Eventplanning – Tineke Codron
1. Wat is een event?
Event:
- Een speciale, tijd- en ruimtegebonden activiteit
- die bewust door een initiatiefnemer wordt gepland (een individu, een groep of een
organisatiecomité)
- die gericht is op een specifieke doelgroep
- om een bepaald doel te bereiken
- met behulp van een bepaald format.
-> Expercience is key!
De eventsupportmatrix
Eventplanning <-> projectmanagement
Projectmanagement: maakt het mogelijk om een project van een bedrijf op macroniveau te
structureren. Analyse, Definitie & creatie, Productie, Realisatie en Evaluatie.
Events: projecten die deze fases doorlopen.
Het IDEA-model is hiervan afgeleid, deze benadert het ontwerpen van een event vanaf een top-down
macroniveau.
1
, 2. I = Investigate
2.1 Planning en projectmanagement
- Work Breakdown Structure: je splitst/ verdeelt je project in verschillende taken, die opnieuw uit
meerdere segmenten bestaan = bottom-upbenadering op microniveau.
- Backtiming/ retroplanning: laat je nadenken over de toegewezen periode die je nodig hebt om een
deadline te halen.
- Draaiboek: uitvoering van het event zelf: de eventflow, AV (audiovisuele apparatuur), rode vlaggen
(belangrijke momenten tijdens evenementen), mijlpalen (nieuwe fasen in je programma).
2.2 Concept
Typologie van evenementen:
1. Doel:
- Evenementen als product : de ervaring van het evenement zelf/ voor de winst die men kan
genereren.
Vb/ sport, leisure, cultural, music
- Evenement als marketingtool: ervaring creëren die ervoor zorgt dat een organisatie haar
producten, diensten enz. onder de aandacht kan brengen.
* Informeren, vb: beurzen, conferenties, productlanceringen
* Netwerken: in contact komen met nieuwe klanten/ stakeholders
* Motiveren: brand activation, selling, rewarding & teambuilding (incentives ‘we’re
not just doing this to be nice, we’re doing this for business reasons’), recruiting,
fundraising
Ga na of je doel bereikt is door de ROI te meten. Dit doe je door duidelijke doelstellingen op te stellen
(U-SMART).
2. Doelgroepen
- B2B, B2C, B2E
- Obv demografische kenmerken, consumentengedrag..
3. Grootte
2
1. Wat is een event?
Event:
- Een speciale, tijd- en ruimtegebonden activiteit
- die bewust door een initiatiefnemer wordt gepland (een individu, een groep of een
organisatiecomité)
- die gericht is op een specifieke doelgroep
- om een bepaald doel te bereiken
- met behulp van een bepaald format.
-> Expercience is key!
De eventsupportmatrix
Eventplanning <-> projectmanagement
Projectmanagement: maakt het mogelijk om een project van een bedrijf op macroniveau te
structureren. Analyse, Definitie & creatie, Productie, Realisatie en Evaluatie.
Events: projecten die deze fases doorlopen.
Het IDEA-model is hiervan afgeleid, deze benadert het ontwerpen van een event vanaf een top-down
macroniveau.
1
, 2. I = Investigate
2.1 Planning en projectmanagement
- Work Breakdown Structure: je splitst/ verdeelt je project in verschillende taken, die opnieuw uit
meerdere segmenten bestaan = bottom-upbenadering op microniveau.
- Backtiming/ retroplanning: laat je nadenken over de toegewezen periode die je nodig hebt om een
deadline te halen.
- Draaiboek: uitvoering van het event zelf: de eventflow, AV (audiovisuele apparatuur), rode vlaggen
(belangrijke momenten tijdens evenementen), mijlpalen (nieuwe fasen in je programma).
2.2 Concept
Typologie van evenementen:
1. Doel:
- Evenementen als product : de ervaring van het evenement zelf/ voor de winst die men kan
genereren.
Vb/ sport, leisure, cultural, music
- Evenement als marketingtool: ervaring creëren die ervoor zorgt dat een organisatie haar
producten, diensten enz. onder de aandacht kan brengen.
* Informeren, vb: beurzen, conferenties, productlanceringen
* Netwerken: in contact komen met nieuwe klanten/ stakeholders
* Motiveren: brand activation, selling, rewarding & teambuilding (incentives ‘we’re
not just doing this to be nice, we’re doing this for business reasons’), recruiting,
fundraising
Ga na of je doel bereikt is door de ROI te meten. Dit doe je door duidelijke doelstellingen op te stellen
(U-SMART).
2. Doelgroepen
- B2B, B2C, B2E
- Obv demografische kenmerken, consumentengedrag..
3. Grootte
2
