Les 1: Intro & het grote waarom
Cruciale competenties eventmanager:
• Production skills
• Creativity
• Passion
Een event is:
• Een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• Gericht op specifieke doelgroep
• Vooraf bepaald doel te realiseren
• Door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën:
1. Public events (eerst inhoud, dan publiek)
2. Corporate events (eerst doelgroep, dan inhoud) (focus)
3. Private events
1. Public Event
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
• Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens,…
2. Private Event
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van uniek moment
• Publiek: gekend en selectief, alleen aanwezig op uitnodiging
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, vrijgezellenfeest, begrafenis,…
3. Corporate Event
• Bedrijfsevenement dat voor besloten groep is (op uitnodiging)
• Doelgroep is gekend (besloten)
• Voorbeelden:
- Productlancering: groot event waarbij product gelanceerd wordt
- Conferentie: sprekers die met kennis over een product spreken en
publiek doet kennis op over het vak
- Hybride events: events die voor een stuk fysiek en online doorgaan
- Hospitality event op publieksevent: eigen gesloten event (=corporate
event) binnen een groot publiek event (-
>VIP/Hospitality)
- Vakbeurs/ trade show: plaats waar bedrijven samen komen om hun
product te vertonen
, - Gala award: vaak samenloop van publiek event met bedrijven die worden
uitgenodigd
- Teambuilding
- Incentive program
- Hospitality op Ronde van Vlaanderen
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en)
duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud)
SMART:
• Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• Is het verhoopte resultaat ook te meten?
• Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
• Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
Soorten doelen:
• Stimuleren verkoop (direct of indirect)
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• Informatie delen, kennis overdragen
• Imago van je merk/stad/land verbeteren
• Ontspanning
• Inspireren
• …....
,Les 2 & 3: Event flow of stappenplan
❖ Projectflow van een event – stappenplan
EXAMEN: Kunnen zeggen wat na wat komt! Volgorde is belangrijk
1. Doelstelling → doel hebben helpt om een idee en concept te hebben, weet waarom je
iets organiseerd
2. Briefing
3. Brainstorming
4. Concept
5. (Totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na presentatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie event
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event
Stap 1: Doelstelling
• Zie vorige les
• Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
(<> vroeger)
• Strategische & operationele doelstelling(en)
• ROI – ROO meten bij evenementen
- ROI (return on investment) = meet het financiële rendement van een event. Het
laat zien hoeveel winst (of waarde) je hebt gekregen in vergelijking met wat je erin
hebt geïnvesteerd.
- ROO (return on objectives) = ROO kijkt naar de resultaten die je hebt bereikt op
basis van vooraf bepaalde doelen, zoals:Meer merkbekendheid, Nieuwe klanten
bereiken, Leads verzamelen. Het gaat niet om geld, maar om hoe goed je doelen
zijn gehaald. Als je bijvoorbeeld wilde dat 500 mensen je stand bezoeken en er
kwamen er 600, is je ROO succesvol.
- Wanneer de doelstellingen juist gedefinieerd zijn en je hebt nagedacht over hoe
je die gaat meten, dan kan je de ROI of ROO bepalen
- ROI = fincancieel resultaat
- ROO = behalen van niet-financiële doelen
, Stap 2: Briefing
• Briefing = Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting
waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
• Briefing onderdelen:
1. Info over bedrijf:
- Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing & communicatiestrategie
- Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2. Info over event:
- Doel (smart)
- Doelgroep: aantal, profiel
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader: vorige edities
- Programma / catering vereisten
- Evt: rol OG in voorbereidingen
- Evt: retroplanning overlopen
3. Budget
• 2 soorten briefings:
1. Agency briefing (OG > event agency)
= opdracht die een agency (eventbedrijf) krijgt
- 1 briefing voor compleet event
- Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2. Supplier briefing (event agency > supplier)
= Meestal wat een event agency geeft aan een leverancier
- 1 briefing per event element
- Concept is bekend
- Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
Briefing VOORBEELD:
→ supplier briefing
→ onduidelijk: geen info over het
bedrijf zelf
Cruciale competenties eventmanager:
• Production skills
• Creativity
• Passion
Een event is:
• Een georganiseerde gebeurtenis of live beleving met een begin en een einde
• Gericht op specifieke doelgroep
• Vooraf bepaald doel te realiseren
• Door de perceptie of het gedrag van de deelnemers te veranderen
Event categorieën:
1. Public events (eerst inhoud, dan publiek)
2. Corporate events (eerst doelgroep, dan inhoud) (focus)
3. Private events
1. Public Event
• Eerst inhoud, dan pas publiek (consumenten)
• Veel promotie nodig!
• Van alle tijden – gladiatorenshows in Colosseum
• Voorbeelden: sportwedstrijden, boekenbeurs, carnaval, festivals, muziekevents,
stakingen, protestacties, markten, cultuur, muziekoptredens,…
2. Private Event
• Doel: familie en vrienden deelgenoot maken van uniek moment
• Publiek: gekend en selectief, alleen aanwezig op uitnodiging
• Voorbeelden: verjaardag, huwelijk, vrijgezellenfeest, begrafenis,…
3. Corporate Event
• Bedrijfsevenement dat voor besloten groep is (op uitnodiging)
• Doelgroep is gekend (besloten)
• Voorbeelden:
- Productlancering: groot event waarbij product gelanceerd wordt
- Conferentie: sprekers die met kennis over een product spreken en
publiek doet kennis op over het vak
- Hybride events: events die voor een stuk fysiek en online doorgaan
- Hospitality event op publieksevent: eigen gesloten event (=corporate
event) binnen een groot publiek event (-
>VIP/Hospitality)
- Vakbeurs/ trade show: plaats waar bedrijven samen komen om hun
product te vertonen
, - Gala award: vaak samenloop van publiek event met bedrijven die worden
uitgenodigd
- Teambuilding
- Incentive program
- Hospitality op Ronde van Vlaanderen
• Bedrijfsdoelstelling: moet vooraf duidelijk gedefinieerd worden
• Tip: blijf doorvragen tot het duidelijk is! Pas als doelgroep en doelstelling(en)
duidelijk zijn, kan je van start gaan met de uitwerking (inhoud)
SMART:
• Is het specifiek en concreet genoeg zodat er geen misvattingen zijn?
• Is het verhoopte resultaat ook te meten?
• Is het aanvaardbaar voor diegenen doe het moeten uitvoeren/toestaan?
• Is het haalbaar, realistisch? (>< onmogelijke targets)
• Is er een tijdsspanne/deadline gezet op de actie?
Soorten doelen:
• Stimuleren verkoop (direct of indirect)
• Team motiveren (om op LT ambitieuze targets te halen)
• Medewerkers (dealers) bedanken en belonen
• Impopulaire beslissingen acceptabel maken
• Interne of externe relaties versterken => loyaliteit, goodwill
• Informatie delen, kennis overdragen
• Imago van je merk/stad/land verbeteren
• Ontspanning
• Inspireren
• …....
,Les 2 & 3: Event flow of stappenplan
❖ Projectflow van een event – stappenplan
EXAMEN: Kunnen zeggen wat na wat komt! Volgorde is belangrijk
1. Doelstelling → doel hebben helpt om een idee en concept te hebben, weet waarom je
iets organiseerd
2. Briefing
3. Brainstorming
4. Concept
5. (Totaal)voorstel
6. Budget
7. Presentatie
8. Opvolging na presentatie
9. Bevestiging
10. Voorbereiding
11. Communicatie
12. Draaiboek, scenario, timing
13. Opbouw
14. Coördinatie event
15. Afbouw
16. Evaluatie
17. Facturatie
18. Follow-up na event
Stap 1: Doelstelling
• Zie vorige les
• Iedere bedrijfskost moet grondig verantwoord worden!
(<> vroeger)
• Strategische & operationele doelstelling(en)
• ROI – ROO meten bij evenementen
- ROI (return on investment) = meet het financiële rendement van een event. Het
laat zien hoeveel winst (of waarde) je hebt gekregen in vergelijking met wat je erin
hebt geïnvesteerd.
- ROO (return on objectives) = ROO kijkt naar de resultaten die je hebt bereikt op
basis van vooraf bepaalde doelen, zoals:Meer merkbekendheid, Nieuwe klanten
bereiken, Leads verzamelen. Het gaat niet om geld, maar om hoe goed je doelen
zijn gehaald. Als je bijvoorbeeld wilde dat 500 mensen je stand bezoeken en er
kwamen er 600, is je ROO succesvol.
- Wanneer de doelstellingen juist gedefinieerd zijn en je hebt nagedacht over hoe
je die gaat meten, dan kan je de ROI of ROO bepalen
- ROI = fincancieel resultaat
- ROO = behalen van niet-financiële doelen
, Stap 2: Briefing
• Briefing = Een beknopte opdrachtomschrijving op papier of een mondelinge toelichting
waarmee de opdrachtgever de opdracht aan het team overdraagt.
• Briefing onderdelen:
1. Info over bedrijf:
- Missie & visie, bedrijfsactiviteiten
- Aantal werknemers
- Marketing & communicatiestrategie
- Corporate identity: basiswaarden, stijl, huisstijl,…
2. Info over event:
- Doel (smart)
- Doelgroep: aantal, profiel
- Datum, duur, tijdstip
- Regio, locatie
- Referentiekader: vorige edities
- Programma / catering vereisten
- Evt: rol OG in voorbereidingen
- Evt: retroplanning overlopen
3. Budget
• 2 soorten briefings:
1. Agency briefing (OG > event agency)
= opdracht die een agency (eventbedrijf) krijgt
- 1 briefing voor compleet event
- Vraag om conceptvoorstel (van A tot Z)
2. Supplier briefing (event agency > supplier)
= Meestal wat een event agency geeft aan een leverancier
- 1 briefing per event element
- Concept is bekend
- Heeft 4de onderdeel:
(*) Verwachtingen over gewenste sfeer, kwaliteit en stijl
Briefing VOORBEELD:
→ supplier briefing
→ onduidelijk: geen info over het
bedrijf zelf
