MODULEDOPDRACHT
BUSINESS IT FOR
FINANCIALS
1
,Voorwoord
Mijn naam is xxx.
Door mijn werkervaring op verschillende financiële afdelingen bij diverse organisaties, zowel
commercieel als non-profit, beschik ik inmiddels over ruime ervaring op dit gebied.
In het verleden heb ik diploma’s PDB (Praktijk Diploma Boekhouden) en MBA (Moderne
Bedrijfsadministratie) behaald. Afgelopen jaar voegde ik hier diploma SPD I aan toe en op dit moment
concentreer ik mij op het vervolg, SPD II, welke ik medio volgend jaar hoop af te ronden.
Mijn werkstuk heb ik opgesteld voor mijn huidige werkgever xxx, waar ik sinds 2019 in dienst ben. De
eerste twee jaar vervulde ik een rol binnen Team Finance als senior medewerker en nu als junior
accountmanager zorgvastgoed binnen Team Accountmanagement Zorgvastgoed.
In mijn huidige functie houd ik mij voornamelijk bezig met bewaken van interne processen en leg ik
verantwoording over cijfers door ons team behaald aan de manager Zorgvastgoed. Door de verbanden
tussen verschillende interne afdelingen te kunnen zien en leggen, wil ik duidelijk maken hoe bepaalde
processen impact op de resultaten van de gehele organisatie kunnen hebben.
Deze opdracht heb ik geschreven ten behoeve van de afronding van de module Business IT For
Financials, als onderdeel van het HBO-programma SPD II, gevolgd bij xxx.
Veel leesplezier toegewenst!
April 2025
2
, Samenvatting
Mijn opdrachtgever, de directie van xxx, wil weten hoe bepaalde tegenvallende resultaten (hoogte van
het zakelijke debiteurensaldo) over het jaar 2024 verbeterd kunnen worden.
De directie vraagt aan de manager Accountmanagement Zorgvastgoed passende
beheersmaatregelen te treffen om hier verandering in te brengen. De manager geeft mij de opdracht
om dit te onderzoeken en een verbeterplan op te stellen.
In dit verbetervoorstel zoom ik uitsluitend in op één van de Key Performance Indicators (KPI): het
zakelijke debiteurensaldo van de hoofdafdeling Accountmanagement Zorgvastgoed (Team AV). Dit
team bewaakt en monitort eigen resultaten in een Power BI-dashboard, afgeleid van een Balanced
Score Card. In 2024 is er sprake van overschrijding. De vastgestelde norm voor dat jaar ligt op € 500K
per maand. Naast de huur belast de organisatie iedere maand een scala aan andere vorderingen aan
zorgpartijen (beginnota’s, afrekening servicekosten, onderhoudsfacturen), waarbij huur het grootste
aandeel heeft.
Elke maand prolongeert de organisatie circa €25 miljoen aan huur, waarvan een derde aan de
zorgpartijen. Het is evident dat sommige bedrijfsprocessen suboptimaal zijn (Laudon & Laudon, 2023,
p.10), gerelateerd aan het uitstaand saldo, aangezien de huur bij veel zakelijke klanten automatisch
geïncasseerd wordt. Bij nader onderzoek blijken de primaire activiteiten ‘Nieuwe verhuring’ en
‘Huurprolongatie’ de boosdoener te zijn (Laudon & Laudon, 2023, p. 95).
Probleemdefinitie: Werkkapitaalbeheer is suboptimaal (overschrijding van het zakelijke
debiteurensaldo in 2024).
Praktijkonderzoek: Conform huidig beleid geschiedt elke nieuwe verhuring uitsluitend op basis van
automatische incasso (AI). Voor overige mutaties (afrekening servicekosten, onderhoudsfacturen,
beginnota’s) geldt deze bepaling niet. De zorgpartij tekent een SEPA-incassoformulier en de
organisatie incasseert de huur.
Uit interviews met Team Zakelijke Verhuur (Team ZV) blijkt dat de procedure rondom SEPA gebrekkig
is. Er wordt geen checklist of werkinstructie gebruikt, kennis wordt mondeling overgedragen en steunt
op de zogenaamde informele organisatie. Bij vertrek van teamleden dreigt kennis verloren te gaan.
Daarnaast is er weinig bewustzijn over het belang van SEPA, aangezien de resultatenverantwoording
bij een ander team ligt (Team AV).
Een ander knelpunt is het moment van huurprolongatie en verzending van huurfacturen. Conform
huidig beleid start de prolongatie pas in de laatste week van de maand. De dag daarna volgt een
digitale huurfactuur die via een goedkeuringsflow bij de huurder terechtkomt. Het gevolg: tijdige
huurbetaling blijft uit en bij uitblijven van betaling start een tijdrovend en kostbaar incassotraject. Een
rapport uit het Data Warehouse laat zien dat de meerderheid van de huurfacturen niet het kenmerk AI
draagt, waardoor gedoogbeleid ontstaat.
Middels User Story en RASCI-matrix worden beide knelpunten in kaart gebracht (bijlage 3).
Oplossing: Beide processen zijn suboptimaal en dienen herziening en optimalisatie.
Oplossingsalternatieven, in samenwerking met Team IT, worden in hoofdstuk 3 beschreven.
3
BUSINESS IT FOR
FINANCIALS
1
,Voorwoord
Mijn naam is xxx.
Door mijn werkervaring op verschillende financiële afdelingen bij diverse organisaties, zowel
commercieel als non-profit, beschik ik inmiddels over ruime ervaring op dit gebied.
In het verleden heb ik diploma’s PDB (Praktijk Diploma Boekhouden) en MBA (Moderne
Bedrijfsadministratie) behaald. Afgelopen jaar voegde ik hier diploma SPD I aan toe en op dit moment
concentreer ik mij op het vervolg, SPD II, welke ik medio volgend jaar hoop af te ronden.
Mijn werkstuk heb ik opgesteld voor mijn huidige werkgever xxx, waar ik sinds 2019 in dienst ben. De
eerste twee jaar vervulde ik een rol binnen Team Finance als senior medewerker en nu als junior
accountmanager zorgvastgoed binnen Team Accountmanagement Zorgvastgoed.
In mijn huidige functie houd ik mij voornamelijk bezig met bewaken van interne processen en leg ik
verantwoording over cijfers door ons team behaald aan de manager Zorgvastgoed. Door de verbanden
tussen verschillende interne afdelingen te kunnen zien en leggen, wil ik duidelijk maken hoe bepaalde
processen impact op de resultaten van de gehele organisatie kunnen hebben.
Deze opdracht heb ik geschreven ten behoeve van de afronding van de module Business IT For
Financials, als onderdeel van het HBO-programma SPD II, gevolgd bij xxx.
Veel leesplezier toegewenst!
April 2025
2
, Samenvatting
Mijn opdrachtgever, de directie van xxx, wil weten hoe bepaalde tegenvallende resultaten (hoogte van
het zakelijke debiteurensaldo) over het jaar 2024 verbeterd kunnen worden.
De directie vraagt aan de manager Accountmanagement Zorgvastgoed passende
beheersmaatregelen te treffen om hier verandering in te brengen. De manager geeft mij de opdracht
om dit te onderzoeken en een verbeterplan op te stellen.
In dit verbetervoorstel zoom ik uitsluitend in op één van de Key Performance Indicators (KPI): het
zakelijke debiteurensaldo van de hoofdafdeling Accountmanagement Zorgvastgoed (Team AV). Dit
team bewaakt en monitort eigen resultaten in een Power BI-dashboard, afgeleid van een Balanced
Score Card. In 2024 is er sprake van overschrijding. De vastgestelde norm voor dat jaar ligt op € 500K
per maand. Naast de huur belast de organisatie iedere maand een scala aan andere vorderingen aan
zorgpartijen (beginnota’s, afrekening servicekosten, onderhoudsfacturen), waarbij huur het grootste
aandeel heeft.
Elke maand prolongeert de organisatie circa €25 miljoen aan huur, waarvan een derde aan de
zorgpartijen. Het is evident dat sommige bedrijfsprocessen suboptimaal zijn (Laudon & Laudon, 2023,
p.10), gerelateerd aan het uitstaand saldo, aangezien de huur bij veel zakelijke klanten automatisch
geïncasseerd wordt. Bij nader onderzoek blijken de primaire activiteiten ‘Nieuwe verhuring’ en
‘Huurprolongatie’ de boosdoener te zijn (Laudon & Laudon, 2023, p. 95).
Probleemdefinitie: Werkkapitaalbeheer is suboptimaal (overschrijding van het zakelijke
debiteurensaldo in 2024).
Praktijkonderzoek: Conform huidig beleid geschiedt elke nieuwe verhuring uitsluitend op basis van
automatische incasso (AI). Voor overige mutaties (afrekening servicekosten, onderhoudsfacturen,
beginnota’s) geldt deze bepaling niet. De zorgpartij tekent een SEPA-incassoformulier en de
organisatie incasseert de huur.
Uit interviews met Team Zakelijke Verhuur (Team ZV) blijkt dat de procedure rondom SEPA gebrekkig
is. Er wordt geen checklist of werkinstructie gebruikt, kennis wordt mondeling overgedragen en steunt
op de zogenaamde informele organisatie. Bij vertrek van teamleden dreigt kennis verloren te gaan.
Daarnaast is er weinig bewustzijn over het belang van SEPA, aangezien de resultatenverantwoording
bij een ander team ligt (Team AV).
Een ander knelpunt is het moment van huurprolongatie en verzending van huurfacturen. Conform
huidig beleid start de prolongatie pas in de laatste week van de maand. De dag daarna volgt een
digitale huurfactuur die via een goedkeuringsflow bij de huurder terechtkomt. Het gevolg: tijdige
huurbetaling blijft uit en bij uitblijven van betaling start een tijdrovend en kostbaar incassotraject. Een
rapport uit het Data Warehouse laat zien dat de meerderheid van de huurfacturen niet het kenmerk AI
draagt, waardoor gedoogbeleid ontstaat.
Middels User Story en RASCI-matrix worden beide knelpunten in kaart gebracht (bijlage 3).
Oplossing: Beide processen zijn suboptimaal en dienen herziening en optimalisatie.
Oplossingsalternatieven, in samenwerking met Team IT, worden in hoofdstuk 3 beschreven.
3
