Moduleopdracht Bedrijfscommunicatie
“Aparte registratie onderzoekverrichtingen; lekker belangrijk!”
Definitief, versie 1.1
https://socialemarketingtips.wordpress.com/2015/08/03/van-kennis-naar-gedrag/
Naam: Student
Studentnummer: nummer
Datum: oktober 2018
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: Bachelor Bedrijfskunde
Module: Bedrijfscommunicatie
Docent: Docent
1
,Voorwoord
Hierbij presenteer ik u mijn moduleopdracht “Aparte registratie onderzoekverrichtingen; lekker belangrijk!”.
Deze moduleopdracht heb ik geschreven in het kader van het examen voor de module
Bedrijfscommunicatie, een onderdeel van mijn opleiding HBO Bachelor Bedrijfskunde bij het NCOI.
Ik ben werkzaam bij het ziekenhuis als projectcoördinator voor de afdelingen X en Y. Vanuit deze functie ben
ik betrokken bij het proces van declareren van onderzoekverrichtingen. Ook maak ik gebruik van het
systeem PO aangezien dit systeem de input levert voor de afrekening van projecten met de financiers. Ik
heb alle belang bij een goede (juiste, tijdige en volledige) registratie van onderzoekverrichtingen.
Door de manager van de afdeling X, die beide afdelingen vertegenwoordigd en als opdrachtgever fungeert,
ben ik dan ook gevraagd een communicatieplan op te stellen om te komen tot een situatie waarin de
registratie van onderzoekverrichtingen wel juist, volledig en tijdig plaatsvind. Ik wil dan ook graag mijn kennis
en vaardigheden inzetten om samen met de afdelingen dit doel te bereiken.
Voor deze mogelijkheid wil ik xxx en de afdelingen dan ook hartelijk danken.
Ik heb met veel plezier aan deze opdracht gewerkt. De combinatie om tegelijkertijd voor werk en studie op
een prettige en zinvolle manier bezig te zijn geeft veel voldoening.
Uiteraard wil ik de docent danken en tot slot wil ik mijn medecursisten hartelijk danken. Het succes van de
lessen is mede te danken aan jullie inzet, enthousiasme en betrokkenheid.
Student
oktober 2018
2
,Samenvatting
Binnen het ZIEKENHUIS worden zorg, onderwijs en onderzoek gecombineerd aangeboden. Als gevolg van
stijgende zorgkosten is er toenemende aandacht voor een juiste, volledige en tijdige declaratie van de
verschillende verrichtingen en activiteiten. De verschillende financieringsvormen staan niet toe dat er een
onderlinge financiële ‘kruisbestuiving’ plaatsvindt. In de loop van 2017 hebben de afdelingsleiding van de X
en de Y besloten een systeem, PO, in te voeren om de onderzoekverrichtingen vast te leggen. Dit om ervoor
te zorgen dat de verrichte activiteiten daar worden gedeclareerd waar ze hebben plaatsgevonden. De reden
voor de invoering van PO is gelegen in het feit dat dat er een afrekening op studieniveau moet plaatsvinden
en een registratie van onderzoekverrichtingen is dan ook nodig om de juistheid, volledigheid en tijdigheid
van deze inkomsten te garanderen.
Bij de invoering van PO in 2017 is gekozen voor een top-down benadering in communicatie waarbij
informerend en instruerend werd gecommuniceerd naar de betrokken medewerkers, de doelgroep. Er was
geen ruimte voor dialoog omtrent doelstelling en keuzes en geen eigen inbreng mogelijk op de uitvoering.
Tijdens de evaluatie, 9 maanden na het invoeren van PO, bleek dat de doelstelling van 100% juiste, tijdige
en volledige registratie van onderzoekverrichtingen niet was gehaald. Kennis, houding en gedrag van
medewerkers ten aanzien van juiste, tijdige en volledige registratie van onderzoekverrichtingen bleek
onvoldoende te zijn veranderd door de invoering van PO. Om hier daadwerkelijk verandering in aan te
brengen en commitment te krijgen van de betrokken medewerkers is dit communicatieplan opgesteld.
De doelgroep die met dit plan bereikt moet worden bestaat primair uit de medewerkers die ook daadwerkelijk
betrokken zijn bij de uit te voeren en te daardoor te registreren verrichtingen. Het betreft hier een drietal
verschillende functies en langs deze lijn is de doelgroep dan ook samengesteld, namelijk onderzoekers,
onderzoekscoördinatoren en datamanagers. Secundair zijn afdelingshoofden, afdelingsmanagers en
projectcoördinatoren als doelgroep betrokken bij dit plan.
Dit communicatieplan is gebaseerd op een interactieve manier van communiceren met een symmetrische
doelstelling. Hierbij is ruimte voor uitwisseling van ideeën, zienswijzen en oplossingen hoe de geformuleerde
doelstelling te bereiken. Hierbij is gekozen voor de interpretatieve benadering van Oltshoorn & Van der
Velden (Doorn, A. van, Janssen, G., Osch, D.van & Waardenburg, M., 2017). Samen met de formering uit
het communicatiekruispunt van Van Ruler vormt dit een goede basis om de doelstelling te halen. De
doelstelling luidt:
Op 31-03-2019 is 95% van de benoemde doelgroep op de hoogte van het belang van juiste, volledige en
tijdige registratie van de onderzoekverrichtingen, 85% ziet deze registratie als een kwaliteitsaspect en
onderschrijft het belang hiervan en vervolgens wordt door 75% daadwerkelijk juist, volledig en tijdig
geregistreerd.
Ook moet de communicatieboodschap van dit plan duidelijk zijn en een appel doen op de doelgroep. De
boodschap moet aanzetten tot betrokkenheid. De communicatieboodschap luidt:
Ik draag bij aan het juist, volledig en tijdig declareren van onderzoekverrichtingen want ik ben professioneel
en lever kwaliteit!
Er wordt een verandering gevraagd van medewerkers in kennis, houding en gedrag. Hiervoor worden
communicatiemiddelen ingezet die dit ondersteunen. Het belangrijkste middel is de mondelinge
communicatie waarbij tweerichting verkeer en respect voor de ander een belangrijke rol spelen. Ook moet
duidelijk blijken dat er geluisterd wordt naar elkaars mening, standpunt en ideeën en dat deze serieus
worden genomen. Het belangrijkste instrument dat hiervoor wordt ingezet is dialogue mapping (Mulder,
2012). Daarnaast wordt gebruik gemaakt van schriftelijke en digitale communicatie ter ondersteuning. In een
doelgroepen-middelenmatrix is dit inzichtelijk gemaakt.
Voor dit communicatieplan is een planning en budget opgesteld. In de planning, aan de hand van een
tijdschema in een GANNT-chart weergegeven, is opgenomen dat de uitvoering van dit plan start op
15 oktober 2018 en eindigt op 1 mei 2019.
Voor de realisatie van dit communicatieplan is een out-of-pocket budget voorzien van € 4.523,75 en een
intern budget van 120 uur voor de projectleider. Alle overige uren zijn onderdeel van de reguliere
bedrijfsvoering.
Aan het einde van dit project wordt het plan geëvalueerd en wordt getoetst of de doelstelling is gerealiseerd.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord ..................................................................................................................................... 2
Samenvatting ................................................................................................................................ 3
1. Inleiding ....................................................................................................................... 5
2. Analyse ........................................................................................................................ 5
3. Rol van communicatie bij de oplossing van het knelpunt........................................ 6
4. Communicatiedoelstelling(en) ................................................................................... 7
5. Communicatiedoelgroep(en) ...................................................................................... 7
6. Communicatiestrategie ............................................................................................... 8
7. Communicatieboodschap........................................................................................... 8
8. Keuze van communicatiemiddelen en/of –media...................................................... 8
9. Planning en budget ..................................................................................................... 9
9.1 Planning ........................................................................................................................ 9
9.2 Budget........................................................................................................................... 9
10. Evaluatie .................................................................................................................... 10
11. Literatuurlijst ............................................................................................................. 11
Bijlage 1: Linkage-model Grunig en Hunt (1984) ...................................................................... 12
Bijlage 2: Doelgroepen-middelenmatrix .................................................................................... 13
Bijlage 3: Planning via GANNT-chart ......................................................................................... 14
4
“Aparte registratie onderzoekverrichtingen; lekker belangrijk!”
Definitief, versie 1.1
https://socialemarketingtips.wordpress.com/2015/08/03/van-kennis-naar-gedrag/
Naam: Student
Studentnummer: nummer
Datum: oktober 2018
Opleidingsinstituut: NCOI
Opleiding: Bachelor Bedrijfskunde
Module: Bedrijfscommunicatie
Docent: Docent
1
,Voorwoord
Hierbij presenteer ik u mijn moduleopdracht “Aparte registratie onderzoekverrichtingen; lekker belangrijk!”.
Deze moduleopdracht heb ik geschreven in het kader van het examen voor de module
Bedrijfscommunicatie, een onderdeel van mijn opleiding HBO Bachelor Bedrijfskunde bij het NCOI.
Ik ben werkzaam bij het ziekenhuis als projectcoördinator voor de afdelingen X en Y. Vanuit deze functie ben
ik betrokken bij het proces van declareren van onderzoekverrichtingen. Ook maak ik gebruik van het
systeem PO aangezien dit systeem de input levert voor de afrekening van projecten met de financiers. Ik
heb alle belang bij een goede (juiste, tijdige en volledige) registratie van onderzoekverrichtingen.
Door de manager van de afdeling X, die beide afdelingen vertegenwoordigd en als opdrachtgever fungeert,
ben ik dan ook gevraagd een communicatieplan op te stellen om te komen tot een situatie waarin de
registratie van onderzoekverrichtingen wel juist, volledig en tijdig plaatsvind. Ik wil dan ook graag mijn kennis
en vaardigheden inzetten om samen met de afdelingen dit doel te bereiken.
Voor deze mogelijkheid wil ik xxx en de afdelingen dan ook hartelijk danken.
Ik heb met veel plezier aan deze opdracht gewerkt. De combinatie om tegelijkertijd voor werk en studie op
een prettige en zinvolle manier bezig te zijn geeft veel voldoening.
Uiteraard wil ik de docent danken en tot slot wil ik mijn medecursisten hartelijk danken. Het succes van de
lessen is mede te danken aan jullie inzet, enthousiasme en betrokkenheid.
Student
oktober 2018
2
,Samenvatting
Binnen het ZIEKENHUIS worden zorg, onderwijs en onderzoek gecombineerd aangeboden. Als gevolg van
stijgende zorgkosten is er toenemende aandacht voor een juiste, volledige en tijdige declaratie van de
verschillende verrichtingen en activiteiten. De verschillende financieringsvormen staan niet toe dat er een
onderlinge financiële ‘kruisbestuiving’ plaatsvindt. In de loop van 2017 hebben de afdelingsleiding van de X
en de Y besloten een systeem, PO, in te voeren om de onderzoekverrichtingen vast te leggen. Dit om ervoor
te zorgen dat de verrichte activiteiten daar worden gedeclareerd waar ze hebben plaatsgevonden. De reden
voor de invoering van PO is gelegen in het feit dat dat er een afrekening op studieniveau moet plaatsvinden
en een registratie van onderzoekverrichtingen is dan ook nodig om de juistheid, volledigheid en tijdigheid
van deze inkomsten te garanderen.
Bij de invoering van PO in 2017 is gekozen voor een top-down benadering in communicatie waarbij
informerend en instruerend werd gecommuniceerd naar de betrokken medewerkers, de doelgroep. Er was
geen ruimte voor dialoog omtrent doelstelling en keuzes en geen eigen inbreng mogelijk op de uitvoering.
Tijdens de evaluatie, 9 maanden na het invoeren van PO, bleek dat de doelstelling van 100% juiste, tijdige
en volledige registratie van onderzoekverrichtingen niet was gehaald. Kennis, houding en gedrag van
medewerkers ten aanzien van juiste, tijdige en volledige registratie van onderzoekverrichtingen bleek
onvoldoende te zijn veranderd door de invoering van PO. Om hier daadwerkelijk verandering in aan te
brengen en commitment te krijgen van de betrokken medewerkers is dit communicatieplan opgesteld.
De doelgroep die met dit plan bereikt moet worden bestaat primair uit de medewerkers die ook daadwerkelijk
betrokken zijn bij de uit te voeren en te daardoor te registreren verrichtingen. Het betreft hier een drietal
verschillende functies en langs deze lijn is de doelgroep dan ook samengesteld, namelijk onderzoekers,
onderzoekscoördinatoren en datamanagers. Secundair zijn afdelingshoofden, afdelingsmanagers en
projectcoördinatoren als doelgroep betrokken bij dit plan.
Dit communicatieplan is gebaseerd op een interactieve manier van communiceren met een symmetrische
doelstelling. Hierbij is ruimte voor uitwisseling van ideeën, zienswijzen en oplossingen hoe de geformuleerde
doelstelling te bereiken. Hierbij is gekozen voor de interpretatieve benadering van Oltshoorn & Van der
Velden (Doorn, A. van, Janssen, G., Osch, D.van & Waardenburg, M., 2017). Samen met de formering uit
het communicatiekruispunt van Van Ruler vormt dit een goede basis om de doelstelling te halen. De
doelstelling luidt:
Op 31-03-2019 is 95% van de benoemde doelgroep op de hoogte van het belang van juiste, volledige en
tijdige registratie van de onderzoekverrichtingen, 85% ziet deze registratie als een kwaliteitsaspect en
onderschrijft het belang hiervan en vervolgens wordt door 75% daadwerkelijk juist, volledig en tijdig
geregistreerd.
Ook moet de communicatieboodschap van dit plan duidelijk zijn en een appel doen op de doelgroep. De
boodschap moet aanzetten tot betrokkenheid. De communicatieboodschap luidt:
Ik draag bij aan het juist, volledig en tijdig declareren van onderzoekverrichtingen want ik ben professioneel
en lever kwaliteit!
Er wordt een verandering gevraagd van medewerkers in kennis, houding en gedrag. Hiervoor worden
communicatiemiddelen ingezet die dit ondersteunen. Het belangrijkste middel is de mondelinge
communicatie waarbij tweerichting verkeer en respect voor de ander een belangrijke rol spelen. Ook moet
duidelijk blijken dat er geluisterd wordt naar elkaars mening, standpunt en ideeën en dat deze serieus
worden genomen. Het belangrijkste instrument dat hiervoor wordt ingezet is dialogue mapping (Mulder,
2012). Daarnaast wordt gebruik gemaakt van schriftelijke en digitale communicatie ter ondersteuning. In een
doelgroepen-middelenmatrix is dit inzichtelijk gemaakt.
Voor dit communicatieplan is een planning en budget opgesteld. In de planning, aan de hand van een
tijdschema in een GANNT-chart weergegeven, is opgenomen dat de uitvoering van dit plan start op
15 oktober 2018 en eindigt op 1 mei 2019.
Voor de realisatie van dit communicatieplan is een out-of-pocket budget voorzien van € 4.523,75 en een
intern budget van 120 uur voor de projectleider. Alle overige uren zijn onderdeel van de reguliere
bedrijfsvoering.
Aan het einde van dit project wordt het plan geëvalueerd en wordt getoetst of de doelstelling is gerealiseerd.
3
, Inhoudsopgave
Voorwoord ..................................................................................................................................... 2
Samenvatting ................................................................................................................................ 3
1. Inleiding ....................................................................................................................... 5
2. Analyse ........................................................................................................................ 5
3. Rol van communicatie bij de oplossing van het knelpunt........................................ 6
4. Communicatiedoelstelling(en) ................................................................................... 7
5. Communicatiedoelgroep(en) ...................................................................................... 7
6. Communicatiestrategie ............................................................................................... 8
7. Communicatieboodschap........................................................................................... 8
8. Keuze van communicatiemiddelen en/of –media...................................................... 8
9. Planning en budget ..................................................................................................... 9
9.1 Planning ........................................................................................................................ 9
9.2 Budget........................................................................................................................... 9
10. Evaluatie .................................................................................................................... 10
11. Literatuurlijst ............................................................................................................. 11
Bijlage 1: Linkage-model Grunig en Hunt (1984) ...................................................................... 12
Bijlage 2: Doelgroepen-middelenmatrix .................................................................................... 13
Bijlage 3: Planning via GANNT-chart ......................................................................................... 14
4
