalen van een bepaald doel samen met je
werknemers. Er zijn veel verschillende werkprocessen gaande en verschillende
mensen verrichten dus verschillende taken. Binnen werkprocessen heeft
informatie vaak betrekking op instructies en procedures, terwijl communicatie
vaak te maken heeft met afstemming tussen verschillenden personen.
Beheerinformatie = de informatie die ervoor zorgt dat de activiteiten op het juiste
moment door de juiste persoon worden gedaan.
Mintzberg (1992) onderscheidt verschillende manieren om werkprocessen te
coördineren:
Direct toezicht – leidinggevende verdeelt taken en controleert
Standaardisering van werk – een stafafdeling maakt planning
Standaardisering van vaardigheden – Zorgen voor dat medewerkers over
de juiste vaardigheden beschikken om de goede oplossingen te vinden.
Onderlinge aanpassing – communicatie onderling
Vrijwel elk werkproces wordt door een van de vier mechanismen gecoördineerd.
Commerciële informatie en internal branding
Iedereen moet op de hoogte blijven van de prijs en prestaties van de
concurrentie en van ontwikkelingen bij de klant. Deze informatie moet binnen de
organisatie beschikbaar zijn.
Internal branding = als medewerkers bewust worden ingezet om aan een merk te
bouwen.
Van Engelsen maakt hierbij onderscheid in 4 verschillende benaderingen
1 De missiebenadering – internal branding wordt hier gezien als een soort
geloof.
2 De strategiebenadering – het merk is hier leidend (lijkt op
missiebenadering) Men spreekt bij deze benadering ook wel van total
branding.
, 3 Communicatiebenadering – wordt gezien als interne marketing- en
communicatiestrategie
4 Organisatiebenadering – is erop gericht interne voorwaarden te creëren
waardoor medewerkers hun rol als merkenbouwer goed kunnen vervullen.
2.2.2. Optimaal gebruik van de aanwezige kennis
Het faciliteren van werkprocessen (taakinformatie) en kennismanagement loopt
steeds meer in elkaar over. Het is voor organisaties van belang om optimaal
gebruik te maken van de beschikbare kennis. Dat zorgt er voor dat de organisatie
kan blijven vernieuwen. Als organisaties daar bewust beleid op ontwikkelen
spreek je van kennismanagement
Expliciete kennis = informatie die je vast kunt leggen en op kunt zoeken. Kan
door middel van laagdrempelige databases toegankelijk worden gemaakt.
Impliciete kennis = wie heeft welke kennis in zijn hoofd? Dit vergt meer discipline.
Harde kant Zachte kant
Expliciete - Ontsluiten databases Beschikbaar stellen
kennis - Wikipedia vakopleidingen / organiseren
van inwerkprogramma’s
Impliciete - Vindbaar maken van Organiseren intervisie, interne
kennis collega’s congressen, workshops /
- Samen schrijven van notities formuleren van gewenste
competenties.
2.2.3. Motiveren en (ver)binden van de mensen in de organisatie
De derde hoofdfunctie van interne communicatie! Er horen geen specifieke
communicatieactiviteiten bij dus lastig om dit expliciet als functie te benoemen.
Hierbij gaat het meer om feedback.
2.2.4. Richten op de organisatie
Vierde hoofdfunctie van interne communicatie. Hierbij wordt het bewerkstelligen
van gezamenlijke doelen en een gezamenlijke koers voor de hele organisatie
bedoeld.
Beleidscommunicatie. Het gaat hierbij niet alleen om het communiceren over
beleid, maar ook over
bevorderen van een gevoel van gemeenschap.
Beleidscommunicatie speelt zich meestal af in de hele organisatie via alle
beschikbare kanalen:
- De manager
- De afdelingshoofden
- De directeur
- De chef
2.3. Functies voor het individu
Naarmate de verantwoordelijkheid voor communicatie en informatie meer bij de
individuele leden van de organisatie komt te liggen, is het belangrijker om
rekening te houden met functies voor het individu. Communicatie in het
werkproces vertelt de individuele medewerker wat hij wanneer en op welke wijze
het best kan doen, wat het doel is, of hij voldoende afgestemd is met collega’s
etc.
Communicatie en informatie zijn voor het individu van groot belang om succesvol
te zijn en te presteren.
, 2.4. Functies interne communicatie bij overheidsorganisaties
Overheidsorganisaties zijn zeer omgevingsgevoelig. Externe communicatie krijgt
hierdoor veel aandacht. Bij de overheid staan het algemeen belang, democratie
en openbaarheid centraal.
2.4.1. Faciliteren van het werkproces
Men moet meer zelf op zoek naar de informatie die nodig is om het werk goed te
kunnen doen.
2.4.2. Kennismanagement
De beleidsmedewerker moet weten wat voor nota’s er in het verleden zijn
geschreven, welke nieuwe ontwikkelingen er zich op wijkgebied voordoen etc. De
werking is niet veel anders dan bij bedrijven.
2.4.3. Motiveren
Een kenmerk dat veel ambtenaren gemeenschappelijk hebben is bijvoorbeeld de
wil om bij te dragen aan een maatschappelijke zaak. Interne communicatie kan
bijdragen aan het thuis laten voelen van ambtenaren in de organisatie. Externe
communicatie kan ook een motiverende rol spelen. Hoe positiever het beeld is
dat rond de organisatie hangt, hoe gemotiveerde medewerkers zijn.
2.4.4. Richten van de organisatie
Voor een ambtelijke organisatie is de beleidsinformatie is complexer dan voor een
productiebedrijf of een commerciële dienstverlener als een bank. De reden voor
dit verschil = politieke dimensie.
2.5. Communicatiekanalen
Er is sprake van geslaagde communicatie als de kenmerken van het medium
aansluiten bij de kenmerken van de functie.
Informatierijkheid = de capaciteit om verschillende soorten informatie over te
brengen.
Er zijn vier criteria die de rijkheid bepalen van een medium:
a. De mogelijkheid tot feedback
b. De mogelijkheid tot het gebruik van verschillende cues, zoals
stembuigingen etc.
c. Het gebruik van de natuurlijke taal, mensen kunnen zich dan vaak beter
uitdrukken.
d. De persoonlijke focus van het medium. Sluit het medium wel of niet goed
aan op de persoonlijke vaardigheden van mensen?
Media die hoog scoren op deze criteria worden rijke media genoemd.
Mediarijkheid Media
Hoog Face-to-face
Redelijk Telefoon- of videoconferencing
Gemiddeld Online chat
Matig Email/brieven
Laag Databases/memo
Parallel communicatie = is een grote groep in een keer aanspreken.
2.5.1. Persoonlijke communicatie
Nadeel van persoonlijke communicatie = het kan minder goed worden
onthouden.
Hoofdstuk 2 – Functies, kanalen en richtingen
2.1 Inleiding
Interne communicatie: het is belangrijk om goed aan te kunnen geven over wat
voor type informatie het gaat. Bij interne communicatie wordt er gekeken naar
hoe het bijdraagt aan het functioneren van een organisatie als geheel.
Er zijn twee perspectieven:
1. Primaire waarden – het overdragen van de boodschap staat centraal.
2. Secundaire waarden – draagt bij aan het in stand houden van de sociale
entiteit die de organisatie is (betrokkenheid en identificatie)
2.2 Functies van interne communicatie
Interne communicatie heeft 4 hoofdfuncties binnen een organisatie:
1. Faciliteren van werkprocessen (taakinformatie)
2. Delen en vernieuwen van kennis (kennismanagement)
3. Het motiveren en verbinden van medewerkers
4. Het richten van de organisatie en het versterken van de identificatie
(beleidsinformatie)
2.2.1 Faciliteren van werkprocessen
In een organisatie gaat het om het behalen van een bepaald doel samen met je
werknemers. Er zijn veel verschillende werkprocessen gaande en verschillende
mensen verrichten dus verschillende taken. Binnen werkprocessen heeft
informatie vaak betrekking op instructies en procedures, terwijl communicatie
vaak te maken heeft met afstemming tussen verschillenden personen.
Beheerinformatie = de informatie die ervoor zorgt dat de activiteiten op het juiste
moment door de juiste persoon worden gedaan.
Mintzberg (1992) onderscheidt verschillende manieren om werkprocessen te
coördineren:
Direct toezicht – leidinggevende verdeelt taken en controleert
Standaardisering van werk – een stafafdeling maakt planning
Standaardisering van vaardigheden – Zorgen voor dat medewerkers over
de juiste vaardigheden beschikken om de goede oplossingen te vinden.
Onderlinge aanpassing – communicatie onderling
Vrijwel elk werkproces wordt door een van de vier mechanismen gecoördineerd.
Commerciële informatie en internal branding
Iedereen moet op de hoogte blijven van de prijs en prestaties van de
concurrentie en van ontwikkelingen bij de klant. Deze informatie moet binnen de
organisatie beschikbaar zijn.
Internal branding = als medewerkers bewust worden ingezet om aan een merk te
bouwen.
Van Engelsen maakt hierbij onderscheid in 4 verschillende benaderingen
1 De missiebenadering – internal branding wordt hier gezien als een soort
geloof.
2 De strategiebenadering – het merk is hier leidend (lijkt op
missiebenadering) Men spreekt bij deze benadering ook wel van total
branding.
, 3 Communicatiebenadering – wordt gezien als interne marketing- en
communicatiestrategie
4 Organisatiebenadering – is erop gericht interne voorwaarden te creëren
waardoor medewerkers hun rol als merkenbouwer goed kunnen vervullen.
2.2.2. Optimaal gebruik van de aanwezige kennis
Het faciliteren van werkprocessen (taakinformatie) en kennismanagement loopt
steeds meer in elkaar over. Het is voor organisaties van belang om optimaal
gebruik te maken van de beschikbare kennis. Dat zorgt er voor dat de organisatie
kan blijven vernieuwen. Als organisaties daar bewust beleid op ontwikkelen
spreek je van kennismanagement
Expliciete kennis = informatie die je vast kunt leggen en op kunt zoeken. Kan
door middel van laagdrempelige databases toegankelijk worden gemaakt.
Impliciete kennis = wie heeft welke kennis in zijn hoofd? Dit vergt meer discipline.
Harde kant Zachte kant
Expliciete - Ontsluiten databases Beschikbaar stellen
kennis - Wikipedia vakopleidingen / organiseren
van inwerkprogramma’s
Impliciete - Vindbaar maken van Organiseren intervisie, interne
kennis collega’s congressen, workshops /
- Samen schrijven van notities formuleren van gewenste
competenties.
2.2.3. Motiveren en (ver)binden van de mensen in de organisatie
De derde hoofdfunctie van interne communicatie! Er horen geen specifieke
communicatieactiviteiten bij dus lastig om dit expliciet als functie te benoemen.
Hierbij gaat het meer om feedback.
2.2.4. Richten op de organisatie
Vierde hoofdfunctie van interne communicatie. Hierbij wordt het bewerkstelligen
van gezamenlijke doelen en een gezamenlijke koers voor de hele organisatie
bedoeld.
Beleidscommunicatie. Het gaat hierbij niet alleen om het communiceren over
beleid, maar ook over
bevorderen van een gevoel van gemeenschap.
Beleidscommunicatie speelt zich meestal af in de hele organisatie via alle
beschikbare kanalen:
- De manager
- De afdelingshoofden
- De directeur
- De chef
2.3. Functies voor het individu
Naarmate de verantwoordelijkheid voor communicatie en informatie meer bij de
individuele leden van de organisatie komt te liggen, is het belangrijker om
rekening te houden met functies voor het individu. Communicatie in het
werkproces vertelt de individuele medewerker wat hij wanneer en op welke wijze
het best kan doen, wat het doel is, of hij voldoende afgestemd is met collega’s
etc.
Communicatie en informatie zijn voor het individu van groot belang om succesvol
te zijn en te presteren.
, 2.4. Functies interne communicatie bij overheidsorganisaties
Overheidsorganisaties zijn zeer omgevingsgevoelig. Externe communicatie krijgt
hierdoor veel aandacht. Bij de overheid staan het algemeen belang, democratie
en openbaarheid centraal.
2.4.1. Faciliteren van het werkproces
Men moet meer zelf op zoek naar de informatie die nodig is om het werk goed te
kunnen doen.
2.4.2. Kennismanagement
De beleidsmedewerker moet weten wat voor nota’s er in het verleden zijn
geschreven, welke nieuwe ontwikkelingen er zich op wijkgebied voordoen etc. De
werking is niet veel anders dan bij bedrijven.
2.4.3. Motiveren
Een kenmerk dat veel ambtenaren gemeenschappelijk hebben is bijvoorbeeld de
wil om bij te dragen aan een maatschappelijke zaak. Interne communicatie kan
bijdragen aan het thuis laten voelen van ambtenaren in de organisatie. Externe
communicatie kan ook een motiverende rol spelen. Hoe positiever het beeld is
dat rond de organisatie hangt, hoe gemotiveerde medewerkers zijn.
2.4.4. Richten van de organisatie
Voor een ambtelijke organisatie is de beleidsinformatie is complexer dan voor een
productiebedrijf of een commerciële dienstverlener als een bank. De reden voor
dit verschil = politieke dimensie.
2.5. Communicatiekanalen
Er is sprake van geslaagde communicatie als de kenmerken van het medium
aansluiten bij de kenmerken van de functie.
Informatierijkheid = de capaciteit om verschillende soorten informatie over te
brengen.
Er zijn vier criteria die de rijkheid bepalen van een medium:
a. De mogelijkheid tot feedback
b. De mogelijkheid tot het gebruik van verschillende cues, zoals
stembuigingen etc.
c. Het gebruik van de natuurlijke taal, mensen kunnen zich dan vaak beter
uitdrukken.
d. De persoonlijke focus van het medium. Sluit het medium wel of niet goed
aan op de persoonlijke vaardigheden van mensen?
Media die hoog scoren op deze criteria worden rijke media genoemd.
Mediarijkheid Media
Hoog Face-to-face
Redelijk Telefoon- of videoconferencing
Gemiddeld Online chat
Matig Email/brieven
Laag Databases/memo
Parallel communicatie = is een grote groep in een keer aanspreken.
2.5.1. Persoonlijke communicatie
Nadeel van persoonlijke communicatie = het kan minder goed worden
onthouden.
