Internal control & accounting information systems 2
Naam:
Studentnummer:
Datum: 04-01-2024
Opleider: Markus Verbeek Praehep
Naam docent: George Dinmohamed
Naam opleiding: HBO Bachelor Accountancy Fase 3 (in 4-jarige variant)
Naam module: Internal control & accounting information systems 2
,Voorwoord
Mijn naam is ……….. en ik werk als gevorderd assistent-account bij ……………... Ik ben hier in 2019
begonnen als stagiaire in mijn laatste schooljaar
van de opleiding Bedrijfsadministratie MBO niveau 4. Na het afronden van deze opleiding
ben ik in dienst getreden en ben ik begonnen aan de opleiding HBO Bachelor Accountancy. Dit gaat
tot nu toe goed en ik zit op dit moment in het 3e leerjaar.
De afgelopen weken heb ik de module Internal control & accounting information systems 2 gevolgd.
Dit was een soort verdieping in dit vak vergeleken met Internal control & accounting information
systems 1. Ik vond deze module minder interessant, omdat ik de meeste onderwerpen van deze
module niet vaak tegenkom in de praktijk op mijn werk. Ik wil George Dinmohamed bedanken voor de
goede lessen en uitleg.
Ik heb voor deze opdracht gekozen voor een onderneming waarmee ik regelmatig contact heb en
waarvoor
ik veel werkzaamheden verricht op mijn werk. Ik houd het bedrijf en de gegevens in de bijlagen in
overleg met mijn werkgever anoniem. Ik zal het bedrijf daarom in deze moduleopdracht als ‘bedrijf X’
benoemen.
Ik schrijf dit rapport, omdat de eigenaar van Bedrijf X een vraagstuk heeft met betrekking tot de
internal control in relatie met de accounting information systems. Ik wil de eigenaar van Bedrijf X met
dit rapport helpen om dit probleem op te lossen en om zijn administratie te automatiseren.
2
,Inhoudsopgave
Samenvatting ........................................................................................................................................... 4
Inleiding ................................................................................................................................................... 5
1 Het vraagstuk ....................................................................................................................................... 6
1.1 Werkomgeving ............................................................................................................................... 6
1.2 Ontwikkelingen ............................................................................................................................... 6
2 Initieel onderzoek ................................................................................................................................. 6
3 Systeemonderzoek ............................................................................................................................... 7
3.1 Huidige situatie (ist) financiële administratie.................................................................................. 7
3.2 Taakverdeling, functiescheiding en beveiliging financiële administratie: ....................................... 8
3.3 Huidige situatie (ist) voorraadadministratie.................................................................................... 8
3.4 Taakverdeling, functiescheiding en beveiliging voorraadadministratie: ......................................... 9
3.5 Risico’s (risk assessment): ............................................................................................................ 9
3.6 Oordeel huidige situatie ............................................................................................................... 10
4 Informatiebehoeften en systeemeisen (gewenste situatie, soll)......................................................... 10
4.1 Behoeften ..................................................................................................................................... 10
4.2 Gewenste situatie financiële administratie:.................................................................................. 10
4.3 Gewenste situatie voorraadadministratie:.....................................................................................11
4.4 Gevolgen gewenste situatie ......................................................................................................... 12
4.5 Effect corporate governance ........................................................................................................ 12
4.6 Wat heeft de theorie mij aan extra inzichten gegeven in de problematiek die in dit praktijkplan
aan de orde wordt gesteld? ............................................................................................................... 12
5 Implementatieplan en haalbaarheidsstudie ........................................................................................ 13
5.1 Implementatie .............................................................................................................................. 13
5.2 Fase 1 de voorbereiding (2 weken) ............................................................................................. 13
5.3 Fase 2 de testfase (4 weken)....................................................................................................... 13
5.4 Fase 3 technische implementatie (4 weken) ............................................................................... 14
5.5 Haalbaarheid ................................................................................................................................ 14
6 Reflectie .............................................................................................................................................. 15
Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 16
Bijlagen .................................................................................................................................................. 17
Bijlage 1 kosten en baten analyse ..................................................................................................... 17
3
, Samenvatting
In hoofdstuk één wordt het vraagstuk met betrekking tot de internal control in relatie tot accounting
information systems bij Bedrijf X behandeld. Bedrijf X verkoopt speelgoed via webshops en verwerkt
de financiële administratie en de voorraadadministratie in Excel. Het huidige systeem in Excel vertoont
onverklaarbare verschillen en fouten. Daarom wil Bedrijf X de financiële processen verbeteren en
automatiseren.
In hoofdstuk twee wordt het initieel onderzoek beschreven. Hieruit kan geconcludeerd worden dat het
huidige systeem foutgevoelig niet betrouwbaar is. Het doel is om het systeem in Excel te vervangen of
te verbeteren. Vooraf is de inschatting dat vervanging mogelijk is. Bedrijf X heeft namelijk genoeg
budget ter beschikking en technisch gezien is vervanging mogelijk.
In hoofdstuk drie wordt het huidige systeem onderzocht. Allereerst wordt beschreven hoe de financiële
administratie en de voorraadadministratie precies worden bijgewerkt, wat de taakverdelingen zijn, de
functiescheiding en de beveiliging van het systeem. Hieruit blijkt dat de vele handmatige handelingen
en het gebrek aan controle zorgen voor aansluitingsverschillen, fouten in de btw-aangiftes en risico's
op verkeerde afgrenzing van de omzet. De beveiliging van de Excel bestanden zijn niet goed en er
worden wachtwoorden uitgewisseld in goed vertrouwen.
Vervolgens wordt in hoofdstuk drie de mogelijke risico’s van de huidige situatie beschreven zoals
afhankelijkheid van bepaalde personen, fouten in administratie, mogelijke kansen op fraude, de
mogelijkheid tot het lekken van gevoelige data en eventuele potentiële problemen met de accountant.
Na het systeemonderzoek kan geconcludeerd worden dat de huidige administraties niet betrouwbaar
zijn en er veel automatiseringsmogelijkheden zijn. Wel zijn er goede maatregelen tegen virus en
hacking, voor uitval van systemen en voor de back-up van gegevens. Tenslotte zou het goed zijn om
richtlijnen en procedures, werkinstructies en handleidingen op papier te zetten.
In hoofdstuk vier wordt de gewenste situatie beschreven. Hierbij zijn de wensen van de eigenaar van
Bedrijf X, de boekhouder, de magazijnmeester en de accountant gehoord. De gewenste situatie
bestaat onder ander uit de implementatie van Basecone en Exact Online voor het inboeken van de
inkoopfacturen en het bijhouden van de financiële administratie en de voorraadadministratie. Dit
omvat automatisering, digitale archivering, verschillende koppelingen, real-time inzicht in financiële
resultaten, goede crediteurenadministratie, nauwkeurige en geautomatiseerde btw-aangiftes, en
barcodescanning voor het voorraadbeheer. Ook is per punt aangegeven of er sprake is van een
preventieve of een repressieve maatregel om de beschreven risico’s in hoofdstuk drie te mitigeren.
Gevolgen van de gewenste situatie zijn efficiëntere en betrouwbaardere administraties, verbeterd
inzicht voor de eigenaar van Bedrijf X, kosten- en tijdbesparingen en betere naleving van wet- en
regelgeving. De gewenste situatie zal zorgen voor een verbetering van de corporate governance,
omdat het verwaarlozen van de administratie en het onvoldoende indekken van risico’s voorkomen
wordt.
In hoofdstuk vijf wordt het implementatieplan en de haalbaarheid hiervan beschreven. De planning is
dat de overgang naar Basecone en Exact Online circa tien weken gaat duren. In de eerste twee
weken zal een projectteam en een projectplan worden samengesteld. Hierbij is het risico dat relevante
personen te weinig betrokken worden bij het proces. Vervolgens wordt de software vier weken lang
getest inclusief trainingen. Bij succes wordt in de vierde week besloten over de overgang. Na het
definitieve besluit wordt in vier weken tijd de technische implementatie uitgevoerd door de eigenaar
van Bedrijf X in samenwerking met de assistent-accountant. Het risico van technische problemen
wordt opgevangen door de IT-deskundige van het accountantskantoor. Een haalbaarheidsstudie
concludeert dat de € 14.000 kosten haalbaar zijn voor Bedrijf X.
In hoofdstuk zes wordt er gereflecteerd op de opdracht. Hier wordt benoemd welke leerdoelen er
behaald zijn en wat ik hier aan heb in de praktijk. Daarnaast wordt toegelicht wat het praktijk plan
Bedrijf X heeft opgeleverd. Ondanks de mogelijke uitdagingen met retouren wordt het plan positief
ontvangen en zal de eigenaar van Bedrijf X binnenkort het automatiseringsproces starten. Dit zal
zorgen voor grote voordelen voor de financiële administratie en de voorraadadministratie.
4
Naam:
Studentnummer:
Datum: 04-01-2024
Opleider: Markus Verbeek Praehep
Naam docent: George Dinmohamed
Naam opleiding: HBO Bachelor Accountancy Fase 3 (in 4-jarige variant)
Naam module: Internal control & accounting information systems 2
,Voorwoord
Mijn naam is ……….. en ik werk als gevorderd assistent-account bij ……………... Ik ben hier in 2019
begonnen als stagiaire in mijn laatste schooljaar
van de opleiding Bedrijfsadministratie MBO niveau 4. Na het afronden van deze opleiding
ben ik in dienst getreden en ben ik begonnen aan de opleiding HBO Bachelor Accountancy. Dit gaat
tot nu toe goed en ik zit op dit moment in het 3e leerjaar.
De afgelopen weken heb ik de module Internal control & accounting information systems 2 gevolgd.
Dit was een soort verdieping in dit vak vergeleken met Internal control & accounting information
systems 1. Ik vond deze module minder interessant, omdat ik de meeste onderwerpen van deze
module niet vaak tegenkom in de praktijk op mijn werk. Ik wil George Dinmohamed bedanken voor de
goede lessen en uitleg.
Ik heb voor deze opdracht gekozen voor een onderneming waarmee ik regelmatig contact heb en
waarvoor
ik veel werkzaamheden verricht op mijn werk. Ik houd het bedrijf en de gegevens in de bijlagen in
overleg met mijn werkgever anoniem. Ik zal het bedrijf daarom in deze moduleopdracht als ‘bedrijf X’
benoemen.
Ik schrijf dit rapport, omdat de eigenaar van Bedrijf X een vraagstuk heeft met betrekking tot de
internal control in relatie met de accounting information systems. Ik wil de eigenaar van Bedrijf X met
dit rapport helpen om dit probleem op te lossen en om zijn administratie te automatiseren.
2
,Inhoudsopgave
Samenvatting ........................................................................................................................................... 4
Inleiding ................................................................................................................................................... 5
1 Het vraagstuk ....................................................................................................................................... 6
1.1 Werkomgeving ............................................................................................................................... 6
1.2 Ontwikkelingen ............................................................................................................................... 6
2 Initieel onderzoek ................................................................................................................................. 6
3 Systeemonderzoek ............................................................................................................................... 7
3.1 Huidige situatie (ist) financiële administratie.................................................................................. 7
3.2 Taakverdeling, functiescheiding en beveiliging financiële administratie: ....................................... 8
3.3 Huidige situatie (ist) voorraadadministratie.................................................................................... 8
3.4 Taakverdeling, functiescheiding en beveiliging voorraadadministratie: ......................................... 9
3.5 Risico’s (risk assessment): ............................................................................................................ 9
3.6 Oordeel huidige situatie ............................................................................................................... 10
4 Informatiebehoeften en systeemeisen (gewenste situatie, soll)......................................................... 10
4.1 Behoeften ..................................................................................................................................... 10
4.2 Gewenste situatie financiële administratie:.................................................................................. 10
4.3 Gewenste situatie voorraadadministratie:.....................................................................................11
4.4 Gevolgen gewenste situatie ......................................................................................................... 12
4.5 Effect corporate governance ........................................................................................................ 12
4.6 Wat heeft de theorie mij aan extra inzichten gegeven in de problematiek die in dit praktijkplan
aan de orde wordt gesteld? ............................................................................................................... 12
5 Implementatieplan en haalbaarheidsstudie ........................................................................................ 13
5.1 Implementatie .............................................................................................................................. 13
5.2 Fase 1 de voorbereiding (2 weken) ............................................................................................. 13
5.3 Fase 2 de testfase (4 weken)....................................................................................................... 13
5.4 Fase 3 technische implementatie (4 weken) ............................................................................... 14
5.5 Haalbaarheid ................................................................................................................................ 14
6 Reflectie .............................................................................................................................................. 15
Literatuurlijst .......................................................................................................................................... 16
Bijlagen .................................................................................................................................................. 17
Bijlage 1 kosten en baten analyse ..................................................................................................... 17
3
, Samenvatting
In hoofdstuk één wordt het vraagstuk met betrekking tot de internal control in relatie tot accounting
information systems bij Bedrijf X behandeld. Bedrijf X verkoopt speelgoed via webshops en verwerkt
de financiële administratie en de voorraadadministratie in Excel. Het huidige systeem in Excel vertoont
onverklaarbare verschillen en fouten. Daarom wil Bedrijf X de financiële processen verbeteren en
automatiseren.
In hoofdstuk twee wordt het initieel onderzoek beschreven. Hieruit kan geconcludeerd worden dat het
huidige systeem foutgevoelig niet betrouwbaar is. Het doel is om het systeem in Excel te vervangen of
te verbeteren. Vooraf is de inschatting dat vervanging mogelijk is. Bedrijf X heeft namelijk genoeg
budget ter beschikking en technisch gezien is vervanging mogelijk.
In hoofdstuk drie wordt het huidige systeem onderzocht. Allereerst wordt beschreven hoe de financiële
administratie en de voorraadadministratie precies worden bijgewerkt, wat de taakverdelingen zijn, de
functiescheiding en de beveiliging van het systeem. Hieruit blijkt dat de vele handmatige handelingen
en het gebrek aan controle zorgen voor aansluitingsverschillen, fouten in de btw-aangiftes en risico's
op verkeerde afgrenzing van de omzet. De beveiliging van de Excel bestanden zijn niet goed en er
worden wachtwoorden uitgewisseld in goed vertrouwen.
Vervolgens wordt in hoofdstuk drie de mogelijke risico’s van de huidige situatie beschreven zoals
afhankelijkheid van bepaalde personen, fouten in administratie, mogelijke kansen op fraude, de
mogelijkheid tot het lekken van gevoelige data en eventuele potentiële problemen met de accountant.
Na het systeemonderzoek kan geconcludeerd worden dat de huidige administraties niet betrouwbaar
zijn en er veel automatiseringsmogelijkheden zijn. Wel zijn er goede maatregelen tegen virus en
hacking, voor uitval van systemen en voor de back-up van gegevens. Tenslotte zou het goed zijn om
richtlijnen en procedures, werkinstructies en handleidingen op papier te zetten.
In hoofdstuk vier wordt de gewenste situatie beschreven. Hierbij zijn de wensen van de eigenaar van
Bedrijf X, de boekhouder, de magazijnmeester en de accountant gehoord. De gewenste situatie
bestaat onder ander uit de implementatie van Basecone en Exact Online voor het inboeken van de
inkoopfacturen en het bijhouden van de financiële administratie en de voorraadadministratie. Dit
omvat automatisering, digitale archivering, verschillende koppelingen, real-time inzicht in financiële
resultaten, goede crediteurenadministratie, nauwkeurige en geautomatiseerde btw-aangiftes, en
barcodescanning voor het voorraadbeheer. Ook is per punt aangegeven of er sprake is van een
preventieve of een repressieve maatregel om de beschreven risico’s in hoofdstuk drie te mitigeren.
Gevolgen van de gewenste situatie zijn efficiëntere en betrouwbaardere administraties, verbeterd
inzicht voor de eigenaar van Bedrijf X, kosten- en tijdbesparingen en betere naleving van wet- en
regelgeving. De gewenste situatie zal zorgen voor een verbetering van de corporate governance,
omdat het verwaarlozen van de administratie en het onvoldoende indekken van risico’s voorkomen
wordt.
In hoofdstuk vijf wordt het implementatieplan en de haalbaarheid hiervan beschreven. De planning is
dat de overgang naar Basecone en Exact Online circa tien weken gaat duren. In de eerste twee
weken zal een projectteam en een projectplan worden samengesteld. Hierbij is het risico dat relevante
personen te weinig betrokken worden bij het proces. Vervolgens wordt de software vier weken lang
getest inclusief trainingen. Bij succes wordt in de vierde week besloten over de overgang. Na het
definitieve besluit wordt in vier weken tijd de technische implementatie uitgevoerd door de eigenaar
van Bedrijf X in samenwerking met de assistent-accountant. Het risico van technische problemen
wordt opgevangen door de IT-deskundige van het accountantskantoor. Een haalbaarheidsstudie
concludeert dat de € 14.000 kosten haalbaar zijn voor Bedrijf X.
In hoofdstuk zes wordt er gereflecteerd op de opdracht. Hier wordt benoemd welke leerdoelen er
behaald zijn en wat ik hier aan heb in de praktijk. Daarnaast wordt toegelicht wat het praktijk plan
Bedrijf X heeft opgeleverd. Ondanks de mogelijke uitdagingen met retouren wordt het plan positief
ontvangen en zal de eigenaar van Bedrijf X binnenkort het automatiseringsproces starten. Dit zal
zorgen voor grote voordelen voor de financiële administratie en de voorraadadministratie.
4
