Lemontera
8 praxisabläufe organisieren
①
Terminplanung
-> eine
zweckmäige Terminplanung schafft
zufriedene Wienten, ermöglicht stressfreies Arbeiten im
Team u. erleichtert optimale Auslastung d.Praxis
1.
Organisationsformen
·Bestellpraxis:festgelegte Reihenfolge der Behandlungen, Zeit
gerüst für einzelne Behandlungen, Klienterhältfesten Termin
Arzt/Personal:Praxis gleichmaig ausgelastet, was Arzt Personal
ruhiges Arbeiten
ermöglicht weniger Belastungsspitzen),
Verbesserung d. Arbeitsqualität, da Vorbereitungen für med. Manahmen rechtzeitigu. besser planbar sind
Wient:heine hein überfülltes Wartezimmer
unnötige Wartezeit,
Schwierigkeiten:Gefahr von Leerzeiten v.a. bei
unzuverlässigen Hunden, Notfälle, Mient muss ertl. lange auf warten
Termin
offene Sprechstunde:Reihenfolge der Hunden nach ihrem Erscheinen, die
allgemeinen Sprechzeiten sind
festgelegt
·
nur
Arzt personal:nicht Zeitplan gebunden, können flexibel auf Situationen
an
unvorhergeschne recepieren
Wient:Spontaner Arztbesuch
möglich, Tier wird noch am
gleichen Tag behandelt
nicht
Schwierigkeiten:Arbeitsablauf planbar, gesamtes Personal muss
verfügbar sein, auch bei geringer Auslastung,
Stress/Unzufriedenheit, unruhige/nervose Tiere
·Mischsysteme: bestimmte Zeiten für Bestellsystem -
rest. Zeit ist offene Praxis:
Kombi von planbaren Sprechstundenablauf
und
notwendiger Flexibilitat
->
Sprechzeiten für Mient unübersichtlich
-> klare
Einteilung der Sprechzeiten und
genaue Info für den Wienten z.B. best. Behandlungen sollten geblockt werden
=>
eine funktionierende Terminplanung erforder Disziplin:TAhältzeitvorgaben ein, TFA plantpräzise r. Überwacht die
Einhaltung
der Termine, Wunde hältTermin pünktlich ein
Postbearbeitung
&
1.
Eingehende Post -
Checkliste
·Irrläufer
Prüfung:auere Schaden Päckchen)
·
·Wahrung des
Postgeheimnisses: nur Praxispostkann geöffnetwerden
und Leerkontrolle
·öffnen
·Überprüfung:
-> Adresse auf Brief vorhanden? -
Sonst
übertragen
*
Briefdatum und Poststempel -
liegen beide Daten weit auseinander- Kuvert an Brief heften -
z. B.
Rechnung
bei mitSkonto Zahlungsziel
und
*
Anlagen überprüfen -
fehlende sofort vermerher
Sendung mit
Eingangsstempel versehen
·
·Sortieren nach wichtigkeitder Sendung -
ertl.
gleich weiterarbeiten -
unwichtiges wegwerfen
·Einsortieren in eine Postmarke
2. Ausgehende Post -
Checkliste
Prüfung: Adresse auf Brief und Kuvert
gleich?
·
*
Schriftstück unterschrieben?
-> alle
aufgelisteten Anlagen vorhanden?
-
Kopie von Schriftstück vorhanden?
ordnungsgemä falten
·
wählen
günstigstVersendungsform
·
·richtig franhieren- evt. digitale Franhiermaschine (ab ca. 10-15 Briefe tag. rentabel)
·besondere Versendungsformen werden bei der Post
abgegeben
3.
Versendungsarten
1)Normale Sendungen
a) Postharte
b)Brief:Standard (bis zog) -
Kompakt (bis 50g) -
Grobrief (DinA4- bis
500g) -
Maxibrief (bis 1000g:Inland -
bis
2000g:Ausland)
->
gestaffeltnach Gewichtu . Gröe, nach In-v. Ausland
, 2)Besondere Sendungen
a) Einschreiben:gegen Unterschriftan Empfänger oder an
berechtigte Person - Rückschein über
Bestätigung per Post
Ersatzempfänger:z . B. Mitarbeiter
↳ der Praxis ohne Putzpersonal
->
Einwurfeinschreiben:wird wie normaler Brief zugestellst -
Postdokumentiertd en Einwurf in den Briefkasten
·Vermerk:Einschreiben -
S trichcode-
Label mit
möglicher Zusatz: eigenhändig" / Rückschein
·Gebühr:normale Postgebühr +
Einschreibegebühr + ert. Gebühr für eigenhändig"/Rückscheingebühr
Verwendung:beiSendungen, für die der Absender einen Nachweis
benötigt, dass das Einschreiben
rechtzeitigabgeschicktwurde
·
der der Post
~ von
ausgedruckte Beleg dem
dient Absender als Beweis z. B.
Kündigung
bei
·zusatzleistung: -
eigenhändig: we n n nur der
Empfänger das Einschreiben erhalten soll Inur beiEinschreiben,
Blindensendungen oder
Nachnahme)
-
Rückschein:m i tdiesem wird der Absender benachrichtigt, dass der
Empfänger die
Sendung erhalten soll I."-I
keinen
100-2(Sendung darf äuerlich
Hingenbe
miterhöhter
National:
Wert
Sendung Haftung z. B. für Geldsendungen bis
-
·Haftung:beiVerlust (25) beiEinschreiben;zot bei
Einwurfeinschreiben)
beiBriefen, Postkarten
·Einsatz:n u r und
Blindensendungen möglich
Expresssendung:können
6) nur am Postschalter
aufgegeben werden
der Aufpreis Feiertagen)
zustellung:werden Tag nach
Einlieferung zugestellt(gegen auch Sonn- und
·
am an
·vermerh:Express"
gestaffeltnach Gewicht, Uhrzeitder
·Gebühr: Expressgebühr -
Zustellung
c) Nachnahme
Nachnahmesumme;die Ausnahme werden
zustellung:Aushändigung Bezahlung der kann durch den
Empfänger verweigert
·
nur
gegen
Ersatzempfänger:zur Annahme, Verweigerung Sendung berechtigt
↳ der
·Vermerk:Strichcode für Nachnahme und
Nachnahmebetrag wird auf Nachnahmemarke vermerkt
·Gebühr:normale Postgebühr Nachnahmegebühr für
+
die Nachnahmemarke zahltzuerstAbsender) Übermittlungsgebühr
+
Bsp.:Rechnungsbetrag
+
Briefgebühr
+
Nachnahmegebühr 14,40E inkl. 19% Mwst.)
-
zahlungsbetrag
+
Inkassogebühr 14, 40 inkl. 19%Mwst.) Übermittlungsgebühren
=
ziehtder Postbote
Nachnahmebetrag (stehtauf dem Brief ein)
-
-
·Verwendung:beiEinzug von
Geldbetragen bis max. 1.600t
Haftung:beiBeschädigung/Verlustbis 25=);beinichtordnungsgemäer Übermittlung in Höhe der
Zahlung bis max. 1600
·
max.
Besonderheit:der Absender Girokonto Bargeld Absender
muss ein besitzen der Postbote n ur
nimmt
Zahlscheinbeleg muss
·
-
an
-
vom
ausgefülltwerden
Einsatz:Brief, Postharten (heine Kombination mit Einschreiben möglich)
Verbilligte Sendungen
3)
a) Dialogpost:preiswerte versendung groer Mengen inhatsgleicher Sendungen
·
min. 4000 stück bundesweit
·
min. 200 Stück für dieselbe
Leitregion
Absender schlietmitder Poste inen Vertrag für die
Versendung von Infobriefen
·
·Sendungen müssen
inhalts-/format-Igewichtsgleich sein -
Posthann H.
Vertrag stichprobenartig Infobriefe öffnen
↳> nur Anschriften, Anrede u. 10 Ordnungszeichen können unterschiedlich sein
·Anschriftmuss maschinenlesbar sein
·Gebühr:richtetsich nach Gröe/Gewicht (Standardbrief -
Maxibrief) zuzüglich 191. MwSt.
Warensendung:für
6) Proben und Muster
·Rechnungen u. Hinweise auf den dürfen
Inhalt beigelegtwerden -
briefliche Mitteilungen dürfen nichteingelegtwerden
·bis -Gebühr nach Gröe/Gewicht
max.
500g
Art
=> der
Sendung muss auf dem
Umschlag werden
vermerkt
Sendung
-
muss wieder verschliebar sein (Ausnahme Dialogpost)
8 praxisabläufe organisieren
①
Terminplanung
-> eine
zweckmäige Terminplanung schafft
zufriedene Wienten, ermöglicht stressfreies Arbeiten im
Team u. erleichtert optimale Auslastung d.Praxis
1.
Organisationsformen
·Bestellpraxis:festgelegte Reihenfolge der Behandlungen, Zeit
gerüst für einzelne Behandlungen, Klienterhältfesten Termin
Arzt/Personal:Praxis gleichmaig ausgelastet, was Arzt Personal
ruhiges Arbeiten
ermöglicht weniger Belastungsspitzen),
Verbesserung d. Arbeitsqualität, da Vorbereitungen für med. Manahmen rechtzeitigu. besser planbar sind
Wient:heine hein überfülltes Wartezimmer
unnötige Wartezeit,
Schwierigkeiten:Gefahr von Leerzeiten v.a. bei
unzuverlässigen Hunden, Notfälle, Mient muss ertl. lange auf warten
Termin
offene Sprechstunde:Reihenfolge der Hunden nach ihrem Erscheinen, die
allgemeinen Sprechzeiten sind
festgelegt
·
nur
Arzt personal:nicht Zeitplan gebunden, können flexibel auf Situationen
an
unvorhergeschne recepieren
Wient:Spontaner Arztbesuch
möglich, Tier wird noch am
gleichen Tag behandelt
nicht
Schwierigkeiten:Arbeitsablauf planbar, gesamtes Personal muss
verfügbar sein, auch bei geringer Auslastung,
Stress/Unzufriedenheit, unruhige/nervose Tiere
·Mischsysteme: bestimmte Zeiten für Bestellsystem -
rest. Zeit ist offene Praxis:
Kombi von planbaren Sprechstundenablauf
und
notwendiger Flexibilitat
->
Sprechzeiten für Mient unübersichtlich
-> klare
Einteilung der Sprechzeiten und
genaue Info für den Wienten z.B. best. Behandlungen sollten geblockt werden
=>
eine funktionierende Terminplanung erforder Disziplin:TAhältzeitvorgaben ein, TFA plantpräzise r. Überwacht die
Einhaltung
der Termine, Wunde hältTermin pünktlich ein
Postbearbeitung
&
1.
Eingehende Post -
Checkliste
·Irrläufer
Prüfung:auere Schaden Päckchen)
·
·Wahrung des
Postgeheimnisses: nur Praxispostkann geöffnetwerden
und Leerkontrolle
·öffnen
·Überprüfung:
-> Adresse auf Brief vorhanden? -
Sonst
übertragen
*
Briefdatum und Poststempel -
liegen beide Daten weit auseinander- Kuvert an Brief heften -
z. B.
Rechnung
bei mitSkonto Zahlungsziel
und
*
Anlagen überprüfen -
fehlende sofort vermerher
Sendung mit
Eingangsstempel versehen
·
·Sortieren nach wichtigkeitder Sendung -
ertl.
gleich weiterarbeiten -
unwichtiges wegwerfen
·Einsortieren in eine Postmarke
2. Ausgehende Post -
Checkliste
Prüfung: Adresse auf Brief und Kuvert
gleich?
·
*
Schriftstück unterschrieben?
-> alle
aufgelisteten Anlagen vorhanden?
-
Kopie von Schriftstück vorhanden?
ordnungsgemä falten
·
wählen
günstigstVersendungsform
·
·richtig franhieren- evt. digitale Franhiermaschine (ab ca. 10-15 Briefe tag. rentabel)
·besondere Versendungsformen werden bei der Post
abgegeben
3.
Versendungsarten
1)Normale Sendungen
a) Postharte
b)Brief:Standard (bis zog) -
Kompakt (bis 50g) -
Grobrief (DinA4- bis
500g) -
Maxibrief (bis 1000g:Inland -
bis
2000g:Ausland)
->
gestaffeltnach Gewichtu . Gröe, nach In-v. Ausland
, 2)Besondere Sendungen
a) Einschreiben:gegen Unterschriftan Empfänger oder an
berechtigte Person - Rückschein über
Bestätigung per Post
Ersatzempfänger:z . B. Mitarbeiter
↳ der Praxis ohne Putzpersonal
->
Einwurfeinschreiben:wird wie normaler Brief zugestellst -
Postdokumentiertd en Einwurf in den Briefkasten
·Vermerk:Einschreiben -
S trichcode-
Label mit
möglicher Zusatz: eigenhändig" / Rückschein
·Gebühr:normale Postgebühr +
Einschreibegebühr + ert. Gebühr für eigenhändig"/Rückscheingebühr
Verwendung:beiSendungen, für die der Absender einen Nachweis
benötigt, dass das Einschreiben
rechtzeitigabgeschicktwurde
·
der der Post
~ von
ausgedruckte Beleg dem
dient Absender als Beweis z. B.
Kündigung
bei
·zusatzleistung: -
eigenhändig: we n n nur der
Empfänger das Einschreiben erhalten soll Inur beiEinschreiben,
Blindensendungen oder
Nachnahme)
-
Rückschein:m i tdiesem wird der Absender benachrichtigt, dass der
Empfänger die
Sendung erhalten soll I."-I
keinen
100-2(Sendung darf äuerlich
Hingenbe
miterhöhter
National:
Wert
Sendung Haftung z. B. für Geldsendungen bis
-
·Haftung:beiVerlust (25) beiEinschreiben;zot bei
Einwurfeinschreiben)
beiBriefen, Postkarten
·Einsatz:n u r und
Blindensendungen möglich
Expresssendung:können
6) nur am Postschalter
aufgegeben werden
der Aufpreis Feiertagen)
zustellung:werden Tag nach
Einlieferung zugestellt(gegen auch Sonn- und
·
am an
·vermerh:Express"
gestaffeltnach Gewicht, Uhrzeitder
·Gebühr: Expressgebühr -
Zustellung
c) Nachnahme
Nachnahmesumme;die Ausnahme werden
zustellung:Aushändigung Bezahlung der kann durch den
Empfänger verweigert
·
nur
gegen
Ersatzempfänger:zur Annahme, Verweigerung Sendung berechtigt
↳ der
·Vermerk:Strichcode für Nachnahme und
Nachnahmebetrag wird auf Nachnahmemarke vermerkt
·Gebühr:normale Postgebühr Nachnahmegebühr für
+
die Nachnahmemarke zahltzuerstAbsender) Übermittlungsgebühr
+
Bsp.:Rechnungsbetrag
+
Briefgebühr
+
Nachnahmegebühr 14,40E inkl. 19% Mwst.)
-
zahlungsbetrag
+
Inkassogebühr 14, 40 inkl. 19%Mwst.) Übermittlungsgebühren
=
ziehtder Postbote
Nachnahmebetrag (stehtauf dem Brief ein)
-
-
·Verwendung:beiEinzug von
Geldbetragen bis max. 1.600t
Haftung:beiBeschädigung/Verlustbis 25=);beinichtordnungsgemäer Übermittlung in Höhe der
Zahlung bis max. 1600
·
max.
Besonderheit:der Absender Girokonto Bargeld Absender
muss ein besitzen der Postbote n ur
nimmt
Zahlscheinbeleg muss
·
-
an
-
vom
ausgefülltwerden
Einsatz:Brief, Postharten (heine Kombination mit Einschreiben möglich)
Verbilligte Sendungen
3)
a) Dialogpost:preiswerte versendung groer Mengen inhatsgleicher Sendungen
·
min. 4000 stück bundesweit
·
min. 200 Stück für dieselbe
Leitregion
Absender schlietmitder Poste inen Vertrag für die
Versendung von Infobriefen
·
·Sendungen müssen
inhalts-/format-Igewichtsgleich sein -
Posthann H.
Vertrag stichprobenartig Infobriefe öffnen
↳> nur Anschriften, Anrede u. 10 Ordnungszeichen können unterschiedlich sein
·Anschriftmuss maschinenlesbar sein
·Gebühr:richtetsich nach Gröe/Gewicht (Standardbrief -
Maxibrief) zuzüglich 191. MwSt.
Warensendung:für
6) Proben und Muster
·Rechnungen u. Hinweise auf den dürfen
Inhalt beigelegtwerden -
briefliche Mitteilungen dürfen nichteingelegtwerden
·bis -Gebühr nach Gröe/Gewicht
max.
500g
Art
=> der
Sendung muss auf dem
Umschlag werden
vermerkt
Sendung
-
muss wieder verschliebar sein (Ausnahme Dialogpost)
