“Integrale opdracht HBO Zorgmanagement”
“Integratieproces nieuwe medewerkers functieafdeling X”
Voorletters en naam Y.
Studentnummer …
Datum 30 augustus 2021
Opleidingsinstituut NCOI
Opleiding HBO Management in de zorg – 1 jaar
Module Integrale opdracht HBO zorgmanagement
Naam docent A.
Integrale opdracht HBO Zorgmanagement 0
Y.
, VOORWOORD
Mijn naam is Y. Sinds april 2000 ben ik werkzaam bij Eerstelijns diagnostisch centrum.De eerste jaren
in de bloedafname later bij de functieafdeling van X. Sinds zestien jaar ben ik een van de
coördinatoren van deze afdeling.
Mijn werkgever heeft mij de kans geboden om de opleiding HBO Zorgmanagement -1 jaar bij het
NCOI te gaan volgen.
Dit is de laatste opdracht van deze opleiding. Hierin richt ik mij op één managementproces binnen de
afdeling waarbij de verbetervoorstellen volgens de PDCA managementcyclus worden beschreven.
Na het afronden van deze opleiding zal ik als junior manager met mijn manager mee gaan lopen tot zij
met pensioen gaat. De directie van X heeft de intentie uitgesproken dat ik haar vanaf maart 2022 ga
vervangen.
Tijdens het schrijven van deze module heb ik gebruik gemaakt van relevante gegevens van mijn eigen
organisatie en ik leg een duidelijk verband tussen de theorie uit alle gevolgde modules en de praktijk.
Hierbij is ook gebruik gemaakt van de door mij eerder ingeleverde modules, HR-management, Gedrag
in organisaties en Managementvaardigheden.
Als manager is het belangrijk om de strategische doelen van de organisatie te behalen om zo aan de
missie en de visie van de organisatie te voldoen. Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers op een
juiste manier begeleid en ondersteund worden en zij in een fijne en veilige werkomgeving hun
werkzaamheden kunnen gaan uitvoeren. Het onderwerp “Integratieproces nieuwe medewerkers
functieafdeling X” heb ik dan ook gekozen voor deze integrale opdracht.
Bij deze wil ik D., manager functieafdeling X, bedanken voor de ondersteuning tijdens het maken van
deze eindopdracht. Ook bedank ik haar voor de support en de motiverende gesprekken gedurende
het afgelopen jaar.
A., mijn docent, bedank ik voor de lessen.
Y.
Integrale opdracht HBO Zorgmanagement 1
Y.
, SAMENVATTING
Stichting ArtsenLaboratorium (X) is een eerstelijns diagnostisch centrum met een taakgerichte
organisatiestructuur. De taken vinden veelal plaats op basis van routine
X bestaat uit meerdere afdelingen waarvan de functieafdeling de afdeling is waar onderzoeken
gedaan worden zoals: longfunctie onderzoek, botdichtheidsmeting, hartfilmpjes, bloeddrukmetingen,
oogfoto’s, echo’s en röntgen. Sinds er een samenwerking is aangegaan met een Dermatoloog en er
een ZBC (Zelfstandig behandelcentrum) XDerma is geïntroduceerd is het bij de receptie een stuk
drukker geworden. Zij moeten zowel de telefoon als de balie bemannen. Om deze drukte op te kunnen
vangen is er een front- en een back office gerealiseerd en is er één fte aan personeel extra
aangenomen.
Nu de twee nieuwe medewerkers, die samen deze fte bemannen, in dienst zijn gekomen zijn wij
erachter gekomen dat er geen duidelijk integratieproces is. De medewerkers komen binnen maar
worden niet ontvangen en wegwijs gemaakt door een leidinggevende. De inlogrechten zijn op de
eerste dag niet bekend en er is nog geen account aangemaakt waarop de juiste
computerprogramma’s aanwezig zijn. Door de onrust die er door zowel de nieuwe medewerker als de
directe collega’s wordt gevoeld is het van belang om in dit managementproces verandering aan te
brengen.
In deze moduleopdracht wordt met behulp van de 5W’s en H uitgezocht wie, wat, waar, wanneer,
waarom en hoe dit probleem veroorzaakt wordt. Met behulp van de PDCA-cyclus worden de
verbetervoorstellen gedaan om zo te komen tot een nieuw integratieproces. In theorie zou het zo zijn
dat door alle via deze PDCA-cyclus ontwikkelde verbetermaatregelen de nieuwe medewerker zich
prettiger zou voelen en zelfverzekerder aan het werk zal gaan. Hierdoor zal de werksfeer verbeteren
en de medewerkers zullen nog beter gemotiveerd worden. Er wordt een gesprekken cyclus
geïntroduceerd waardoor wordt het dagelijks functioneren van de medewerker wordt bevorderd.
Er is in deze moduleopdracht ook onderzocht wat de invloed is van het gebruik van de juiste
leiderschapsstijl op het integratieproces.
Conclusie:
Om het integratieproces goed te laten verlopen is het belangrijk dat de juiste leiderschapsstijl wordt
gekozen. De medewerker moet nog groeien in zijn taak en daarom is het van belang dat de
managementstijl hierin meegroeit. Van een overtuigende, naar een faciliterende en daarna naar een
delegerende stijl. De medewerker zal zich door deze coachende manier van leidinggeven veilig en
vertrouwd gaan voelen. Hij zal zelfverzekerder worden en zich betrokken voelen bij de organisatie.
En de vraag: welke invloed heeft het gebruik van de juiste communicatiestijl op het integratieproces?
Conclusie:
Om de nieuwe medewerker goed te kunnen ondersteunen en te motiveren is het belangrijk dat er een
open en directe manier van communiceren wordt gebruikt. Dit is de stijl van een assertieve en
relatiegerichte netwerker. Het luisteren naar de gevoelens van medewerker en het kenbaar maken
van de eigen gevoelens zal de band versterken. Deze stijl moet worden afgewisseld met de
regisseursstijl waarbij het streven is om de taken op de juiste manier te laten voltooien. Er zal op een
directe manier worden gesproken over de te verwachten resultaten. Indien het werkproces goed
verloopt voelt een compliment als een beloning.
Mijn interpretatie is dat er veel gewonnen kan worden met het uitvoeren van de PDCA-cyclus, hiervan
te leren, het proces bij te sturen en opnieuw uit te voeren. Alle collega’s zullen hier baat bij hebben,
evenals de afdeling en de organisatie in zijn geheel.
Omwille van de leesbaarheid is steeds “hij” gebruikt in de tekst, waar “hij” staat kan uiteraard ook “zij”
worden gelezen.
Integrale opdracht HBO Zorgmanagement 2
Y.
“Integratieproces nieuwe medewerkers functieafdeling X”
Voorletters en naam Y.
Studentnummer …
Datum 30 augustus 2021
Opleidingsinstituut NCOI
Opleiding HBO Management in de zorg – 1 jaar
Module Integrale opdracht HBO zorgmanagement
Naam docent A.
Integrale opdracht HBO Zorgmanagement 0
Y.
, VOORWOORD
Mijn naam is Y. Sinds april 2000 ben ik werkzaam bij Eerstelijns diagnostisch centrum.De eerste jaren
in de bloedafname later bij de functieafdeling van X. Sinds zestien jaar ben ik een van de
coördinatoren van deze afdeling.
Mijn werkgever heeft mij de kans geboden om de opleiding HBO Zorgmanagement -1 jaar bij het
NCOI te gaan volgen.
Dit is de laatste opdracht van deze opleiding. Hierin richt ik mij op één managementproces binnen de
afdeling waarbij de verbetervoorstellen volgens de PDCA managementcyclus worden beschreven.
Na het afronden van deze opleiding zal ik als junior manager met mijn manager mee gaan lopen tot zij
met pensioen gaat. De directie van X heeft de intentie uitgesproken dat ik haar vanaf maart 2022 ga
vervangen.
Tijdens het schrijven van deze module heb ik gebruik gemaakt van relevante gegevens van mijn eigen
organisatie en ik leg een duidelijk verband tussen de theorie uit alle gevolgde modules en de praktijk.
Hierbij is ook gebruik gemaakt van de door mij eerder ingeleverde modules, HR-management, Gedrag
in organisaties en Managementvaardigheden.
Als manager is het belangrijk om de strategische doelen van de organisatie te behalen om zo aan de
missie en de visie van de organisatie te voldoen. Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers op een
juiste manier begeleid en ondersteund worden en zij in een fijne en veilige werkomgeving hun
werkzaamheden kunnen gaan uitvoeren. Het onderwerp “Integratieproces nieuwe medewerkers
functieafdeling X” heb ik dan ook gekozen voor deze integrale opdracht.
Bij deze wil ik D., manager functieafdeling X, bedanken voor de ondersteuning tijdens het maken van
deze eindopdracht. Ook bedank ik haar voor de support en de motiverende gesprekken gedurende
het afgelopen jaar.
A., mijn docent, bedank ik voor de lessen.
Y.
Integrale opdracht HBO Zorgmanagement 1
Y.
, SAMENVATTING
Stichting ArtsenLaboratorium (X) is een eerstelijns diagnostisch centrum met een taakgerichte
organisatiestructuur. De taken vinden veelal plaats op basis van routine
X bestaat uit meerdere afdelingen waarvan de functieafdeling de afdeling is waar onderzoeken
gedaan worden zoals: longfunctie onderzoek, botdichtheidsmeting, hartfilmpjes, bloeddrukmetingen,
oogfoto’s, echo’s en röntgen. Sinds er een samenwerking is aangegaan met een Dermatoloog en er
een ZBC (Zelfstandig behandelcentrum) XDerma is geïntroduceerd is het bij de receptie een stuk
drukker geworden. Zij moeten zowel de telefoon als de balie bemannen. Om deze drukte op te kunnen
vangen is er een front- en een back office gerealiseerd en is er één fte aan personeel extra
aangenomen.
Nu de twee nieuwe medewerkers, die samen deze fte bemannen, in dienst zijn gekomen zijn wij
erachter gekomen dat er geen duidelijk integratieproces is. De medewerkers komen binnen maar
worden niet ontvangen en wegwijs gemaakt door een leidinggevende. De inlogrechten zijn op de
eerste dag niet bekend en er is nog geen account aangemaakt waarop de juiste
computerprogramma’s aanwezig zijn. Door de onrust die er door zowel de nieuwe medewerker als de
directe collega’s wordt gevoeld is het van belang om in dit managementproces verandering aan te
brengen.
In deze moduleopdracht wordt met behulp van de 5W’s en H uitgezocht wie, wat, waar, wanneer,
waarom en hoe dit probleem veroorzaakt wordt. Met behulp van de PDCA-cyclus worden de
verbetervoorstellen gedaan om zo te komen tot een nieuw integratieproces. In theorie zou het zo zijn
dat door alle via deze PDCA-cyclus ontwikkelde verbetermaatregelen de nieuwe medewerker zich
prettiger zou voelen en zelfverzekerder aan het werk zal gaan. Hierdoor zal de werksfeer verbeteren
en de medewerkers zullen nog beter gemotiveerd worden. Er wordt een gesprekken cyclus
geïntroduceerd waardoor wordt het dagelijks functioneren van de medewerker wordt bevorderd.
Er is in deze moduleopdracht ook onderzocht wat de invloed is van het gebruik van de juiste
leiderschapsstijl op het integratieproces.
Conclusie:
Om het integratieproces goed te laten verlopen is het belangrijk dat de juiste leiderschapsstijl wordt
gekozen. De medewerker moet nog groeien in zijn taak en daarom is het van belang dat de
managementstijl hierin meegroeit. Van een overtuigende, naar een faciliterende en daarna naar een
delegerende stijl. De medewerker zal zich door deze coachende manier van leidinggeven veilig en
vertrouwd gaan voelen. Hij zal zelfverzekerder worden en zich betrokken voelen bij de organisatie.
En de vraag: welke invloed heeft het gebruik van de juiste communicatiestijl op het integratieproces?
Conclusie:
Om de nieuwe medewerker goed te kunnen ondersteunen en te motiveren is het belangrijk dat er een
open en directe manier van communiceren wordt gebruikt. Dit is de stijl van een assertieve en
relatiegerichte netwerker. Het luisteren naar de gevoelens van medewerker en het kenbaar maken
van de eigen gevoelens zal de band versterken. Deze stijl moet worden afgewisseld met de
regisseursstijl waarbij het streven is om de taken op de juiste manier te laten voltooien. Er zal op een
directe manier worden gesproken over de te verwachten resultaten. Indien het werkproces goed
verloopt voelt een compliment als een beloning.
Mijn interpretatie is dat er veel gewonnen kan worden met het uitvoeren van de PDCA-cyclus, hiervan
te leren, het proces bij te sturen en opnieuw uit te voeren. Alle collega’s zullen hier baat bij hebben,
evenals de afdeling en de organisatie in zijn geheel.
Omwille van de leesbaarheid is steeds “hij” gebruikt in de tekst, waar “hij” staat kan uiteraard ook “zij”
worden gelezen.
Integrale opdracht HBO Zorgmanagement 2
Y.
