Deel 3
ANALYSE FINANCIËLE CONSEQUENTIES
Auteur: Alicia Weenink - 440766
Klas: DFM3VC
Datum en plaats: Zwolle, november 2018
Toets: Analyse Facilitaire Organisatie PF
Onderdeel: Financiële consequenties
Bisoncode: HBS.T.4471
Docent: Masja van Dongen
Toetskans: 1
, ANALYSE FINANCIËLE CONSEQUENTIES
In dit verslag wordt een analyse gemaakt van de financiële consequenties die verbonden zijn aan het
optimaliseren van het vergaderproces bij de AAB (ABN Amro Bank).
1 – OPTIMALISEREN VAN HET VERGADERPROCES
Voor het optimaliseren van het vergaderproces zijn er verschillende uitdagingen. Deze uitdagingen zijn
zichtbaar geworden tijdens de interviewronde.
• Aantal no shows bij reservering vergaderruimten, terwijl tegelijkertijd op piekmomenten
sprake is van een ruimtetekort.
• Relatief veel trainingen vinden buiten de deur plaats, waarvoor de organisatie aanvullende
externe facturen ontvangt.
• Met wijzigingen en minder bezoekers worden veel catering voorzieningen onnodig
klaargemaakt en klaargezet. Naast de geplande mensuren levert dit ook verlies aan voeding en
extra afvalstromen op. Ook in het kader van duurzaamheid is dit een duidelijk verbeterpunt.
(Saxion, Casusbeschrijving IFM Optimaal faciliteren, 2018)
Om het vergaderproces te optimaliseren zijn er verschillende acties gezocht voor de uitdagingen.
1.1 – BEWEGINGSSENSOREN PLAATSEN
Om het aantal no shows te reduceren zal er worden aanbevolen om bewegingssensoren te plaatsen in
de vergaderruimten. Wanneer de medewerker na een bepaalde tijd niet in de vergaderruimte aanwezig
is, wordt dit weergegeven in het systeem voor de medewerkers van Spirit. Zij zullen langs de
vergaderruimte lopen om dit te controleren en kunnen de ruimte vrijgeven in het systeem. Hierdoor
kan een andere medewerker nog gebruik maken van de vergaderruimte, waardoor het aantal no shows
wordt teruggebracht en de bezettingsgraad kan worden verhoogd. Ook hoeven medewerkers hierdoor
minder te reizen naar externe locaties waardoor de externe spend afneemt.
Het financiële effect voor de facilitaire organisatie is niet erg groot. De facilitaire organisatie hoeft niet
de investering te doen van de bewegingssensoren maar kan wel gebruik maken van de voordelen. Door
de aanschaf van de bewegingssensoren zal het werk voor Spirit minder belastend zijn. Spirit zal de
bewegingssensoren in de gaten hoeven te houden en alleen langs de ruimtes te lopen waarvan de
sensor aangeeft dat die leeg zijn. Wanneer duidelijk wordt dat het systeem geheel betrouwbaar is zal
Spirit op den duur niet meer langs de vergaderruimte hoeven te lopen om te controleren of deze
daadwerkelijk leeg is. Daarnaast zal het voor de schoonmaak overzichtelijker zijn wanneer een
vergaderruimte leeg is en wanneer er schoongemaakt kan worden.
Het financiële effect voor de AAB is groot. Voor alle centrale vergaderruimtes zal een bewegingssensor
moeten worden ingekocht die ook moet worden geïnstalleerd. Het voordeel is dat medewerkers minder
vaak gebruik hoeven te maken van een externe vergaderruimte. Dit bespaart ongewenste extra kosten,
veroorzaakt extra reistijd en heeft invloed op de beeldvorming van betrokken deelnemers van de
vergadering (Saxion, Casusbeschrijving IFM Optimaal faciliteren, 2018).
2
ANALYSE FINANCIËLE CONSEQUENTIES
Auteur: Alicia Weenink - 440766
Klas: DFM3VC
Datum en plaats: Zwolle, november 2018
Toets: Analyse Facilitaire Organisatie PF
Onderdeel: Financiële consequenties
Bisoncode: HBS.T.4471
Docent: Masja van Dongen
Toetskans: 1
, ANALYSE FINANCIËLE CONSEQUENTIES
In dit verslag wordt een analyse gemaakt van de financiële consequenties die verbonden zijn aan het
optimaliseren van het vergaderproces bij de AAB (ABN Amro Bank).
1 – OPTIMALISEREN VAN HET VERGADERPROCES
Voor het optimaliseren van het vergaderproces zijn er verschillende uitdagingen. Deze uitdagingen zijn
zichtbaar geworden tijdens de interviewronde.
• Aantal no shows bij reservering vergaderruimten, terwijl tegelijkertijd op piekmomenten
sprake is van een ruimtetekort.
• Relatief veel trainingen vinden buiten de deur plaats, waarvoor de organisatie aanvullende
externe facturen ontvangt.
• Met wijzigingen en minder bezoekers worden veel catering voorzieningen onnodig
klaargemaakt en klaargezet. Naast de geplande mensuren levert dit ook verlies aan voeding en
extra afvalstromen op. Ook in het kader van duurzaamheid is dit een duidelijk verbeterpunt.
(Saxion, Casusbeschrijving IFM Optimaal faciliteren, 2018)
Om het vergaderproces te optimaliseren zijn er verschillende acties gezocht voor de uitdagingen.
1.1 – BEWEGINGSSENSOREN PLAATSEN
Om het aantal no shows te reduceren zal er worden aanbevolen om bewegingssensoren te plaatsen in
de vergaderruimten. Wanneer de medewerker na een bepaalde tijd niet in de vergaderruimte aanwezig
is, wordt dit weergegeven in het systeem voor de medewerkers van Spirit. Zij zullen langs de
vergaderruimte lopen om dit te controleren en kunnen de ruimte vrijgeven in het systeem. Hierdoor
kan een andere medewerker nog gebruik maken van de vergaderruimte, waardoor het aantal no shows
wordt teruggebracht en de bezettingsgraad kan worden verhoogd. Ook hoeven medewerkers hierdoor
minder te reizen naar externe locaties waardoor de externe spend afneemt.
Het financiële effect voor de facilitaire organisatie is niet erg groot. De facilitaire organisatie hoeft niet
de investering te doen van de bewegingssensoren maar kan wel gebruik maken van de voordelen. Door
de aanschaf van de bewegingssensoren zal het werk voor Spirit minder belastend zijn. Spirit zal de
bewegingssensoren in de gaten hoeven te houden en alleen langs de ruimtes te lopen waarvan de
sensor aangeeft dat die leeg zijn. Wanneer duidelijk wordt dat het systeem geheel betrouwbaar is zal
Spirit op den duur niet meer langs de vergaderruimte hoeven te lopen om te controleren of deze
daadwerkelijk leeg is. Daarnaast zal het voor de schoonmaak overzichtelijker zijn wanneer een
vergaderruimte leeg is en wanneer er schoongemaakt kan worden.
Het financiële effect voor de AAB is groot. Voor alle centrale vergaderruimtes zal een bewegingssensor
moeten worden ingekocht die ook moet worden geïnstalleerd. Het voordeel is dat medewerkers minder
vaak gebruik hoeven te maken van een externe vergaderruimte. Dit bespaart ongewenste extra kosten,
veroorzaakt extra reistijd en heeft invloed op de beeldvorming van betrokken deelnemers van de
vergadering (Saxion, Casusbeschrijving IFM Optimaal faciliteren, 2018).
2
