Services – blok 2 – samenvatting – week 6
Basisboek Facility Management
4.6 Inkoop
Inkoop = Het selecteren en contracteren van leveranciers van producten en diensten waar een
factuur tegenover staat.
Hoe hoger de uitbestedingsgraad is, des te hoger het belang en de verantwoordelijkheid van de
afdeling inkoop is.
Uitbesteding: De ontwikkeling en succesvolle invoering van nieuwe of verbeterde goederen en
diensten (productinnovatie), productie- of distributieprocessen (procesinnovatie).
Zelf doen Uitbesteden
Voordelen: Voordelen:
Eigen facilitaire expertise ingekochte deskundigheid als je zelf niet de
Afhankelijkheid van de leveranciers benodigde expertise in huis hebt
Kosten zijn inzichtelijk door maandelijkse
factuur.
Gevolgen: Gevolgen:
Facilitair personeel in dienst nemen Contractmanagement nodig
Eigen salarisadministratie voeren Kan leiden tot afhankelijkheid van leveranciers.
Zelf verantwoordelijk zijn voor opleiding en
training personeel
Zelf vervanging regelen bij ziekte.
Afwegingscriteria voor uitbesteden zijn:
1. Strategisch toegevoegde waarde van zelf doen of uitbesteden
2. Effect op het primaire proces (kwalitatief en risico’s)
3. Financiële aspecten (t.a.v. btw of geldende cao)
Regieorganisatie = Kleine hoogwaardige facilitaire afdeling met hoogopgeleide facilitair specialisten
die in staat zijn een facilitaire koers van de organisatie uit te zetten.
Inkoopproces bestaat uit 8 fasen waarvan de eerste 5 (tactische inkoop) en de laatste 3 (operationele
inkoop). Tactische inkoopstappen hebben de meeste impact op het verkoopproces.
1. Oriënteren = Op markt zodat de inkoper weet wat de leveranciers in het algemeen kunnen
aanbieden.
2. Specificeren = Vertalen van de klantvraag naar specificaties.
3. Selecteren = Leveranciers selectie.
4. Contracteren = Wordt vastgelegd welke goederen of diensten de leverancier levert tegen
welke prijs en voorwaarden. Aan contracten worden de volgende kwaliteitseisen vastgesteld:
a. Sluit aan op behoefte organisatie.
b. Bepalingen in het contract zijn uitvoerbaar.
c. Het contract levert de organisatie voordeel op.
d. Het contract voldoet aan de wetgeving.
e. Het contract is volledig en duidelijk.
5. Implementeren = Uitvoering van de dienst, controle en facturatie.
6. Bestellen = Gewenste artikelen conform de afspraken die vastgesteld in het contract.
7. Bewaken = Om ervoor te zorgen dat de afspraken zoals die zijn vastgesteld in het contract
worden nageleefd.
8. Nazorg = Evalueren van de ervaringen van de interne klant met de leverancier.
Analyse voor het inkoopportfolio:
, Services – blok 2 – samenvatting – week 6
1. Hefboomproducten à verschil voor een onderneming vanwege gering toeleveringsrisico en grote
invloed op financieel resultaat. Het gaat om producten waar meer leveranciers beschikbaar voor zijn,
waarbij mogelijkheid bestaat tot gebruik van alternatieve producten.
2. Strategische producten à grote invloed op financieel resultaat maar brengen veel risico mee. Het is
lastig van leveranciers te wisselen omdat er vaak maar weinig zijn.
3. Routineproducten à leveren weinig problemen op. Er is weinig financieel resultaat te behalen,
kosten zijn laag.
4. Knelpuntenproducten à bottlenecks, kunnen slechts bij 1 leverancier gekocht worden, productie
valt of staat met dit product. Leverancier heeft in onderhandelingen veel macht. Gevolg kan
wachtlijsten, hoge prijzen en slechte service zijn.
Europees aanbesteden
Het is een aanbesteden volgens Europese wetgeving en richtlijnen. Uitgangspunt is dat elke
aanbieder in EU gelijke kansen heeft om een opdracht te verwerven. Beginselen van de Europese
aanbestedingswet zijn:
Objectiviteit: geen voorkeuren vooraf en tijdens de aanbesteding + openbaarheid t.a.v. de
ophanden zijnde opdrachten
Transparantie: procedures en regels vooraf duidelijk
Non-discriminatie: objectieve selectiecriteria worden toegepast
Proportionaliteit: geen onevenredig zware eisen
Doel is een open Europese interne markt voor alle bedrijven binnen EU. De regels gelden voor
centrale overheid, decentrale overheid, publiekrechtelijke instellingen en speciale sectoren als
water- en energievoorzieningen. Het geldt niet voor commerciële bedrijven, maar hebben er wel
mee te maken. Overheden kopen in bij deze bedrijven en om kans te maken op een contract zijn ze
verplicht de aanbestedingsprocedures te volgen.
Er kunnen bij Europese aanbesteding 5 soorten aanbestedingsprocedures gevolgd worden:
1. Openbare procedures à elke belangstellende ondernemer kan inschrijven, met maar 1 ronde.
Selectie vind in 1 keer plaats. Vooral gebruik gemaakt van hefboom- en routineproducten.
2. Niet openbare procedures à iedere ondernemer mag zich aanmelden voor de selectiefase.
Van aantal wordt offerte aangevraagd, vaak gebruik van hefboom- en knelpuntproducten.
3. Procedure van gunning door onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking à de
aanbestedende dienst selecteert aantal ondernemers en stelt voorwaarden van de opdracht
door onderhandelingen vast.
4. Procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking
5. Concurrentiegericht dialoog à als de aanbesteden dienst niet in staat is om technische
oplossingen te vinden of juridische/financiële voorwaarden van een project te specificeren.
Kenmerken van openbare aanbesteding zijn: veel concurrentie, 1 ronde, geen voorselectie,
snelle procedure van minimaal 52 dagen (beschikking stellen van aanbestedingsdocument).
Kenmerken van niet-openbare aanbesteding: minimum 5 inschrijvers met beperkte aantal, 2
rondes (selectiefase en gunningfase; offerte), langere doorlooptijden (minimaal 37 dagen (30
dagen elektronisch ) voor beschikking stellen van aanmeldingsdocument, minimaal 40 (35
dagen elektronisch) ter beschikking stellen van aanbiedingsdocument)
Inkoopportefeuille van centrale en decentrale overheden is heel breed. Opdrachten waarbij
aanbestedingsprocedure voor facilitaire producten en diensten worden toegepast zijn onderverdeeld
in 3 categorieën:
1. Levering van goederen (bv. leaseauto, beveiligsapparatuur)
2. Uitvoeren van diensten (bv. catering, receptie, koeriersdiensten)
3. Werken (bv. realiseren van nieuwbouw, uitvoeren van verbouw)
Basisboek Facility Management
4.6 Inkoop
Inkoop = Het selecteren en contracteren van leveranciers van producten en diensten waar een
factuur tegenover staat.
Hoe hoger de uitbestedingsgraad is, des te hoger het belang en de verantwoordelijkheid van de
afdeling inkoop is.
Uitbesteding: De ontwikkeling en succesvolle invoering van nieuwe of verbeterde goederen en
diensten (productinnovatie), productie- of distributieprocessen (procesinnovatie).
Zelf doen Uitbesteden
Voordelen: Voordelen:
Eigen facilitaire expertise ingekochte deskundigheid als je zelf niet de
Afhankelijkheid van de leveranciers benodigde expertise in huis hebt
Kosten zijn inzichtelijk door maandelijkse
factuur.
Gevolgen: Gevolgen:
Facilitair personeel in dienst nemen Contractmanagement nodig
Eigen salarisadministratie voeren Kan leiden tot afhankelijkheid van leveranciers.
Zelf verantwoordelijk zijn voor opleiding en
training personeel
Zelf vervanging regelen bij ziekte.
Afwegingscriteria voor uitbesteden zijn:
1. Strategisch toegevoegde waarde van zelf doen of uitbesteden
2. Effect op het primaire proces (kwalitatief en risico’s)
3. Financiële aspecten (t.a.v. btw of geldende cao)
Regieorganisatie = Kleine hoogwaardige facilitaire afdeling met hoogopgeleide facilitair specialisten
die in staat zijn een facilitaire koers van de organisatie uit te zetten.
Inkoopproces bestaat uit 8 fasen waarvan de eerste 5 (tactische inkoop) en de laatste 3 (operationele
inkoop). Tactische inkoopstappen hebben de meeste impact op het verkoopproces.
1. Oriënteren = Op markt zodat de inkoper weet wat de leveranciers in het algemeen kunnen
aanbieden.
2. Specificeren = Vertalen van de klantvraag naar specificaties.
3. Selecteren = Leveranciers selectie.
4. Contracteren = Wordt vastgelegd welke goederen of diensten de leverancier levert tegen
welke prijs en voorwaarden. Aan contracten worden de volgende kwaliteitseisen vastgesteld:
a. Sluit aan op behoefte organisatie.
b. Bepalingen in het contract zijn uitvoerbaar.
c. Het contract levert de organisatie voordeel op.
d. Het contract voldoet aan de wetgeving.
e. Het contract is volledig en duidelijk.
5. Implementeren = Uitvoering van de dienst, controle en facturatie.
6. Bestellen = Gewenste artikelen conform de afspraken die vastgesteld in het contract.
7. Bewaken = Om ervoor te zorgen dat de afspraken zoals die zijn vastgesteld in het contract
worden nageleefd.
8. Nazorg = Evalueren van de ervaringen van de interne klant met de leverancier.
Analyse voor het inkoopportfolio:
, Services – blok 2 – samenvatting – week 6
1. Hefboomproducten à verschil voor een onderneming vanwege gering toeleveringsrisico en grote
invloed op financieel resultaat. Het gaat om producten waar meer leveranciers beschikbaar voor zijn,
waarbij mogelijkheid bestaat tot gebruik van alternatieve producten.
2. Strategische producten à grote invloed op financieel resultaat maar brengen veel risico mee. Het is
lastig van leveranciers te wisselen omdat er vaak maar weinig zijn.
3. Routineproducten à leveren weinig problemen op. Er is weinig financieel resultaat te behalen,
kosten zijn laag.
4. Knelpuntenproducten à bottlenecks, kunnen slechts bij 1 leverancier gekocht worden, productie
valt of staat met dit product. Leverancier heeft in onderhandelingen veel macht. Gevolg kan
wachtlijsten, hoge prijzen en slechte service zijn.
Europees aanbesteden
Het is een aanbesteden volgens Europese wetgeving en richtlijnen. Uitgangspunt is dat elke
aanbieder in EU gelijke kansen heeft om een opdracht te verwerven. Beginselen van de Europese
aanbestedingswet zijn:
Objectiviteit: geen voorkeuren vooraf en tijdens de aanbesteding + openbaarheid t.a.v. de
ophanden zijnde opdrachten
Transparantie: procedures en regels vooraf duidelijk
Non-discriminatie: objectieve selectiecriteria worden toegepast
Proportionaliteit: geen onevenredig zware eisen
Doel is een open Europese interne markt voor alle bedrijven binnen EU. De regels gelden voor
centrale overheid, decentrale overheid, publiekrechtelijke instellingen en speciale sectoren als
water- en energievoorzieningen. Het geldt niet voor commerciële bedrijven, maar hebben er wel
mee te maken. Overheden kopen in bij deze bedrijven en om kans te maken op een contract zijn ze
verplicht de aanbestedingsprocedures te volgen.
Er kunnen bij Europese aanbesteding 5 soorten aanbestedingsprocedures gevolgd worden:
1. Openbare procedures à elke belangstellende ondernemer kan inschrijven, met maar 1 ronde.
Selectie vind in 1 keer plaats. Vooral gebruik gemaakt van hefboom- en routineproducten.
2. Niet openbare procedures à iedere ondernemer mag zich aanmelden voor de selectiefase.
Van aantal wordt offerte aangevraagd, vaak gebruik van hefboom- en knelpuntproducten.
3. Procedure van gunning door onderhandelingen met voorafgaande bekendmaking à de
aanbestedende dienst selecteert aantal ondernemers en stelt voorwaarden van de opdracht
door onderhandelingen vast.
4. Procedure van gunning door onderhandelingen zonder voorafgaande bekendmaking
5. Concurrentiegericht dialoog à als de aanbesteden dienst niet in staat is om technische
oplossingen te vinden of juridische/financiële voorwaarden van een project te specificeren.
Kenmerken van openbare aanbesteding zijn: veel concurrentie, 1 ronde, geen voorselectie,
snelle procedure van minimaal 52 dagen (beschikking stellen van aanbestedingsdocument).
Kenmerken van niet-openbare aanbesteding: minimum 5 inschrijvers met beperkte aantal, 2
rondes (selectiefase en gunningfase; offerte), langere doorlooptijden (minimaal 37 dagen (30
dagen elektronisch ) voor beschikking stellen van aanmeldingsdocument, minimaal 40 (35
dagen elektronisch) ter beschikking stellen van aanbiedingsdocument)
Inkoopportefeuille van centrale en decentrale overheden is heel breed. Opdrachten waarbij
aanbestedingsprocedure voor facilitaire producten en diensten worden toegepast zijn onderverdeeld
in 3 categorieën:
1. Levering van goederen (bv. leaseauto, beveiligsapparatuur)
2. Uitvoeren van diensten (bv. catering, receptie, koeriersdiensten)
3. Werken (bv. realiseren van nieuwbouw, uitvoeren van verbouw)
