Integrale opdracht fase 2
Naam : xxxxx NCOI Opleidingsgroep
Studentnummer: xxxxx HBO Bachelor Management
Datum : xxxxx specialisatie Overheid en Non-profit
Module : Integrale opdracht HBO Bachelor Management fase 2
Integrale opdracht HBO Bachelor Management fase 2 0
, Voorwoord
Xxxxx
Samenvatting
In november 2021 heeft Organisatie X een nieuw studenteninformatie systeem (SIS) in gebruik genomen,
Systeem X. Een nieuw SIS betekent dat werkzaamheden gaan veranderen. Een van deze grote
veranderingen is het automatiseren van het mutatieproces. Een mutatie wordt altijd ingediend door een
begeleidingsdeskundige (BD’er). Doordat dit proces is geautomatiseerd verandert de manier van werken
voor hen. Uit een rapportage komt naar voren dat 50% van de mutaties niet volgens de nieuwe werkwijze
wordt ingediend. De administratie kan hierdoor niet alle mutaties op de juiste manier verwerken wat een
risico is voor de bekostiging van Organisatie X en de inschrijving van een student, bij DUO en bij het RMC.
Er is sprake van een managementvraagstuk op het gebied van veranderen. Veel BD’ers vinden het lastig
om de manier van werken te veranderen. Het is van belang om de huidige situatie in kaart te brengen om te
kunnen analyseren waar de oorzaak ligt waarom er 50% van de mutaties niet via Systeem X worden
ingediend.
Uit de cultuurscan komt naar voren dat er binnen het team BD sprake is van een familiecultuur. De BD’ers
zijn erg betrokken en de huidige manier van werken gaat prima en daarom houden ze dit in stand.
Traditioneel past binnen de familiecultuur (Cameron en Quinn, 2011). De verandercapaciteit van de BD’ers
is in kaart gebracht en daaruit komt naar voren dat de stijl van leidinggeven, het vertrouwen en de
communicatie van de teamleider BD laag scoren. De BD’ers zitten verspreid over alle locaties van
Organisatie X en de teamleider is meestal aanwezig op de hoofdlocatie in XX en het lukt de teamleider BD
niet om voldoende met alle BD’ers te communiceren, hen te motiveren en te motiveren. De BD’ers zijn
veelal rooddrukdenkers en bewegen als voor hen een verandering aantrekkelijk, aangenaam, inspirerend is
en er moet gevoel zijn van erkenning (Vermaak en De Caluwé, 2019).
In de gewenste situatie zien de BD’ers het nut en de noodzaak om de mutaties via Systeem X aan te
leveren. Om tot deze situatie te komen is het van belang dat de Organisatie X cultuur wat gaat verschuiven
naar een meer adhocratiecultuur. De teamleider BD zal als leiderschapsstijl een combinatie van inspirerend
en coachende moeten gaan toepassen. Daarnaast zal de organisatie ervoor moeten zorgen dat de BD’ers
worden ondersteund met de juiste werkprocessen en werkinstructies.
De Soll situatie: vanaf 1 november 2022 worden alle mutaties aangeleverd via Systeem X en zijn er geen
risico’s meer rondom bekostiging en de inschrijving van studenten, bij DUO of het RMC
De verschillen tussen de Ist en de Soll situatie zijn in een Gap-analyse systematisch in kaart gebracht en
met behulp van een visgraatdiagnose zijn de mogelijke oorzaken en gevolgen van de managementaspecten
uit de Gap-analyse weergegeven.
De directeur Onderwijs moet samen met de teamleider BD gaan bijsturen om de beïnvloedbare aspecten
van de gewenste situatie te bereiken. Dat kan door gebruik te maken van het achtstappenplan van Kotter.
Kotter (1997) beschrijft wat nodig is voor een veranderproces om de gewenste verandering te bereiken. Hij
doet dat in een achtstappenplan. De acht stappen zijn verdeeld in drie categorieën:
1. Creëer de juiste omstandigheden voor verandering.
2. Betrokkenheid bij en de mogelijkheid maken voor de organisatie
3. Implementeren en ondersteunen van de verandering.
Er zijn drie oplosingsalternatieven kort beschreven die de huidige situatie kunnen bijsturen of veranderen
zodat de BD’ers de mutaties op de juiste manier gaan indienen.
1. Terug naar de tekentafel en beleid, proces en verantwoordelijkheden gaan herschrijven.
2. Een interim verandermanager aanstellen.
3. Een verplicht opleidings/coachingstraject voor de teamleider BD.
Deze opdracht wordt afgesloten met een aantal reflectievragen waaruit naar voren komt dat
onbevooroordeeld naar de situatie kijken toch best lastig is. Als leeractiviteit komt naar voren dat een
theoretisch model goed helpt bij het uitzoeken wat het probleem nu precies is.
Integrale opdracht HBO Bachelor Management fase 2 1
Naam : xxxxx NCOI Opleidingsgroep
Studentnummer: xxxxx HBO Bachelor Management
Datum : xxxxx specialisatie Overheid en Non-profit
Module : Integrale opdracht HBO Bachelor Management fase 2
Integrale opdracht HBO Bachelor Management fase 2 0
, Voorwoord
Xxxxx
Samenvatting
In november 2021 heeft Organisatie X een nieuw studenteninformatie systeem (SIS) in gebruik genomen,
Systeem X. Een nieuw SIS betekent dat werkzaamheden gaan veranderen. Een van deze grote
veranderingen is het automatiseren van het mutatieproces. Een mutatie wordt altijd ingediend door een
begeleidingsdeskundige (BD’er). Doordat dit proces is geautomatiseerd verandert de manier van werken
voor hen. Uit een rapportage komt naar voren dat 50% van de mutaties niet volgens de nieuwe werkwijze
wordt ingediend. De administratie kan hierdoor niet alle mutaties op de juiste manier verwerken wat een
risico is voor de bekostiging van Organisatie X en de inschrijving van een student, bij DUO en bij het RMC.
Er is sprake van een managementvraagstuk op het gebied van veranderen. Veel BD’ers vinden het lastig
om de manier van werken te veranderen. Het is van belang om de huidige situatie in kaart te brengen om te
kunnen analyseren waar de oorzaak ligt waarom er 50% van de mutaties niet via Systeem X worden
ingediend.
Uit de cultuurscan komt naar voren dat er binnen het team BD sprake is van een familiecultuur. De BD’ers
zijn erg betrokken en de huidige manier van werken gaat prima en daarom houden ze dit in stand.
Traditioneel past binnen de familiecultuur (Cameron en Quinn, 2011). De verandercapaciteit van de BD’ers
is in kaart gebracht en daaruit komt naar voren dat de stijl van leidinggeven, het vertrouwen en de
communicatie van de teamleider BD laag scoren. De BD’ers zitten verspreid over alle locaties van
Organisatie X en de teamleider is meestal aanwezig op de hoofdlocatie in XX en het lukt de teamleider BD
niet om voldoende met alle BD’ers te communiceren, hen te motiveren en te motiveren. De BD’ers zijn
veelal rooddrukdenkers en bewegen als voor hen een verandering aantrekkelijk, aangenaam, inspirerend is
en er moet gevoel zijn van erkenning (Vermaak en De Caluwé, 2019).
In de gewenste situatie zien de BD’ers het nut en de noodzaak om de mutaties via Systeem X aan te
leveren. Om tot deze situatie te komen is het van belang dat de Organisatie X cultuur wat gaat verschuiven
naar een meer adhocratiecultuur. De teamleider BD zal als leiderschapsstijl een combinatie van inspirerend
en coachende moeten gaan toepassen. Daarnaast zal de organisatie ervoor moeten zorgen dat de BD’ers
worden ondersteund met de juiste werkprocessen en werkinstructies.
De Soll situatie: vanaf 1 november 2022 worden alle mutaties aangeleverd via Systeem X en zijn er geen
risico’s meer rondom bekostiging en de inschrijving van studenten, bij DUO of het RMC
De verschillen tussen de Ist en de Soll situatie zijn in een Gap-analyse systematisch in kaart gebracht en
met behulp van een visgraatdiagnose zijn de mogelijke oorzaken en gevolgen van de managementaspecten
uit de Gap-analyse weergegeven.
De directeur Onderwijs moet samen met de teamleider BD gaan bijsturen om de beïnvloedbare aspecten
van de gewenste situatie te bereiken. Dat kan door gebruik te maken van het achtstappenplan van Kotter.
Kotter (1997) beschrijft wat nodig is voor een veranderproces om de gewenste verandering te bereiken. Hij
doet dat in een achtstappenplan. De acht stappen zijn verdeeld in drie categorieën:
1. Creëer de juiste omstandigheden voor verandering.
2. Betrokkenheid bij en de mogelijkheid maken voor de organisatie
3. Implementeren en ondersteunen van de verandering.
Er zijn drie oplosingsalternatieven kort beschreven die de huidige situatie kunnen bijsturen of veranderen
zodat de BD’ers de mutaties op de juiste manier gaan indienen.
1. Terug naar de tekentafel en beleid, proces en verantwoordelijkheden gaan herschrijven.
2. Een interim verandermanager aanstellen.
3. Een verplicht opleidings/coachingstraject voor de teamleider BD.
Deze opdracht wordt afgesloten met een aantal reflectievragen waaruit naar voren komt dat
onbevooroordeeld naar de situatie kijken toch best lastig is. Als leeractiviteit komt naar voren dat een
theoretisch model goed helpt bij het uitzoeken wat het probleem nu precies is.
Integrale opdracht HBO Bachelor Management fase 2 1
