BUSINESS ENGLISH
UNIT 1: TELEPHONING
1. Revise the basics
1.1. Structure of a phone call
Pick up/ introduce yourself
Make requests/ answer requests
Ask is someone is available
Put someone through
Offer to help yourself (message)
Finish phone call
Confirmation
Thanks/ Goodbye
1.2. Formal – less formal
Could I speak to Bob, please? Can I speak to Bob, please?
Could you please hold? Hang on a moment.
Can I just ask what it’s about? What it’s about?
Thank you. Thanks.
Certainly. Sure.
Shall I put you through to her? Do you want to speak to her?
1.3. Useful phrases
Announcing identity…
Hello. This is Barbara King. Hallo. U spreekt met Barbara King.
My name’s Daniel Wong. Mijn naam is Daniel Wong.
Good morning. It’s Rebecca Park here. Goeiemorgen. Het is Rebecca Park hier.
Can I help you? Kan ik u helpen?
Marketing Services plc. Good afternoon. Marketing services pls. Goeienamiddag.
1
,Asking if someone is in…
Can I speak to Mr Lee, please? Kan ik meneer Lee spreken, alstublieft?
Hello, is Laura there? Hallo, is Laura daar?
Hi, it’s Jim Wilson here. Is Sandra in/ Hallo, dit is Jim Wilson. Is Sandra aanwezig?
available/ there?
Could you put me through to Maria Garcia, Zou u mij kunnen doorverbinden met Maria
please? Garcia, alstublieft?
Can I speak to someone in Marketing, Kan ik met iemand uit Marketing spreken,
please? alstublieft?
Hold the line, please. Blijf alstublieft aan de lijn.
Hold on, please, I’ll see. Niet toeleggen alstublieft, ik zal kijken.
Yes, I’ll just get her. Ja, ik zal haar doorgeven.
I’ll transfer you. Ik zal u doorverbinden
I’ll connect you. Ik zal u doorverbinden.
Yes, just a moment. Ja, een momentje.
Person wanted is not there…
I’m afraid she isn’t in at the moment. Ik ben bang dat ze er voor de moment niet
is.
Sorry, he’s just gone out. Would you like to Sorry, hij is net vertrokken. Wilt u later
call back later? terug bellen?
She’s away for a few days. Can I give her a Ze is er niet voor een paar dagen. Kan ik
message? een bericht doorgeven?
Would you like to leave a message? Zou u graag een bericht nalaten?
He’s out of the office this week, I’m afraid. Hij is deze week niet op kantoor, sorry.
You can contact her on her mobile. Her U kan haar op haar mobiele telefoon
number is 0700 901208. bereiken, haar nummer is 0700 901208.
When will he/she be in?
(Around) what time will she be back? (Rond) hoelaat zou ze terug zijn?
Will he be back later today? Zal hij later terug zijn?
Can I contact her tomorrow? Kan ik haar morgen contacteren?
When would be a good time to call again? Wanneer zou een goed moment zijn om
terug te bellen?
She should be back by 4 o’clock. Ze zou terug zijn rond 4 uur.
We are expecting him around 11. We verwachten hem rond 11 uur.
She’s due back tomorrow. Ze wordt morgen terugverwacht.
Why don’t you try in a couple of hours? Waarom probeer je binnen een paar uur
niet nog eens?
Try calling back in a hour’s time. Probeer binnen een uurtje nog eens te
bellen.
2
, Calling off…
I’ll get back to you soon. Ik zal snel contact met u opnemen.
Thanks very much/ Goodbye. Danku zeer. Bye.
OK. Bye. Oké, bye.
Thanks for calling. Dank u om te bellen.
You’re welcome. Graag gedaan.
We’ll be in touch about it soon. We nemen binnenkort contact met elkaar
op.
2. Preparing to make a phone call
Subconscious processes Conscious processes
= Prediction / Guess what the other person a. Desk preparation
might say. Diary
Notepaper and pen
All information I need
b. Knowing what is going on
Checking recent correspondence
Understanding the situation
c. Think about your objectives
What do you want from the call?
What do you need to ask?
What do you need to say?
2.1. To cold-call
A cold call is an unsolicited call made by someone trying to sell goods or services.
3
UNIT 1: TELEPHONING
1. Revise the basics
1.1. Structure of a phone call
Pick up/ introduce yourself
Make requests/ answer requests
Ask is someone is available
Put someone through
Offer to help yourself (message)
Finish phone call
Confirmation
Thanks/ Goodbye
1.2. Formal – less formal
Could I speak to Bob, please? Can I speak to Bob, please?
Could you please hold? Hang on a moment.
Can I just ask what it’s about? What it’s about?
Thank you. Thanks.
Certainly. Sure.
Shall I put you through to her? Do you want to speak to her?
1.3. Useful phrases
Announcing identity…
Hello. This is Barbara King. Hallo. U spreekt met Barbara King.
My name’s Daniel Wong. Mijn naam is Daniel Wong.
Good morning. It’s Rebecca Park here. Goeiemorgen. Het is Rebecca Park hier.
Can I help you? Kan ik u helpen?
Marketing Services plc. Good afternoon. Marketing services pls. Goeienamiddag.
1
,Asking if someone is in…
Can I speak to Mr Lee, please? Kan ik meneer Lee spreken, alstublieft?
Hello, is Laura there? Hallo, is Laura daar?
Hi, it’s Jim Wilson here. Is Sandra in/ Hallo, dit is Jim Wilson. Is Sandra aanwezig?
available/ there?
Could you put me through to Maria Garcia, Zou u mij kunnen doorverbinden met Maria
please? Garcia, alstublieft?
Can I speak to someone in Marketing, Kan ik met iemand uit Marketing spreken,
please? alstublieft?
Hold the line, please. Blijf alstublieft aan de lijn.
Hold on, please, I’ll see. Niet toeleggen alstublieft, ik zal kijken.
Yes, I’ll just get her. Ja, ik zal haar doorgeven.
I’ll transfer you. Ik zal u doorverbinden
I’ll connect you. Ik zal u doorverbinden.
Yes, just a moment. Ja, een momentje.
Person wanted is not there…
I’m afraid she isn’t in at the moment. Ik ben bang dat ze er voor de moment niet
is.
Sorry, he’s just gone out. Would you like to Sorry, hij is net vertrokken. Wilt u later
call back later? terug bellen?
She’s away for a few days. Can I give her a Ze is er niet voor een paar dagen. Kan ik
message? een bericht doorgeven?
Would you like to leave a message? Zou u graag een bericht nalaten?
He’s out of the office this week, I’m afraid. Hij is deze week niet op kantoor, sorry.
You can contact her on her mobile. Her U kan haar op haar mobiele telefoon
number is 0700 901208. bereiken, haar nummer is 0700 901208.
When will he/she be in?
(Around) what time will she be back? (Rond) hoelaat zou ze terug zijn?
Will he be back later today? Zal hij later terug zijn?
Can I contact her tomorrow? Kan ik haar morgen contacteren?
When would be a good time to call again? Wanneer zou een goed moment zijn om
terug te bellen?
She should be back by 4 o’clock. Ze zou terug zijn rond 4 uur.
We are expecting him around 11. We verwachten hem rond 11 uur.
She’s due back tomorrow. Ze wordt morgen terugverwacht.
Why don’t you try in a couple of hours? Waarom probeer je binnen een paar uur
niet nog eens?
Try calling back in a hour’s time. Probeer binnen een uurtje nog eens te
bellen.
2
, Calling off…
I’ll get back to you soon. Ik zal snel contact met u opnemen.
Thanks very much/ Goodbye. Danku zeer. Bye.
OK. Bye. Oké, bye.
Thanks for calling. Dank u om te bellen.
You’re welcome. Graag gedaan.
We’ll be in touch about it soon. We nemen binnenkort contact met elkaar
op.
2. Preparing to make a phone call
Subconscious processes Conscious processes
= Prediction / Guess what the other person a. Desk preparation
might say. Diary
Notepaper and pen
All information I need
b. Knowing what is going on
Checking recent correspondence
Understanding the situation
c. Think about your objectives
What do you want from the call?
What do you need to ask?
What do you need to say?
2.1. To cold-call
A cold call is an unsolicited call made by someone trying to sell goods or services.
3
