Analyse Financiële Consequenties
ABN AMRO Bank
Naam:
Studentnummer:
Klas: DFM3VC
Docent: Masja van Dongen
Toets code: T.HBS.4471
Kans: 1
Datum: 13 april 2020
Plaats: Nijverdal
Betreft: 3. Analyse
Financiële
consequenties
, Financieel
Op dit moment loopt het vergaderproces bij ABN AMRO nog niet optimaal. Ook op financieel gebied
kunnen er nog veel kosten verminderd of veranderd worden. Hierbij denken we aan kosten voor de
afdeling FM, maar ook voor de bank algemeen. Bij het kiezen van verbetermaatregelen voor het
vergaderproces wordt rekening gehouden met de financiële veranderingen hiervan. Bij de uitgewerkte
vragen hieronder, wordt beschreven op welke vlakken het vergaderproces geoptimaliseerd kan
worden en wat de financiële effecten hiervan zijn. Deze effecten worden zowel kwalitatief als
kwantitatief beschreven.
Vraag 3.1
In de casusbeschrijving is te lezen dat ABN AMRO op meerdere gebieden inziet dat het
vergaderproces verbeterd kan worden. Voor deze ‘gaps’ worden bij deze vragen maatregelen
opgesteld. De ‘gaps’ die weergeven zijn in de casusbeschrijving zijn:
• Aantal no shows bij reserveringen is hoog.
• Op piekmomenten is er een te kort aan ruimtes.
• De kosten voor externe vergaderingen is hoog.
• Veel catering wordt onnodig klaargemaakt en klaargezet.
Maatregel 1
Een van de huidige problemen is het tekort aan vergaderruimtes op piekmomenten. Op dit moment
zijn er twee soorten vergadermogelijkheden binnen de bank, namelijk decentraal en centraal
vergaderen. Decentraal betekend dat er vergaderruimtes per afdeling beschikbaar zijn. Deze vallen
buiten de centrale vergaderruimtes die voor elke afdeling gebruikt kunnen worden. Voor dit probleem
is de volgende maatregel opgesteld:
Om het tekort aan vergaderruimtes te verminderen moeten zowel decentrale als centrale ruimtes voor
elke afdeling beschikbaar worden gesteld.
Maatregel 2
Een ander probleem dat zich nu afspeelt is het aantal ‘no shows’ onder de ruimtes. Dit houdt in dat
mensen een ruimte reserveren, maar deze niet annuleren of afzeggen wanneer de vergadering niet
doorgaat. Hierdoor kunnen andere collega’s de ruimte niet reserveren terwijl die wel leeg staat. Dit
probleem heeft dan ook het gevolg dat veel medewerkers buiten de deur gaan vergaderen. De
volgende oplossing wordt gegeven voor dit probleem:
Om de interne bezettingsgraad van ruimtes te verhogen moet het reserveringssysteem dusdanig
gestandaardiseerd worden, in de vorm van digitalisering, dat no shows in de toekomst voorkomen
kunnen worden.
Maatregel 3
Een laatste ‘gap’ die geanalyseerd is, is het verschil tussen de catering die klaargezet wordt en
daadwerkelijk gebruikt wordt. Ook door de vele no show wordt er catering klaargemaakt die
vervolgens weggegooid kan worden, omdat de vergadering niet door kan gaan. Verder wordt er op dit
moment een groot aanbod aan catering gegeven aan medewerkers, waarvan de helft vaak niet
opgegeten of gedronken wordt. Om hier een oplossing voor te geven is de volgende
verbetermaatregel opgesteld, namelijk:
Om het verbruik van catering te verminderen, wordt het standaard aanbieden van catering afgeschat
om verspilling tegen te gaan.
Financiële effecten
Om deze maatregelen daadwerkelijk door te voeren zal dit financiële maatregelen met zich mee
brengen. Voor zowel maatregel 1 als 2 is het van belang dat het reserveringssysteem opnieuw
ingericht wordt. Dit gebeurt door standaardisatie. Het standaardiseren van het reserveringssysteem
brengt ontwerp en doorvoerkosten met zich mee. Deze kosten worden betaald door de FM-afdeling.
Het reserveringssysteem moet een geheel overzicht geven van reserveringen en de interne
bezettingsgraad. Zo kan er sneller en efficiënter gereserveerd worden door medewerkers. Wanneer er
meer digitaal gewerkt wordt, wordt er bezuinigd op personeelskosten. Er wordt nu namelijk via veel
verschillende wegen gereserveerd, waardoor meerdere afdelingen tegelijk bezig zijn met
reserveringen aannemen.
ABN AMRO Bank
Naam:
Studentnummer:
Klas: DFM3VC
Docent: Masja van Dongen
Toets code: T.HBS.4471
Kans: 1
Datum: 13 april 2020
Plaats: Nijverdal
Betreft: 3. Analyse
Financiële
consequenties
, Financieel
Op dit moment loopt het vergaderproces bij ABN AMRO nog niet optimaal. Ook op financieel gebied
kunnen er nog veel kosten verminderd of veranderd worden. Hierbij denken we aan kosten voor de
afdeling FM, maar ook voor de bank algemeen. Bij het kiezen van verbetermaatregelen voor het
vergaderproces wordt rekening gehouden met de financiële veranderingen hiervan. Bij de uitgewerkte
vragen hieronder, wordt beschreven op welke vlakken het vergaderproces geoptimaliseerd kan
worden en wat de financiële effecten hiervan zijn. Deze effecten worden zowel kwalitatief als
kwantitatief beschreven.
Vraag 3.1
In de casusbeschrijving is te lezen dat ABN AMRO op meerdere gebieden inziet dat het
vergaderproces verbeterd kan worden. Voor deze ‘gaps’ worden bij deze vragen maatregelen
opgesteld. De ‘gaps’ die weergeven zijn in de casusbeschrijving zijn:
• Aantal no shows bij reserveringen is hoog.
• Op piekmomenten is er een te kort aan ruimtes.
• De kosten voor externe vergaderingen is hoog.
• Veel catering wordt onnodig klaargemaakt en klaargezet.
Maatregel 1
Een van de huidige problemen is het tekort aan vergaderruimtes op piekmomenten. Op dit moment
zijn er twee soorten vergadermogelijkheden binnen de bank, namelijk decentraal en centraal
vergaderen. Decentraal betekend dat er vergaderruimtes per afdeling beschikbaar zijn. Deze vallen
buiten de centrale vergaderruimtes die voor elke afdeling gebruikt kunnen worden. Voor dit probleem
is de volgende maatregel opgesteld:
Om het tekort aan vergaderruimtes te verminderen moeten zowel decentrale als centrale ruimtes voor
elke afdeling beschikbaar worden gesteld.
Maatregel 2
Een ander probleem dat zich nu afspeelt is het aantal ‘no shows’ onder de ruimtes. Dit houdt in dat
mensen een ruimte reserveren, maar deze niet annuleren of afzeggen wanneer de vergadering niet
doorgaat. Hierdoor kunnen andere collega’s de ruimte niet reserveren terwijl die wel leeg staat. Dit
probleem heeft dan ook het gevolg dat veel medewerkers buiten de deur gaan vergaderen. De
volgende oplossing wordt gegeven voor dit probleem:
Om de interne bezettingsgraad van ruimtes te verhogen moet het reserveringssysteem dusdanig
gestandaardiseerd worden, in de vorm van digitalisering, dat no shows in de toekomst voorkomen
kunnen worden.
Maatregel 3
Een laatste ‘gap’ die geanalyseerd is, is het verschil tussen de catering die klaargezet wordt en
daadwerkelijk gebruikt wordt. Ook door de vele no show wordt er catering klaargemaakt die
vervolgens weggegooid kan worden, omdat de vergadering niet door kan gaan. Verder wordt er op dit
moment een groot aanbod aan catering gegeven aan medewerkers, waarvan de helft vaak niet
opgegeten of gedronken wordt. Om hier een oplossing voor te geven is de volgende
verbetermaatregel opgesteld, namelijk:
Om het verbruik van catering te verminderen, wordt het standaard aanbieden van catering afgeschat
om verspilling tegen te gaan.
Financiële effecten
Om deze maatregelen daadwerkelijk door te voeren zal dit financiële maatregelen met zich mee
brengen. Voor zowel maatregel 1 als 2 is het van belang dat het reserveringssysteem opnieuw
ingericht wordt. Dit gebeurt door standaardisatie. Het standaardiseren van het reserveringssysteem
brengt ontwerp en doorvoerkosten met zich mee. Deze kosten worden betaald door de FM-afdeling.
Het reserveringssysteem moet een geheel overzicht geven van reserveringen en de interne
bezettingsgraad. Zo kan er sneller en efficiënter gereserveerd worden door medewerkers. Wanneer er
meer digitaal gewerkt wordt, wordt er bezuinigd op personeelskosten. Er wordt nu namelijk via veel
verschillende wegen gereserveerd, waardoor meerdere afdelingen tegelijk bezig zijn met
reserveringen aannemen.
