Kennisclip 1
Fase 1
- Initiatief tot het organiseren van een evenement
- Er wordt een event manager aangesteld
- Er wordt een opdracht & doelstelling geformuleerd
- Wie gaat wat doen
- Welke tijd hebben we hiervoor?
Begin → einde (structuur) Fase 1 af dan pas kan je door naar de volgende fase.
De opdrachtgever
- Omschrijft van de gewenste resultaten
- Overziet het project
- Bewaakt de grote lijnen
- Houder van budget
Eventmanager
- Maakt planning
- Stuurt projectteam aan
- Verantwoordelijk voor de totaalregie
- (Vaak opdrachtnemer)
Opdrachtgever en eventmanager staan nauw met elkaar in contact. Lijstje kan verschillen
per evenement.
Projectteam
Kwaliteiten van een goed organisator
Samenstelling is cruciaal:
- Evenwichtig samenstelling (Alle competenties, vaardigheden en kennisaspecten
moeten voldoende aanwezig zijn)
- Afvaardiging vanuit betrokken disciplines (Alle afdelingen en leeftijden zijn
vertegenwoordigd)
- Daadkracht: niet te groot, niet te klein.
- In staat zijn om samen te werken, mogelijkheid tot teamwork (Met elkaar overleggen)
- Duidelijke taakverdeling (voorzitter, penningmeester, aanspreekpunt van locatie,
etc..)
Projectplanning
Aanlooptijd (tijdplanning en boeken, publiceren en promoten, vergunning op tijd aanvragen)
Afhankelijk van factoren
Planning is gekoppeld aan tijd
1
,Doestelling
An event never has an objective, it’s stakeholders do!
- Boodschap, informatie, gevoel… en gedrag!
- Fundament voor je evenement ontwerp (programma)
- Samenwerking
Wat willen we bereiken met het evenement bereiken?
Wat is het beoogde effect op de doelgroep?
Doelstellingen (soorten doelen)
Stimuleren of motiveren, bedanken of belonen, kennis of informatie delen, kennis of
informatie delen, kennis externe relaties, teambuilding/versterken van het wij-gevoel, werving
van medewerkers (recruitmentevent), verbeteren naamsbekendheid (imago), fundraising,
imagoverbetering, winstdoelstelling.
Stimuleren van de verkoop, attitude of bedrijfscultuur bijsturen, relaties opbouwen of
versterken, impopulaire beslissingen acceptabel te maken.
Return on investment (ROI)
Meten=weten
Het rendement van je evenement, uitgedrukt in een percentage van de totale kosten van je
evenement.
(Het Return on Investment staat voor het rendement van een evenement, uitgedrukt in een
percentage van de totale kosten van het evenement.)
ROI Formule:
ROI = (gecreëerde waarde – gemaakte kosten) / (gemaakte kosten) x 100%
ROI-model: Donald Kirkpatrick en Jack Phillips (Hamso’s ROI-pirmide)
Niveau 5 ROI: Het rendement van je evenement.
Gaat over de centen (geld)
Niveau 4 Impact: De waard creatie van je evenement.
Gaat over waarde creatie (kan over geld gaan, kan ook maatschappelijk)
Niveau 3 Desired behavior: Het gewenste gedrag wat je nodig hebt om die waarde/ impact te
creëren.
Welk gedrag is er nodig van je gasten om de gewenste impact te maken? (Goeddoel, geld
ophalen, gewest gedrag doneren van geld)
Niveau 2 Learnings (leerdoelen): De leerdoelen die je meegeeft om het gedrag te
veranderen.
Wat moeten we de deelnemers aan kennis, impact of waarde meegeven om ervoor te
zorgen dat ze het gedrag gaan vertonen? (Informatie geven over goeddoel, kennis laten
maken met het goeddoel mensen daarvan.)
2
, Niveau 1 Satisfaction: Wat is er nodig om de deelnemers naar hun zin te maken? Niveau 0:
Alleen mensen uitnodigen die relevant zijn.
Het gaat om de optimale omgeving te creëren. Het gaat dus over het ontwerp van je
evenement.
Niveau 0 Target group: Alleen mensen uitnodigen die relevant zijn.
Van boven naar beneden gebruiken! (Deelnemers, stakeholders, sponsors)
Wie gaat je helpen je doelstelling te bereiken? = doelgroep! (Mensen op je event zelf!)
- Wees specifiek
- Zakelijk vs publieksevenement
- Kruip in de huid van je doelgroep
Extern gericht event
Klanten, prospects, leveranciers, potentiële medewerkers, buurtbewoners,
gemeente/overheid, aandeelhouders, media, consumenten.
Intern gericht event
Freelancers/interen-medewerkers, vakantiemedewerkers, uitzendkracht, oproepkracht, oud-
medewerkers, Raad van Bestuur, aandeelhouders.
Break-evenpoint
Het punt waarbij de kosten en inkomsten gelijk zijn en er dus geen winst wordt gemaakt
maar er ook geen verlies wordt geleden)
Gewenst ambiance
Uitbundig of sober
Formeel of informeel
Trendy of klassiek
Trendsettend of trendvolgend
Hip chic of hip vlot
Eenvoudig of kwalitatief uitmuntend
Herkenbaar of vernieuwend
Stoer of elegant
Warm of design
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen- MVO
- Duurzaamheid
- Sustainability
- Paperless meeten
- Maatschappelijk betrokken
- Cradle-to-cradle
• Afval (uitnodigingen online, digitale programmaboekjes)
• Reizen & vervoer (stimuleren met openbaar vervoer reizen)
• Eten & drinken (f&B) (vleesvrij, kraanwater ipv flessenwater, live koking, geen voor
geschonken glazen)
• Energie (duurzame locatie, ledverlichting, duurzame stroom gebruiken)
Footprint: Zo klein houden.
Green Key: Internationale keurmerk die controleerbaar bezig zijn met milieuzorg
Reducren + compenceren= Klimaatneutraal
Greenwashing: voor de schermen doen dat je er mee bezig bent. Achter de schermen ben je
er niet mee bezig.
3
Fase 1
- Initiatief tot het organiseren van een evenement
- Er wordt een event manager aangesteld
- Er wordt een opdracht & doelstelling geformuleerd
- Wie gaat wat doen
- Welke tijd hebben we hiervoor?
Begin → einde (structuur) Fase 1 af dan pas kan je door naar de volgende fase.
De opdrachtgever
- Omschrijft van de gewenste resultaten
- Overziet het project
- Bewaakt de grote lijnen
- Houder van budget
Eventmanager
- Maakt planning
- Stuurt projectteam aan
- Verantwoordelijk voor de totaalregie
- (Vaak opdrachtnemer)
Opdrachtgever en eventmanager staan nauw met elkaar in contact. Lijstje kan verschillen
per evenement.
Projectteam
Kwaliteiten van een goed organisator
Samenstelling is cruciaal:
- Evenwichtig samenstelling (Alle competenties, vaardigheden en kennisaspecten
moeten voldoende aanwezig zijn)
- Afvaardiging vanuit betrokken disciplines (Alle afdelingen en leeftijden zijn
vertegenwoordigd)
- Daadkracht: niet te groot, niet te klein.
- In staat zijn om samen te werken, mogelijkheid tot teamwork (Met elkaar overleggen)
- Duidelijke taakverdeling (voorzitter, penningmeester, aanspreekpunt van locatie,
etc..)
Projectplanning
Aanlooptijd (tijdplanning en boeken, publiceren en promoten, vergunning op tijd aanvragen)
Afhankelijk van factoren
Planning is gekoppeld aan tijd
1
,Doestelling
An event never has an objective, it’s stakeholders do!
- Boodschap, informatie, gevoel… en gedrag!
- Fundament voor je evenement ontwerp (programma)
- Samenwerking
Wat willen we bereiken met het evenement bereiken?
Wat is het beoogde effect op de doelgroep?
Doelstellingen (soorten doelen)
Stimuleren of motiveren, bedanken of belonen, kennis of informatie delen, kennis of
informatie delen, kennis externe relaties, teambuilding/versterken van het wij-gevoel, werving
van medewerkers (recruitmentevent), verbeteren naamsbekendheid (imago), fundraising,
imagoverbetering, winstdoelstelling.
Stimuleren van de verkoop, attitude of bedrijfscultuur bijsturen, relaties opbouwen of
versterken, impopulaire beslissingen acceptabel te maken.
Return on investment (ROI)
Meten=weten
Het rendement van je evenement, uitgedrukt in een percentage van de totale kosten van je
evenement.
(Het Return on Investment staat voor het rendement van een evenement, uitgedrukt in een
percentage van de totale kosten van het evenement.)
ROI Formule:
ROI = (gecreëerde waarde – gemaakte kosten) / (gemaakte kosten) x 100%
ROI-model: Donald Kirkpatrick en Jack Phillips (Hamso’s ROI-pirmide)
Niveau 5 ROI: Het rendement van je evenement.
Gaat over de centen (geld)
Niveau 4 Impact: De waard creatie van je evenement.
Gaat over waarde creatie (kan over geld gaan, kan ook maatschappelijk)
Niveau 3 Desired behavior: Het gewenste gedrag wat je nodig hebt om die waarde/ impact te
creëren.
Welk gedrag is er nodig van je gasten om de gewenste impact te maken? (Goeddoel, geld
ophalen, gewest gedrag doneren van geld)
Niveau 2 Learnings (leerdoelen): De leerdoelen die je meegeeft om het gedrag te
veranderen.
Wat moeten we de deelnemers aan kennis, impact of waarde meegeven om ervoor te
zorgen dat ze het gedrag gaan vertonen? (Informatie geven over goeddoel, kennis laten
maken met het goeddoel mensen daarvan.)
2
, Niveau 1 Satisfaction: Wat is er nodig om de deelnemers naar hun zin te maken? Niveau 0:
Alleen mensen uitnodigen die relevant zijn.
Het gaat om de optimale omgeving te creëren. Het gaat dus over het ontwerp van je
evenement.
Niveau 0 Target group: Alleen mensen uitnodigen die relevant zijn.
Van boven naar beneden gebruiken! (Deelnemers, stakeholders, sponsors)
Wie gaat je helpen je doelstelling te bereiken? = doelgroep! (Mensen op je event zelf!)
- Wees specifiek
- Zakelijk vs publieksevenement
- Kruip in de huid van je doelgroep
Extern gericht event
Klanten, prospects, leveranciers, potentiële medewerkers, buurtbewoners,
gemeente/overheid, aandeelhouders, media, consumenten.
Intern gericht event
Freelancers/interen-medewerkers, vakantiemedewerkers, uitzendkracht, oproepkracht, oud-
medewerkers, Raad van Bestuur, aandeelhouders.
Break-evenpoint
Het punt waarbij de kosten en inkomsten gelijk zijn en er dus geen winst wordt gemaakt
maar er ook geen verlies wordt geleden)
Gewenst ambiance
Uitbundig of sober
Formeel of informeel
Trendy of klassiek
Trendsettend of trendvolgend
Hip chic of hip vlot
Eenvoudig of kwalitatief uitmuntend
Herkenbaar of vernieuwend
Stoer of elegant
Warm of design
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen- MVO
- Duurzaamheid
- Sustainability
- Paperless meeten
- Maatschappelijk betrokken
- Cradle-to-cradle
• Afval (uitnodigingen online, digitale programmaboekjes)
• Reizen & vervoer (stimuleren met openbaar vervoer reizen)
• Eten & drinken (f&B) (vleesvrij, kraanwater ipv flessenwater, live koking, geen voor
geschonken glazen)
• Energie (duurzame locatie, ledverlichting, duurzame stroom gebruiken)
Footprint: Zo klein houden.
Green Key: Internationale keurmerk die controleerbaar bezig zijn met milieuzorg
Reducren + compenceren= Klimaatneutraal
Greenwashing: voor de schermen doen dat je er mee bezig bent. Achter de schermen ben je
er niet mee bezig.
3
