Inleiding tot het event management
Les 1: Introductie event
Definitie event
= Een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde dat
gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door
de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen.
3 event categorieën
1) Public events
- Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
- Veel promotie nodig
- Van alle tijden (werd vroeger ook al gedaan)
vb van vroeger : Gladiatorenshows in Colosseum
Vb van nu: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnavel, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, muziekoptredens, klimaatmarsen….
2) Corporate events
- Doelgroep is gekend
- Bedrijfdoelstelling moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
TIP: blijf dit doorvragen tot dit volledig duidelijk is.
à Formuleer de doelstellingen SMART
vb: openbedrijvendag, VIP, productlancering, Horeca expo, BEA Awards,
Canferentie, Teambuilding, gala-avond…
- Vaak hospitality events
I-> = een evenement die gericht is op gastvrijheid, beleving en
ccccc. service
3) Private events
- Doel: Familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
- Publiek: Gekend en selectief
vb: verjaardag, huwelijk, jubilieum, vrijgezellenfeest
à Middel: eerst doelgroep, dan inhoud
1
,Soorten doelen
- Stimuleren van verkoop
- Team motiveren
- Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Interne of externe relaties versterken èLoyaliteit en goodwill
- Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspanning
- Inspireren
Les 2: PROJECTFLOW VAN EEN EVENT – stappenplan
Stappenplan/projectflow van een event
à Stappenplan is niet altijd gelijk bij ieder event.
1) Doelstelling
2) Briefing
3) Brainstorming
4) Concept
5) (Totaal)voorstel
6) Budget
7) Presentatie
8) Opvolging na presentatie
9) Bevestiging
10) Voorbereiding
11) Communicatie
12) Draaiboek, scenario, timing
13) Opbouw
14) Coördinatie event
15) Afbouw
16) Evaluatie
17) Facturatie
18) Follow-up na event
2
,Stap 1: doelstelling
= Wat is het doel van je evenement.
à Gaat je helpen om uit te leggen waarom je iets doet.
2 soorten doelstellingen
1) Strategische doelstellingen
= De stad een internationale uitstraling geven
vb: genste feesten
à Wat wil je bereiken
I->is je droom dat je niet kan uitvoeren zonder je hoe.
2) Operationele doelstellingen
= Legt uit hoe je jouw strategische doelstelling gaat bereiken
Vb bij de Genste Feesten zeker 10 verschillende nationaliteiten op het podia op 1
dag plaatsen om verschillende mensen aan te trekken
Belangrijke woorden:
- ROI: Rental investment
= wat wil ik terug krijgen in cijfers/geld voor mijn investering in dit evenement
à Investering= tijd die je erin steekt
-
- ROO: Rental objects= kleine bevraging achter je event om te polsen wat mensen
ervan vonden.
Stap 2: Briefing
= Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee
de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
Briefing onderdelen
1) Info over een bedrijf
• Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
• Aantal werknemers
• Marketing & communicatiestrategie
• Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2)Info over een event
• Doel (smart)
• Doelgroep: aantal, profiel
• Datum, duur, tijdstip
• Regio, locatie
• Referentiekader: vorige edities
• Programma/ catering vereisten
• Evt.: rol OG in voorbereidingen
• Evt.: retroplanning overlopen
3
, 3)Budget
2 soorten briefings
1) Agency briefing
= van opdrachtgever naar event agency
à 1 briefing voor het compleet event
à Vraag om een conceptvoorstel (van A tot Z)
2) Supplier briefing
= van event agency naar supplier
I-> Vb: cateraar, brouwer, verhuur van tafels,…
à 1 briefing per event element
à Concept is al bekent
à Verwachtingen over gewenste kwaliteit en stijl
Voorbeeld:
Soort briefing: Agency briefing. Er is geen info bekend over het bedrijf zelf
Stap 3: Brainstorm
Opbouw van een brainstorm:
1) Probleemdefinitie = afbakenen waarover je zal brainstormen
2) Ideeën genereren
3) Ideeën selecteren
4) Ideeën presenteren
à a.d.h.v. verschillende brainstormtechnieken
4
Les 1: Introductie event
Definitie event
= Een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde dat
gericht is op een specifieke doelgroep om een vooraf bepaald doel te realiseren door
de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen.
3 event categorieën
1) Public events
- Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
- Veel promotie nodig
- Van alle tijden (werd vroeger ook al gedaan)
vb van vroeger : Gladiatorenshows in Colosseum
Vb van nu: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnavel, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, muziekoptredens, klimaatmarsen….
2) Corporate events
- Doelgroep is gekend
- Bedrijfdoelstelling moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
TIP: blijf dit doorvragen tot dit volledig duidelijk is.
à Formuleer de doelstellingen SMART
vb: openbedrijvendag, VIP, productlancering, Horeca expo, BEA Awards,
Canferentie, Teambuilding, gala-avond…
- Vaak hospitality events
I-> = een evenement die gericht is op gastvrijheid, beleving en
ccccc. service
3) Private events
- Doel: Familie en vrienden deelgenoot maken van een uniek moment
- Publiek: Gekend en selectief
vb: verjaardag, huwelijk, jubilieum, vrijgezellenfeest
à Middel: eerst doelgroep, dan inhoud
1
,Soorten doelen
- Stimuleren van verkoop
- Team motiveren
- Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
- Impopulaire beslissingen acceptabel maken
- Interne of externe relaties versterken èLoyaliteit en goodwill
- Imago van je merk/stad/land verbeteren
- Ontspanning
- Inspireren
Les 2: PROJECTFLOW VAN EEN EVENT – stappenplan
Stappenplan/projectflow van een event
à Stappenplan is niet altijd gelijk bij ieder event.
1) Doelstelling
2) Briefing
3) Brainstorming
4) Concept
5) (Totaal)voorstel
6) Budget
7) Presentatie
8) Opvolging na presentatie
9) Bevestiging
10) Voorbereiding
11) Communicatie
12) Draaiboek, scenario, timing
13) Opbouw
14) Coördinatie event
15) Afbouw
16) Evaluatie
17) Facturatie
18) Follow-up na event
2
,Stap 1: doelstelling
= Wat is het doel van je evenement.
à Gaat je helpen om uit te leggen waarom je iets doet.
2 soorten doelstellingen
1) Strategische doelstellingen
= De stad een internationale uitstraling geven
vb: genste feesten
à Wat wil je bereiken
I->is je droom dat je niet kan uitvoeren zonder je hoe.
2) Operationele doelstellingen
= Legt uit hoe je jouw strategische doelstelling gaat bereiken
Vb bij de Genste Feesten zeker 10 verschillende nationaliteiten op het podia op 1
dag plaatsen om verschillende mensen aan te trekken
Belangrijke woorden:
- ROI: Rental investment
= wat wil ik terug krijgen in cijfers/geld voor mijn investering in dit evenement
à Investering= tijd die je erin steekt
-
- ROO: Rental objects= kleine bevraging achter je event om te polsen wat mensen
ervan vonden.
Stap 2: Briefing
= Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting waarmee
de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
Briefing onderdelen
1) Info over een bedrijf
• Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
• Aantal werknemers
• Marketing & communicatiestrategie
• Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2)Info over een event
• Doel (smart)
• Doelgroep: aantal, profiel
• Datum, duur, tijdstip
• Regio, locatie
• Referentiekader: vorige edities
• Programma/ catering vereisten
• Evt.: rol OG in voorbereidingen
• Evt.: retroplanning overlopen
3
, 3)Budget
2 soorten briefings
1) Agency briefing
= van opdrachtgever naar event agency
à 1 briefing voor het compleet event
à Vraag om een conceptvoorstel (van A tot Z)
2) Supplier briefing
= van event agency naar supplier
I-> Vb: cateraar, brouwer, verhuur van tafels,…
à 1 briefing per event element
à Concept is al bekent
à Verwachtingen over gewenste kwaliteit en stijl
Voorbeeld:
Soort briefing: Agency briefing. Er is geen info bekend over het bedrijf zelf
Stap 3: Brainstorm
Opbouw van een brainstorm:
1) Probleemdefinitie = afbakenen waarover je zal brainstormen
2) Ideeën genereren
3) Ideeën selecteren
4) Ideeën presenteren
à a.d.h.v. verschillende brainstormtechnieken
4
