Proces & Leanmanagement
Module 1: Introductie - processen en procesmanagement
1. Processen zijn overal
Digitalisering van processen zorgt dat alles met elkaar verbonden is. Veel
producten die verbonden zijn met internet worden ‘smart’ genoemd (het maakt
onze omgeving slimmer en meetbaarder).
Wat voor processen spelen er in een bedrijf en hoe zorgt procesmanagement
ervoor dat:
processen op elkaar afgestemd worden
o geen losse deeltjes bv. shifts op elkaar afstemmen in café
doelstellingen van het management worden gehaald
o KT-MLT-LT
processen worden verbeterd
o minder verspillingen (charityboxen verkopen door teveel stock)
processen worden verduurzaamd
processen worden gedigitaliseerd
o vb. kilometervergoeding
veranderingen worden doorgevoerd
o lessen changemanagement
vb. processchema p.12 – Input/output belangrijk
Het hoofdproces of primair proces wordt beïnvloed door allerlei subprocessen.
Deze kunnen een grote invloed hebben op de output van het hoofdproces.
Vraag – Welke subprocessen hebben een invloed op de vertrektijd van een
vliegtuig?
- onboarding process
- weersomstandigheden
- bagage proces
- passagier die niet komt opdagen of niet vlot instappen
- onvoorziene tussenstops
stiptheid is zeer belangrijk! Dit kan een grote invloed hebben op de
tevredenheid van de klant Nood aan digitale tools voor de optimalisatie van
communicatie. Processen moeten ook zo veel mogelijk effectief en efficiënt
ingericht worden
Procesmanagement zorgt ervoor dat processen op elkaar worden afgestemd
en dat processen verbeterd worden.
1
, 2. Wat zijn processen?
We hebben dagelijks te maken met processen. Zo zijn er natuurprocessen bv. van
rups tot vlinder, of geneeskundige processen bv. genezingsproces van een
patiënt, of een productieproces.
2.1 Kenmerken van processen
Elk proces bestaat uit fasen. Verschillende processtappen moeten doorloopt
worden met een begin en eind. Dit wordt ook wel een input en output genoemd
bv. natuurproces eerst rups – dan vlinder. De output kan gewenst of ongewenst
zijn bv. defect product.
Soms spreekt men van transformatie, tijdens een proces treedt er verandering
op. Dit geeft het dynamische karakter van een proces weer. een proces
verandert continu (nooit statisch).
Er kan onderscheid gemaakt worden tussen continue en discontinue
processen:
- Continue proces: een proces dat zonder onderbreking loopt. Het proces
stopt niet.
o Bv. olieraffinaderij, energiecentrale
- Discontinue proces (batchproces): proces waarbij afzonderlijke
eenheden worden geproduceerd. Dit gaat onderdeel per onderdeel. (met
een onderbreking) De verschillende stappen in het proces zijn duidelijk
zichtbaar.
o Bv. assemblageproces (samenvoegen van verschillende onderdelen tot een
eindproduct)
Er kan onderscheid gemaakt worden tussen natuurlijk en onnatuurlijke
processen:
- Natuurlijk proces: deze processen gebeuren vanzelf en houden zichzelf
volgens de wetten van de natuur in stand.
o Bv. roestvorming
- Onnatuurlijk/kunstmatige proces: processen die geïnitieerd zijn en in
stand worden gehouden door mensen. Bij elke stap worden mensen,
materialen en andere middelen ingezet om het proces in gang te houden.
o Bv. Rechtsproces, productieproces,…
2.2 Deelprocessen
Het hoofdproces kunnen we opdelen in deelprocessen.
Voorbeeld: carwash – schoonmaken van de auto. (Cevronschema)
kan opgesplitst worden in wassen binnenkant en wassen buitenkant.
2
,MAAR elke processtap kan als individueel proces of deelproces worden
beschouwt. Bv. ‘velgen reinigen’ aanbrengen ontvetter – schrobben –
afspoelen – oppoetsen.
Zo kan op zijn beurt het schoonmaken v/d auto onderdeel zijn van een groter
proces. Bijvoorbeeld het proces ‘auto rijklaar maken’, en dat dan weer een
onderdeel van het verkoopproces.
2.3 Schaal van processen
In de systeemkunde kun je op verschillende niveaus naar processen kijken
verschillende aggregatieniveaus.
Kijken op verschillende
aggregatieniveaus naar
(deel)processen en de relatie
daartussen is een belangrijke
vaardigheid, zeker voor een
procesmanager.
Zo zie je relaties of problemen die
je op een ander schalniveau niet
ziet.
Oefening: aggregatieniveaus ORM
De studierichting die je koos wordt beïnvloed door andere factoren. Waarom je
bijvoorbeeld de vakken krijgt in de richting.
Het hoogste niveau: overheid, arteveldehogeschool, directeur,..
Het laagste aggregatieniveau is het niveau van een enkele leereenheid bv.
studievak procesmanagement. De gehele opleiding vormt het hoogste niveau en
bestaat uit een verzameling van studievakken die uiteindelijk tot een diploma
leiden
Lifecycle analysis – een procesmanager die de duurzaamheid van een product
of proces moet analyseren moet altijd de totale levensloop in beschouwing
nemen, dit noemt ook wel lifecycle analysis. Hierbij neem je de milieubelasting in
beschouwing tijdens de totale levensfase van een product.
Om de oorzaak van een probleem te vinden, zal er van een hoog
aggregatieniveau ingezoomd worden naar een steeds lager niveau, totdat het
probleem en zijn oorzaak ontdekt wordt. Je zal een probleem niet vinden door
gewoon naar het gehele proces te kijken.
2.4 Transformatie
In een proces is er dus sprake van transformatie. Bv. een aardappel wordt chips.
In bijna alle gevallen legt het transformatieproces druk op de omgeving
3
, waarin het proces plaatsvindt, Bv. milieubelasting of belasting van schaarse
ruimte.
Transformatie kan op volgende manieren plaatsvinden:
- Het veranderen v/d uiterlijke vorm: bv. auto bij Volvo
- Het veranderen v/d chemische aard: bv. grondstoffen via een
productieproces verf
- Verplaatsing: bv. taxirit om verplaatst te worden, fabriek A -> fabriek B
- Behandeling: bv. tandarts, eten met kleurstoffen/bewaarmiddelen
- (Opslag: tijdelijk niet nodig, Bv. koelcentrum waar vlees wordt bewaard)
Digitale transformatie
Naast transformatie in de fysieke wereld is er ook digitale transformatie.
Digitale transformatie vindt plaats op 2 manieren:
1) Oude fysieke processen worden gedigitaliseerd.
Het bedrijf maakt digitaal wat eerst tastbaar was bv. foto’s. Digitale oplossingen
maken (behalve efficiëntie via automatisering) nieuwe vormen van innovatie en
creativiteit mogelijk, in plaats van eenvoudigweg traditionele methoden te
verbeteren en te ondersteunen.
Voordelen? Bv. sorteren van brieven in postkantoor – meer brieven kunnen lezen
in 1 uur, mensen moeten minder taken op zich nemen/minder stress kans op
burn-out verkleint
2) Extra digitale waarde in een reeds bestaand digitaal proces
Voorbeeld 1: nieuwe innovaties, mogelijkheden of toepassingen in een online
game, een website of app. (door een applicatie- of softwareontwikkelaar, een
websitebouwer)
Voorbeeld 2: administratieve processen – verwerken van inkomende facturen zie
case p46 – of kilometervergoeding.
2.5 Omgeving van processen
De omgeving van een proces heeft invloed of kan beïnvloed worden door het
proces. Als procesmanager is het belangrijk dat je de omgeving goed in kaart
brengt en mogelijke verstorende elementen die van invloed zijn op het proces
kunt wegnemen of het proces kan aanpassen zodat de omgeving zijn negatief
effect niet meer kan uitbrengen.
Schematische uitwerking berechtingsproces:
Directe omgeving: De directe omgeving bij een
proces omvat de factoren die een rechtstreekse
onmiddellijke invloed hebben op dat proces. Bv. de
mensen, middelen en informatiebronnen die direct
betrokken zijn bij de uitvoering ervan.
Indirecte omgeving: De indirecte omgeving
omvat factoren die het proces zijdelings
beïnvloeden of beïnvloed worden door het proces,
maar deze zijn niet direct betrokken bij de 4
dagelijkse uitvoering ervan. Bv. markttrends,
sociaal-culturele ontwikkelingen, wetgeving en
economische omstandigheden.
Module 1: Introductie - processen en procesmanagement
1. Processen zijn overal
Digitalisering van processen zorgt dat alles met elkaar verbonden is. Veel
producten die verbonden zijn met internet worden ‘smart’ genoemd (het maakt
onze omgeving slimmer en meetbaarder).
Wat voor processen spelen er in een bedrijf en hoe zorgt procesmanagement
ervoor dat:
processen op elkaar afgestemd worden
o geen losse deeltjes bv. shifts op elkaar afstemmen in café
doelstellingen van het management worden gehaald
o KT-MLT-LT
processen worden verbeterd
o minder verspillingen (charityboxen verkopen door teveel stock)
processen worden verduurzaamd
processen worden gedigitaliseerd
o vb. kilometervergoeding
veranderingen worden doorgevoerd
o lessen changemanagement
vb. processchema p.12 – Input/output belangrijk
Het hoofdproces of primair proces wordt beïnvloed door allerlei subprocessen.
Deze kunnen een grote invloed hebben op de output van het hoofdproces.
Vraag – Welke subprocessen hebben een invloed op de vertrektijd van een
vliegtuig?
- onboarding process
- weersomstandigheden
- bagage proces
- passagier die niet komt opdagen of niet vlot instappen
- onvoorziene tussenstops
stiptheid is zeer belangrijk! Dit kan een grote invloed hebben op de
tevredenheid van de klant Nood aan digitale tools voor de optimalisatie van
communicatie. Processen moeten ook zo veel mogelijk effectief en efficiënt
ingericht worden
Procesmanagement zorgt ervoor dat processen op elkaar worden afgestemd
en dat processen verbeterd worden.
1
, 2. Wat zijn processen?
We hebben dagelijks te maken met processen. Zo zijn er natuurprocessen bv. van
rups tot vlinder, of geneeskundige processen bv. genezingsproces van een
patiënt, of een productieproces.
2.1 Kenmerken van processen
Elk proces bestaat uit fasen. Verschillende processtappen moeten doorloopt
worden met een begin en eind. Dit wordt ook wel een input en output genoemd
bv. natuurproces eerst rups – dan vlinder. De output kan gewenst of ongewenst
zijn bv. defect product.
Soms spreekt men van transformatie, tijdens een proces treedt er verandering
op. Dit geeft het dynamische karakter van een proces weer. een proces
verandert continu (nooit statisch).
Er kan onderscheid gemaakt worden tussen continue en discontinue
processen:
- Continue proces: een proces dat zonder onderbreking loopt. Het proces
stopt niet.
o Bv. olieraffinaderij, energiecentrale
- Discontinue proces (batchproces): proces waarbij afzonderlijke
eenheden worden geproduceerd. Dit gaat onderdeel per onderdeel. (met
een onderbreking) De verschillende stappen in het proces zijn duidelijk
zichtbaar.
o Bv. assemblageproces (samenvoegen van verschillende onderdelen tot een
eindproduct)
Er kan onderscheid gemaakt worden tussen natuurlijk en onnatuurlijke
processen:
- Natuurlijk proces: deze processen gebeuren vanzelf en houden zichzelf
volgens de wetten van de natuur in stand.
o Bv. roestvorming
- Onnatuurlijk/kunstmatige proces: processen die geïnitieerd zijn en in
stand worden gehouden door mensen. Bij elke stap worden mensen,
materialen en andere middelen ingezet om het proces in gang te houden.
o Bv. Rechtsproces, productieproces,…
2.2 Deelprocessen
Het hoofdproces kunnen we opdelen in deelprocessen.
Voorbeeld: carwash – schoonmaken van de auto. (Cevronschema)
kan opgesplitst worden in wassen binnenkant en wassen buitenkant.
2
,MAAR elke processtap kan als individueel proces of deelproces worden
beschouwt. Bv. ‘velgen reinigen’ aanbrengen ontvetter – schrobben –
afspoelen – oppoetsen.
Zo kan op zijn beurt het schoonmaken v/d auto onderdeel zijn van een groter
proces. Bijvoorbeeld het proces ‘auto rijklaar maken’, en dat dan weer een
onderdeel van het verkoopproces.
2.3 Schaal van processen
In de systeemkunde kun je op verschillende niveaus naar processen kijken
verschillende aggregatieniveaus.
Kijken op verschillende
aggregatieniveaus naar
(deel)processen en de relatie
daartussen is een belangrijke
vaardigheid, zeker voor een
procesmanager.
Zo zie je relaties of problemen die
je op een ander schalniveau niet
ziet.
Oefening: aggregatieniveaus ORM
De studierichting die je koos wordt beïnvloed door andere factoren. Waarom je
bijvoorbeeld de vakken krijgt in de richting.
Het hoogste niveau: overheid, arteveldehogeschool, directeur,..
Het laagste aggregatieniveau is het niveau van een enkele leereenheid bv.
studievak procesmanagement. De gehele opleiding vormt het hoogste niveau en
bestaat uit een verzameling van studievakken die uiteindelijk tot een diploma
leiden
Lifecycle analysis – een procesmanager die de duurzaamheid van een product
of proces moet analyseren moet altijd de totale levensloop in beschouwing
nemen, dit noemt ook wel lifecycle analysis. Hierbij neem je de milieubelasting in
beschouwing tijdens de totale levensfase van een product.
Om de oorzaak van een probleem te vinden, zal er van een hoog
aggregatieniveau ingezoomd worden naar een steeds lager niveau, totdat het
probleem en zijn oorzaak ontdekt wordt. Je zal een probleem niet vinden door
gewoon naar het gehele proces te kijken.
2.4 Transformatie
In een proces is er dus sprake van transformatie. Bv. een aardappel wordt chips.
In bijna alle gevallen legt het transformatieproces druk op de omgeving
3
, waarin het proces plaatsvindt, Bv. milieubelasting of belasting van schaarse
ruimte.
Transformatie kan op volgende manieren plaatsvinden:
- Het veranderen v/d uiterlijke vorm: bv. auto bij Volvo
- Het veranderen v/d chemische aard: bv. grondstoffen via een
productieproces verf
- Verplaatsing: bv. taxirit om verplaatst te worden, fabriek A -> fabriek B
- Behandeling: bv. tandarts, eten met kleurstoffen/bewaarmiddelen
- (Opslag: tijdelijk niet nodig, Bv. koelcentrum waar vlees wordt bewaard)
Digitale transformatie
Naast transformatie in de fysieke wereld is er ook digitale transformatie.
Digitale transformatie vindt plaats op 2 manieren:
1) Oude fysieke processen worden gedigitaliseerd.
Het bedrijf maakt digitaal wat eerst tastbaar was bv. foto’s. Digitale oplossingen
maken (behalve efficiëntie via automatisering) nieuwe vormen van innovatie en
creativiteit mogelijk, in plaats van eenvoudigweg traditionele methoden te
verbeteren en te ondersteunen.
Voordelen? Bv. sorteren van brieven in postkantoor – meer brieven kunnen lezen
in 1 uur, mensen moeten minder taken op zich nemen/minder stress kans op
burn-out verkleint
2) Extra digitale waarde in een reeds bestaand digitaal proces
Voorbeeld 1: nieuwe innovaties, mogelijkheden of toepassingen in een online
game, een website of app. (door een applicatie- of softwareontwikkelaar, een
websitebouwer)
Voorbeeld 2: administratieve processen – verwerken van inkomende facturen zie
case p46 – of kilometervergoeding.
2.5 Omgeving van processen
De omgeving van een proces heeft invloed of kan beïnvloed worden door het
proces. Als procesmanager is het belangrijk dat je de omgeving goed in kaart
brengt en mogelijke verstorende elementen die van invloed zijn op het proces
kunt wegnemen of het proces kan aanpassen zodat de omgeving zijn negatief
effect niet meer kan uitbrengen.
Schematische uitwerking berechtingsproces:
Directe omgeving: De directe omgeving bij een
proces omvat de factoren die een rechtstreekse
onmiddellijke invloed hebben op dat proces. Bv. de
mensen, middelen en informatiebronnen die direct
betrokken zijn bij de uitvoering ervan.
Indirecte omgeving: De indirecte omgeving
omvat factoren die het proces zijdelings
beïnvloeden of beïnvloed worden door het proces,
maar deze zijn niet direct betrokken bij de 4
dagelijkse uitvoering ervan. Bv. markttrends,
sociaal-culturele ontwikkelingen, wetgeving en
economische omstandigheden.
