Samenvatting PMC (projectmatig creëren) Compact

PMC COMPACT BELANGRIJKSTE PUNTEN
HOOFDSTUK 1

ESSENTIE PROJECTMATIG CREËREN

De essentie van projectmatig creëren is ervoor te zorgen (1) dat alle betrokkenen zich mede-
eigenaar voelen van het project; (2) dat er energie los komt en (3) dat er werkelijk wordt
samengewerkt aan gedeelde doelen.

 In projecten is commitment (betrokkenheid + verantwoordelijkheid nemen) belangrijk

CREËREN

Voor een project om te slagen moet men rekening houden met:

(1) Structuur (Het): Een project vergt een uitgewerkt projectcontract met een scherpe,
eenduidige projectdefinitie met duidelijke beslismomenten.
(2) Samenwerking (Wij): Samenwerking vraagt om inzicht en aandacht voor elkaars
kwaliteiten, de dynamiek en de organisatiecultuur;
(3) Persoonlijk Leiderschap (Ik): Als werk een bijdrage levert aan je persoonlijke groei,
leidt dat tot commitment. Je neemt verantwoordelijkheid voor het succes van het project.
(4) Omgeving (Zij): De omgeving bepaalt waarom het project belangrijk is, hoe het
belangrijk is en welke resultaten worden verwacht. In ruil daarvoor verschaft de omgeving
middelen, energie en goede ideeën.
 Creatie komt alleen tot stand als alle vier de domeinen volop aandacht krijgen.

HOOFDSTUK 2

DEFINITIE PROJECT

 Een project is bedoeld om een of meer concrete resultaten tot stand te brengen;

HOOFDSTUK 3

FASEN IN EEN PROJECT

In beginsel doorloopt elk project vier fasen:

1. Initiatieffase
 Project komt tot stand als tenminste 1 persoon het accepteert  opdrachtgever;
 Opdrachtgever gaat op zoek naar een potentiële projectleider om het probleem mee te
verkennen en te beslissen op het project bestaansrecht heeft;
o Bestaansrecht kan bv. worden aangetoond door een kosten-batenanalyse;
 Fase eindigt met een projectbrief of -opdracht van de opdrachtgever aan de
projectleider, waarin de scope van het project wordt geschetst
2. Definitiefase
 O.b.v. projectbrief wordt een team gevormd, dat het project nu scherp definieert;
 Afspraken worden gemaakt over afbakening, deadlines, kwaliteitseisen etc.
o Kunnen worden gemaakt a.d.h.v. de projectstart-up, een bijeenkomst van een tot
enkele dagen waarin projectteam en opdrachtgever samen de definitie aanscherpen
en vervolgens een plan opstellen om het projectresultaat te bereiken.
 Fase eindigt met een projectcontract dat de opdrachtgever en projectleider sluiten

, 3. Uitvoeringfase
 Het team gaat concreet werken aan het beoogde projectresultaat;
 Mijlpalen zorgen voor helderheid over te nemen beslissingen en het meetbaar; maken
van de voortgang.
 Fase eindigt met de oplevering van de concrete resultaten en formele acceptatie daarvan
door de opdrachtgever
4. Afsluiting
 Een project kan niet altijd in een klap worden overgedragen en dus ondersteunen
teamleden de gebruikers soms nog na de oplevering;
 Projectevaluatie vindt plaats in deze fase;
 Het project wordt formeel afgesloten.
 Fase eindigt met een evaluatiedocument van de projectleider en -team.

Na elke fase moet expliciet het besluit worden genomen om door te gaan of te stoppen. In de
eerste twee fasen is het beslag dat gelegd wordt op mensen en financiële middelen gering, in de
derde fase ligt dit hoog en in de vierde neemt het weer af.

HOOFDSTUK 4

PROJECTCONTRACT DEFINITIE

In het projectcontract wordt vastgelegd wat het beoogde resultaat is, welke activiteiten zullen
plaatsvinden en hoe de uitvoering van begin tot eind van het project gemanaged zal worden.
Het wordt ondertekend in de definitiefase van het project. Daarbij is belangrijk:

 Beide partijen accepteren elkaar als gelijkwaardige partners;
 Bewust onderling betrokkenheid en vertrouwen opbouwen;
 Duidelijk en expliciet opschrijven hoe taken in het project worden verdeeld.

STANDAARDELEMENTEN PROJECTCONTRACT

Een projectcontract bevat altijd de volgende elementen:

 Projectdefinitie: beschrijving van het projectresultaat;
 Activiteitenplan/work breakdown structure: overzicht en specificatie van de
deelresultaten en de activiteiten die noodzakelijk zijn om deze te realiseren;
 Beheersplan: alle afspraken over tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie en
communicatie
 Risicoanalyse: analyse van wat er mis kan gaan en wat de projectcontractpartners
zullen doen om risico te vermijden.

HOOFDSTUK 5

DE PROJECTDEFINITIE

Een project moet niet formeel gestart worden voordat de definitie glashelder is. De definitie
moet de volgende negen bestanddelen bevatten:

(1) Uitdaging: zoek de uitdaging die achter het probleem schuilgaat. Dat wil zeggen, zoek
de spanning tussen de huidige en de gewenste situatie;
(2) Aanleiding: dit is de gebeurtenis die het project acuut maakt. Er vindt vaak een
gebeurtenis plaats waardoor het project NU plaats moet vinden. Het is zaak te
achterhalen waarom;