H2 UITVOER & STYLING
EXAMEN info:
- de grote lijn snappen: eerst een briefing en idee, dan een moodboard en wat na een go…
- wat is belangrijk om te weten te komen om een goed voorstel te kunnen doen:
‘belangrijke punten’ bij vaste locaties kennen
- de opbouw fasen van een kadertent kunnen benoemen (de juiste termen + kunnen
uitleggen)
- ‘alternatieven’ voor een niet- vaste locatie (serres, containers…) kunnen geven en toelichten
waarom ze interessant is om te gebruiken (voor-en nadelen)
- ‘alternatieven voor een niet vaste locatie
- AV partner: meer open vragen rond de werking enzo
- weinig examenvragen over offertes en contracten
- wel kennen: annulatievoorwaarden
- een 6-tal puntjes kunnen geven die bij je annulatievoorwaarden moeten zitten
- weten dat de realisatiefase, de fase na een ‘GO’ is
- welke rol heeft een eventmanager bij de realisatiefase en wat zouden we beter niet doen?
- redenen voor waarom je people agencies zou inzetten
- redenen voor waarom je vrijwilligers zou inzetten
- ‘Vrijblijvend stappenplan opbouw’ kennen
- tips voor de onsite productie van een evenement kennen
- kunnen uitleggen wat demontage is
- de meerwaarde van styling kunnen geven
- bloemen agencies kennen
- de cijfers van de indeling van tafels kennen
- need to know op het einde ook
- de Bozart kennen
- weten wat er allemaal op die offerte staat, de elementen
- Hij gaat een offerte van een technische partner geven en hij haalt bv transportkost eruit of
AV, wij moeten dan zeggen welke grote stukken of structuren er niet instaan
-
1
,Inhoud
1 Wat na een ‘GO’?............................................................................................................................ 4
2 Wat heeft een event nodig? ........................................................................................................... 4
3 Leveranciers en partners ................................................................................................................ 5
3.1 Vaste locatie ........................................................................................................................... 5
3.1.1 Voorbeeld: de Silo’s in Antwerpen................................................................................ 6
3.1.2 Duurzaamheid: Alpaca .................................................................................................. 7
3.2 Tenten .................................................................................................................................... 7
3.2.1 de opbouw van een tentstructuur: kadertent .............................................................. 7
3.2.2 Wat moeten we in het achterhoofd houden vooraleer we een tent willen plaatsen? 7
3.2.3 Hoe groot moet jouw tent zijn? .................................................................................... 8
3.3 Alternatieven ......................................................................................................................... 9
3.3.1 cabins / schuren ............................................................................................................ 9
3.3.2 PBI.................................................................................................................................. 9
3.3.3 serres ............................................................................................................................. 9
3.3.4 containers ...................................................................................................................... 9
3.3.5 woningen ..................................................................................................................... 10
3.3.6 chalets ......................................................................................................................... 10
3.4 AV partner ............................................................................................................................ 11
3.4.1 Belangrijke aandachtspunten bij het werken met een AV partner............................. 11
3.4.2 Oefening: terminologie op offertes ............................................................................ 11
3.5 Catering partner ................................................................................................................... 12
3.5.1 Belangrijke aandachtspunten bij het werken met een cateraar ................................. 12
3.6 Meubel en styling partners .................................................................................................. 13
3.6.1 Belangrijke aandachtspunten bij het werken met meubel partners .......................... 13
4 Offertes, contracten ...................................................................................................................... 14
4.1 Offertes van partners en leveranciers controleren ............................................................. 14
4.2 Wanneer een offerte bevestigen? ....................................................................................... 14
4.3 Wat bij annulatie? ................................................................................................................ 14
4.4 algemene annulatievoorwaarden voor op een contract ..................................................... 14
5 Realisatiefase................................................................................................................................. 15
5.1 Draaiboek opstellen ............................................................................................................. 15
5.2 Je rol als eventmanager tijdens de realisatiefase ................................................................ 15
5.3 People Agency ...................................................................................................................... 16
5.4 Vrijwilligers........................................................................................................................... 16
5.4.1 Vergoeding .................................................................................................................. 16
2
, 5.4.2 2 verzekeringen nodig ................................................................................................. 16
5.5 stappenplan van de opbouw ............................................................................................... 17
5.6 Tips voor de on-site productie van een evenement ............................................................ 17
5.7 Tips voor de productie van een evenement ........................................................................ 18
5.8 Tips voor de eventorganisator op de eventdag ................................................................... 18
5.9 Demontage........................................................................................................................... 19
5.9.1 Tips en aandachtspunten voor de demontage ........................................................... 19
6 Post event fase .............................................................................................................................. 20
6.1 Tips en aandachtspunten voor de post event fase .............................................................. 20
1 Wat is styling?................................................................................................................................ 21
2 Hoe? .............................................................................................................................................. 21
3 Decoratie ....................................................................................................................................... 22
3.1 tips bij de decoratie ............................................................................................................. 22
4 Hoe word je een stylist? ................................................................................................................ 22
4.1 Kleurenpallet ........................................................................................................................ 22
4.2 Colorblocking: ...................................................................................................................... 22
4.3 Eclectic ................................................................................................................................. 22
4.4 Regels voor de tafel ............................................................................................................. 23
4.5 Bloemen ............................................................................................................................... 23
4.6 Vulling ruimte....................................................................................................................... 23
4.7 Need to know ....................................................................................................................... 24
3
, UITVOER
1 Wat na een ‘GO’?
wat gebeurt er concreet nadat is beslist om het project/event effectief te doen?
op basis van je marktonderzoek en financiële analyse, neem je zelf de beslissing om door te
gaan
het concept werd goedgekeurd door de klant
er is een advantage (een duidelijk voordeel dat het project sterker of haalbaarder maakt;
locatie, partner, artiest)
2 Wat heeft een event nodig?
Wat een event nodig heeft is afhankelijk van:
- het doel
- het type event
- de locatie
- timing
- aantal aanwezigen
Oefening: noteer alle zaken die je denkt nodig te hebben op dit event:
- Locatie
- Signalisatie
- Structuren
- Meubilair
- Decoratie
- Audio-visueel / Techniek Catering
- Event people
- Entertainment
- Communicatie Safety
- Toilet
- …
4
EXAMEN info:
- de grote lijn snappen: eerst een briefing en idee, dan een moodboard en wat na een go…
- wat is belangrijk om te weten te komen om een goed voorstel te kunnen doen:
‘belangrijke punten’ bij vaste locaties kennen
- de opbouw fasen van een kadertent kunnen benoemen (de juiste termen + kunnen
uitleggen)
- ‘alternatieven’ voor een niet- vaste locatie (serres, containers…) kunnen geven en toelichten
waarom ze interessant is om te gebruiken (voor-en nadelen)
- ‘alternatieven voor een niet vaste locatie
- AV partner: meer open vragen rond de werking enzo
- weinig examenvragen over offertes en contracten
- wel kennen: annulatievoorwaarden
- een 6-tal puntjes kunnen geven die bij je annulatievoorwaarden moeten zitten
- weten dat de realisatiefase, de fase na een ‘GO’ is
- welke rol heeft een eventmanager bij de realisatiefase en wat zouden we beter niet doen?
- redenen voor waarom je people agencies zou inzetten
- redenen voor waarom je vrijwilligers zou inzetten
- ‘Vrijblijvend stappenplan opbouw’ kennen
- tips voor de onsite productie van een evenement kennen
- kunnen uitleggen wat demontage is
- de meerwaarde van styling kunnen geven
- bloemen agencies kennen
- de cijfers van de indeling van tafels kennen
- need to know op het einde ook
- de Bozart kennen
- weten wat er allemaal op die offerte staat, de elementen
- Hij gaat een offerte van een technische partner geven en hij haalt bv transportkost eruit of
AV, wij moeten dan zeggen welke grote stukken of structuren er niet instaan
-
1
,Inhoud
1 Wat na een ‘GO’?............................................................................................................................ 4
2 Wat heeft een event nodig? ........................................................................................................... 4
3 Leveranciers en partners ................................................................................................................ 5
3.1 Vaste locatie ........................................................................................................................... 5
3.1.1 Voorbeeld: de Silo’s in Antwerpen................................................................................ 6
3.1.2 Duurzaamheid: Alpaca .................................................................................................. 7
3.2 Tenten .................................................................................................................................... 7
3.2.1 de opbouw van een tentstructuur: kadertent .............................................................. 7
3.2.2 Wat moeten we in het achterhoofd houden vooraleer we een tent willen plaatsen? 7
3.2.3 Hoe groot moet jouw tent zijn? .................................................................................... 8
3.3 Alternatieven ......................................................................................................................... 9
3.3.1 cabins / schuren ............................................................................................................ 9
3.3.2 PBI.................................................................................................................................. 9
3.3.3 serres ............................................................................................................................. 9
3.3.4 containers ...................................................................................................................... 9
3.3.5 woningen ..................................................................................................................... 10
3.3.6 chalets ......................................................................................................................... 10
3.4 AV partner ............................................................................................................................ 11
3.4.1 Belangrijke aandachtspunten bij het werken met een AV partner............................. 11
3.4.2 Oefening: terminologie op offertes ............................................................................ 11
3.5 Catering partner ................................................................................................................... 12
3.5.1 Belangrijke aandachtspunten bij het werken met een cateraar ................................. 12
3.6 Meubel en styling partners .................................................................................................. 13
3.6.1 Belangrijke aandachtspunten bij het werken met meubel partners .......................... 13
4 Offertes, contracten ...................................................................................................................... 14
4.1 Offertes van partners en leveranciers controleren ............................................................. 14
4.2 Wanneer een offerte bevestigen? ....................................................................................... 14
4.3 Wat bij annulatie? ................................................................................................................ 14
4.4 algemene annulatievoorwaarden voor op een contract ..................................................... 14
5 Realisatiefase................................................................................................................................. 15
5.1 Draaiboek opstellen ............................................................................................................. 15
5.2 Je rol als eventmanager tijdens de realisatiefase ................................................................ 15
5.3 People Agency ...................................................................................................................... 16
5.4 Vrijwilligers........................................................................................................................... 16
5.4.1 Vergoeding .................................................................................................................. 16
2
, 5.4.2 2 verzekeringen nodig ................................................................................................. 16
5.5 stappenplan van de opbouw ............................................................................................... 17
5.6 Tips voor de on-site productie van een evenement ............................................................ 17
5.7 Tips voor de productie van een evenement ........................................................................ 18
5.8 Tips voor de eventorganisator op de eventdag ................................................................... 18
5.9 Demontage........................................................................................................................... 19
5.9.1 Tips en aandachtspunten voor de demontage ........................................................... 19
6 Post event fase .............................................................................................................................. 20
6.1 Tips en aandachtspunten voor de post event fase .............................................................. 20
1 Wat is styling?................................................................................................................................ 21
2 Hoe? .............................................................................................................................................. 21
3 Decoratie ....................................................................................................................................... 22
3.1 tips bij de decoratie ............................................................................................................. 22
4 Hoe word je een stylist? ................................................................................................................ 22
4.1 Kleurenpallet ........................................................................................................................ 22
4.2 Colorblocking: ...................................................................................................................... 22
4.3 Eclectic ................................................................................................................................. 22
4.4 Regels voor de tafel ............................................................................................................. 23
4.5 Bloemen ............................................................................................................................... 23
4.6 Vulling ruimte....................................................................................................................... 23
4.7 Need to know ....................................................................................................................... 24
3
, UITVOER
1 Wat na een ‘GO’?
wat gebeurt er concreet nadat is beslist om het project/event effectief te doen?
op basis van je marktonderzoek en financiële analyse, neem je zelf de beslissing om door te
gaan
het concept werd goedgekeurd door de klant
er is een advantage (een duidelijk voordeel dat het project sterker of haalbaarder maakt;
locatie, partner, artiest)
2 Wat heeft een event nodig?
Wat een event nodig heeft is afhankelijk van:
- het doel
- het type event
- de locatie
- timing
- aantal aanwezigen
Oefening: noteer alle zaken die je denkt nodig te hebben op dit event:
- Locatie
- Signalisatie
- Structuren
- Meubilair
- Decoratie
- Audio-visueel / Techniek Catering
- Event people
- Entertainment
- Communicatie Safety
- Toilet
- …
4
