Praktijkintegratie Interne Beheersing en
3-10-2023 ERP
Definitief rapport
Naam:
Studentnummer:
Opleiding en opleider:
Plaats en jaar:
Docent:
Manier refereren:
,Inhoudsopgave
Inleiding.................................................................................................................. 2
Aanleiding............................................................................................................ 2
Doelstelling onderzoek........................................................................................2
Beschrijving organisatie.......................................................................................2
Opbouw onderzoek en relevantie........................................................................3
Schets opbouw verslag........................................................................................4
Hoofd- en deelvragen.......................................................................................... 4
Onderzoek.............................................................................................................. 5
1 Literatuurstudie................................................................................................... 5
1.1 Inrichting inkoopproces ideale situatie..........................................................5
1.2 COSO-ERM Model........................................................................................... 7
1.3 Risico’s inkoopproces.....................................................................................8
1.4 Beheersingsmaatregelen om risico’s op te vangen.......................................9
1.5 General Controls.......................................................................................... 10
1.6 Application Controls.....................................................................................11
1.7 Voordelen ERP-systeem...............................................................................12
1.8 Toetsing interne beheersingsmaatregelen...................................................12
1.9 Normeringen ERP-systeem..........................................................................13
1.10 Beoordeling geraadpleegde literatuur.......................................................13
2 Praktijkstudie..................................................................................................... 14
2.1 Introductie................................................................................................... 14
2.2 Overzicht onderwerpen en vragen...............................................................14
2.3 Analyse interview.......................................................................................15
2.3.1 De vragen en antwoorden.....................................................................15
2.3.2 Analyse inkoopproces............................................................................17
2.4 Aanvulling interview via mail.......................................................................18
Concept / Definitief............................................................................................... 20
1 Huidige systeem AO en IB..................................................................................20
2 Inrichting huidige inkoopproces.........................................................................22
3 Risicoanalyse..................................................................................................... 23
4 Mogelijke verbeterpunten..................................................................................25
5 Afweging interne beheersingsmaatregelen........................................................27
Conclusie.............................................................................................................. 29
Bronnenlijst........................................................................................................... 30
,Inleiding
Aanleiding
Een goede administratieve organisatie en interne beheersing (AO en IB) zorgt ervoor dat een
organisatie in control is op zowel strategisch, tactisch en operationeel niveau. Een goede
administratieve organisatie helpt om de juiste informatie te verkrijgen op het juiste moment
(Administratieve Organisatie AO en Interne Beheersing IB, z.d.). Daarnaast helpt interne
beheersing de onderneming om te voldoen aan de wet- en regelgeving en het voorkomt dat
de werknemers fraude kunnen plegen (Heijne, C., 2022)
Voor deze opdracht wordt het inkoopproces van een organisatie onderzocht. Er is gekozen
voor het inkoopproces, omdat dat bij alle organisaties ongeacht typologie of grootte,
aanwezig is. Daarnaast kan een slechte AO en IB nadelige gevolgen hebben voor de
organisatie waaronder: frauduleus handelen van werknemers, stagnaties in het
productieproces en onverkoopbare producten door bijvoorbeeld verderf. Daarom is een
goed werkende AO en IB belangrijk voor elke organisatie.
De opdracht wordt uitgevoegd door {naam). Een assistent accountant werkzaam bij {naam
bedrijf}. De opdracht wordt uitgevoerd bij een klant waarvoor de administratie verwerkt
wordt namens het accountantskantoor.
Doelstelling onderzoek
De doelstelling van het onderzoek is om een verbeteradvies op te stellen aan de hand van
een risicoanalyse voor de administratieve organisatie en interne beheersing van de
organisatie. Ik heb hiervoor de organisatie {naam bedrijf} gekozen.
Beschrijving organisatie
Introductie organisatie
Het bedrijf waar ik de opdracht uitvoer is het restaurant {naam bedrijf}. Ik werk als assistent
accountant bij {naam bedrijf}. {naam bedrijf} is een klant van mij, waarvoor ik de
administratie verwerk. Ik heb toestemming verkregen van de eigenaar {naam eigenaar} om
de opdracht uit te voeren voor {naam bedrijf}.
Algemene informatie van de organisatie
Naam: {naam bedrijf}
Soort organisatie: Restaurant, ijssalon, pizzeria
Bedrijfstak: Horeca
Omvang: {naam bedrijf} heeft 32 werknemers, waarvan er 5 fulltime werken, 4 parttime en
de rest op basis van een nul-urencontract werkt. {naam bedrijf} heeft 1 vestiging in
{plaatsnaam}.
Belangrijkste producten: pizza’s en ijs
Rechtsvorm: {naam bedrijf} heeft de rechtsvorm van een vennootschap onder firma. De
vennoten zijn mevrouw {naam} en de heer {naam}.
Typologie: Dienstverlening met doorstroming van eigen goederen.
, Afdeling inkoop
De inkopen worden volledig gedaan door de eigenaar van de organisatie. Doordat de
eigenaar als enige belast is met de inkopen, is dit een zwakte in de administratieve
organisatie en interne controle van de organisatie. Verder zijn er drie afdelingen: afdeling
keuken, afdeling bediening en afdeling ijs. Er lopen 9 medewerkers in de bediening, 13
ijsscheppers, 6 koks, 3 afwassers en 1 leidinggevende. De keuken is verantwoordelijk voor
alle voorgerechten en hoofdgerechten van het restaurant. De afdeling ijs is verantwoordelijk
voor het gedeelte van de ijssalon en de desserts van het restaurant. De bediening is
verantwoordelijk voor het opnemen van bestellingen en afgeven van bestellingen
waaronder de drankjes en de gerechten naar de klanten. De leidinggevende is
verantwoordelijk voor de samenhang tussen de afdelingen op de werkvloer.
Automatiseringssysteem
Er wordt tot dusver nog geen gebruik gemaakt van een automatiseringssysteem voor het
inkoopproces. Hierover wilt de eigenaar graag meer informatie verschaffen, zodat hij op
basis van het adviesrapport de integratie van het systeem in werking kan zetten.
Beschrijving en organogram afdelingen
Er zijn drie afdelingen, namelijk de keuken, de bediening en het ijs. Daarboven staat een
leidinggevende die verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken. Boven de
leidinggevende staat {naam eigenaar}, de eigenaar, die ook verantwoordelijk is voor de
inkopen van {naam bedrijf} en elke dag aanwezig is en meewerkt in de organisatie.
Eigenaar /
Inkoper
Leidinggevende
Keuken IJssalon Bediening
Opbouw onderzoek en relevantie
Opbouw
Het onderzoek bestaat uit een literatuurstudie en praktijkstudie. De literatuurstudie bestaat
uit een aantal vragen die beantwoord moeten worden rondom het automatiseren van het
inkoopproces. Ook worden de voordelen, risico’s en maatregelen van een ERP-systeem
behandeld. De praktijkstudie bestaat uit interviews met relevante werknemers van de
organisatie betreft het gehele inkoopproces. Hieruit volgt een analyse van het inkoopproces.
Relevantie
Om advies te kunnen geven over het geautomatiseerde inkoopsysteem en ERP systemen is
het belangrijk om genoeg voorkennis te hebben. Om kennis te vergaren over het onderwerp
wordt er een literatuurstudie voorafgaand aan de praktijkstudie gedaan. De praktijkstudie is
3-10-2023 ERP
Definitief rapport
Naam:
Studentnummer:
Opleiding en opleider:
Plaats en jaar:
Docent:
Manier refereren:
,Inhoudsopgave
Inleiding.................................................................................................................. 2
Aanleiding............................................................................................................ 2
Doelstelling onderzoek........................................................................................2
Beschrijving organisatie.......................................................................................2
Opbouw onderzoek en relevantie........................................................................3
Schets opbouw verslag........................................................................................4
Hoofd- en deelvragen.......................................................................................... 4
Onderzoek.............................................................................................................. 5
1 Literatuurstudie................................................................................................... 5
1.1 Inrichting inkoopproces ideale situatie..........................................................5
1.2 COSO-ERM Model........................................................................................... 7
1.3 Risico’s inkoopproces.....................................................................................8
1.4 Beheersingsmaatregelen om risico’s op te vangen.......................................9
1.5 General Controls.......................................................................................... 10
1.6 Application Controls.....................................................................................11
1.7 Voordelen ERP-systeem...............................................................................12
1.8 Toetsing interne beheersingsmaatregelen...................................................12
1.9 Normeringen ERP-systeem..........................................................................13
1.10 Beoordeling geraadpleegde literatuur.......................................................13
2 Praktijkstudie..................................................................................................... 14
2.1 Introductie................................................................................................... 14
2.2 Overzicht onderwerpen en vragen...............................................................14
2.3 Analyse interview.......................................................................................15
2.3.1 De vragen en antwoorden.....................................................................15
2.3.2 Analyse inkoopproces............................................................................17
2.4 Aanvulling interview via mail.......................................................................18
Concept / Definitief............................................................................................... 20
1 Huidige systeem AO en IB..................................................................................20
2 Inrichting huidige inkoopproces.........................................................................22
3 Risicoanalyse..................................................................................................... 23
4 Mogelijke verbeterpunten..................................................................................25
5 Afweging interne beheersingsmaatregelen........................................................27
Conclusie.............................................................................................................. 29
Bronnenlijst........................................................................................................... 30
,Inleiding
Aanleiding
Een goede administratieve organisatie en interne beheersing (AO en IB) zorgt ervoor dat een
organisatie in control is op zowel strategisch, tactisch en operationeel niveau. Een goede
administratieve organisatie helpt om de juiste informatie te verkrijgen op het juiste moment
(Administratieve Organisatie AO en Interne Beheersing IB, z.d.). Daarnaast helpt interne
beheersing de onderneming om te voldoen aan de wet- en regelgeving en het voorkomt dat
de werknemers fraude kunnen plegen (Heijne, C., 2022)
Voor deze opdracht wordt het inkoopproces van een organisatie onderzocht. Er is gekozen
voor het inkoopproces, omdat dat bij alle organisaties ongeacht typologie of grootte,
aanwezig is. Daarnaast kan een slechte AO en IB nadelige gevolgen hebben voor de
organisatie waaronder: frauduleus handelen van werknemers, stagnaties in het
productieproces en onverkoopbare producten door bijvoorbeeld verderf. Daarom is een
goed werkende AO en IB belangrijk voor elke organisatie.
De opdracht wordt uitgevoegd door {naam). Een assistent accountant werkzaam bij {naam
bedrijf}. De opdracht wordt uitgevoerd bij een klant waarvoor de administratie verwerkt
wordt namens het accountantskantoor.
Doelstelling onderzoek
De doelstelling van het onderzoek is om een verbeteradvies op te stellen aan de hand van
een risicoanalyse voor de administratieve organisatie en interne beheersing van de
organisatie. Ik heb hiervoor de organisatie {naam bedrijf} gekozen.
Beschrijving organisatie
Introductie organisatie
Het bedrijf waar ik de opdracht uitvoer is het restaurant {naam bedrijf}. Ik werk als assistent
accountant bij {naam bedrijf}. {naam bedrijf} is een klant van mij, waarvoor ik de
administratie verwerk. Ik heb toestemming verkregen van de eigenaar {naam eigenaar} om
de opdracht uit te voeren voor {naam bedrijf}.
Algemene informatie van de organisatie
Naam: {naam bedrijf}
Soort organisatie: Restaurant, ijssalon, pizzeria
Bedrijfstak: Horeca
Omvang: {naam bedrijf} heeft 32 werknemers, waarvan er 5 fulltime werken, 4 parttime en
de rest op basis van een nul-urencontract werkt. {naam bedrijf} heeft 1 vestiging in
{plaatsnaam}.
Belangrijkste producten: pizza’s en ijs
Rechtsvorm: {naam bedrijf} heeft de rechtsvorm van een vennootschap onder firma. De
vennoten zijn mevrouw {naam} en de heer {naam}.
Typologie: Dienstverlening met doorstroming van eigen goederen.
, Afdeling inkoop
De inkopen worden volledig gedaan door de eigenaar van de organisatie. Doordat de
eigenaar als enige belast is met de inkopen, is dit een zwakte in de administratieve
organisatie en interne controle van de organisatie. Verder zijn er drie afdelingen: afdeling
keuken, afdeling bediening en afdeling ijs. Er lopen 9 medewerkers in de bediening, 13
ijsscheppers, 6 koks, 3 afwassers en 1 leidinggevende. De keuken is verantwoordelijk voor
alle voorgerechten en hoofdgerechten van het restaurant. De afdeling ijs is verantwoordelijk
voor het gedeelte van de ijssalon en de desserts van het restaurant. De bediening is
verantwoordelijk voor het opnemen van bestellingen en afgeven van bestellingen
waaronder de drankjes en de gerechten naar de klanten. De leidinggevende is
verantwoordelijk voor de samenhang tussen de afdelingen op de werkvloer.
Automatiseringssysteem
Er wordt tot dusver nog geen gebruik gemaakt van een automatiseringssysteem voor het
inkoopproces. Hierover wilt de eigenaar graag meer informatie verschaffen, zodat hij op
basis van het adviesrapport de integratie van het systeem in werking kan zetten.
Beschrijving en organogram afdelingen
Er zijn drie afdelingen, namelijk de keuken, de bediening en het ijs. Daarboven staat een
leidinggevende die verantwoordelijk is voor de dagelijkse gang van zaken. Boven de
leidinggevende staat {naam eigenaar}, de eigenaar, die ook verantwoordelijk is voor de
inkopen van {naam bedrijf} en elke dag aanwezig is en meewerkt in de organisatie.
Eigenaar /
Inkoper
Leidinggevende
Keuken IJssalon Bediening
Opbouw onderzoek en relevantie
Opbouw
Het onderzoek bestaat uit een literatuurstudie en praktijkstudie. De literatuurstudie bestaat
uit een aantal vragen die beantwoord moeten worden rondom het automatiseren van het
inkoopproces. Ook worden de voordelen, risico’s en maatregelen van een ERP-systeem
behandeld. De praktijkstudie bestaat uit interviews met relevante werknemers van de
organisatie betreft het gehele inkoopproces. Hieruit volgt een analyse van het inkoopproces.
Relevantie
Om advies te kunnen geven over het geautomatiseerde inkoopsysteem en ERP systemen is
het belangrijk om genoeg voorkennis te hebben. Om kennis te vergaren over het onderwerp
wordt er een literatuurstudie voorafgaand aan de praktijkstudie gedaan. De praktijkstudie is
