Samenvatting:
contractmanagement
24-9-2018
in de praktijk
H1, H5, H7, H9, H10, H12.1 & 12.2, H16
Sven kuiper
HOGESCHOOL INHOLLAND
,Inhoud
1. Wat is contractmanagement?............................................................................................................. 3
1.1 Hoe is contractmanagement ontstaan?......................................................................................... 3
1.2 Wat is het doel van contractmanagement?...................................................................................3
1.3 Wat doet een contractmanager?................................................................................................... 3
1.4 Het opzetten van contractmanagement........................................................................................3
1.5 De contractprocedure.................................................................................................................... 4
1.6 De contractmanager als intermediair............................................................................................4
5. Het contract........................................................................................................................................ 5
5.1 Definitie......................................................................................................................................... 5
5.2 Commerciële aspecten van het contract.......................................................................................5
5.2.1 Prijs......................................................................................................................................... 5
5.2.2 Indexering............................................................................................................................... 5
5.2.3 Prestatie................................................................................................................................. 5
5.3 Juridische aspecten van het contract............................................................................................5
5.3.1 looptijd.................................................................................................................................... 6
5.3.2 Aansprakelijkheid................................................................................................................... 6
5.4 Ontbindende voorwaarden............................................................................................................ 6
5.5 Algemene voorwaarden................................................................................................................ 6
7. Beoordelen van een contract.............................................................................................................. 7
7.1 Vergoeding, facturering en betaling.............................................................................................. 7
7.1.1 Facturering............................................................................................................................. 7
7.1.2 Indexering............................................................................................................................... 7
7.1.3 Betaling................................................................................................................................... 7
7.2 Overdracht van rechten en plichten.............................................................................................. 7
7.3 Aansprakelijkheid.......................................................................................................................... 7
7.4 Duur van de overeenkomst........................................................................................................... 8
7.5 Recht en geschillen....................................................................................................................... 8
7.6 Onderhoudsovereenkomsten........................................................................................................ 8
7.7 Licenties........................................................................................................................................ 8
9. Contractbeheer................................................................................................................................... 9
9.1 Het opzetten van een contractenbestand......................................................................................9
9.2 Het digitale bestand...................................................................................................................... 9
9.3 Actualiseren.................................................................................................................................. 9
9.4 Rapportage................................................................................................................................... 9
10. Contractbewaking........................................................................................................................... 10
10.1 Juridisch.................................................................................................................................... 10
10.2 Operationeel.............................................................................................................................. 10
10.3 Financieel.................................................................................................................................. 10
, 10.4 Commercieel............................................................................................................................. 10
12. Europese aanbesteding.................................................................................................................. 11
12.1 Wat is Europees aanbesteden?................................................................................................ 11
12.1.1 Hoe zit een Europese aanbesteding in elkaar?..................................................................11
12.1.2 Wat zijn de voordelen van Europees aanbesteden?...........................................................11
12.1.3 Wat zijn de nadelen van Europees aanbesteden?.............................................................11
12.1.4 Werkt Europees aanbesteden?.......................................................................................... 11
12.2 Het Europees aanbesteden van diensten.................................................................................11
16. Leveranciersmanagement.............................................................................................................. 12
16.1 Het doel van leveranciersmanagement.....................................................................................12
16.1.1 Bewaking............................................................................................................................ 12
16.1.2 Communicatie..................................................................................................................... 12
, 1. Wat is contractmanagement?
Contractmanagement een nieuw vak? Ja en nee. Contracten zijn er natuurlijk altijd al geweest. En ze
werden ook altijd afgesloten. Alleen was er geen eenvormigheid in zowel de besluitvorming als het
beheer van contracten. Aan contracten zit een multidisciplinair aspect, juridisch, commercieel,
technisch enzovoort. Er behoort dus een intermediair te zijn die alle deskundigheid samenbindt en de
zaken bewaakt. Dit is de basis voor contractmanagement.
1.1 Hoe is contractmanagement ontstaan?
Bijna elk bedrijf heeft te maken met contracten. Een contract is een document waarop de wederzijdse
verplichten tussen twee of meer partijen staan beschreven. Pas de laatste tijd is er aandacht ontstaan
voor het vak contractbeheerder en contractmanager. Vroeger werden alle contracten door de directeur
ondertekend en weer tevoorschijn gehaald als er problemen waren. Naarmate organisaties groter
werden en meer specialismen ontstonden werden contracten die betrekking hadden op specifieke
specialismen steeds vaker door specialisten afgesloten. Contracten raakten verspreid over de gehele
organisatie en er was geen overzicht meer. Vandaar dat contractmanagement is ontstaan, het kon niet
langer op de oude manier!
1.2 Wat is het doel van contractmanagement?
Men sluit contracten af, vanwege risicobeperking. Men heeft vastgelegd dat men voor een vooraf
bepaalde periode een verplichting ten opzichte van elkaar heeft. Hierdoor komen beide partijen niet
voor verrassingen te staan. Het contract vormt een sluitstuk van een aanbestedingsproject.
Contracten dienen actief beheerd te worden, om problemen te voorkomen. De doelstelling van
contractmanagement moet dan ook de volgende zijn:
‘Contractmanagement is het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken
welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te
reduceren, en een bijdrage te leveren aan het strategisch beleid betreffende uitbestedingen.’
1.3 Wat doet een contractmanager?
Een contractmanager heeft de volgende taken:
Het beheren van contracten;
Het afsluiten van contracten;
Het beoordelen van contracten;
Het opstellen van contracten;
Het onderhandelen over contracten;
Het beoordelen van make-or-buy beslissingen;
Het doen van marktonderzoek;
Het bewaken van de performance;
Het begeleiden van uitbestedingstrajecten;
Het produceren van managementrapportages.
1.4 Het opzetten van contractmanagement.
Wie in een organisatie contractmanagement nog in zijn geheel moet opbouwen, kan rekenen op
weerstand. De mensen die in het bedrijf of de instelling werken hebben doorgaans geen idee wat
contractmanagement is of wat een contractmanager komt doen. Hoe maak je een goede start:
1. Maak je bekend binnen de organisatie;
2. Verzamel de contracten;
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betreffende contracten op;
4. Schijf aan het eind van het jaar alle leveranciers die iets met contracten van doen hebben
aan;
5. Zet een database op met contractgegevens;
6. Ga in overleg met de technische diensten over tot een grondige inventarisatie van alle
apparatuur die onder een onderhoudscontract valt;
7. Probeer de korte termijn kosten te reduceren;
contractmanagement
24-9-2018
in de praktijk
H1, H5, H7, H9, H10, H12.1 & 12.2, H16
Sven kuiper
HOGESCHOOL INHOLLAND
,Inhoud
1. Wat is contractmanagement?............................................................................................................. 3
1.1 Hoe is contractmanagement ontstaan?......................................................................................... 3
1.2 Wat is het doel van contractmanagement?...................................................................................3
1.3 Wat doet een contractmanager?................................................................................................... 3
1.4 Het opzetten van contractmanagement........................................................................................3
1.5 De contractprocedure.................................................................................................................... 4
1.6 De contractmanager als intermediair............................................................................................4
5. Het contract........................................................................................................................................ 5
5.1 Definitie......................................................................................................................................... 5
5.2 Commerciële aspecten van het contract.......................................................................................5
5.2.1 Prijs......................................................................................................................................... 5
5.2.2 Indexering............................................................................................................................... 5
5.2.3 Prestatie................................................................................................................................. 5
5.3 Juridische aspecten van het contract............................................................................................5
5.3.1 looptijd.................................................................................................................................... 6
5.3.2 Aansprakelijkheid................................................................................................................... 6
5.4 Ontbindende voorwaarden............................................................................................................ 6
5.5 Algemene voorwaarden................................................................................................................ 6
7. Beoordelen van een contract.............................................................................................................. 7
7.1 Vergoeding, facturering en betaling.............................................................................................. 7
7.1.1 Facturering............................................................................................................................. 7
7.1.2 Indexering............................................................................................................................... 7
7.1.3 Betaling................................................................................................................................... 7
7.2 Overdracht van rechten en plichten.............................................................................................. 7
7.3 Aansprakelijkheid.......................................................................................................................... 7
7.4 Duur van de overeenkomst........................................................................................................... 8
7.5 Recht en geschillen....................................................................................................................... 8
7.6 Onderhoudsovereenkomsten........................................................................................................ 8
7.7 Licenties........................................................................................................................................ 8
9. Contractbeheer................................................................................................................................... 9
9.1 Het opzetten van een contractenbestand......................................................................................9
9.2 Het digitale bestand...................................................................................................................... 9
9.3 Actualiseren.................................................................................................................................. 9
9.4 Rapportage................................................................................................................................... 9
10. Contractbewaking........................................................................................................................... 10
10.1 Juridisch.................................................................................................................................... 10
10.2 Operationeel.............................................................................................................................. 10
10.3 Financieel.................................................................................................................................. 10
, 10.4 Commercieel............................................................................................................................. 10
12. Europese aanbesteding.................................................................................................................. 11
12.1 Wat is Europees aanbesteden?................................................................................................ 11
12.1.1 Hoe zit een Europese aanbesteding in elkaar?..................................................................11
12.1.2 Wat zijn de voordelen van Europees aanbesteden?...........................................................11
12.1.3 Wat zijn de nadelen van Europees aanbesteden?.............................................................11
12.1.4 Werkt Europees aanbesteden?.......................................................................................... 11
12.2 Het Europees aanbesteden van diensten.................................................................................11
16. Leveranciersmanagement.............................................................................................................. 12
16.1 Het doel van leveranciersmanagement.....................................................................................12
16.1.1 Bewaking............................................................................................................................ 12
16.1.2 Communicatie..................................................................................................................... 12
, 1. Wat is contractmanagement?
Contractmanagement een nieuw vak? Ja en nee. Contracten zijn er natuurlijk altijd al geweest. En ze
werden ook altijd afgesloten. Alleen was er geen eenvormigheid in zowel de besluitvorming als het
beheer van contracten. Aan contracten zit een multidisciplinair aspect, juridisch, commercieel,
technisch enzovoort. Er behoort dus een intermediair te zijn die alle deskundigheid samenbindt en de
zaken bewaakt. Dit is de basis voor contractmanagement.
1.1 Hoe is contractmanagement ontstaan?
Bijna elk bedrijf heeft te maken met contracten. Een contract is een document waarop de wederzijdse
verplichten tussen twee of meer partijen staan beschreven. Pas de laatste tijd is er aandacht ontstaan
voor het vak contractbeheerder en contractmanager. Vroeger werden alle contracten door de directeur
ondertekend en weer tevoorschijn gehaald als er problemen waren. Naarmate organisaties groter
werden en meer specialismen ontstonden werden contracten die betrekking hadden op specifieke
specialismen steeds vaker door specialisten afgesloten. Contracten raakten verspreid over de gehele
organisatie en er was geen overzicht meer. Vandaar dat contractmanagement is ontstaan, het kon niet
langer op de oude manier!
1.2 Wat is het doel van contractmanagement?
Men sluit contracten af, vanwege risicobeperking. Men heeft vastgelegd dat men voor een vooraf
bepaalde periode een verplichting ten opzichte van elkaar heeft. Hierdoor komen beide partijen niet
voor verrassingen te staan. Het contract vormt een sluitstuk van een aanbestedingsproject.
Contracten dienen actief beheerd te worden, om problemen te voorkomen. De doelstelling van
contractmanagement moet dan ook de volgende zijn:
‘Contractmanagement is het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken
welke middels een contract zijn vastgelegd met als doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te
reduceren, en een bijdrage te leveren aan het strategisch beleid betreffende uitbestedingen.’
1.3 Wat doet een contractmanager?
Een contractmanager heeft de volgende taken:
Het beheren van contracten;
Het afsluiten van contracten;
Het beoordelen van contracten;
Het opstellen van contracten;
Het onderhandelen over contracten;
Het beoordelen van make-or-buy beslissingen;
Het doen van marktonderzoek;
Het bewaken van de performance;
Het begeleiden van uitbestedingstrajecten;
Het produceren van managementrapportages.
1.4 Het opzetten van contractmanagement.
Wie in een organisatie contractmanagement nog in zijn geheel moet opbouwen, kan rekenen op
weerstand. De mensen die in het bedrijf of de instelling werken hebben doorgaans geen idee wat
contractmanagement is of wat een contractmanager komt doen. Hoe maak je een goede start:
1. Maak je bekend binnen de organisatie;
2. Verzamel de contracten;
3. Vraag bij de boekhouding alle facturen betreffende contracten op;
4. Schijf aan het eind van het jaar alle leveranciers die iets met contracten van doen hebben
aan;
5. Zet een database op met contractgegevens;
6. Ga in overleg met de technische diensten over tot een grondige inventarisatie van alle
apparatuur die onder een onderhoudscontract valt;
7. Probeer de korte termijn kosten te reduceren;
