Inhoudsopgave
1: Budget: inleiding ....................................................................................................................... 3
1.1: Wat is budget ............................................................................................................................ 3
Definitie van op de PowerPoint ...................................................................................................... 3
1.2: Functionele kostenindeling ....................................................................................................... 3
1.3: Vaste en variabele kosten .......................................................................................................... 4
Grafische voorstelling................................................................................................................... 5
1.4: onvoorziene kosten ................................................................................................................... 6
1.5: Opex VS Capex ......................................................................................................................... 6
1.6: Verschillende vormen van budget .............................................................................................. 6
Budget als verkoopargument ........................................................................................................ 6
Budget als communicatietool ....................................................................................................... 7
Budget als verplichte stap ............................................................................................................ 7
Budget: break-even calculatie ...................................................................................................... 7
Budget als leidraad ...................................................................................................................... 7
Kosten reductie ............................................................................................................................ 7
1.7: BTW ......................................................................................................................................... 8
1.7.1: BTW tarieven (Kan nog veranderen door de overheid) ............................................................ 8
1.8: Budgetten bij verschillende events ............................................................................................. 9
1.8.1: B2B event ........................................................................................................................... 9
1.9: Private events ...................................................................................................................... 10
1.9: Voorschotten ...........................................................................................................................10
1.10: Subsidies ...............................................................................................................................10
Subsidies bij de lokale gemeente/stad ........................................................................................ 10
1.11: Agency ‘s ...............................................................................................................................11
Agency of organisatie fee ............................................................................................................ 11
Inkoop/verkoop principe ............................................................................................................. 11
Budget opstellen voor je klant ..................................................................................................... 11
2: Suppliers to know: ................................................................................................................... 12
Meubel leveranciers ................................................................................................................... 12
Cateraars .................................................................................................................................. 12
Bloemisten voor een event.......................................................................................................... 12
Event fotograven ........................................................................................................................ 12
AV leveranciers .......................................................................................................................... 12
3: Deepdive in een Budget ............................................................................................................ 13
3.1: Vormen van budgetten .............................................................................................................13
3.2: OOertes aanvragen ...................................................................................................................14
4 aandachtspunten bij het aanvragen .......................................................................................... 14
1
,3.3: budgetten opmaken .................................................................................................................16
Budget klein B2C (eigen baas) ..................................................................................................... 16
Budget groot B2B (voor klant) ...................................................................................................... 17
3.4: Noodzaak van het budget .........................................................................................................18
3.5: kostenposten ...........................................................................................................................19
3.5.1: Een High Level Budget ....................................................................................................... 20
3.5.2: Detailbudget..................................................................................................................... 21
3.5.3: Soorten kostenposten ....................................................................................................... 21
4. Intro partners/ Partnerships .........................................................................................................23
4.1: Definitie .............................................................................................................................. 23
4.2: Nadelen van partnerships .................................................................................................... 24
4.3: Voordelen van partnerships.................................................................................................. 25
4.4: Soorten partnerships ........................................................................................................... 26
4.4.1: Sponsoring partnerships ............................................................................................... 26
4.4.2: Co-Branding: Co-Sponsoring ........................................................................................ 27
4.4.3: Content Collaboration .................................................................................................. 27
4.4.4: Madia partnerships ....................................................................................................... 28
4.4.5: Strategische partnerships ............................................................................................. 28
4.4.6: Community, Charity & Non profit Partnerships ............................................................... 29
4.4.7: Product Partnerships .................................................................................................... 29
4.4.8:A]iliate partnerships ..................................................................................................... 30
4.4.9: Institutionele partnerships ............................................................................................ 30
4.5: conclusie ............................................................................................................................ 30
4.6: Sponsorship – e]ectiveness Model....................................................................................... 31
4.6.1: Zaken die de e]ectiviteit beïnvloeden ............................................................................ 32
4.7: Activaties ............................................................................................................................ 32
4.7.1: Fysieke activaties ......................................................................................................... 32
4.7.2:Digitale activaties .......................................................................................................... 33
4.7.3: Hospitality activaties .................................................................................................... 34
4.7.4: Educatieve activaties .................................................................................................... 34
5: Partners&Sales ...........................................................................................................................35
5.1: Welke partners benaderen en hoe doe je dat? ....................................................................... 35
5.1.1: Bepaal je eigen waarde positie ...................................................................................... 35
5.1.2: Doelgerichte segmentatie van partners ......................................................................... 35
5.1.3: benaderingsstrategie per type partner ........................................................................... 36
5.2: Follow-up & relatiebeheer .................................................................................................... 43
6: Cases.........................................................................................................................................43
7: Do’s & Dont’s ..............................................................................................................................44
7.1: Do’s .................................................................................................................................... 44
7.2: Dont’s ................................................................................................................................. 46
8: Toegevoegde waarde ...................................................................................................................47
9: gastcolleges ...............................................................................................................................48
2
, Event Finance & Partners
1: Budget: inleiding
1.1: Wat is budget
= inkomsten en uitgaven van het event
à Zorg voor een duidelijk overzicht
à Zorgt voor een kostenbewaking
- ga in detail
vb: geef onderlinge verbanden weer: transport, opbouwuren, arbeiders,…
à Zo krijg je geen verrassingen
Definitie van op de PowerPoint
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt
van wat verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens
of na het evenement). Het budget fungeert als een middel om de prognose te
vergelijken met de werkelijkheid en het stelt de doelstellingen voor de organisator
vast. Een budget zal dikwijls aangepast worden naargelang het tijdstip van het
evenement nadert en er nieuwe informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten van
allerlei onderdelen in het planningsproces.
1.2: Functionele kostenindeling
= gebruik van hoofdgroepen met tussentotalen
à Goede spreadsheet is de KEY
Voordeel: - Mensen/klanten weten waa rdat hun geld naar toe gaat
- Je hebt een goede kijk op het evenwicht tussen de groepen
- Je weet exact waar je kosten liggen
Nadeel: - Onderlinge verbanden zijn soms moeilijk te verwerken
Veel voorkomende fout: - Bepaalde elementen twee keer noteren in de oLerte
- Sommige elementen/kosten kan je bij meerdere onderdelen plaatsen. Het juiste
antwoord hierop is er niet. Zorg ervoor dat je dit voor jezelf bepaald.
3
, - Mogelijkse indeling
1.3: Vaste en variabele kosten
- Vaste kost = Kosten die onafhankelijk zijn van het aantal personen
à Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
vb: acts, sprekers, verhuur van decoratie, locatie huur, …
- Variabele kost = Kost die mee evolueert met het aantal personen.
à Een stijging van personen zorgt voor een stijging van de kosten
vb: catering, personeel, …
- Vaste kosten kan ook variabel kosten worden
à je hebt een grotere locatie nodig omdat er meer mensen komen
à Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
in de realiteit: is er een combinatie van verschillende kostenindelingen
4
1: Budget: inleiding ....................................................................................................................... 3
1.1: Wat is budget ............................................................................................................................ 3
Definitie van op de PowerPoint ...................................................................................................... 3
1.2: Functionele kostenindeling ....................................................................................................... 3
1.3: Vaste en variabele kosten .......................................................................................................... 4
Grafische voorstelling................................................................................................................... 5
1.4: onvoorziene kosten ................................................................................................................... 6
1.5: Opex VS Capex ......................................................................................................................... 6
1.6: Verschillende vormen van budget .............................................................................................. 6
Budget als verkoopargument ........................................................................................................ 6
Budget als communicatietool ....................................................................................................... 7
Budget als verplichte stap ............................................................................................................ 7
Budget: break-even calculatie ...................................................................................................... 7
Budget als leidraad ...................................................................................................................... 7
Kosten reductie ............................................................................................................................ 7
1.7: BTW ......................................................................................................................................... 8
1.7.1: BTW tarieven (Kan nog veranderen door de overheid) ............................................................ 8
1.8: Budgetten bij verschillende events ............................................................................................. 9
1.8.1: B2B event ........................................................................................................................... 9
1.9: Private events ...................................................................................................................... 10
1.9: Voorschotten ...........................................................................................................................10
1.10: Subsidies ...............................................................................................................................10
Subsidies bij de lokale gemeente/stad ........................................................................................ 10
1.11: Agency ‘s ...............................................................................................................................11
Agency of organisatie fee ............................................................................................................ 11
Inkoop/verkoop principe ............................................................................................................. 11
Budget opstellen voor je klant ..................................................................................................... 11
2: Suppliers to know: ................................................................................................................... 12
Meubel leveranciers ................................................................................................................... 12
Cateraars .................................................................................................................................. 12
Bloemisten voor een event.......................................................................................................... 12
Event fotograven ........................................................................................................................ 12
AV leveranciers .......................................................................................................................... 12
3: Deepdive in een Budget ............................................................................................................ 13
3.1: Vormen van budgetten .............................................................................................................13
3.2: OOertes aanvragen ...................................................................................................................14
4 aandachtspunten bij het aanvragen .......................................................................................... 14
1
,3.3: budgetten opmaken .................................................................................................................16
Budget klein B2C (eigen baas) ..................................................................................................... 16
Budget groot B2B (voor klant) ...................................................................................................... 17
3.4: Noodzaak van het budget .........................................................................................................18
3.5: kostenposten ...........................................................................................................................19
3.5.1: Een High Level Budget ....................................................................................................... 20
3.5.2: Detailbudget..................................................................................................................... 21
3.5.3: Soorten kostenposten ....................................................................................................... 21
4. Intro partners/ Partnerships .........................................................................................................23
4.1: Definitie .............................................................................................................................. 23
4.2: Nadelen van partnerships .................................................................................................... 24
4.3: Voordelen van partnerships.................................................................................................. 25
4.4: Soorten partnerships ........................................................................................................... 26
4.4.1: Sponsoring partnerships ............................................................................................... 26
4.4.2: Co-Branding: Co-Sponsoring ........................................................................................ 27
4.4.3: Content Collaboration .................................................................................................. 27
4.4.4: Madia partnerships ....................................................................................................... 28
4.4.5: Strategische partnerships ............................................................................................. 28
4.4.6: Community, Charity & Non profit Partnerships ............................................................... 29
4.4.7: Product Partnerships .................................................................................................... 29
4.4.8:A]iliate partnerships ..................................................................................................... 30
4.4.9: Institutionele partnerships ............................................................................................ 30
4.5: conclusie ............................................................................................................................ 30
4.6: Sponsorship – e]ectiveness Model....................................................................................... 31
4.6.1: Zaken die de e]ectiviteit beïnvloeden ............................................................................ 32
4.7: Activaties ............................................................................................................................ 32
4.7.1: Fysieke activaties ......................................................................................................... 32
4.7.2:Digitale activaties .......................................................................................................... 33
4.7.3: Hospitality activaties .................................................................................................... 34
4.7.4: Educatieve activaties .................................................................................................... 34
5: Partners&Sales ...........................................................................................................................35
5.1: Welke partners benaderen en hoe doe je dat? ....................................................................... 35
5.1.1: Bepaal je eigen waarde positie ...................................................................................... 35
5.1.2: Doelgerichte segmentatie van partners ......................................................................... 35
5.1.3: benaderingsstrategie per type partner ........................................................................... 36
5.2: Follow-up & relatiebeheer .................................................................................................... 43
6: Cases.........................................................................................................................................43
7: Do’s & Dont’s ..............................................................................................................................44
7.1: Do’s .................................................................................................................................... 44
7.2: Dont’s ................................................................................................................................. 46
8: Toegevoegde waarde ...................................................................................................................47
9: gastcolleges ...............................................................................................................................48
2
, Event Finance & Partners
1: Budget: inleiding
1.1: Wat is budget
= inkomsten en uitgaven van het event
à Zorg voor een duidelijk overzicht
à Zorgt voor een kostenbewaking
- ga in detail
vb: geef onderlinge verbanden weer: transport, opbouwuren, arbeiders,…
à Zo krijg je geen verrassingen
Definitie van op de PowerPoint
Een budget is een beleidsinstrument, waarbij er dus zowel een raming wordt gemaakt
van wat verondersteld wordt te gebeuren, en een registratie van wat er gebeurt (tijdens
of na het evenement). Het budget fungeert als een middel om de prognose te
vergelijken met de werkelijkheid en het stelt de doelstellingen voor de organisator
vast. Een budget zal dikwijls aangepast worden naargelang het tijdstip van het
evenement nadert en er nieuwe informatie vrijkomt over de kosten en de inkomsten van
allerlei onderdelen in het planningsproces.
1.2: Functionele kostenindeling
= gebruik van hoofdgroepen met tussentotalen
à Goede spreadsheet is de KEY
Voordeel: - Mensen/klanten weten waa rdat hun geld naar toe gaat
- Je hebt een goede kijk op het evenwicht tussen de groepen
- Je weet exact waar je kosten liggen
Nadeel: - Onderlinge verbanden zijn soms moeilijk te verwerken
Veel voorkomende fout: - Bepaalde elementen twee keer noteren in de oLerte
- Sommige elementen/kosten kan je bij meerdere onderdelen plaatsen. Het juiste
antwoord hierop is er niet. Zorg ervoor dat je dit voor jezelf bepaald.
3
, - Mogelijkse indeling
1.3: Vaste en variabele kosten
- Vaste kost = Kosten die onafhankelijk zijn van het aantal personen
à Onveranderlijk binnen de gegeven productiecapaciteit
vb: acts, sprekers, verhuur van decoratie, locatie huur, …
- Variabele kost = Kost die mee evolueert met het aantal personen.
à Een stijging van personen zorgt voor een stijging van de kosten
vb: catering, personeel, …
- Vaste kosten kan ook variabel kosten worden
à je hebt een grotere locatie nodig omdat er meer mensen komen
à Sommige artiesten baseren hun prijzen op het aantal bezoekers
in de realiteit: is er een combinatie van verschillende kostenindelingen
4
