Inkoop- en contractmanagement
binnen
XXX
Naam xx
Studentnummer xx
Datum 2 May 2025
Opleidingsinstituut NCOI
Opleiding Kort HBO Facility Management
Module Inkoop- en contractmanagement
0
,Voorwoord
Ik ben xx en woon samen met mijn man en onze twee puberdochters in xx.
Sinds 2011 ben ik werkzaam bij xx (hierna: xx) waar ik ben gestart als software tester. In 2022 ben ik
begonnen als teamleider van het facilitaire team dat inmiddels bestaat uit veertien medewerkers.
Medio 2024 vond ik het hoog tijd om de hersenen weer eens te laten kraken door een opleiding te volgen. Ik
wilde graag de theorie achter de praktijk van mijn veelzijdige werkveld begrijpen. Mijn keuze viel al snel op
de opleiding Kort HBO Facility Management van het NCOI. Deze opleiding bestaat uit meerdere modules
waaronder Inkoop- en contractmanagement.
Het document dat voor u ligt is de moduleopdracht die zich richt op een analyse van het inkoopproces en het
contractmanagement binnen de facilitaire organisatie van xx. Deze analyse biedt inzicht in de sterke en
zwakke aspecten van inkoop- en contractmanagement, zodat deze activiteiten verder kunnen worden
ontwikkeld om zo een volwaardig onderdeel van de facilitaire processen te worden.
Om als organisatie beter voorbereid te zijn op de toekomst, zullen de uitkomsten en aanbevelingen van deze
opdracht worden opgenomen in het afdelingsplan en de doelstellingen van de afdeling.
Mijn werkgever ben ik erkentelijk voor de tijd en ruimte die ik krijg om deze opleiding te volgen. Mijn collega
Jeroen Boot en mijn zus Nadège Moesker bedank ik voor hun review met waardevolle tips. En uiteraard
dank ik mijn docent Imre den Os voor de kennis die hij tijdens de lessen met mij heeft gedeeld.
1
,Samenvatting
xx behoort tot de grootste zelfstandige verzekeraars in Nederland en richt zich op het intermediaire kanaal,
zonder directe bemiddeling of verkoop aan klanten. Er zijn ongeveer 385 werknemers actief binnen het
bedrijf. De facilitaire organisatie is gericht op het creëren van een veilige, efficiënte en aangename
werkomgeving die zowel productiviteit als werkplezier bevordert.
Alle interne facilitaire diensten zijn samengevoegd in één afdeling en worden gedeeltelijk uitbesteed aan
externe leveranciers. De dienstverlening wordt aangeboden binnen een vastgesteld budget, zonder dat er
doorberekeningen aan de interne klant worden gedaan.
Binnen xx wordt de inkoop decentraal georganiseerd waarbij iedere afdeling zelf verantwoordelijk is. Voor
de facilitaire organisatie houdt dit in dat medewerkers zelf zorgdragen voor het bestellen van bijvoorbeeld
kantoorartikelen, onderhoudsmaterialen en kantoormeubilair. Er is geen centrale inkoopfunctie of vastgesteld
beleid, wat leidt tot een reactieve werkwijze en beperkte sturing op kwaliteit, kosten en efficiëntie. Deze
analyse richt zich specifiek op de facilitaire inkoop en dan met name op kantoormeubilair, met als doel om
inzicht te geven in het huidige inkoopproces. Daarbij wordt gekeken naar knelpunten, verbeterkansen en de
manier waarop het proces strategischer ingericht kan worden.
Door het proces te analyseren aan de hand van theorieën zoals het inkoopontwikkelingsmodel van Van
Weele et al. (2021) wordt duidelijk hoe xx de inkoopfunctie kan professionaliseren en beter kan laten
aansluiten op de organisatiedoelstellingen.
De aandacht voor duurzaamheid beïnvloedt steeds sterker het inkoopbeleid, ook bij xx. Hoewel er al een
gedragscode voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is opgesteld voor het primaire proces,
ontbreekt zo’n plan nog voor de facilitaire inkoop. Deze focust zich nog te veel op kosten in plaats van
waarde. Om MVI strategisch te integreren zijn duidelijke doelstellingen nodig. Voor kantoormeubilair wordt
onder meer ingezet op circulair materiaalgebruik (doel: minimaal 80% met keurmerk), levensduurverlenging
via hergebruik en reparatie (doel: 90% hergebruik in 2027), en duurzame verpakkingen (doel: 100% circulair
verpakt eind 2026). Deze stappen dragen bij aan het duurzamer inkopen binnen de facilitaire organisatie.
Binnen xx richt contractmanagement zich op het naleven van afspraken met leveranciers om maximale
waarde te behalen. Hoewel het contractbeheersysteem 2Agree steeds meer wordt gebruikt, zijn er ook
contracten versnipperd opgeslagen en is de betrokkenheid van de teamleider Facilitair te beperkt. Er wordt
nauwelijks onderhandeld en leveranciersprestaties worden niet structureel geëvalueerd. Om dit te
verbeteren, wordt voorgesteld om alle contracten centraal op te slaan in 2Agree, de teamleider actiever te
betrekken, het vierogenprincipe toe te passen, facturen inhoudelijk te laten controleren door de juiste
persoon, actief te onderhandelen en leveranciers regelmatig te evalueren aan de hand van duidelijke KPI’s.
Deze stappen zorgen voor betere controle, hogere efficiëntie en verbeterde leveranciersrelaties.
Het is voor een effectief leveranciersbeleid belangrijk om afhankelijkheid van leveranciers te beperken en de
machtspositie van de organisatie te benutten. Een goede start is de analyse van het inkoopportfolio,
waarbij gekeken wordt naar de financiële impact van producten en het bijbehorende toeleveringsrisico. Voor
kantoormeubilair is het risico laag en de waarde beperkt. De strategie richt zich dan ook op
kostenbeheersing en efficiëntie: prijsgericht onderhandelen, meerdere offertes opvragen, standaardiseren
van producten en processen, gebruik van e-procurement, bundelen van inkoopbehoeften, onderhandelen op
basis van total cost of ownership (TCO), en het bewaken van kwaliteit en levertijd ondanks de focus op prijs.
Bij de aanschaf van kantoormeubilair is risicomanagement cruciaal in alle fasen van het inkoopproces. Dit
begint met het bepalen van de context: de belangrijkste stakeholders zijn gebruikers, de facilitaire
organisatie en werkplekadviseurs, die allen verschillende belangen en invloed hebben. Hun betrokkenheid is
essentieel voor een succesvol inkooptraject. De inkoopdoelstellingen richten zich op kostenbeheersing,
kwaliteit en duurzaamheid.
Belangrijke risico’s zijn onduidelijke eisen door gebrek aan afstemming met gebruikers (te voorkomen met
een Programma van Eisen) en vage contractafspraken (te voorkomen met duidelijke contracten en juridische
toetsing). Doorlopend evalueren van risico’s blijft essentieel.
Om de facilitaire inkoop binnen xx te verbeteren, is een strategische aanpak nodig die verder kijkt dan alleen
kosten. Door contractbeheer te centraliseren, risico’s actief te managen en leveranciers structureel te
evalueren, kan beter gestuurd worden op kwaliteit, duurzaamheid en efficiëntie. Met duidelijke MVI-
2
, doelstellingen en betrokkenheid van stakeholders bouwt xx aan een toekomstbestendige en waardevolle
inkoopfunctie die aansluit op de bredere organisatiedoelstellingen.
3
binnen
XXX
Naam xx
Studentnummer xx
Datum 2 May 2025
Opleidingsinstituut NCOI
Opleiding Kort HBO Facility Management
Module Inkoop- en contractmanagement
0
,Voorwoord
Ik ben xx en woon samen met mijn man en onze twee puberdochters in xx.
Sinds 2011 ben ik werkzaam bij xx (hierna: xx) waar ik ben gestart als software tester. In 2022 ben ik
begonnen als teamleider van het facilitaire team dat inmiddels bestaat uit veertien medewerkers.
Medio 2024 vond ik het hoog tijd om de hersenen weer eens te laten kraken door een opleiding te volgen. Ik
wilde graag de theorie achter de praktijk van mijn veelzijdige werkveld begrijpen. Mijn keuze viel al snel op
de opleiding Kort HBO Facility Management van het NCOI. Deze opleiding bestaat uit meerdere modules
waaronder Inkoop- en contractmanagement.
Het document dat voor u ligt is de moduleopdracht die zich richt op een analyse van het inkoopproces en het
contractmanagement binnen de facilitaire organisatie van xx. Deze analyse biedt inzicht in de sterke en
zwakke aspecten van inkoop- en contractmanagement, zodat deze activiteiten verder kunnen worden
ontwikkeld om zo een volwaardig onderdeel van de facilitaire processen te worden.
Om als organisatie beter voorbereid te zijn op de toekomst, zullen de uitkomsten en aanbevelingen van deze
opdracht worden opgenomen in het afdelingsplan en de doelstellingen van de afdeling.
Mijn werkgever ben ik erkentelijk voor de tijd en ruimte die ik krijg om deze opleiding te volgen. Mijn collega
Jeroen Boot en mijn zus Nadège Moesker bedank ik voor hun review met waardevolle tips. En uiteraard
dank ik mijn docent Imre den Os voor de kennis die hij tijdens de lessen met mij heeft gedeeld.
1
,Samenvatting
xx behoort tot de grootste zelfstandige verzekeraars in Nederland en richt zich op het intermediaire kanaal,
zonder directe bemiddeling of verkoop aan klanten. Er zijn ongeveer 385 werknemers actief binnen het
bedrijf. De facilitaire organisatie is gericht op het creëren van een veilige, efficiënte en aangename
werkomgeving die zowel productiviteit als werkplezier bevordert.
Alle interne facilitaire diensten zijn samengevoegd in één afdeling en worden gedeeltelijk uitbesteed aan
externe leveranciers. De dienstverlening wordt aangeboden binnen een vastgesteld budget, zonder dat er
doorberekeningen aan de interne klant worden gedaan.
Binnen xx wordt de inkoop decentraal georganiseerd waarbij iedere afdeling zelf verantwoordelijk is. Voor
de facilitaire organisatie houdt dit in dat medewerkers zelf zorgdragen voor het bestellen van bijvoorbeeld
kantoorartikelen, onderhoudsmaterialen en kantoormeubilair. Er is geen centrale inkoopfunctie of vastgesteld
beleid, wat leidt tot een reactieve werkwijze en beperkte sturing op kwaliteit, kosten en efficiëntie. Deze
analyse richt zich specifiek op de facilitaire inkoop en dan met name op kantoormeubilair, met als doel om
inzicht te geven in het huidige inkoopproces. Daarbij wordt gekeken naar knelpunten, verbeterkansen en de
manier waarop het proces strategischer ingericht kan worden.
Door het proces te analyseren aan de hand van theorieën zoals het inkoopontwikkelingsmodel van Van
Weele et al. (2021) wordt duidelijk hoe xx de inkoopfunctie kan professionaliseren en beter kan laten
aansluiten op de organisatiedoelstellingen.
De aandacht voor duurzaamheid beïnvloedt steeds sterker het inkoopbeleid, ook bij xx. Hoewel er al een
gedragscode voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) is opgesteld voor het primaire proces,
ontbreekt zo’n plan nog voor de facilitaire inkoop. Deze focust zich nog te veel op kosten in plaats van
waarde. Om MVI strategisch te integreren zijn duidelijke doelstellingen nodig. Voor kantoormeubilair wordt
onder meer ingezet op circulair materiaalgebruik (doel: minimaal 80% met keurmerk), levensduurverlenging
via hergebruik en reparatie (doel: 90% hergebruik in 2027), en duurzame verpakkingen (doel: 100% circulair
verpakt eind 2026). Deze stappen dragen bij aan het duurzamer inkopen binnen de facilitaire organisatie.
Binnen xx richt contractmanagement zich op het naleven van afspraken met leveranciers om maximale
waarde te behalen. Hoewel het contractbeheersysteem 2Agree steeds meer wordt gebruikt, zijn er ook
contracten versnipperd opgeslagen en is de betrokkenheid van de teamleider Facilitair te beperkt. Er wordt
nauwelijks onderhandeld en leveranciersprestaties worden niet structureel geëvalueerd. Om dit te
verbeteren, wordt voorgesteld om alle contracten centraal op te slaan in 2Agree, de teamleider actiever te
betrekken, het vierogenprincipe toe te passen, facturen inhoudelijk te laten controleren door de juiste
persoon, actief te onderhandelen en leveranciers regelmatig te evalueren aan de hand van duidelijke KPI’s.
Deze stappen zorgen voor betere controle, hogere efficiëntie en verbeterde leveranciersrelaties.
Het is voor een effectief leveranciersbeleid belangrijk om afhankelijkheid van leveranciers te beperken en de
machtspositie van de organisatie te benutten. Een goede start is de analyse van het inkoopportfolio,
waarbij gekeken wordt naar de financiële impact van producten en het bijbehorende toeleveringsrisico. Voor
kantoormeubilair is het risico laag en de waarde beperkt. De strategie richt zich dan ook op
kostenbeheersing en efficiëntie: prijsgericht onderhandelen, meerdere offertes opvragen, standaardiseren
van producten en processen, gebruik van e-procurement, bundelen van inkoopbehoeften, onderhandelen op
basis van total cost of ownership (TCO), en het bewaken van kwaliteit en levertijd ondanks de focus op prijs.
Bij de aanschaf van kantoormeubilair is risicomanagement cruciaal in alle fasen van het inkoopproces. Dit
begint met het bepalen van de context: de belangrijkste stakeholders zijn gebruikers, de facilitaire
organisatie en werkplekadviseurs, die allen verschillende belangen en invloed hebben. Hun betrokkenheid is
essentieel voor een succesvol inkooptraject. De inkoopdoelstellingen richten zich op kostenbeheersing,
kwaliteit en duurzaamheid.
Belangrijke risico’s zijn onduidelijke eisen door gebrek aan afstemming met gebruikers (te voorkomen met
een Programma van Eisen) en vage contractafspraken (te voorkomen met duidelijke contracten en juridische
toetsing). Doorlopend evalueren van risico’s blijft essentieel.
Om de facilitaire inkoop binnen xx te verbeteren, is een strategische aanpak nodig die verder kijkt dan alleen
kosten. Door contractbeheer te centraliseren, risico’s actief te managen en leveranciers structureel te
evalueren, kan beter gestuurd worden op kwaliteit, duurzaamheid en efficiëntie. Met duidelijke MVI-
2
, doelstellingen en betrokkenheid van stakeholders bouwt xx aan een toekomstbestendige en waardevolle
inkoopfunctie die aansluit op de bredere organisatiedoelstellingen.
3
