Samenvatting professioneel inkopen
Minor Inkoopmanagement
Inhoud
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop.......................................................................................................3
1.1 De inkoopfunctie.......................................................................................................................3
1.2 Hoe wordt ingekocht?...............................................................................................................5
1.3 Wat wordt gekocht?..................................................................................................................8
1.4 Wie koopt in?............................................................................................................................9
1.6 Inkopen door de overheid.......................................................................................................11
1.7 Maatschappelijk verantwoord inkopen...................................................................................12
Hoofdstuk 3 – Relaties met andere functionele gebieden....................................................................12
3.1 De inkoopfunctie: van standalonefunctie naar team player...................................................12
3.2 De relatie tussen Inkoop en Logistiek......................................................................................13
3.3 De relatie tussen Inkoop en Kwaliteitsmanagement...............................................................15
3.4 De relatie tussen Inkoop en Productontwikkeling...................................................................16
3.5 De relatie tussen Inkoop en Marketing...................................................................................17
Hoofdstuk 4 – Inkoopplanning en inkoopprofessionalisering...............................................................18
4.1 Inkoop: plan en beleid............................................................................................................18
4.2 Een inkoopplan maken............................................................................................................18
4.3 Voordelen, valkuilen en aandachtspunten..............................................................................22
4.4 Professionalisering van de inkoopfunctie................................................................................22
Hoofdstuk 5 – Inkoop en strategie........................................................................................................24
5.1 De ondernemingsstrategie: dynamiek en complexiteit...........................................................24
5.2 Interactie tussen inkoop- en ondernemingsstrategie..............................................................25
5.3 Inkoopstrategie.......................................................................................................................27
Hoofdstuk 6 – Make-or-buy?................................................................................................................28
6.1 Aanleidingen voor make-or-buy studies.................................................................................28
6.2 Toepassingsgebieden..............................................................................................................28
6.3 Ontwikkelingen in het denken over make-or-buy...................................................................28
6.4 Make-or-buy-beslissingen.......................................................................................................29
6.5 Implementatie en gevolgen van make-or-buy-beslissingen....................................................31
, 6.6 Mogelijkheden en beperkingen van make-or-buy-analyses....................................................31
6.7 Inkoop uitbesteden?...............................................................................................................31
Hoofdstuk 7 – Leveranciersmanagement.............................................................................................31
7.1 De portfoliobenadering van Kraljic..........................................................................................31
7.2 Stappenplan voor de Kraljic-benadering.................................................................................32
7.3 Category management: portfolio in handelsorganisaties........................................................33
7.4 Sourcings strategieën..............................................................................................................34
7.5 Leveranciersbeoordeling.........................................................................................................35
7.6 Leveranciersreductie...............................................................................................................36
7.7 Leveranciersontwikkeling........................................................................................................36
Hoofdstuk 8 – Samenwerking en partnerships.....................................................................................37
8.1 Redenen voor samenwerking.................................................................................................37
8.2 Het belang van de context......................................................................................................38
8.3 Macht en afhankelijkheid........................................................................................................38
8.4 Samenwerkingsvormen..........................................................................................................39
8.5 Een breder perspectief............................................................................................................40
8.6 Supply chain management......................................................................................................40
8.7 Samenwerking in netwerken..................................................................................................41
Hoofdstuk 9 – Specificeren...................................................................................................................41
9.1 Specificeren en het inkoopproces...........................................................................................41
9.2 Budget, planning en verantwoordelijkheden..........................................................................42
9.3 Het programma van eisen.......................................................................................................42
9.4 Waaraan moet een specificatie voldoen?...............................................................................43
9.5 De praktijk: problemen, missies en tips..................................................................................43
9.6 Prestatiegericht inkopen.........................................................................................................44
Hoofdstuk 10 – Offreren en selecteren.................................................................................................45
10.2 Wanneer vragen we een offerte aan?...................................................................................45
10.3 Prekwalificatie.......................................................................................................................45
10.4 Leverancierslijsten................................................................................................................46
10.5 Het aanvragen van offertes...................................................................................................46
10.6 De selectie............................................................................................................................47
10.7 Aanbesteding van overheidsopdrachten...............................................................................47
10.8 Europees aanbesteden.........................................................................................................48
Hoofdstuk 11 – Onderhandelen............................................................................................................49
11.1 Verkenning en begripsbepaling.............................................................................................49
11.2 Onderhandelen: strategie en tactiek....................................................................................50
, 11.3 Voorbereiden op onderhandelen..........................................................................................52
11.4 Het onderhandelingsproces..................................................................................................53
11.5 Onderhandelen in andere culturen.......................................................................................54
11.6 Gedragsregels en ethiek........................................................................................................55
Hoofdstuk 12 – Contracteren en contractmanagement.......................................................................55
12.1 De (koop)overeenkomst en het verbintenissenrecht............................................................55
12.2 Het tot stand komen van een (koop)overeenkomst..............................................................55
12.3 Contractvoorwaarden en vormen.........................................................................................58
12.4 Algemene voorwaarden........................................................................................................60
12.5 Kopen in het buitenland........................................................................................................60
12.6 Contractmanagement...........................................................................................................60
Hoofdstuk 2 – Inkoop en informatietechnologie..................................................................................61
2.1 Vormen van elektronisch inkopen...........................................................................................61
2.2 E-ordering...............................................................................................................................62
2.3 E-auctions...............................................................................................................................63
2.4 E-marketplaces.......................................................................................................................64
2.5 Digitaliseren en automatiseren van inkoop.............................................................................65
2.6 Blockchaintechnologie............................................................................................................66
2.7 Artificial intelligence (AI).........................................................................................................66
Oranje = modellen
Groen = begrippen
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
Primaire taken en verantwoordelijkheden inkoop (Van Weele)
Zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces
Verminderen van inkoop gebonden kosten
Terugbrengen van strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
De inkoopfunctie is meer dan de uitgaven en de financiële bijdrage aan het bedrijfsresultaat; het
moet aansluiten op de ondernemingsstrategie en bijdragen aan de concurrentiepositie.
Inkoop speelt een cruciale rol door onderzoek en mogelijkheden van leveranciers (input)te koppelen
, aan producten en prestaties voor klanten (output). Het belang van inkoop is af te lezen aan de mate
waarin de inkoopfunctie bijdraagt aan de strategie.
Inkoopfunctie
Het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten van externe
bronnen te betrekken. Er moet gezorgd worden dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de
juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar hebben voor de organisatie.
-> Technisch aspect: juiste product van de juiste kwaliteit
-> Logistiek aspect: op juiste tijd en plaats beschikbaar zijn
-> Commercieel aspect: tegen de juiste prijs of laagste kosten
Externe oriëntatie
Inkopers hebben oog voor ontwikkelingen in de externe omgeving (voornamelijk
leveranciersmarkten).
Interne oriëntatie
Inkopers houden rekening met de interne bedrijfsvoering als de behoeften van de eindklant, omdat
ze inkopen voor verschillende afdelingen. Het is van belang dat de externe focus wordt afgestemd op
de interne belangen. Hierbij wordt gestreefd naar evenwicht tussen de behoeften van interne klanten
(gebruikers) en externe leveranciers, hierin fungeert inkoop als een belangrijke schakel.
Inkoop wordt waardevol doordat het de sterke punten van leveranciers benut om de eindklant beter
te bedienen en zo de concurrentiepositie van de organisatie te versterken.
Vier fasen model inkoopfunctie (David Burt)
Volgens Burt zitten de meeste organisaties in de eerste of tweede fase.
1. Administratieve functie
Inkopers houden zich bezig met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van
gebruikers.
2. Mechanische functie
Inkopers houden zich bezig met het sluiten van transacties waarbij ze zich oriënteren op de
markt en op zoek zijn naar lage prijzen. Leveranciers worden gezien als natuurlijke vijanden.
In technische bedrijven worden inkopers gezien als een verdediger tegen de aankoop van
onnodige of dure producten.
3. Proactieve functie
Inkopers nemen initiatieven en hebben een lange termijnvisie, vooral in
leveranciersmanagement met meer focus op logistiek. Ze zijn proactief bij systemen zoals
just-in-time management en Karban, dit zijn systemen voor tijdige levering. Daarnaast
hanteren ze integrale kostenbenaderingen, wat inhoudt dat er rekening wordt gehouden met
alle kosten. Ook voeren ze benchmarking uit, waarbij prestaties worden vergeleken en
werken ze samen met anderen in de hele toeleveringsketen, wat bekend staat als
ketenintegratie.
4. Strategisch wapen
Inkoop is een meer ondernemende en extraverte bedrijfsfunctie geworden. Er ontstaan
hechte relaties met leveranciers, die niet alleen standhouden in goede tijden. Daarnaast
worden de capaciteiten van leveranciers in gezet voor innovatie en duurzaamheid.
Inkoopmanagers zijn toegewijd aan strategische en operationele inkoopplannen met heldere
doelstellingen en concrete activiteiten.
Visie op de inkoopfunctie (Van Weele)
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is afhankelijk van de visie van het topmanagement.
Minor Inkoopmanagement
Inhoud
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop.......................................................................................................3
1.1 De inkoopfunctie.......................................................................................................................3
1.2 Hoe wordt ingekocht?...............................................................................................................5
1.3 Wat wordt gekocht?..................................................................................................................8
1.4 Wie koopt in?............................................................................................................................9
1.6 Inkopen door de overheid.......................................................................................................11
1.7 Maatschappelijk verantwoord inkopen...................................................................................12
Hoofdstuk 3 – Relaties met andere functionele gebieden....................................................................12
3.1 De inkoopfunctie: van standalonefunctie naar team player...................................................12
3.2 De relatie tussen Inkoop en Logistiek......................................................................................13
3.3 De relatie tussen Inkoop en Kwaliteitsmanagement...............................................................15
3.4 De relatie tussen Inkoop en Productontwikkeling...................................................................16
3.5 De relatie tussen Inkoop en Marketing...................................................................................17
Hoofdstuk 4 – Inkoopplanning en inkoopprofessionalisering...............................................................18
4.1 Inkoop: plan en beleid............................................................................................................18
4.2 Een inkoopplan maken............................................................................................................18
4.3 Voordelen, valkuilen en aandachtspunten..............................................................................22
4.4 Professionalisering van de inkoopfunctie................................................................................22
Hoofdstuk 5 – Inkoop en strategie........................................................................................................24
5.1 De ondernemingsstrategie: dynamiek en complexiteit...........................................................24
5.2 Interactie tussen inkoop- en ondernemingsstrategie..............................................................25
5.3 Inkoopstrategie.......................................................................................................................27
Hoofdstuk 6 – Make-or-buy?................................................................................................................28
6.1 Aanleidingen voor make-or-buy studies.................................................................................28
6.2 Toepassingsgebieden..............................................................................................................28
6.3 Ontwikkelingen in het denken over make-or-buy...................................................................28
6.4 Make-or-buy-beslissingen.......................................................................................................29
6.5 Implementatie en gevolgen van make-or-buy-beslissingen....................................................31
, 6.6 Mogelijkheden en beperkingen van make-or-buy-analyses....................................................31
6.7 Inkoop uitbesteden?...............................................................................................................31
Hoofdstuk 7 – Leveranciersmanagement.............................................................................................31
7.1 De portfoliobenadering van Kraljic..........................................................................................31
7.2 Stappenplan voor de Kraljic-benadering.................................................................................32
7.3 Category management: portfolio in handelsorganisaties........................................................33
7.4 Sourcings strategieën..............................................................................................................34
7.5 Leveranciersbeoordeling.........................................................................................................35
7.6 Leveranciersreductie...............................................................................................................36
7.7 Leveranciersontwikkeling........................................................................................................36
Hoofdstuk 8 – Samenwerking en partnerships.....................................................................................37
8.1 Redenen voor samenwerking.................................................................................................37
8.2 Het belang van de context......................................................................................................38
8.3 Macht en afhankelijkheid........................................................................................................38
8.4 Samenwerkingsvormen..........................................................................................................39
8.5 Een breder perspectief............................................................................................................40
8.6 Supply chain management......................................................................................................40
8.7 Samenwerking in netwerken..................................................................................................41
Hoofdstuk 9 – Specificeren...................................................................................................................41
9.1 Specificeren en het inkoopproces...........................................................................................41
9.2 Budget, planning en verantwoordelijkheden..........................................................................42
9.3 Het programma van eisen.......................................................................................................42
9.4 Waaraan moet een specificatie voldoen?...............................................................................43
9.5 De praktijk: problemen, missies en tips..................................................................................43
9.6 Prestatiegericht inkopen.........................................................................................................44
Hoofdstuk 10 – Offreren en selecteren.................................................................................................45
10.2 Wanneer vragen we een offerte aan?...................................................................................45
10.3 Prekwalificatie.......................................................................................................................45
10.4 Leverancierslijsten................................................................................................................46
10.5 Het aanvragen van offertes...................................................................................................46
10.6 De selectie............................................................................................................................47
10.7 Aanbesteding van overheidsopdrachten...............................................................................47
10.8 Europees aanbesteden.........................................................................................................48
Hoofdstuk 11 – Onderhandelen............................................................................................................49
11.1 Verkenning en begripsbepaling.............................................................................................49
11.2 Onderhandelen: strategie en tactiek....................................................................................50
, 11.3 Voorbereiden op onderhandelen..........................................................................................52
11.4 Het onderhandelingsproces..................................................................................................53
11.5 Onderhandelen in andere culturen.......................................................................................54
11.6 Gedragsregels en ethiek........................................................................................................55
Hoofdstuk 12 – Contracteren en contractmanagement.......................................................................55
12.1 De (koop)overeenkomst en het verbintenissenrecht............................................................55
12.2 Het tot stand komen van een (koop)overeenkomst..............................................................55
12.3 Contractvoorwaarden en vormen.........................................................................................58
12.4 Algemene voorwaarden........................................................................................................60
12.5 Kopen in het buitenland........................................................................................................60
12.6 Contractmanagement...........................................................................................................60
Hoofdstuk 2 – Inkoop en informatietechnologie..................................................................................61
2.1 Vormen van elektronisch inkopen...........................................................................................61
2.2 E-ordering...............................................................................................................................62
2.3 E-auctions...............................................................................................................................63
2.4 E-marketplaces.......................................................................................................................64
2.5 Digitaliseren en automatiseren van inkoop.............................................................................65
2.6 Blockchaintechnologie............................................................................................................66
2.7 Artificial intelligence (AI).........................................................................................................66
Oranje = modellen
Groen = begrippen
Hoofdstuk 1 – Professionele inkoop
1.1 De inkoopfunctie
Primaire taken en verantwoordelijkheden inkoop (Van Weele)
Zorgen voor continuïteit van het bedrijfsproces
Verminderen van inkoop gebonden kosten
Terugbrengen van strategische kwetsbaarheid op inkoopmarkten
De inkoopfunctie is meer dan de uitgaven en de financiële bijdrage aan het bedrijfsresultaat; het
moet aansluiten op de ondernemingsstrategie en bijdragen aan de concurrentiepositie.
Inkoop speelt een cruciale rol door onderzoek en mogelijkheden van leveranciers (input)te koppelen
, aan producten en prestaties voor klanten (output). Het belang van inkoop is af te lezen aan de mate
waarin de inkoopfunctie bijdraagt aan de strategie.
Inkoopfunctie
Het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten van externe
bronnen te betrekken. Er moet gezorgd worden dat de juiste producten van de juiste kwaliteit op de
juiste plaats in de juiste hoeveelheden tegen de juiste prijs beschikbaar hebben voor de organisatie.
-> Technisch aspect: juiste product van de juiste kwaliteit
-> Logistiek aspect: op juiste tijd en plaats beschikbaar zijn
-> Commercieel aspect: tegen de juiste prijs of laagste kosten
Externe oriëntatie
Inkopers hebben oog voor ontwikkelingen in de externe omgeving (voornamelijk
leveranciersmarkten).
Interne oriëntatie
Inkopers houden rekening met de interne bedrijfsvoering als de behoeften van de eindklant, omdat
ze inkopen voor verschillende afdelingen. Het is van belang dat de externe focus wordt afgestemd op
de interne belangen. Hierbij wordt gestreefd naar evenwicht tussen de behoeften van interne klanten
(gebruikers) en externe leveranciers, hierin fungeert inkoop als een belangrijke schakel.
Inkoop wordt waardevol doordat het de sterke punten van leveranciers benut om de eindklant beter
te bedienen en zo de concurrentiepositie van de organisatie te versterken.
Vier fasen model inkoopfunctie (David Burt)
Volgens Burt zitten de meeste organisaties in de eerste of tweede fase.
1. Administratieve functie
Inkopers houden zich bezig met het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van
gebruikers.
2. Mechanische functie
Inkopers houden zich bezig met het sluiten van transacties waarbij ze zich oriënteren op de
markt en op zoek zijn naar lage prijzen. Leveranciers worden gezien als natuurlijke vijanden.
In technische bedrijven worden inkopers gezien als een verdediger tegen de aankoop van
onnodige of dure producten.
3. Proactieve functie
Inkopers nemen initiatieven en hebben een lange termijnvisie, vooral in
leveranciersmanagement met meer focus op logistiek. Ze zijn proactief bij systemen zoals
just-in-time management en Karban, dit zijn systemen voor tijdige levering. Daarnaast
hanteren ze integrale kostenbenaderingen, wat inhoudt dat er rekening wordt gehouden met
alle kosten. Ook voeren ze benchmarking uit, waarbij prestaties worden vergeleken en
werken ze samen met anderen in de hele toeleveringsketen, wat bekend staat als
ketenintegratie.
4. Strategisch wapen
Inkoop is een meer ondernemende en extraverte bedrijfsfunctie geworden. Er ontstaan
hechte relaties met leveranciers, die niet alleen standhouden in goede tijden. Daarnaast
worden de capaciteiten van leveranciers in gezet voor innovatie en duurzaamheid.
Inkoopmanagers zijn toegewijd aan strategische en operationele inkoopplannen met heldere
doelstellingen en concrete activiteiten.
Visie op de inkoopfunctie (Van Weele)
De fase waarin de inkoopfunctie zich bevindt, is afhankelijk van de visie van het topmanagement.
