Samenvatting Uitgebreide aantekeningen lessen Omgaan met Informatie

Omgaan met informatie
PowerPoints

Week 1 PowerPoint
Algemeen
 Traditionele opbouw van een organisatie: (piramide structuur)
- Top: Strategisch, gericht op lange termijn (richten - Why?)
Missie, visie en strategie - externe informatie
- Midden: Tactisch, gericht op middellange termijn (inrichten - What?)
Informatie verkrijg je intern (FMIS)
- Operatie: Operationeel, gericht op korte termijn (verrichten - How?)
Informatie verkrijg je intern (FMIS)

 Soorten informatie;
- Managementinformatie: Ook wel stuurinformatie, informatie die nodig is om
dienst te evalueren en bij te sturen of te verbeteren
- Operationele informatie: Procesinformatie, nodig om processen te laten lopen

 Facilitair Management Informatie Systeem:
Softwareoplossing (database) om managementinformatie te genereren en beheren
- Werkprocessen ondersteunen - operationeel (ruimte reservering,
bezoekersregistratie en vragen, meldingen en klachten afhandelen)
- Informatie strategisch en tactisch (kosten, resultaat, verslaggeving)


Formulering van acties
 Acties moeten concreet zijn, aansluiten bij de KPI en leiden tot een verbetering van de KPI
 Dit kan gedaan worden door SMART te formuleren
- Specifiek: Wat ga je doen? Concreet stappenplan
- Meetbaar: Wanneer is het goed? Hoe ga je dit meten?
- Accuraat: Motiveert het?
- Realistisch: Is het haalbaar? Stel je je doelen niet te hoog?
- Tijd: Wanneer ben je klaar? Op welk moment heb je je doel bereikt?




Week 2 PowerPoint
Informatiebehoefte
 Organisatiedoelstellingen zijn breed (duurzaam ondernemen)
 Subdoelstellingen zijn daarvan afgeleid (marktaandeel, gezonde groei, vertrouwen,
ontwikkeling mensen en duurzame relaties)

 Informatie moet iets kunnen zeggen over behalen doelstellingen, dit wordt gedaan door
Kritische Prestatie Indicatoren op verschillende niveaus (KPI’s - altijd meetbaar)

,  De informatiebehoefte (WHY?) is van groot belang om de vorm te bepalen waarin de
informatie wordt gerapporteerd aan het desbetreffende niveau

 Doelen en informatiebehoefte van de traditionele opbouw organisatie:
- Strategisch:
o Why , doelen voor over 5-10 jaar
o Informatiebehoefte is bijvoorbeeld marktaandeel en klantvraag

- Tactisch:
o What, meer jaren doelen inclusief KPI’s (2-5 jaar)
o Informatie per kwartaal, niet verantwoordelijke voor dagelijkse aansturing
o Informatie in vorm van tabel maar liever grafiek (cirkeldiagram)
o Liever geen staafdiagram omdat je, in tegenstelling tot periode (verdeling),
dan het patroon niet goed ziet behalve als het gestapelde vorm is
o Contractbewaking en kijken naar voortgang leverancier nu en in de toekomst
o Informatiebehoefte gaat over prestatie per leverancier
(storingen, overschrijding reparatie termijn en klachten)

- Operationeel:
o How, jaardoelen incl. begroting en na keuring KPI’s incl. jaarbudget (1 jaar)
o Informatiebehoefte per week of per maand
o Informatie in tabel of liever in een grafiek (staafdiagram)
o Over afwijkingen (per leverancier), waar, wat of door wie gebeurt het meest
en proces vastlopen (direct) - vooral patronen ontdekken


 Het verzamelen van informatie kan op verschillende manieren (WHAT?)
- Voor je vastgelegd:
o Is het betrouwbaar en is het vergelijkbaar
o Kwaliteit van de informatie is belangrijk en welke informatie krijg ik binnen
o Binnen systemen (FMIS, ERP) of zelf opzoeken (publicatie, benchmarks)
o Vastgelegd om te verzamelen, analyseren, conclusies trekken en rapporteren

- Zelf verzamelen:
o Uitzoeken - zelf doen of laten doen (observeren, interviewen en bevragen)
o Zelf (laten) verzamelen waarna je analyseert, conclusies trekt en rapporteert



PDCA Cylcus
 De traditionele PDCA cyclus is volgens onderstaande volgorde, tegenwoordig zie je ook
steeds meer de volgorde van CAPD (Check, Act, Plan, Do)
 Veel informatie beschikbaar, waarna je gaat kijken wat er opvalt en daarop bijstuurt
 Niet gericht zoeken (plan), maar kijken naar bestaande “wat ermee gedaan kan worden”