BOK Projectmanagement
Thema Project algemeen
1. Je kunt de kenmerken benoemen van een project
Project = tijdelijke samenwerkingsverband van een aantal mensen, vaak uit verschillende
vakgebieden, om binnen een vastgestelde tijd met een vastgesteld budget een vooraf vastgesteld
projectresultaat bereiken. Verschillende kenmerken:
- Tijdelijk: beginpunt en eindpunt
- Uniek
- Eenmalig
- Afbakening van welke werkzaamheden wel/niet gedaan worden.
- Budget: geld + capaciteit
- Eigen organisatie
- Complexiteit: veel mensen uit verschillende vakgebieden.
- Resultaatgericht werken
2. Je kunt aangeven wat het verschil is tussen projecten, routinewerk en improvisatie
Projectmatig werk = eenmalig en tijdelijk karakter en zijn redelijk voorspelbaar/kunnen
voorspelbaar worden gemaakt. het werk is gericht op effectiviteit (doeltreffend) en op resultaat.
De opdrachtgever van een project weet niet precies wat hij wil, wat hij krijgt, wanneer hij het
krijgt en tegen welke kosten.
- Voordelen:
o Staat buiten de dagelijkse orde van de organisatie
o Medewerkers met verschillende deskundigheid elkaar aanvullen.
o Afspraken, samenwerkingsregels, hulpmiddelen, fasen.
o Leerzaam
o Pva: iedereen weet wat het eindresultaat moet worden.
- Nadelen:
o Opzet, inrichting en organiseren kost veel tijd.
o Communicatie moet met ieder teamlid.
o Teamleden moeten op een andere manier werken.
Routinematig werk = herhaald en goed voorspelbaar. Werkzaamheden worden via
werkprocedures/voorschriften uitgevoerd efficiënt werken.
- Lopende band werk
- Inkoopprocedure
- Administratieve werkzaamheden
Improvisatie = plotselinge gebeurtenis waarop snelle reactie noodzakelijk is. Het reageert niet
volgens plan. De uitkomst is onzeker en het resultaat is moeilijk precies voorspelbaar.
3. Je kunt je kunt benoemen wat de rol is van de opdrachtgever binnen het project
Opdrachtgever = degene die het project laat opstarten. Na afloop van het project beschikt hij
over het eindresultaat en hij betaalt hiervoor. Hij heeft verschillende taken:
- Projectresultaat definiëren veranderd steeds.
- Vaststellen of het juiste resultaat geleverd is. (met de juiste kwaliteit)
- Initiator, coach adviseur
- Verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen.
- Budget beschikbaar stellen.
- Intern: zorgen voor teamleden
- Kwaliteit tussenresultaat bewaken
4. Je kunt de onderlinge samenhang van Tijd, Geld en Kwaliteit in de zgn. duivelsdriehoek aangeven
1
, Het project is geslaagd als het projectresultaat is opgeleverd binnen de tijd, binnen het budget
(geld) en van de gewenste kwaliteit.
5. Je kunt illustreren met welk doel een projectvoorstel wordt gemaakt
Het projectvoorstel is een beslisdocument op basis waarvan de opdrachtgever verantwoordt het
project te starten.
6. Je kunt de onderwerpen benoemen die in een projectvoorstel worden beschreven
In een projectvoorstel worden 4 onderdelen aan de orde gebracht:
1. Aanleiding/achtergrond = wat is de aanleiding? Beschrijving van de organisatie. Waarom
wilt iemand een project starten? Dit is belangrijk om goed te weten want het staat in
verband met het doel waar je met het project naartoe werkt. Achtergrondinformatie
zorgt ervoor dat je kennis hebt over heb bedrijf. Je kunt aan de hand van die kennis
verbeterpunten analyseren maar je kent ook de normen en waarden van het bedrijf. Hier
pas je het project op aan om het zo goed mogelijk te laten verlopen. Mogelijke
aanleidingen van een project: interne problemen, bedreiging van buitenaf, er doen
nieuwe kansen voor, positie sterker maken. (Dit geval de komst van een nieuwe klant).
2. Doel = wat wil de opdrachtgever met het projectresultaat bereiken. Achterliggende
gedachte.
3. Projectresultaat = wat is het te leveren resultaat? Welk product/dienst wordt
gerealiseerd. Elke activiteit wordt gedaan om dichter bij het resultaat te komen.
producten/diensten die onder verantwoordelijkheid van de manager tot stand worden
gebracht en moeten worden opgeleverd. In het programma van eisen wordt opgenomen
waaraan het resultaat moet voldoen.
4. Projectgrenzen = omschrijft de omvang (scope) van het project. Wat je wil/niet binnen
het project (breedte). Tot welk punt loopt het project door (lengte). Om projectgrenzen
voorafgaand aan het project op te stellen is de kans op onduidelijkheden kleiner omdat
iedereen weet wat er wel en niet gedaan moet worden.
7. Je kunt de basisprincipes van projectmatig werken benoemen
Tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie beheersaspecten.
- Tijd: is het project op tijd klaar?
o Doorlooptijd = kalendertijd
o Te besteden tijd = menstijd
Tijdverantwoording = de tijd die teamleden aan het project besteden, verantwoorden door de
uitgevoerde activiteiten te registeren en deze in te leveren bij projectmanager.
- Geld: zijn de kosten binnen het budget gebleven?
o Te besteden tijd = menstijd tijd kost geld.
o Te gebruiken middelen
- Kwaliteit: voldoen de tussen-/eindresultaten aan de juiste kwaliteit? Functionele en
operationele specificaties van het projectresultaat.
- Informatie: hoe toegankelijk was de informatie? Welke persoon krijgt welke informatie?
- Organisatie: hoe functioneerde de teamleden? Diverse overlegstructuren, wijze van het
nemen van beslissingen, opstellen pva, taakverdeling, omgaan met wijzigingsverzoeken,
afspreken werkprocedures, resources (= middelen/mensen die worden ingezet om het project
tot uitvoering te brengen en het gewenste resultaat te leveren.
8. Je kunt aangeven wat wordt gedaan in de zes stappen van een project (P6-methode)
6 stappen van een project:
1. Opstarten projectvoorstel
2
Thema Project algemeen
1. Je kunt de kenmerken benoemen van een project
Project = tijdelijke samenwerkingsverband van een aantal mensen, vaak uit verschillende
vakgebieden, om binnen een vastgestelde tijd met een vastgesteld budget een vooraf vastgesteld
projectresultaat bereiken. Verschillende kenmerken:
- Tijdelijk: beginpunt en eindpunt
- Uniek
- Eenmalig
- Afbakening van welke werkzaamheden wel/niet gedaan worden.
- Budget: geld + capaciteit
- Eigen organisatie
- Complexiteit: veel mensen uit verschillende vakgebieden.
- Resultaatgericht werken
2. Je kunt aangeven wat het verschil is tussen projecten, routinewerk en improvisatie
Projectmatig werk = eenmalig en tijdelijk karakter en zijn redelijk voorspelbaar/kunnen
voorspelbaar worden gemaakt. het werk is gericht op effectiviteit (doeltreffend) en op resultaat.
De opdrachtgever van een project weet niet precies wat hij wil, wat hij krijgt, wanneer hij het
krijgt en tegen welke kosten.
- Voordelen:
o Staat buiten de dagelijkse orde van de organisatie
o Medewerkers met verschillende deskundigheid elkaar aanvullen.
o Afspraken, samenwerkingsregels, hulpmiddelen, fasen.
o Leerzaam
o Pva: iedereen weet wat het eindresultaat moet worden.
- Nadelen:
o Opzet, inrichting en organiseren kost veel tijd.
o Communicatie moet met ieder teamlid.
o Teamleden moeten op een andere manier werken.
Routinematig werk = herhaald en goed voorspelbaar. Werkzaamheden worden via
werkprocedures/voorschriften uitgevoerd efficiënt werken.
- Lopende band werk
- Inkoopprocedure
- Administratieve werkzaamheden
Improvisatie = plotselinge gebeurtenis waarop snelle reactie noodzakelijk is. Het reageert niet
volgens plan. De uitkomst is onzeker en het resultaat is moeilijk precies voorspelbaar.
3. Je kunt je kunt benoemen wat de rol is van de opdrachtgever binnen het project
Opdrachtgever = degene die het project laat opstarten. Na afloop van het project beschikt hij
over het eindresultaat en hij betaalt hiervoor. Hij heeft verschillende taken:
- Projectresultaat definiëren veranderd steeds.
- Vaststellen of het juiste resultaat geleverd is. (met de juiste kwaliteit)
- Initiator, coach adviseur
- Verantwoordelijk voor het nemen van beslissingen.
- Budget beschikbaar stellen.
- Intern: zorgen voor teamleden
- Kwaliteit tussenresultaat bewaken
4. Je kunt de onderlinge samenhang van Tijd, Geld en Kwaliteit in de zgn. duivelsdriehoek aangeven
1
, Het project is geslaagd als het projectresultaat is opgeleverd binnen de tijd, binnen het budget
(geld) en van de gewenste kwaliteit.
5. Je kunt illustreren met welk doel een projectvoorstel wordt gemaakt
Het projectvoorstel is een beslisdocument op basis waarvan de opdrachtgever verantwoordt het
project te starten.
6. Je kunt de onderwerpen benoemen die in een projectvoorstel worden beschreven
In een projectvoorstel worden 4 onderdelen aan de orde gebracht:
1. Aanleiding/achtergrond = wat is de aanleiding? Beschrijving van de organisatie. Waarom
wilt iemand een project starten? Dit is belangrijk om goed te weten want het staat in
verband met het doel waar je met het project naartoe werkt. Achtergrondinformatie
zorgt ervoor dat je kennis hebt over heb bedrijf. Je kunt aan de hand van die kennis
verbeterpunten analyseren maar je kent ook de normen en waarden van het bedrijf. Hier
pas je het project op aan om het zo goed mogelijk te laten verlopen. Mogelijke
aanleidingen van een project: interne problemen, bedreiging van buitenaf, er doen
nieuwe kansen voor, positie sterker maken. (Dit geval de komst van een nieuwe klant).
2. Doel = wat wil de opdrachtgever met het projectresultaat bereiken. Achterliggende
gedachte.
3. Projectresultaat = wat is het te leveren resultaat? Welk product/dienst wordt
gerealiseerd. Elke activiteit wordt gedaan om dichter bij het resultaat te komen.
producten/diensten die onder verantwoordelijkheid van de manager tot stand worden
gebracht en moeten worden opgeleverd. In het programma van eisen wordt opgenomen
waaraan het resultaat moet voldoen.
4. Projectgrenzen = omschrijft de omvang (scope) van het project. Wat je wil/niet binnen
het project (breedte). Tot welk punt loopt het project door (lengte). Om projectgrenzen
voorafgaand aan het project op te stellen is de kans op onduidelijkheden kleiner omdat
iedereen weet wat er wel en niet gedaan moet worden.
7. Je kunt de basisprincipes van projectmatig werken benoemen
Tijd, geld, kwaliteit, informatie, organisatie beheersaspecten.
- Tijd: is het project op tijd klaar?
o Doorlooptijd = kalendertijd
o Te besteden tijd = menstijd
Tijdverantwoording = de tijd die teamleden aan het project besteden, verantwoorden door de
uitgevoerde activiteiten te registeren en deze in te leveren bij projectmanager.
- Geld: zijn de kosten binnen het budget gebleven?
o Te besteden tijd = menstijd tijd kost geld.
o Te gebruiken middelen
- Kwaliteit: voldoen de tussen-/eindresultaten aan de juiste kwaliteit? Functionele en
operationele specificaties van het projectresultaat.
- Informatie: hoe toegankelijk was de informatie? Welke persoon krijgt welke informatie?
- Organisatie: hoe functioneerde de teamleden? Diverse overlegstructuren, wijze van het
nemen van beslissingen, opstellen pva, taakverdeling, omgaan met wijzigingsverzoeken,
afspreken werkprocedures, resources (= middelen/mensen die worden ingezet om het project
tot uitvoering te brengen en het gewenste resultaat te leveren.
8. Je kunt aangeven wat wordt gedaan in de zes stappen van een project (P6-methode)
6 stappen van een project:
1. Opstarten projectvoorstel
2
