Afstudeeropdracht
HBO AD OFFICEMANAGEMENT, SCHOEVERS
Naam
4640516 | 9 OKTOBER 2024
,VOORWOORD
Voor u ligt de afstudeeropdracht van fase 2. Dit is het laatste onderdeel van de opleiding HBO
Associate degree Officemanagement van Schoevers.
Mijn naam is …., ik ben 29 jaar oud en woonachtig in Eindhoven. In maart 2020 ben ik gestart met de
opleiding HBO Associate Degree Officemanagement bij Schoevers. Tijdens de opleiding ben ik medio
januari 2021 gestart met mijn eigen onderneming genaamd Realief als Online Officemanager. Destijds
ben ik ook parttime werkzaam bij … als managementassistente.
Deze startende fase van mijn onderneming combineer ik met de opleiding waarbij ik de leerstof toepas
in mijn bedrijf. Daarnaast help ik high end creatieve kennisondernemers met meer structuur en orde in
het bedrijf. Hierdoor ervaren zij meer rust en vrijheid en kunnen zij meer aandacht aan nieuwe ideeën
en ontwikkelingen schenken. Ook kijk ik naar systemen en processen waarbij ik ze optimaliseer,
automatiseer of organiseer.
Voor u ligt de afstudeeropdracht van fase 2. Dit is een herkansing op de eerste poging die ik
ingeleverd had op 28 augustus 2024. Hierbij gebruik ik de feedback van de beoordelaar om diverse
onderwerpen in het verslag bij te werken en aan te passen.
Deze opdracht is onderdeel is van de opleiding HBO AD Officemanagement, die ik af moet ronden om
mijn diploma te kunnen behalen. De aanleiding van deze afstudeeropdracht het Waarderend
onderzoeken (in het engels Appreciative Inquiry AI). Dit is een zienswijze om mensen actief samen
situaties te laten onderzoeken. …. is heeft sinds kort een nieuwe organisatiestructuur gekregen. Er is
nieuw personeel bij en er zijn nu verschillende organisatielagen. Alle medewerkers moeten met
neuzen dezelfde kant op blijven staan. Door in gesprek te gaan met stakeholders (directeur,
teammanager) is er een conclusie gemaakt dat alle inspectiemedewerkers en
onderhoudsmedewerkers beter samen moeten gaan werken.
Met deze twee kans hoop ik deze afstudeeropdracht succesvol af te ronden en wil ik laten zien dat ik
in staat ben om een helder en uitvoerbaar waarderend onderzoek te kunnen schrijven.
Graag wil ik de beoordelaar bedanken voor de feedback dat ik heb mogen ontvangen. Hierdoor heb ik
een helder beeld gekregen van wat mijn aandachtspunten zijn. Deze punten neem ik ook weer mee in
mijn werkleven. Daarnaast wil ik nog een aantal mensen bedanken. Allereerst, mijn docent die de stof
duidelijk en helder uitgelegd heeft. Dan de directeur en teammanager van…..die met mij in gesprek
zijn gegaan over de nieuwe organisatiestructuur. Tot slot mijn praktijkbegeleider die mij de tijd en rust
gunt om met volledige focus het schrijven van deze afstudeeropdracht mogelijk maakt.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Juanita Houthuizen
Eindhoven, september 2024
2
, SAMENVATTING
Deze afstudeeropdracht richt zich op het voorbereiden van het oplossen van een probleemvraagstuk
binnen de communicatiestroming van de organisatie … Om dit te bereiken, is de methodiek van
Appreciative Inquiry (AI) toegepast, in combinatie met het concept van de SOLL-situatie.
Om het vraagstuk van de inefficiënte communicatiestroom te onderzoeken volgens de AI-methode,
werden verschillende manieren toegepast om een grondig begrip van de huidige situatie te verkrijgen
en richting te geven aan mogelijke verbeteringen. Daarin is de IST-situatie (huidige situatie)
onderzocht dat volgens een GAP analyse naar de SOLL-situatie is gediagnosticeerd.
De organisatie werd geconfronteerd met een uitdagend probleem met betrekking tot communicatie
tussen verschillende afdelingen, wat leidde tot inefficiënties en miscommunicaties. Om dit aan te
pakken, werd de AI- methode ingezet. Deze methode legt de nadruk op het identificeren en versterken
van bestaande positieve elementen binnen de organisatie in plaats van te focussen op de
tekortkomingen of negatieve werkzaamheden. Dit proces begon met het verzamelen van verhalen en
ervaringen van stakeholders over tijden waarin communicatie soepel verliep en resultaten positief
waren. Tijdens het identificeren is de volgende ideale situatie geanalyseerd.
“De communicatie van het managementteam in combinatie met stakeholders verloopt soepel, heeft
een efficiënte informatiedoorstroming en betrokkenheid door met juiste applicaties, kanalen en
overlegstructuur te werken waarin iedereen weet welke informatie voor hen bedoeld is.”
Vervolgens werd de SOLL-situatie geïntegreerd, wat inhoudt dat er een ideale toekomstige situatie
werd geschetst waarin het probleemvraagstuk volledig is opgelost. Deze SOLL-situatie en een
vragenlijst volgens de 7W’s diende als een leidraad voor het formuleren van doelen en acties om de
gewenste communicatieverbeteringen te bereiken. Hieruit is bepaald dat het positieve vraagstuk
betreft:
“Een duidelijke, soepele en efficiënte communicatiestroom met de juiste applicaties, waarbij alle
teamleden binnen ….. zich goed blijven ontwikkelen en werkt als één team met een gezamenlijke
missie en doel.”
Gedurende het onderzoeksproces werden verschillende ongestructureerde interviews en storytelling
overleggen georganiseerd, waarbij stakeholders werden betrokken om bij te dragen aan het
identificeren van sterke punten en het ontwikkelen van oplossingsgerichte strategieën. Hierbij werden
technieken zoals, brainstorming, groepsdiscussies en visualisaties in de vorm van een mindmap
toegepast om een breed scala aan perspectieven te integreren.
De resultaten van de afstudeeropdracht omvatten een gedetailleerd voorwerk van een actieplan om
de communicatie te verbeteren, gebaseerd op zowel de Appreciative Inquiry-verkenning van positieve
ervaringen als de SOLL-situatie. Hieruit is gediagnosticeerd dat de volgende uitgangspunten: waarde
leveren, loopbaanontwikkelingsplannen, een goed overlegstructuur en efficiënte
informatiedoorstroming als beïnvloedbare aspecten moeten worden gebruikt om zo de gewenste
successen te kunnen behalen.
Al met al illustreert deze afstudeeropdracht hoe de synergie tussen Appreciative Inquiry en het
concept van de SOLL-situatie een effectieve aanpak kan bieden om probleemvraagstukken binnen
communicatieprocessen aan te pakken. Het benadrukken van positieve elementen en het stellen van
een duidelijk doel voor ogen creëert een gestructureerd kader voor verandering en verbetering binnen
…..
3
HBO AD OFFICEMANAGEMENT, SCHOEVERS
Naam
4640516 | 9 OKTOBER 2024
,VOORWOORD
Voor u ligt de afstudeeropdracht van fase 2. Dit is het laatste onderdeel van de opleiding HBO
Associate degree Officemanagement van Schoevers.
Mijn naam is …., ik ben 29 jaar oud en woonachtig in Eindhoven. In maart 2020 ben ik gestart met de
opleiding HBO Associate Degree Officemanagement bij Schoevers. Tijdens de opleiding ben ik medio
januari 2021 gestart met mijn eigen onderneming genaamd Realief als Online Officemanager. Destijds
ben ik ook parttime werkzaam bij … als managementassistente.
Deze startende fase van mijn onderneming combineer ik met de opleiding waarbij ik de leerstof toepas
in mijn bedrijf. Daarnaast help ik high end creatieve kennisondernemers met meer structuur en orde in
het bedrijf. Hierdoor ervaren zij meer rust en vrijheid en kunnen zij meer aandacht aan nieuwe ideeën
en ontwikkelingen schenken. Ook kijk ik naar systemen en processen waarbij ik ze optimaliseer,
automatiseer of organiseer.
Voor u ligt de afstudeeropdracht van fase 2. Dit is een herkansing op de eerste poging die ik
ingeleverd had op 28 augustus 2024. Hierbij gebruik ik de feedback van de beoordelaar om diverse
onderwerpen in het verslag bij te werken en aan te passen.
Deze opdracht is onderdeel is van de opleiding HBO AD Officemanagement, die ik af moet ronden om
mijn diploma te kunnen behalen. De aanleiding van deze afstudeeropdracht het Waarderend
onderzoeken (in het engels Appreciative Inquiry AI). Dit is een zienswijze om mensen actief samen
situaties te laten onderzoeken. …. is heeft sinds kort een nieuwe organisatiestructuur gekregen. Er is
nieuw personeel bij en er zijn nu verschillende organisatielagen. Alle medewerkers moeten met
neuzen dezelfde kant op blijven staan. Door in gesprek te gaan met stakeholders (directeur,
teammanager) is er een conclusie gemaakt dat alle inspectiemedewerkers en
onderhoudsmedewerkers beter samen moeten gaan werken.
Met deze twee kans hoop ik deze afstudeeropdracht succesvol af te ronden en wil ik laten zien dat ik
in staat ben om een helder en uitvoerbaar waarderend onderzoek te kunnen schrijven.
Graag wil ik de beoordelaar bedanken voor de feedback dat ik heb mogen ontvangen. Hierdoor heb ik
een helder beeld gekregen van wat mijn aandachtspunten zijn. Deze punten neem ik ook weer mee in
mijn werkleven. Daarnaast wil ik nog een aantal mensen bedanken. Allereerst, mijn docent die de stof
duidelijk en helder uitgelegd heeft. Dan de directeur en teammanager van…..die met mij in gesprek
zijn gegaan over de nieuwe organisatiestructuur. Tot slot mijn praktijkbegeleider die mij de tijd en rust
gunt om met volledige focus het schrijven van deze afstudeeropdracht mogelijk maakt.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Juanita Houthuizen
Eindhoven, september 2024
2
, SAMENVATTING
Deze afstudeeropdracht richt zich op het voorbereiden van het oplossen van een probleemvraagstuk
binnen de communicatiestroming van de organisatie … Om dit te bereiken, is de methodiek van
Appreciative Inquiry (AI) toegepast, in combinatie met het concept van de SOLL-situatie.
Om het vraagstuk van de inefficiënte communicatiestroom te onderzoeken volgens de AI-methode,
werden verschillende manieren toegepast om een grondig begrip van de huidige situatie te verkrijgen
en richting te geven aan mogelijke verbeteringen. Daarin is de IST-situatie (huidige situatie)
onderzocht dat volgens een GAP analyse naar de SOLL-situatie is gediagnosticeerd.
De organisatie werd geconfronteerd met een uitdagend probleem met betrekking tot communicatie
tussen verschillende afdelingen, wat leidde tot inefficiënties en miscommunicaties. Om dit aan te
pakken, werd de AI- methode ingezet. Deze methode legt de nadruk op het identificeren en versterken
van bestaande positieve elementen binnen de organisatie in plaats van te focussen op de
tekortkomingen of negatieve werkzaamheden. Dit proces begon met het verzamelen van verhalen en
ervaringen van stakeholders over tijden waarin communicatie soepel verliep en resultaten positief
waren. Tijdens het identificeren is de volgende ideale situatie geanalyseerd.
“De communicatie van het managementteam in combinatie met stakeholders verloopt soepel, heeft
een efficiënte informatiedoorstroming en betrokkenheid door met juiste applicaties, kanalen en
overlegstructuur te werken waarin iedereen weet welke informatie voor hen bedoeld is.”
Vervolgens werd de SOLL-situatie geïntegreerd, wat inhoudt dat er een ideale toekomstige situatie
werd geschetst waarin het probleemvraagstuk volledig is opgelost. Deze SOLL-situatie en een
vragenlijst volgens de 7W’s diende als een leidraad voor het formuleren van doelen en acties om de
gewenste communicatieverbeteringen te bereiken. Hieruit is bepaald dat het positieve vraagstuk
betreft:
“Een duidelijke, soepele en efficiënte communicatiestroom met de juiste applicaties, waarbij alle
teamleden binnen ….. zich goed blijven ontwikkelen en werkt als één team met een gezamenlijke
missie en doel.”
Gedurende het onderzoeksproces werden verschillende ongestructureerde interviews en storytelling
overleggen georganiseerd, waarbij stakeholders werden betrokken om bij te dragen aan het
identificeren van sterke punten en het ontwikkelen van oplossingsgerichte strategieën. Hierbij werden
technieken zoals, brainstorming, groepsdiscussies en visualisaties in de vorm van een mindmap
toegepast om een breed scala aan perspectieven te integreren.
De resultaten van de afstudeeropdracht omvatten een gedetailleerd voorwerk van een actieplan om
de communicatie te verbeteren, gebaseerd op zowel de Appreciative Inquiry-verkenning van positieve
ervaringen als de SOLL-situatie. Hieruit is gediagnosticeerd dat de volgende uitgangspunten: waarde
leveren, loopbaanontwikkelingsplannen, een goed overlegstructuur en efficiënte
informatiedoorstroming als beïnvloedbare aspecten moeten worden gebruikt om zo de gewenste
successen te kunnen behalen.
Al met al illustreert deze afstudeeropdracht hoe de synergie tussen Appreciative Inquiry en het
concept van de SOLL-situatie een effectieve aanpak kan bieden om probleemvraagstukken binnen
communicatieprocessen aan te pakken. Het benadrukken van positieve elementen en het stellen van
een duidelijk doel voor ogen creëert een gestructureerd kader voor verandering en verbetering binnen
…..
3
