Samenvatting Communicatie voor bedrijfskundigen (SAVE)

Samenvatting Communicatie
voor bedrijfskundigen Blok 3
Hoofdstuk 6
Een project is een eindige opgave met een uniek karakter.

 Het gaat om iets nieuws, iets nieuws leidt vaak tot weerstand. Communicatie kan belangrijke
ondersteuning zijn om een project succesvol te laten verlopen.
 PDCA-cyclus toepassen om het beoogde doel op de juiste manier te bereiken en waar nodig
bij te sturen.

In een project zitten verschillende functies, deze functies kunnen weer verschillen per gehanteerde
projectmanagementmethoden. Er kan onderscheid gemaakt worden tussen twee verschillende
methoden: lineaire projectmanagement methoden, waarbij je ervan uit gaat dat je aan het begin van
het project kunt bepalen wat het beoogde eindresultaat van het project is. De voorwaarde hiervan is
dat de wereld rondom het project er aan het einde nog ongeveer zo uit ziet als nu. Wanneer er
vooraf niet te bepalen valt wat er aan het einde van het project klaar moet zijn noem je iteratieve of
Agile-projectmanagementmethode. Het project kan zich aanpassen aan de veranderende omgeving.
Scrum is op dit moment de bekendste Agile-methode.

De belangrijkste projectfuncties zijn:
 Opdrachtgever
 Product owner
 Projectleider
 Scrum master
 Project management officer

De opdrachtgever: dit is de eigenaar van het project. Voor de uitvoering van het project schakelt de
opdrachtgever een projectleider in. Om de projectleider zo goed mogelijk te helpen bij de uitvoering
van het project heb je als opdrachtgever drie belangrijke verantwoordelijkheden:
1. Draagvlak voor het project creëren, laten zien waarom en voor wie het project zo belangrijk
is. Belangrijk is ook dat je de businesscase helder weergeeft, dit laat zien wat de opbrengsten
zullen zijn tegenover de kosten. Het project moet voor iedereen interessant zijn.
2. Benodigde middelen voor het project beschikbaar maken, zorg dat je jouw projectleider
voorziet van voldoende middelen.
3. Besluiten nemen tijdens het project, voor het nemen van de juiste beslissing moet je bouwen
op de informatie die je van de projectleider krijgt. Geef van te voren helder aan hoe je
geïnformeerd wilt worden.

, Product Owner: deze rol is bekend geworden door de Agile-projectmanagementmethoden zoals
Scrum. Als Product Owner ben je verantwoordelijk voor welk product gerealiseerd of gebouwd wordt
en waar de prioriteiten liggen. Je bent continu bezig met het creëren en het uitdragen van de visie op
het eindproduct, het volgen van de marktontwikkeling en het stellen van prioriteiten. de Product
Owner zorgt er ook voor dat de User Stories in de juiste volgorde op de Product Backlog opgenomen
worden. Een User Story is eigenlijk iets wat laat zien ‘wie’ ‘waarom’ ‘wat’ wilt. Deze rol lijkt veel op
die van de opdrachtgever, alleen ga je er bij deze rol vanuit dat de wereld continu verandert en
hierdoor pas je je prioriteiten aan.

Projectleider: als projectleider ben je realisator van dromen en wensen van je opdrachtgever. De
opdrachtgever is verantwoordelijk voor het waarom en wat en de projectleider voor het hoe. Je hebt
als projectleider de volgende verantwoordelijkheden:
 Beheren van de relatie met de opdrachtgever, begrijp goed wat de opdrachtgever wilt, help
hem het duidelijk op papier te zetten en gebruik hiervoor LSD. Rapporteer met een vaste ,
afgesproken en voorspelbare frequentie over de voortgang van het project ten opzicht van
het plan en doe dit volgens het format dat je hebt afgestemd met de opdrachtgever.
 Leiding geven aan het projectteam en samen het resultaat opleveren, maak het doel voor het
hele team duidelijk. Geef de teamleden de mogelijkheid om zelf invulling te geven.
 Beheren van de relatie met de projectomgeving, samen met de opdrachtgever ervoor zorgen
dat de relatie en communicatie met de organisatie goed is en blijft.

Scrum Master: deze functie is bekend geworden door de introductie van de Agile-
pojectmanagementmethoden zoals Scrum. Als Scrum Master ben je verantwoordelijk voor de
correcte uitvoering van de Scrum-aanpak. Je zorgt ervoor dat het hele team de Scrum-aanpak, -
werkwijze en -regels naleeft. De belangrijkste taken van een Scrum Master zijn:
 Ervoor zorgen dat een projectteam elke stap van een Scrum-project doorloopt
 Eventuele belemmeringen tijdens het project oplossen of uit de weg gaan
 Ervoor zorgen dat iedereen begrijpt wat er gedaan moet worden en waarom

Je bent geen projectleider, het team is zelfsturend. Je zorgt er eerder voor dat het team niets in de
weg staat zodat ze het werk goed uit kunnen voeren. Ook begeleid je verschillende meetings en je
inspireert teams. Je zorgt dat er op de Scrum-wijze wordt gewerkt maar gaat niet als de projectleider
in op de inhoud van het project.

Project Management Officer (PMO): als PMO ben je verantwoordelijk voor de voortgang van de
projectorganisatie. Je bent de schakel tussen inhoud en proces. Er zijn twee typen PMO te
onderscheiden:
1. PMO binnen de lijnorganisatie: je biedt ondersteuning aan meerdere projecten. Je bent er
niet om individuele projecten te helpen, maar om de organisatie te helpen verschillende
projecten beter te laten verlopen.
2. PMO binnen een project: je stelt planningen op binnen een project en bewaakt deze ook. Ook
zorg je er als PMO binnen een project voor dat de communicatie soepel verloopt en stel je
bijvoorbeeld het communicatieplan van een project op. Je stelt je transparant op en bent er
om te helpen.