Volledige samenvatting Basis Eventmanagement (EVB) jaar 1

Eventmanagement samenvatting lesweek 1
Wat is een event?
Kenmerken:

 Gebeurtenis of activiteit
 Georganiseerd
 Voor een bepaalde doelgroep
 Om te informeren, entertainen of een beleving te laten ondergaan
 Om een doel te bereiken

Domein:

 Openbaar
Festival, musical, sport event, concert, beurs
 Besloten
conference, bedrijfsopening, incentive, beurs, jubileum
 Vrije tijd
 Zakelijk

Wat is management?
Het controleren en organiseren van een bedrijf of organisatie




Redenen om te participeren in een evenement:
 Sociaal
 Status
 Relaxen
 Entertainment
 Leren

Redenen om deel te nemen aan een evenement:
 Sociaal
 Psychologisch
 Organisatorisch
 Persoonlijk

,MICE (business events)
M meetings
I incentives
C conferences
E exhibitions

Redenen om mee te doen aan een MICE event:
 Stimulatie
 Strategische planning
 Product update
 Educatie
 Netwerken
 Verkoop
 Belonen

Toekomst evenementen
 Technische mogelijkheden
 Reizen
 Globalisering
 Politieke besluiten
 Groeiende wereldbevolking
 Nieuwe concepten
 Veiligheid

Citymarketing
Hoe kan een stad zich profileren?
Citybranding = bepalen en promoten van een stads-identiteit

Waardes van een MICE event
 Hoge uitgaven
 Grote schaal/veel publiek
 Stabiele arrangementen
 Gestandaardiseerde services
 Dekking van laagseizoen
 Ambassadeurs
 Attracties zijn niet noodzakelijk
 Gezonde competitite
 Voorzieningen voor andere doeleinden
 Verbeteren van secundaire bedrijven

,De taak van de overheid
Branding




Ondersteuning bieden

 Het event produceren
 Het event bezitten
 Het event sponsoren
 Het event ondersteunen met oa:
- Financieel
- Support
- Materiaal
- Marketing
- Moreel
- Advies
- Makkelijke toegang (visum)

Stakeholders

, Leveranciers:
 Catering
 Event agency
 Entertainment bureau
 Transport
 Locaties
 Event apparatuur (techniek)
 Security
 Decoratie
 Sanitaire voorzieningen
 Hosts
 Drukwerk
 Etc.

Hoe kies je de juiste leverancier?
1. Wat is er nodig en welke doelen moeten er bereikt worden?
nodig: leveranciers, personeel, materiaal
doelen: intern (perspneel informeren, motiveren en belonen) en extern (merkbekendheid
vergroten, klanten informeren, binden)
2. Maak een juiste briefing voor de potentiele leverancier en vraag enkele prijsopgaves op (een
gelijke briefing voor de leveranciers om een eerste shortlist te maken)
3. Zoek informatie over de potentiele leveranciers dmv internet, referenties en navraag bij
collega’s
4. Vraag een uitgebreide offerte op bij een klein aantal potentiele leveranciers ( een specifieke
offerte aanvraag bij 3 of 4 leveranciers om deze met elkaar te vergelijken
5. Maak een shortlist met 2 of 3 leveranciers en vergelijk deze
6. Indien mogelijk, onderhandel met de leverancier
7. Bezoek de leverancier
8. Kies het beste voorstel en zeg de andere voorstellen af (mogelijk met toelichting)
9. Maak een contract en check de voorwaarden en of alle gemaakt afspraken erin staan
- Door de leverancier (verkoopcontract)
- Door de opdrachtgever (inkoopcontract)
10. Plan een meeting om voorafgaand aan het evenement om details door te nemen, deze
meetings zijn belangrijk om de voortgangte bewaken en eventuele wijzigingen te bespreken.