Projectmanagement: Iris Eshel en Jan Verhaar
Hoofdstuk 5: Het projectplan
Evenementenprojecten worden steeds vaker ingezet als marketinginstrument om
marketingdoelstellingen te realiseren. Door deze ontwikkeling is een geheel
nieuw soort evenementen ontstaan; verkoopstimulerende evenementen. Deze
hebben als belangrijkste doelstelling de verkoopcijfers van een product, dienst of
organisatie te verhogen.
Als we naar een festival kijken, is aan het einde van de voorbereidingsfase het
basisconcept omgezet in een gedetailleerd plan met exacte maten van de
inrichting van de locatie, de beschrijving van de activiteiten, een definitieve
programmering, de exacte tijden van optredens, enzovoort. Daarmee is nog niet
bekend hoe de productie precies georganiseerd gaat worden, want dat komt in
de uitwerkingsfase aan de orde.
Werk het basisconcept uit in een gedetailleerd plan of ontwerp voor het project
In deze stap wordt de inhoud van het project verder vormgegeven. In sommige
gevallen kan zo’n plan worden omschreven in tekst, in andere gevallen kan het
ontwerp beter worden getekend of op een andere wijze worden gevisualiseerd.
Beschrijf uit welke onderdelen het project bestaat en wanneer en hoe de
onderdelen worden uitgevoerd. Je kunt hierbij denken aan de volgende vragen:
- Uit welke onderdelen bestaat het project?
- Hoe gaan de verschillende onderdelen of activiteiten eruit zien?
- Waar en wanneer worden de onderdelen of activiteiten uitgevoerd?
Bij een evenementenproject bestaat dit hoofdstuk uit een combinatie van tekst,
schema’s en tekeningen. Hiermee wordt duidelijk hoe het projectresultaat er
concreet uit gaat zien. Maar let op; een gedetailleerde technische en
organisatorische uitwerking van het evenement hoort pas thuis in de
uitwerkingsfase (in de draaiboeken).
Pas de in het projectplan gemaakte sfeerschets van het evenementenproject aan
De korte sfeerschets die waarschijnlijk in het projectvoorstel was opgenomen als
levendige beschrijving van de manier waarop het evenement beleefd gaat
worden door toekomstige bezoekers, moet in deze fase worden aangepast aan
het nu in detail uitgewerkte ontwerp of plan. Bedenk dat het projectplan meestal
breed gepresenteerd gaat worden om draagvlak te creëren. Daarom moet deze
sfeerschets nu echt tot de verbeelding spreken.
Oriënteer je alvast globaal op mogelijke productiemethoden
Indien relevant wordt nu al een globale beschrijving gemaakt van
productiemethoden en uitvoeringshulpmiddelen. Bij een festival bijvoorbeeld kan
in dit stadium besloten worden om podia te maken van eerder gebruikte
podiumelementen, maar er kan ook worden gekozen om podiumtrailers in te
huren. Het gaat nu dus om de belangrijkste keuzes met betrekking tot de
productiewijze, nog niet om de details. Meer uitgebreide informatie over de
productie of uitvoering ga je later in de uitwerkingsfase beschrijven in het
productieplan.
, In het projectplan moet ook de communicatiestrategie verder worden uitgewerkt
in een marketing- en communicatieplan. Hierin wordt aangegeven op welke wijze
en met welke middelen de strategie wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld publiek
werven door de inzet van social media. Het communicatieactieplan wordt
opgesteld in de voorbereidingsfase (projectplan) en uitgevoerd in zowel de
voorbereidingsfase als de uitwerkingsfase en loopt dus over in het productieplan.
In de voorbereidingsfase kan je enquêtes over de beleving van het evenement
doen. Tijdens de productiefase kan je aan dingen denken als interviews met
artiesten en uitnodigen van de pers. En op het einde van het project kan er een
publieksonderzoek plaatsvinden ten behoeve van de evaluatiefase.
In het projectplan moet worden aangegeven op welke wijze en met welke
middelen de communicatiestrategie zal worden uitgevoerd; bijvoorbeeld de
publiekswerving vindt plaats via social media.
Ontwikkel een marketingplan voor het project
Het nut van een marketingplan is:
- Richting aangeven
- Keuzes maken
- Realistisch plannen
- Intern draagvlak creëren voor marketing
Een onderdeel van het marketingplan is de marketingmix. De term
“marketingmix” wordt gebruikt om de instrumenten en methoden te beschrijven
die kunnen worden ingezet om een marketingcampagne op te zetten. In het
marketingplan maak je duidelijk hoe je het evenement in de markt wilt gaan
zetten. Er wordt meestal gebruik gemaakt van de 5 P’s; product, prijs, plaats,
promotie, personeel. Deze vijf aspecten moeten in combinatie met elkaar leiden
tot het begrijpen van en inspelen op de wensen en behoeften van de doelgroep
van het project. Bij de 5 P’s zijn er zelfs nog twee extra bijgekomen; proces en
people. Na het bepalen van de marketingstrategie in het projectvoorstel kijken
we nu langs welke weg, op welke manier en binnen welk tijdsbestek we de
vastgestelde marketingdoelstellingen willen bereiken. Het plan wordt ook wel
gebruikt om de geplande activiteiten te controleren en eventueel bij te sturen.
Ontwikkel een fondsenwervings- en/of sponsorplan voor het project
In het fondsenwervingsplan moet je uitwerken op welke wijze je de
fondsenwerving/sponsering gaat aanpakken. Het is vaak niet mogelijk om alle
kosten van een evenement aan de bezoeker door te berekenen, omdat de
entreeprijs daardoor te hoog wordt. Daarom doen deze organisaties steeds vaker
een beroep op sponsoring. Bij sponsoring is er een tegenprestatie die de sponsor
help bij het bereik van de eigen doelstellingen. Voorheen draaide sponsoring
vooral om naamsbekendheid van het merk of bedrijf, maar tegenwoordig zijn het
imago en de versterking van het corporate image belangrijker. Het voordeel van
sponsoren van een evenement is dat het vaak een zeer specifiek publiek bereikt.
Vooral wanneer een bedrijf een bepaald imago wil neerzetten of bijstellen, is het
sponsoren van evenementen een goede optie. Bedenk bij dit plan ook hoe je de
instanties en bedrijven gaat benaderen en hoe je hen gaat overtuigen dat ze jou
moeten sponsoren.
Hoofdstuk 5: Het projectplan
Evenementenprojecten worden steeds vaker ingezet als marketinginstrument om
marketingdoelstellingen te realiseren. Door deze ontwikkeling is een geheel
nieuw soort evenementen ontstaan; verkoopstimulerende evenementen. Deze
hebben als belangrijkste doelstelling de verkoopcijfers van een product, dienst of
organisatie te verhogen.
Als we naar een festival kijken, is aan het einde van de voorbereidingsfase het
basisconcept omgezet in een gedetailleerd plan met exacte maten van de
inrichting van de locatie, de beschrijving van de activiteiten, een definitieve
programmering, de exacte tijden van optredens, enzovoort. Daarmee is nog niet
bekend hoe de productie precies georganiseerd gaat worden, want dat komt in
de uitwerkingsfase aan de orde.
Werk het basisconcept uit in een gedetailleerd plan of ontwerp voor het project
In deze stap wordt de inhoud van het project verder vormgegeven. In sommige
gevallen kan zo’n plan worden omschreven in tekst, in andere gevallen kan het
ontwerp beter worden getekend of op een andere wijze worden gevisualiseerd.
Beschrijf uit welke onderdelen het project bestaat en wanneer en hoe de
onderdelen worden uitgevoerd. Je kunt hierbij denken aan de volgende vragen:
- Uit welke onderdelen bestaat het project?
- Hoe gaan de verschillende onderdelen of activiteiten eruit zien?
- Waar en wanneer worden de onderdelen of activiteiten uitgevoerd?
Bij een evenementenproject bestaat dit hoofdstuk uit een combinatie van tekst,
schema’s en tekeningen. Hiermee wordt duidelijk hoe het projectresultaat er
concreet uit gaat zien. Maar let op; een gedetailleerde technische en
organisatorische uitwerking van het evenement hoort pas thuis in de
uitwerkingsfase (in de draaiboeken).
Pas de in het projectplan gemaakte sfeerschets van het evenementenproject aan
De korte sfeerschets die waarschijnlijk in het projectvoorstel was opgenomen als
levendige beschrijving van de manier waarop het evenement beleefd gaat
worden door toekomstige bezoekers, moet in deze fase worden aangepast aan
het nu in detail uitgewerkte ontwerp of plan. Bedenk dat het projectplan meestal
breed gepresenteerd gaat worden om draagvlak te creëren. Daarom moet deze
sfeerschets nu echt tot de verbeelding spreken.
Oriënteer je alvast globaal op mogelijke productiemethoden
Indien relevant wordt nu al een globale beschrijving gemaakt van
productiemethoden en uitvoeringshulpmiddelen. Bij een festival bijvoorbeeld kan
in dit stadium besloten worden om podia te maken van eerder gebruikte
podiumelementen, maar er kan ook worden gekozen om podiumtrailers in te
huren. Het gaat nu dus om de belangrijkste keuzes met betrekking tot de
productiewijze, nog niet om de details. Meer uitgebreide informatie over de
productie of uitvoering ga je later in de uitwerkingsfase beschrijven in het
productieplan.
, In het projectplan moet ook de communicatiestrategie verder worden uitgewerkt
in een marketing- en communicatieplan. Hierin wordt aangegeven op welke wijze
en met welke middelen de strategie wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld publiek
werven door de inzet van social media. Het communicatieactieplan wordt
opgesteld in de voorbereidingsfase (projectplan) en uitgevoerd in zowel de
voorbereidingsfase als de uitwerkingsfase en loopt dus over in het productieplan.
In de voorbereidingsfase kan je enquêtes over de beleving van het evenement
doen. Tijdens de productiefase kan je aan dingen denken als interviews met
artiesten en uitnodigen van de pers. En op het einde van het project kan er een
publieksonderzoek plaatsvinden ten behoeve van de evaluatiefase.
In het projectplan moet worden aangegeven op welke wijze en met welke
middelen de communicatiestrategie zal worden uitgevoerd; bijvoorbeeld de
publiekswerving vindt plaats via social media.
Ontwikkel een marketingplan voor het project
Het nut van een marketingplan is:
- Richting aangeven
- Keuzes maken
- Realistisch plannen
- Intern draagvlak creëren voor marketing
Een onderdeel van het marketingplan is de marketingmix. De term
“marketingmix” wordt gebruikt om de instrumenten en methoden te beschrijven
die kunnen worden ingezet om een marketingcampagne op te zetten. In het
marketingplan maak je duidelijk hoe je het evenement in de markt wilt gaan
zetten. Er wordt meestal gebruik gemaakt van de 5 P’s; product, prijs, plaats,
promotie, personeel. Deze vijf aspecten moeten in combinatie met elkaar leiden
tot het begrijpen van en inspelen op de wensen en behoeften van de doelgroep
van het project. Bij de 5 P’s zijn er zelfs nog twee extra bijgekomen; proces en
people. Na het bepalen van de marketingstrategie in het projectvoorstel kijken
we nu langs welke weg, op welke manier en binnen welk tijdsbestek we de
vastgestelde marketingdoelstellingen willen bereiken. Het plan wordt ook wel
gebruikt om de geplande activiteiten te controleren en eventueel bij te sturen.
Ontwikkel een fondsenwervings- en/of sponsorplan voor het project
In het fondsenwervingsplan moet je uitwerken op welke wijze je de
fondsenwerving/sponsering gaat aanpakken. Het is vaak niet mogelijk om alle
kosten van een evenement aan de bezoeker door te berekenen, omdat de
entreeprijs daardoor te hoog wordt. Daarom doen deze organisaties steeds vaker
een beroep op sponsoring. Bij sponsoring is er een tegenprestatie die de sponsor
help bij het bereik van de eigen doelstellingen. Voorheen draaide sponsoring
vooral om naamsbekendheid van het merk of bedrijf, maar tegenwoordig zijn het
imago en de versterking van het corporate image belangrijker. Het voordeel van
sponsoren van een evenement is dat het vaak een zeer specifiek publiek bereikt.
Vooral wanneer een bedrijf een bepaald imago wil neerzetten of bijstellen, is het
sponsoren van evenementen een goede optie. Bedenk bij dit plan ook hoe je de
instanties en bedrijven gaat benaderen en hoe je hen gaat overtuigen dat ze jou
moeten sponsoren.
