Invulformat Directievoorstel Performance dashboard
Beslisdocument fase 4 (Contracteren)
Studentnaam: Lotte van der Linde Rol P&S: inkoop /
verkoop
Onderdelen Theoretische Toepassing Let op: totale voorstel max. 1 A4
Total Cost of Ownership (TCO), indicatie ½ A4
Bij het uitbesteden van de Groenvoorziening dient DroomParken rekening te houden met de gehele
TCO van de dienstverlening. Geef van 6 onderdelen van de TCO een concreet voorbeeld van de
kosten en ligt toe hoe dit de TCO van de Inkoper gunstig kan beïnvloeden.
Prijs: De prijs zoals vastgesteld in het contract/de oferte. Dit bedrag is voor de totale oferte €
800.000,-. Dit zal het DroomParken ongeveer kosten om deze dienst uit te besteden.
Contract: De gesprekken die voorafgaande en rondom het contract zijn gevoerd. Hier is al veel tijd in
gaan zitten en dit zal ook zo blijven. Door hier duidelijke afspraken over te maken kan dit efcicnter
worden ingericht zodat de kosten beperkt blijven.
Facturatie: Het maken van een factuur of het verwerken van een factuur kost gemiddeld ongeveer €
22,- [ CITATION Ink13 \l 1043 ]. Het kan een zeer positief verschil maken door het aantal facturen te
beperken en dit op een standaard manier in te richten.
Functioneel: Omdat er veel veranderd op het park gezien
de dienstverlening en de eigenaren van de woningen die
ook te maken hebben met deze dienst dient dit goed
ingericht te worden. Daarnaast zal de verandering van
leverancier op een duidelijke en een goed te verantwoorden
manier doorgegeven moeten worden aan de gebruikers en
eigenaren. Hier gaat veel tijd in zitten, zeker als de manier
van dienstverlening in grote mate veranderd na het
aanstellen van een andere leverancier. Het is van belang
dat de leverancier hier duidelijk over communiceert en ook
onderdeel van uitmaakt
Techniek: Omdat het park zich bevindt in een zeer bosrijke
omgeving en de klus zeer omvangrijk is, is het van groot
belang dat de leverancier investeert in de juiste materialen zodat er gemakkelijk en volgens de juiste
protocollen gewerkt kan worden.
Service: De extra voorrijkosten die gerekend worden bij een (extra) opkomst.
Onderhandelingstactieken, indicatie ½ A4
Voor de Groenvoorziening op DroomPark Beekbergen heeft de Inkoper het contract gegund aan een
hovenier waarmee men nu de contractfase ingaat. Bespreek twee onderhandelingstactieken die jij
vanuit je rol als Inkoper of Verkoper in deze fase zou kunnen toepassen en leg uit welke voordelen je
met deze tactieken denkt te behalen.
De tactiek die ik hierbij als verkoper zou gebruiken is de Salami techniek. Hierbij probeer je tijdens
het gesprek continue kleine extraatjes aan te halen. Denk hierbij aan de voorrijkosten die
gefactureerd zullen worden, extra kosten vanwege de aanschaf van de nieuwe/extra materialen op
maat voor deze klus, jaarlijks factureren en het doorberekenen van de tijd die gestoken moet worden
in het informeren van de eigenaren op het park.
Omdat de groenvoorziening op DroomPark Beekbergen een omvangrijke klus is met verschillende
belangrijke details dient hier goed op ingespeeld te worden. Al deze kleine dingen bij elkaar wegen
uiteindelijk toch zwaar, de verkoper wil dan ook het liefst dat deze kosten bij de inkoper worden
gelegd aangezien het in het belang van DroomParken is. Door tussen neus en lippen door elke keer
wat kleine extra kosten te noemen zal aan het eind van de rit hopelijk de inkoper de grootste kosten
hiervan dekken.
, Onderdelen Directievoorstel Let op: totale voorstel max. 3 A4
Technische kwaliteit, indicatie ½ A4
Zoals in de casus wordt verteld maakt de groenvoorziening een belangrijk deel uit van de beleving
die je op het park hebt, maakt het deel uit van de logistieke processen en is het van groot belang dat
het park en de parkvoorzieningen toegankelijk zijn. Daarnaast is een van de kenmerken van
Droomparken dat de parken zicht bevinden op unieke locaties, in dit geval in een zeer bosrijke
omgeving. De groenvoorzieners dienen de fora en de fauna dan ook in een zeer hoog vaandel te
zetten.
Deze technische kwaliteit zal uiteindelijk gemeten worden aan de hand van de volgende punten
- De technische kwaliteit zal gemeten worden aan de hand van de CROW schalen. De eis die hierbij
wordt gesteld is dat er nergens lager gescoord mag worden dan kwaliteit A [ CITATION CRO07 \l
1043 ]. Allereerst omdat wij als groenleverancier goed werk leveren en overtuigd zijn van onze
kwaliteit. Daarnaast is natuur en groen een unique selling point van DroomParken, wat betekent dat
goed onderhoud hiervan essentieel is voor het imago van DroomParken. Door middel van de CROW
schalen kan er exact aan de hand van de matrix die is opgesteld met daarbij foto’s die aanduiden hoe
de kwaliteit moet zijn, gemeten worden welke kwaliteit er behaald wordt. Deze metingen zijn voor
iedere persoon bruikbaar en daardoor is het een transparantie meettechniek.
- De paden en entrees moeten ten allen tijden goed zichtbaar, schoon en bereikbaar zijn. De eis die
hierbij wordt gesteld is dat deze minimaal 1 maal per week schoongemaakt worden.
- Er dient rekening gehouden te worden met de seizoenen en de hieraan afhankelijk werkzaamheden.
Denk hierbij aan snoeien van bomen, het maaien van gras en het aanleggen van nieuwe beplanting.
- Er dient ten alle tijden rekening gehouden te worden met de omgeving waarin het park zich bevindt.
De fora en fauna dient hierin dan ook continue beschermt te worden. Dit betekent dat er
milieuvriendelijke bestrijdingsmiddelen gebruikt moeten worden en dat er gelet moet worden aan de
variatie aan planten.
Personele eisen:
- De medewerkers van de groenvoorziening mogen ten alle tijden aan het werk zijn, door ze aan het
werk te zien stimuleert dit de beleving en de ervaring. Echter is het wel van groot belang dat op
aankomstdagen de werkzaamheden zeer beperkt zullen zijn.
- De medewerkers dienen allemaal te werken volgends de richtlijnen o het gebied van veiligheid en
gezondheid op het werk die vast zijn gesteld door de EU.
Het meerwerk:
- De waterafvoer moet worden aangepast, dit is van toepassing op de openbare ruimten en ongeveer
250 accommodaties. Hier kan een tijdelijke waterpomp worden ingezet of een permanente oplossing
worden gebonden door middel van een drainagesysteem. De kosten voor het drainagesysteem liggen
rond de €1.300,- per accommodatie. Dit komt neer op € 325.000,-.
Kwaliteit van dienstverlening en bijzondere voorwaarden, indicatie ½ A4
De kwaliteit van de dienstverlening en de bijzondere voorwaarden binnen deze aanbesteding worden
onderstaand beschreven
Kwaliteit van dienstverlening
Interactie en gastvrijheid richting de stakeholders, gasten en gebruikers
Om bij te dragen aan de missie en visie van droomparken dient er altijd rekening gehouden te
worden met de gasten en is het daarbij erg belangrijk om gastvrij te zijn, een praatje te
maken en de klant koning te laten zijn.
Managementrapportages
In eerste instantie zullen er maandelijks rapportages verstrekt worden aan Droomparken
waarin de responstijd, klanttevredenheid en het aantal klachten wordt gemeten. Mocht het
naar een jaar blijken dat de werkzaamheden op juiste wijze verlopen dan wordt dit aangepast
naar 1 keer per kwartaal.
Extra werk en responstijd
Evenals rondom drukke belangrijke periodes is het ook mogelijk om extra werk in te zetten in
het geval van bijzonder weer. Mocht het voorkomen dat het weer (zoals extreme regenval of
storm) veel schade aanricht dan kan er binnen korte tijd extra gewerkt worden om de schade
te beperken
Planning van de onderhoudswerkzaamheden en responsetijd
De standaard responstijd bij een melding is binnen 30 minuten reactie en binnen 2 uur op
locatie indien nodig. Dit is van toepassing bij het bovengenoemde inzetten van extra werk.
Hierbij is een tarief van 150% van toepassing.
Aanwezigheid van personeel en frequentie
Beslisdocument fase 4 (Contracteren)
Studentnaam: Lotte van der Linde Rol P&S: inkoop /
verkoop
Onderdelen Theoretische Toepassing Let op: totale voorstel max. 1 A4
Total Cost of Ownership (TCO), indicatie ½ A4
Bij het uitbesteden van de Groenvoorziening dient DroomParken rekening te houden met de gehele
TCO van de dienstverlening. Geef van 6 onderdelen van de TCO een concreet voorbeeld van de
kosten en ligt toe hoe dit de TCO van de Inkoper gunstig kan beïnvloeden.
Prijs: De prijs zoals vastgesteld in het contract/de oferte. Dit bedrag is voor de totale oferte €
800.000,-. Dit zal het DroomParken ongeveer kosten om deze dienst uit te besteden.
Contract: De gesprekken die voorafgaande en rondom het contract zijn gevoerd. Hier is al veel tijd in
gaan zitten en dit zal ook zo blijven. Door hier duidelijke afspraken over te maken kan dit efcicnter
worden ingericht zodat de kosten beperkt blijven.
Facturatie: Het maken van een factuur of het verwerken van een factuur kost gemiddeld ongeveer €
22,- [ CITATION Ink13 \l 1043 ]. Het kan een zeer positief verschil maken door het aantal facturen te
beperken en dit op een standaard manier in te richten.
Functioneel: Omdat er veel veranderd op het park gezien
de dienstverlening en de eigenaren van de woningen die
ook te maken hebben met deze dienst dient dit goed
ingericht te worden. Daarnaast zal de verandering van
leverancier op een duidelijke en een goed te verantwoorden
manier doorgegeven moeten worden aan de gebruikers en
eigenaren. Hier gaat veel tijd in zitten, zeker als de manier
van dienstverlening in grote mate veranderd na het
aanstellen van een andere leverancier. Het is van belang
dat de leverancier hier duidelijk over communiceert en ook
onderdeel van uitmaakt
Techniek: Omdat het park zich bevindt in een zeer bosrijke
omgeving en de klus zeer omvangrijk is, is het van groot
belang dat de leverancier investeert in de juiste materialen zodat er gemakkelijk en volgens de juiste
protocollen gewerkt kan worden.
Service: De extra voorrijkosten die gerekend worden bij een (extra) opkomst.
Onderhandelingstactieken, indicatie ½ A4
Voor de Groenvoorziening op DroomPark Beekbergen heeft de Inkoper het contract gegund aan een
hovenier waarmee men nu de contractfase ingaat. Bespreek twee onderhandelingstactieken die jij
vanuit je rol als Inkoper of Verkoper in deze fase zou kunnen toepassen en leg uit welke voordelen je
met deze tactieken denkt te behalen.
De tactiek die ik hierbij als verkoper zou gebruiken is de Salami techniek. Hierbij probeer je tijdens
het gesprek continue kleine extraatjes aan te halen. Denk hierbij aan de voorrijkosten die
gefactureerd zullen worden, extra kosten vanwege de aanschaf van de nieuwe/extra materialen op
maat voor deze klus, jaarlijks factureren en het doorberekenen van de tijd die gestoken moet worden
in het informeren van de eigenaren op het park.
Omdat de groenvoorziening op DroomPark Beekbergen een omvangrijke klus is met verschillende
belangrijke details dient hier goed op ingespeeld te worden. Al deze kleine dingen bij elkaar wegen
uiteindelijk toch zwaar, de verkoper wil dan ook het liefst dat deze kosten bij de inkoper worden
gelegd aangezien het in het belang van DroomParken is. Door tussen neus en lippen door elke keer
wat kleine extra kosten te noemen zal aan het eind van de rit hopelijk de inkoper de grootste kosten
hiervan dekken.
, Onderdelen Directievoorstel Let op: totale voorstel max. 3 A4
Technische kwaliteit, indicatie ½ A4
Zoals in de casus wordt verteld maakt de groenvoorziening een belangrijk deel uit van de beleving
die je op het park hebt, maakt het deel uit van de logistieke processen en is het van groot belang dat
het park en de parkvoorzieningen toegankelijk zijn. Daarnaast is een van de kenmerken van
Droomparken dat de parken zicht bevinden op unieke locaties, in dit geval in een zeer bosrijke
omgeving. De groenvoorzieners dienen de fora en de fauna dan ook in een zeer hoog vaandel te
zetten.
Deze technische kwaliteit zal uiteindelijk gemeten worden aan de hand van de volgende punten
- De technische kwaliteit zal gemeten worden aan de hand van de CROW schalen. De eis die hierbij
wordt gesteld is dat er nergens lager gescoord mag worden dan kwaliteit A [ CITATION CRO07 \l
1043 ]. Allereerst omdat wij als groenleverancier goed werk leveren en overtuigd zijn van onze
kwaliteit. Daarnaast is natuur en groen een unique selling point van DroomParken, wat betekent dat
goed onderhoud hiervan essentieel is voor het imago van DroomParken. Door middel van de CROW
schalen kan er exact aan de hand van de matrix die is opgesteld met daarbij foto’s die aanduiden hoe
de kwaliteit moet zijn, gemeten worden welke kwaliteit er behaald wordt. Deze metingen zijn voor
iedere persoon bruikbaar en daardoor is het een transparantie meettechniek.
- De paden en entrees moeten ten allen tijden goed zichtbaar, schoon en bereikbaar zijn. De eis die
hierbij wordt gesteld is dat deze minimaal 1 maal per week schoongemaakt worden.
- Er dient rekening gehouden te worden met de seizoenen en de hieraan afhankelijk werkzaamheden.
Denk hierbij aan snoeien van bomen, het maaien van gras en het aanleggen van nieuwe beplanting.
- Er dient ten alle tijden rekening gehouden te worden met de omgeving waarin het park zich bevindt.
De fora en fauna dient hierin dan ook continue beschermt te worden. Dit betekent dat er
milieuvriendelijke bestrijdingsmiddelen gebruikt moeten worden en dat er gelet moet worden aan de
variatie aan planten.
Personele eisen:
- De medewerkers van de groenvoorziening mogen ten alle tijden aan het werk zijn, door ze aan het
werk te zien stimuleert dit de beleving en de ervaring. Echter is het wel van groot belang dat op
aankomstdagen de werkzaamheden zeer beperkt zullen zijn.
- De medewerkers dienen allemaal te werken volgends de richtlijnen o het gebied van veiligheid en
gezondheid op het werk die vast zijn gesteld door de EU.
Het meerwerk:
- De waterafvoer moet worden aangepast, dit is van toepassing op de openbare ruimten en ongeveer
250 accommodaties. Hier kan een tijdelijke waterpomp worden ingezet of een permanente oplossing
worden gebonden door middel van een drainagesysteem. De kosten voor het drainagesysteem liggen
rond de €1.300,- per accommodatie. Dit komt neer op € 325.000,-.
Kwaliteit van dienstverlening en bijzondere voorwaarden, indicatie ½ A4
De kwaliteit van de dienstverlening en de bijzondere voorwaarden binnen deze aanbesteding worden
onderstaand beschreven
Kwaliteit van dienstverlening
Interactie en gastvrijheid richting de stakeholders, gasten en gebruikers
Om bij te dragen aan de missie en visie van droomparken dient er altijd rekening gehouden te
worden met de gasten en is het daarbij erg belangrijk om gastvrij te zijn, een praatje te
maken en de klant koning te laten zijn.
Managementrapportages
In eerste instantie zullen er maandelijks rapportages verstrekt worden aan Droomparken
waarin de responstijd, klanttevredenheid en het aantal klachten wordt gemeten. Mocht het
naar een jaar blijken dat de werkzaamheden op juiste wijze verlopen dan wordt dit aangepast
naar 1 keer per kwartaal.
Extra werk en responstijd
Evenals rondom drukke belangrijke periodes is het ook mogelijk om extra werk in te zetten in
het geval van bijzonder weer. Mocht het voorkomen dat het weer (zoals extreme regenval of
storm) veel schade aanricht dan kan er binnen korte tijd extra gewerkt worden om de schade
te beperken
Planning van de onderhoudswerkzaamheden en responsetijd
De standaard responstijd bij een melding is binnen 30 minuten reactie en binnen 2 uur op
locatie indien nodig. Dit is van toepassing bij het bovengenoemde inzetten van extra werk.
Hierbij is een tarief van 150% van toepassing.
Aanwezigheid van personeel en frequentie
