MICE samenvatting

Meetings – Incentives – Conferences – Exhibitions


MEETINGS
LESWEEK 1 PAGINA 269 – 291
Definitie meeting boek
Algemene term die aangeeft dat een aantal mensen samenkomen op één plek, om een
bepaalde activiteit uit te voeren. Frequentie: kan op een ad-hoc basis zijn of volgens een
vastgesteld patroon, zoals bijvoorbeeld de jaarlijkse algemene vergadering,
commissievergaderingen enz.

Wat is een meeting?
Een geplande gebeurtenis waar mensen samenkomen om iets te bespreken en deel te
nemen aan een activiteit.

Doelen meeting
Elke vergadering heeft zijn eigen specifeke doel, maar ze delen allemaal een
gemeenschappelijke reeks strategische tactische rollen en doelen. Zonder respect voor
en begrip van de rollen en doelen in een vergadering kan er geen efectief werk worden
gedaan. Werk eerst aan de basis structuur van de vergaderingen en volg vervolgens de
bijzonderheden van het doel ervan.

Planning vergadering
 Kies de juiste datum en tijd: denk aan vakanties en feestdagen. Daarnaast moet
de begintijd ook mogelijk zijn voor mensen die van ver komen reizen.
 Selecteer sprekers of moderators: wanneer sprekers of moderators zijn gepland,
is het belangrijk om dit ruim van tevoren te regelen, zodat het kan worden
opgenomen in de communicatie en de juiste techniek kan worden gepland.
 Leg technische faciliteiten aan: welke techniek nodig is moet vroeg bekend zijn
om het zo mee te nemen in de planning. Als het te laat bekend is komen er vaak
extra kosten bij kijken.
 Communiceren: communiceren gebeurd vaak bij verschillende stappen en ligt aan
de grote van de vergadering. Er wordt op tijd naar de deelnemers gecommuniceerd,
maar die krijgen vaak pas later meer informatie over bijvoorbeeld sprekers.
 Kies een locatie en layout: het is belangrijk om goed in te schatten hoeveel
deelnemers te komen om de juiste grote van de locatie te kiezen. De layout is vaak
afhankelijk van het beschikbare budget voor de vergadering.

Specifieke meetings
Conference
Participatieve vergadering ontworpen voor discussie, feitenonderzoek, probleemoplossing
en overleg. In vergelijking met een congres is een conferentie normaal gesproken kleiner
van omvang en meer selectief van aard. Hoewel ze niet erg beperkt zijn in de tijd, zijn
conferenties meestal van beperkte duur met specifeke doelstellingen.

Congres
Regelmatige bijeenkomst op en representatieve basis van enkele honderden of
duizenden individuele die behoren tot een professionele, culturele, religieuze of andere
groep. Een congres is vaak bijeengeroepen om een bepaald onderwerp te bespreken.
Bijdragen aan de presentaties of bespreking van het onderwerp komen alleen vanuit de
leden van de organiseerde partij. Congres kan meerjarig of jaarlijks zijn.

Convention
Algemene en formele vergadering van een wetgevend orgaan, sociale of economische
groep om informatie te verstrekken over een bepaalde situatie en om te beraadslagen en
bijgevolg toestemming te geven voor beleid tussen de deelnemers. Meestal van
limietduur met vastgestelde doelstellingen, maar geen bepaalde frequentie.



Symposium

,Een symposium is een bijeenkomst met een wetenschappelijk karakter. Het doel van een
symposium is nieuwe kennis overdragen en daarbij discussiemogelijkheden invoeren. Een
symposium vindt vaak plaats tijdens een beurs.
 Wetenschappelijk karakter (scientifcc
 Overdracht van nieuwe kennis
 ‘call for papers’ over het onderwerp van de vergadering
 Vaak tijdens een beurs

Voorbeeld van een format:
 Introductie van de moderator
 Keynote speaker geeft opmerkingen over besproken onderwerp
 Discussie; elk panellid krijgt de mogelijkheid zijn mening te geven
 Q & A; vraag en antwoord ronde

Seminar
 Voor specialisten met verschillende skills, maar zelfde interesse
 Training en leerdoel
 Meestal ‘één richting’, gehouden door één of twee presentatoren
 Discussie over een thema
 Meestal een 1 daags programma
o Doel: kan één doel of meerdere doelen hebben (multic. Bijvoorbeeld kennis
overbrengen en mensen motiveren. Of gelijk stemmige samenbrengen.

Seminar vs. Workshop
Een seminar is meestal academisch en minder pragmatisch. Seminar is een evenement
gericht op educatieve onderwerpen waarin een of meer experts hun mening over dit
onderwerp geven. Workshop focust op trainen van vaardigheden door een instructeur.

Webinar
 Online - seminar / presentatie / lezing / workshop
 Live verbinding
 Host met hulpmiddelen
o Dia’s gebruiken bij presentatie zoals PowerPoint of KeyNote
o Video afspelen vanaf je computer of via Youtube
o Daadwerkelijk praten met het publiek
o Alles van de Webinar, inclusief visuals en audio kan opgenomen worden
o Presentator kan aantekeningen maken of markeren op het scherm
o Via de chat box kunnen vragen gesteld worden tijdens de Webinar
o Kan ook een quiz of poll gehouden worden met het publiek
 Interactieve mogelijkheden: vragen stellen en antwoord krijgen
 Niet als een webcast! Want een webcast is één richting uitzenden zonder
interactie

Panel
Bij een panel is er een discussie tussen twee of meer ter zake deskundige sprekers over
een onderwerp dat van tevoren is aangekondigd. De leiding van deze discussie ligt bij
een moderator.

Forum
Een forum bestaat uit twee delen:
1. De expert spreekt eerst, vaak met tegengestelde perspectieven
2. Een discussie tussen de forumleden en deelnemers volgt, geleid door een
moderator.
Ook mogelijk op internet: Internet forum of online forum.

Debat

,  Presentatie gegeven door twee of meer personen
 Daarna discussie over een propositie
 Spreektijd en -volgorde is voorafgaand afgesproken
 Derde partij (onafhankelijkc kiest wie het debat wint

Breakout sessie
 Korte sessie met kleine groep(enc
 Vaak afkomstige uit een grote conferentie of conventie
 Bespreking van specifek onderwerp of aspect
o Doel: door discussie over het onderwerp op een detailleert niveau. Zorgt
voor grotere deelname van de aanwezige door de kleinere groepen.

Breakout sessie opties:
 Brainstorm sessie: alle deelnemers delen creatieve ideeën. Niet oordelen en alle
ideeën respecteren.
 Parallel sessie: sessie die enige gelijkenis vertoont in correspondentie, analogie
of onderwerp. De parallelle sessie is gelijktijdig met een andere sessie.
 Poster sessie: onderwerpen worden gepresenteerd op posters. Onderwerpen zijn
vaak het resultaat van wetenschappelijk onderzoek met gegevens van
onderzoekers/auteurs.
 Rump sessie: een sessie die aan het einde van de dag is geprogrammeerd.
Meestal zelfs na een diner, bijvoorbeeld een extra plenaire lezing.
 Rap sessie: een informele sessie waar geen specifeke agendapunten zijn.
 Werk sessie: dit is elke sessie die voorafgaand aan een vergadering wordt
georganiseerd.
 Voorbereidende sessie: een sessie voor een beperkte groep mensen om een
officiële vergadering voor te bereiden
 Plenaire sessie: alle deelnemers aan de vergadering het recht hebben, of soms
de plicht hebben om deel te nemen. Tijdens een plenaire sessie zijn er geen
andere sessies. Een plenaire sessie is gewoonlijk het openen en sluiten van een
vergadering.
 Buzz sessie: deelnemers zijn in kleine groepen verdeeld. Dit impliceert de actieve
deelname en bevordert waardevolle discussies. De resultaten kunne n na de buzz-
sessie tijdens een plenaire sessie worden besproken.
 Q & A sessie: vragen en antwoorden sessie.
 Briefing sessie: een sessie waarbij de deelnemers worden geïnformeerd.

Overwegingen bij een breakout sessie:
 Duidelijke en beknopte doelen voor de sessie
 Gebruik technologie (wifc
 Registreer vooraf
 Verschillende sessies over hetzelfde thema

Workshop
 Gefocused op meer ervaring krijgen, laatste ideeën en oefening
 Deelnemers in kleine groepen
 Twee richting communicatie
 Actieve deelname
 Vaak een onderdeel van een congres
 Kennis delen, energie en interactiviteit
 Korte duur en heeft een limiet qua tijd van 1 uur tot 2,5 dagen

Training
 Het doel om vaardigheden of expertise te verbeteren
 Vanaf een dagdeel tot meer dan een week