Office management
De hedendaagse assistant, een
strategische partner
Profiel management assistant
Evolutie van het beroep
Jaren 60:
o Secretariële ondersteuner voor één directeur/ manager
o Secretaris/ secretaresse
o Zorgt ervoor dat het leven van de baas zowel op professioneel als privévlak
administratief vlot verloopt
o Vaste telefoon – typemachine – stenografie
Stenografie of korschrift is een manier van snelschrijven waarbij een regel of
symbool wordt vervangen door een bepaalde klank of letter
Deze klanken worden weergegeven met een lijn, boog, krul, punt of streepje
of een combinatie ervan
o Papieren agenda’s – faxen
Jaren 70-80:
o Begin digitale evolutie: pc’s met software voor tekstverwerking en spreadsheets
o Langzame overgang: typemachine blijft belangrijkste toestel
o Nog niet veel verandert qua naam en taken
Jaren 90:
o Het internet als hét grote kantelpunt
o Meer pc’s, opkomst Microsoft office en Microsoft Windows
o Floppydisks en harde diskettes
o Faxen via de telefoonlijn
o Opkomst internet en World Wide Web
Inbelverbindingen via telefoonlijn
Enkel e-mailen en tekst opzoeken
Enorm traag en duur
o Komst LAN (lokale netwerken) computers binnen kantoorruimtes kunnen met elkaar
verbonden worden en bestanden delen
Verbetert samenwerking tussen collega’s
o Documenten bezorgen buiten kantoor: document afdrukken met matrixprinter om
dan te faxen en bij de ontvanger terug af te printen
Jaren 2000
o Wired internet en e-mail
o Snelle opgang en enorme impact
o Afbeeldingen en foto’s kunnen nu ook via mail gestuurd worden
o Wordt steeds vaker ‘Management Assistant’ genoemd
2010 tot heden:
, o Mobiel internet en internet of things
o Digitale revolutie
o Smartphones en tablets
o Flexibel werken/ thuiswerken
o Cloud computing (+/- 2015): via cloudopslagdiensten zijn alle belangrijke
documenten altijd en overal beschikbaar
o Artificiële intelligentie: chatbots en AI-tools
o Meer strategische en veelzijdige rol
Verschil tussen Internet en WorldwideWeb
- Internet ( tussen netwerken (lat.) is een wereldwijd netwerk van miljarden verbonden
computers en netwerkappartaten
- WorldWide Web (Brit Tim Berners-Lee) met een protocol (http) en computertaal (html) is een
toepassing die op internet draait. Verwijst naar de grote verbinding van webpagina’s, pagina’s
zijn aan elkaar gekoppeld met hyperlinks. Een combinatie van verwante webpagina’s wordt
een website genoemd.
Door al deze ontwikkelingen neemt de efficiëntie en de effectiviteit van het werk van de Management
Assistant steeds meer toe.
Digitale agenda’s
Projectmanagementtools
Digitale samenwerkingsplatformen
Professionalisering en zelfontwikkeling van MA
Van vraaggestuurd naar zelfsturend en
proactief
Meer nadruk gelegd op persoonlijke vaardigheden:
Communicatie
Leiderschap
Probleemoplossend werken
Projectmanagement
We zien voornamelijk:
1. Veranderingen in het takenpakket
a. Van puur administratief secretariaatswerk naar administratieve ondersteuning die nu
op proactieve manier gebeurt alsook projectmanagement
2. Een andere manier van werken
a. Van handmatig naar digitaal
3. Een gewijzigde rol van de Management Assistant binnen de organisatie
a. Van klassiek secretariaat naar strategisch partner
4. Veranderingen in de werkplekcultuur
a. Niet meer 1 directeur, maar voor een team van managers
5. Een evolutie in de vaardigheden waarover een Assistant dient te beschikken
a. Van traditionele, administratieve en organisatorische vaardigheden naar ook digitale
skills en persoonlijke vaardigheden
, MA: Een strategische partner
Verantwoordelijkheden
Adviseurs
Ondersteunen management bij nemen van complexe beslissingen
Projectmanagement, budgettering, voorbereiden presentaties
Specialiseren in domeinen: HR, marketing, financiën, evenementen
Voortdurende ontwikkeling en bijscholing is essentieel voor een MA
Beroepscompetentieprofiel
De management Assistant is gelieerd aan één of meerdere personen, voor wie hij/ zij een
pakket taken vervult. Voor deze hiërarchische meerdere(n) werkt hij/zij inhoudelijk,
voorbereidend en ondersteunend bij de uitvoering van de werkzaamheden.
Vooral administratief en organisatorisch staat de MA in voor het organiseren van activiteiten,
beheren van informatie en correspondentie en voor het tijds- en prioriteitenbeheer van de
manager.
De MA heeft inzicht in de kernactiviteiten en strategieën van het bedrijf en gaat discreet om
met vertrouwelijke informatie
Betrokkenheid, Flexibiliteit, meertaligheid, initiatief, verantwoordelijkheid
93% van MA zijn vrouwen
What’s in a name?
Top management Assistants Department Assistants Allround Assistants
Personal Assistants Legal Secretary Project Assistant
Executive Assistant Marketing Assistant Operations Assistant
Customers Relations Officer PR/ Communication Assistant Administrative Assistant
Management Assistant Payroll Assistant Junior Assistant
Office Manager Human Resources Assistant
Sales/ Purchase Assistant
Logistics Assistant
Bijstaan manager met Bijstaan Bijstaan
sleutelfunctie afdelingshoofd of meerdere bazen
volledige afdelingen of afdelingen
Meerdere jaren ervaring Specialisatie in Flexibiliteit en
Autonoom werken werkdomein stressbestendig
Beroepsspecifieke competenties MA
1. Data
2. Kritische ingesteldheid
3. Organisatie
4. Zin voor initiatief
5. Accuratesse
6. Zelfstandigheid
7. Resultaatgerichtheid
8. Levenslang leren
9. Communicatie
De hedendaagse assistant, een
strategische partner
Profiel management assistant
Evolutie van het beroep
Jaren 60:
o Secretariële ondersteuner voor één directeur/ manager
o Secretaris/ secretaresse
o Zorgt ervoor dat het leven van de baas zowel op professioneel als privévlak
administratief vlot verloopt
o Vaste telefoon – typemachine – stenografie
Stenografie of korschrift is een manier van snelschrijven waarbij een regel of
symbool wordt vervangen door een bepaalde klank of letter
Deze klanken worden weergegeven met een lijn, boog, krul, punt of streepje
of een combinatie ervan
o Papieren agenda’s – faxen
Jaren 70-80:
o Begin digitale evolutie: pc’s met software voor tekstverwerking en spreadsheets
o Langzame overgang: typemachine blijft belangrijkste toestel
o Nog niet veel verandert qua naam en taken
Jaren 90:
o Het internet als hét grote kantelpunt
o Meer pc’s, opkomst Microsoft office en Microsoft Windows
o Floppydisks en harde diskettes
o Faxen via de telefoonlijn
o Opkomst internet en World Wide Web
Inbelverbindingen via telefoonlijn
Enkel e-mailen en tekst opzoeken
Enorm traag en duur
o Komst LAN (lokale netwerken) computers binnen kantoorruimtes kunnen met elkaar
verbonden worden en bestanden delen
Verbetert samenwerking tussen collega’s
o Documenten bezorgen buiten kantoor: document afdrukken met matrixprinter om
dan te faxen en bij de ontvanger terug af te printen
Jaren 2000
o Wired internet en e-mail
o Snelle opgang en enorme impact
o Afbeeldingen en foto’s kunnen nu ook via mail gestuurd worden
o Wordt steeds vaker ‘Management Assistant’ genoemd
2010 tot heden:
, o Mobiel internet en internet of things
o Digitale revolutie
o Smartphones en tablets
o Flexibel werken/ thuiswerken
o Cloud computing (+/- 2015): via cloudopslagdiensten zijn alle belangrijke
documenten altijd en overal beschikbaar
o Artificiële intelligentie: chatbots en AI-tools
o Meer strategische en veelzijdige rol
Verschil tussen Internet en WorldwideWeb
- Internet ( tussen netwerken (lat.) is een wereldwijd netwerk van miljarden verbonden
computers en netwerkappartaten
- WorldWide Web (Brit Tim Berners-Lee) met een protocol (http) en computertaal (html) is een
toepassing die op internet draait. Verwijst naar de grote verbinding van webpagina’s, pagina’s
zijn aan elkaar gekoppeld met hyperlinks. Een combinatie van verwante webpagina’s wordt
een website genoemd.
Door al deze ontwikkelingen neemt de efficiëntie en de effectiviteit van het werk van de Management
Assistant steeds meer toe.
Digitale agenda’s
Projectmanagementtools
Digitale samenwerkingsplatformen
Professionalisering en zelfontwikkeling van MA
Van vraaggestuurd naar zelfsturend en
proactief
Meer nadruk gelegd op persoonlijke vaardigheden:
Communicatie
Leiderschap
Probleemoplossend werken
Projectmanagement
We zien voornamelijk:
1. Veranderingen in het takenpakket
a. Van puur administratief secretariaatswerk naar administratieve ondersteuning die nu
op proactieve manier gebeurt alsook projectmanagement
2. Een andere manier van werken
a. Van handmatig naar digitaal
3. Een gewijzigde rol van de Management Assistant binnen de organisatie
a. Van klassiek secretariaat naar strategisch partner
4. Veranderingen in de werkplekcultuur
a. Niet meer 1 directeur, maar voor een team van managers
5. Een evolutie in de vaardigheden waarover een Assistant dient te beschikken
a. Van traditionele, administratieve en organisatorische vaardigheden naar ook digitale
skills en persoonlijke vaardigheden
, MA: Een strategische partner
Verantwoordelijkheden
Adviseurs
Ondersteunen management bij nemen van complexe beslissingen
Projectmanagement, budgettering, voorbereiden presentaties
Specialiseren in domeinen: HR, marketing, financiën, evenementen
Voortdurende ontwikkeling en bijscholing is essentieel voor een MA
Beroepscompetentieprofiel
De management Assistant is gelieerd aan één of meerdere personen, voor wie hij/ zij een
pakket taken vervult. Voor deze hiërarchische meerdere(n) werkt hij/zij inhoudelijk,
voorbereidend en ondersteunend bij de uitvoering van de werkzaamheden.
Vooral administratief en organisatorisch staat de MA in voor het organiseren van activiteiten,
beheren van informatie en correspondentie en voor het tijds- en prioriteitenbeheer van de
manager.
De MA heeft inzicht in de kernactiviteiten en strategieën van het bedrijf en gaat discreet om
met vertrouwelijke informatie
Betrokkenheid, Flexibiliteit, meertaligheid, initiatief, verantwoordelijkheid
93% van MA zijn vrouwen
What’s in a name?
Top management Assistants Department Assistants Allround Assistants
Personal Assistants Legal Secretary Project Assistant
Executive Assistant Marketing Assistant Operations Assistant
Customers Relations Officer PR/ Communication Assistant Administrative Assistant
Management Assistant Payroll Assistant Junior Assistant
Office Manager Human Resources Assistant
Sales/ Purchase Assistant
Logistics Assistant
Bijstaan manager met Bijstaan Bijstaan
sleutelfunctie afdelingshoofd of meerdere bazen
volledige afdelingen of afdelingen
Meerdere jaren ervaring Specialisatie in Flexibiliteit en
Autonoom werken werkdomein stressbestendig
Beroepsspecifieke competenties MA
1. Data
2. Kritische ingesteldheid
3. Organisatie
4. Zin voor initiatief
5. Accuratesse
6. Zelfstandigheid
7. Resultaatgerichtheid
8. Levenslang leren
9. Communicatie
