Beginselen van de administratieve organisatie
------------------------------------------------------------------------------------
-------
Hoofdstuk 1 – Introductie bedrijfsprocessen en organisaties
1.1 Organisaties en bedrijfsprocessen
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------
Bedrijfsproces: Eén bedrijfsproces bestaat meestal uit de som van verschillende
activiteiten. Er moet goed worden nagedacht over de volgorde van deze activiteiten,
het begin én einde van het bedrijfsproces.
De activiteiten kunnen door meerdere personen worden uitgevoerd. Meestal
zijn er een aantal duidelijke scheidingen getroffen in de uit te voeren
activiteiten. Dit vanuit controleoogpunt.
Door een goede beschrijving en analyse van de verschillende activiteiten kan
er worden nagedacht over de hulpmiddelen die ervoor nodig zijn en op welke
plaatsen men risico loopt. (Voor deze risico’s kunnen dan weer maatregelen
genomen worden)
Vb. Bedrijfsproces kledingverkoop:
Start verkoopproces -> (1) Kleding uitzoeken -> (2) Prijs-labels verzamelen en
kledingstukken inpakken -> (3) Identificatie medewerker bij de kassa -> (4)
Labels/prijzen scannen in de kassa -> (5) Afhandelen betalingstransactie -> Eind
verkoopproces
(De Beschrijving van een organisatie bestaat meestal uit een beschrijving van de
afdelingen in een organisatie)
Organogram: Wordt ook wel het hiërarchische organisatieschema genoemd, omdat
je makkelijk kan zien wie leidinggeeft aan wie; Het is in feite een weergave van
verantwoordelijkheden in een organisatie.
In grotere organisaties zullen afdelingen vaak gesplitst worden zodat er controle
gevoerd kan worden op verschillende verantwoordelijkheden.
Beheersing van risico’s: Het uitgangspunt van de administratieve organisatie. Het
is belangrijk dat verschillende rollen in een bedrijf worden onderscheiden met
verschillende verantwoordelijkheden. Zo bouw je als het ware checks en balances
(controles). Fouten worden zichtbaar, buitengewoon belangrijk.
Primair proces: Vormen het bestaansrecht van een organisatie. Beschrijft de
kernactiviteit van de organisatie. In het geval van een kledingwinkel, alle activiteiten
samen, vanaf ontvangst van de goederen tot het meegeven van de kledingstukken.
Logistieke basisstructuur: Weergave van de activiteiten van de kernactiviteit of
een ander proces. De goederenstroom.
,Vb. Primair proces van een winkel, van kleding.
->ontvangen kleding en opslaan magazijn -> Voorraad kleding in winkelmagazijn ->
Labelen kleding en ophangen in winkelschappen -> Voorraad kleding in winkel ->
Verkoop en leveren kleding aan de klant->
Activiteiten worden meestal weergegeven in een blauwe rechthoek.
Een voorraad wordt meestal weergegeven in een oranje driehoek.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------
1.2 Ontwikkelingen in organisaties
Omgevingsfactoren: Organisaties functioneren in een markt. In deze markten doen
zich allerlei ontwikkelingen voor die van invloed kunnen zijn op de interne organisatie
van bedrijven. Organisaties moeten inspelen op deze ontwikkelingen, ook wel
omgevingsfactoren genoemd, om hun marktpositie te handhaven of te versterken.
Een aantal ontwikkelingen waar elke organisatie wel mee te maken krijgt. Deze
ontwikkelingen hebben grote consequenties voor de inrichting van
bedrijfsprocessen.
1. Globalisering
2. IT-ontwikkelingen
3. Samenwerking in de keten
4. Organisatieontwikkelingen
Globalisering: Landsgrenzen voor markten zijn open of worden steeds opener. De
afstanden in de wereld worden steeds ‘kleiner’. Bedrijven en organisaties opereren
steeds meer wereldwijd. Het ontstaan van steeds meer verwevenheid van
economieën.
Er moet dus steeds meer rekening gehouden worden met de regels en wetten
van andere landen.
Werkt concurrentie verhogend. Bedrijfsprocessen en prestaties moeten
steeds effectiever en efficiënter.
Voortdurende druk onderscheidend vermogen van jouw product of dienst.
Steeds meer aandacht voor beheersing interne kosten ook al leveren
bedrijven goede prestaties. Eén van de belangrijkste middelen voor deze
kostenbeheersing is de inrichting van de bedrijfsprocessen. Door handig en
efficiënt hun bedrijfsprocessen in te richting kunnen ze concurrentievoordeel
krijgen. (Hierin zitten de administratieve organisatorische aspecten slim
verweven).
Voordeel is dat de consumentenmarkt, om producten af te zetten, veel groter
is dan voorheen.
IT-ontwikkelingen: Naast een netwerk om gegevens uit te wisselen is het internet
een goed verkoopkanaal.
, Tegenwoordig zijn er steeds meer bedrijven die het internet gebruiken ter
ondersteuning van interne bedrijfsprocessen. (Beveiligde browsertechnologie)
Dit maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen te laten verlopen op plaats- en
tijdsonafhankelijken basis.
Samenwerken in de keten: Vooral in handel- en productiebedrijven zien we steeds
meer strategische allianties ontstaan. Een keten van bedrijven is een reeks bedrijven
die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan één consumentenproduct.
Voordeel van samenwerking in een keten is dat de kwaliteitsbewaking van de
producten op elkaar kan worden afgestemd, en daarmee verhoogd. Ook de
voorraden kunnen zo goed op elkaar worden afgestemd, met minder kosten
als gevolg. (Voornamelijk belangrijk voor houdbare producten)
(Bedrijfskolom: een andere naam voor een keten van bedrijven)
De redenen voor het samenwerken in een keten:
Inkoopvoordelen
Snelheid van levering aan klanten
Kwaliteitsverbeteringen
Gezamenlijke innovaties
Kostenreductie
Voorraadreductie (minder grote kans op incourante producten)
Verbreding van markten
(Incourante producten: Producten die onverkoopbaar zijn geworden; geen
belangstelling meer voor)
Organisatieontwikkelingen: Voor de administratieve organisatie betekent dat de
continuïteit van organisatorische ontwikkelingen beroep doet op de waakzaamheid
van het blijven volgen, en het goed op orde blijven houden van interne
beheersingsmaatregelen.
Concurrentiedruk: De opgevoerde druk door concurrenten door de
continuïteit van ontwikkelingen; Door de concurrentiedruk zijn bedrijven en
instellingen voortdurend bezig hun kosten te reduceren en hun
bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren.
Kostenbewustzijn: Het voortdurend bezig zijn kosten te reduceren.
Kostenbewust handelen houdt in dat je in je denken én je doen gericht bent
op een optimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen.
Verantwoordelijkheden binnen organisaties: Er is ook steeds meer druk
vanuit de arbeidsmarkt. Werknemers zijn steeds hoger opgeleid, en stellen
dus hogere eisen, zo willen ze meer verantwoordelijkheid. Bedrijven
overwegen door deze vraag, de interne organisatie aan te passen en nieuwe
werkmethodes in te voeren -> reorganisaties -> verandering organisatorische
verantwoordelijkheden interne controles.
Laatste jaren focussen bedrijven meer op het laag neer leggen van
verantwoordelijkheden. Dit betekent minder overhead kosten zodat deze ‘lean
and mean’ georganiseerd kunnen worden.
------------------------------------------------------------------------------------
-------
Hoofdstuk 1 – Introductie bedrijfsprocessen en organisaties
1.1 Organisaties en bedrijfsprocessen
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------
Bedrijfsproces: Eén bedrijfsproces bestaat meestal uit de som van verschillende
activiteiten. Er moet goed worden nagedacht over de volgorde van deze activiteiten,
het begin én einde van het bedrijfsproces.
De activiteiten kunnen door meerdere personen worden uitgevoerd. Meestal
zijn er een aantal duidelijke scheidingen getroffen in de uit te voeren
activiteiten. Dit vanuit controleoogpunt.
Door een goede beschrijving en analyse van de verschillende activiteiten kan
er worden nagedacht over de hulpmiddelen die ervoor nodig zijn en op welke
plaatsen men risico loopt. (Voor deze risico’s kunnen dan weer maatregelen
genomen worden)
Vb. Bedrijfsproces kledingverkoop:
Start verkoopproces -> (1) Kleding uitzoeken -> (2) Prijs-labels verzamelen en
kledingstukken inpakken -> (3) Identificatie medewerker bij de kassa -> (4)
Labels/prijzen scannen in de kassa -> (5) Afhandelen betalingstransactie -> Eind
verkoopproces
(De Beschrijving van een organisatie bestaat meestal uit een beschrijving van de
afdelingen in een organisatie)
Organogram: Wordt ook wel het hiërarchische organisatieschema genoemd, omdat
je makkelijk kan zien wie leidinggeeft aan wie; Het is in feite een weergave van
verantwoordelijkheden in een organisatie.
In grotere organisaties zullen afdelingen vaak gesplitst worden zodat er controle
gevoerd kan worden op verschillende verantwoordelijkheden.
Beheersing van risico’s: Het uitgangspunt van de administratieve organisatie. Het
is belangrijk dat verschillende rollen in een bedrijf worden onderscheiden met
verschillende verantwoordelijkheden. Zo bouw je als het ware checks en balances
(controles). Fouten worden zichtbaar, buitengewoon belangrijk.
Primair proces: Vormen het bestaansrecht van een organisatie. Beschrijft de
kernactiviteit van de organisatie. In het geval van een kledingwinkel, alle activiteiten
samen, vanaf ontvangst van de goederen tot het meegeven van de kledingstukken.
Logistieke basisstructuur: Weergave van de activiteiten van de kernactiviteit of
een ander proces. De goederenstroom.
,Vb. Primair proces van een winkel, van kleding.
->ontvangen kleding en opslaan magazijn -> Voorraad kleding in winkelmagazijn ->
Labelen kleding en ophangen in winkelschappen -> Voorraad kleding in winkel ->
Verkoop en leveren kleding aan de klant->
Activiteiten worden meestal weergegeven in een blauwe rechthoek.
Een voorraad wordt meestal weergegeven in een oranje driehoek.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------
1.2 Ontwikkelingen in organisaties
Omgevingsfactoren: Organisaties functioneren in een markt. In deze markten doen
zich allerlei ontwikkelingen voor die van invloed kunnen zijn op de interne organisatie
van bedrijven. Organisaties moeten inspelen op deze ontwikkelingen, ook wel
omgevingsfactoren genoemd, om hun marktpositie te handhaven of te versterken.
Een aantal ontwikkelingen waar elke organisatie wel mee te maken krijgt. Deze
ontwikkelingen hebben grote consequenties voor de inrichting van
bedrijfsprocessen.
1. Globalisering
2. IT-ontwikkelingen
3. Samenwerking in de keten
4. Organisatieontwikkelingen
Globalisering: Landsgrenzen voor markten zijn open of worden steeds opener. De
afstanden in de wereld worden steeds ‘kleiner’. Bedrijven en organisaties opereren
steeds meer wereldwijd. Het ontstaan van steeds meer verwevenheid van
economieën.
Er moet dus steeds meer rekening gehouden worden met de regels en wetten
van andere landen.
Werkt concurrentie verhogend. Bedrijfsprocessen en prestaties moeten
steeds effectiever en efficiënter.
Voortdurende druk onderscheidend vermogen van jouw product of dienst.
Steeds meer aandacht voor beheersing interne kosten ook al leveren
bedrijven goede prestaties. Eén van de belangrijkste middelen voor deze
kostenbeheersing is de inrichting van de bedrijfsprocessen. Door handig en
efficiënt hun bedrijfsprocessen in te richting kunnen ze concurrentievoordeel
krijgen. (Hierin zitten de administratieve organisatorische aspecten slim
verweven).
Voordeel is dat de consumentenmarkt, om producten af te zetten, veel groter
is dan voorheen.
IT-ontwikkelingen: Naast een netwerk om gegevens uit te wisselen is het internet
een goed verkoopkanaal.
, Tegenwoordig zijn er steeds meer bedrijven die het internet gebruiken ter
ondersteuning van interne bedrijfsprocessen. (Beveiligde browsertechnologie)
Dit maakt het mogelijk om bedrijfsprocessen te laten verlopen op plaats- en
tijdsonafhankelijken basis.
Samenwerken in de keten: Vooral in handel- en productiebedrijven zien we steeds
meer strategische allianties ontstaan. Een keten van bedrijven is een reeks bedrijven
die achtereenvolgens een bijdrage leveren aan één consumentenproduct.
Voordeel van samenwerking in een keten is dat de kwaliteitsbewaking van de
producten op elkaar kan worden afgestemd, en daarmee verhoogd. Ook de
voorraden kunnen zo goed op elkaar worden afgestemd, met minder kosten
als gevolg. (Voornamelijk belangrijk voor houdbare producten)
(Bedrijfskolom: een andere naam voor een keten van bedrijven)
De redenen voor het samenwerken in een keten:
Inkoopvoordelen
Snelheid van levering aan klanten
Kwaliteitsverbeteringen
Gezamenlijke innovaties
Kostenreductie
Voorraadreductie (minder grote kans op incourante producten)
Verbreding van markten
(Incourante producten: Producten die onverkoopbaar zijn geworden; geen
belangstelling meer voor)
Organisatieontwikkelingen: Voor de administratieve organisatie betekent dat de
continuïteit van organisatorische ontwikkelingen beroep doet op de waakzaamheid
van het blijven volgen, en het goed op orde blijven houden van interne
beheersingsmaatregelen.
Concurrentiedruk: De opgevoerde druk door concurrenten door de
continuïteit van ontwikkelingen; Door de concurrentiedruk zijn bedrijven en
instellingen voortdurend bezig hun kosten te reduceren en hun
bedrijfsprocessen te analyseren en te verbeteren.
Kostenbewustzijn: Het voortdurend bezig zijn kosten te reduceren.
Kostenbewust handelen houdt in dat je in je denken én je doen gericht bent
op een optimaal gebruik van tijd, geld en andere middelen.
Verantwoordelijkheden binnen organisaties: Er is ook steeds meer druk
vanuit de arbeidsmarkt. Werknemers zijn steeds hoger opgeleid, en stellen
dus hogere eisen, zo willen ze meer verantwoordelijkheid. Bedrijven
overwegen door deze vraag, de interne organisatie aan te passen en nieuwe
werkmethodes in te voeren -> reorganisaties -> verandering organisatorische
verantwoordelijkheden interne controles.
Laatste jaren focussen bedrijven meer op het laag neer leggen van
verantwoordelijkheden. Dit betekent minder overhead kosten zodat deze ‘lean
and mean’ georganiseerd kunnen worden.
