Communicatie & onderzoek Lotte Van Parijs
Communicatie en onderzoek
Vergaderen & uitnodigen
Vergaderingen
1. Typologie
- Formeel/informeel
o Formeel: de vergadering verloopt volgens een strenge procedure en de spelregels zijn
vastgelegd in een vergaderreglement
o Informeel: de vergadering verloopt minder strak en de spelregels berusten eerder op
onderlinge afspraken
- Themavergadering/meerthemavergadering
o Themavergadering: één agendapunt
o Meerthemavergadering: verschillende agendapunten
- Openbare/besloten vergadering
o Openbaar: toegankelijk voor het grote publiek
o Besloten: niet toegankelijk voor het grote publiek
2. Interactietypes
- Weinig interactie: bv. informatieve briefing
- Veel interactie: bv. Brainstorming
3. Besluitvorming
- Hoe wordt gestemd?
Mondeling, schriftelijk, door hand opsteken
- Soorten stemmen:
o Blanco (de stem wordt wel degelijk uitgebracht, maar telt niet mee als voor of tegen)
o Onthouding (je stem wordt niet uitgebracht)
o Veto (= iemand die ‘belangrijker’ is kan een andere stem te niet maken)
- Welke stemprocedure wordt gevolgd?
o Unanimiteit (iedereen van dezelfde mening)
o Consensus (een overeenstemming, dus hoeven we niet te stemmen)
o Meerderheid
▪ Gewone meerderheid
▪ Absolute meerderheid (de helft + 1)
o Vetorecht
1
,Communicatie & onderzoek Lotte Van Parijs
- Ook nog:
o Quorum (minimumaantal uitgebrachte stemmen om de stemming geldig te laten zijn)
o Amendement (een voorstel tot wijziging/ aanvulling van een voorstel, dan kan er pas
achteraf over dat aangepaste voorstel gestemd worden)
4. Onderdelen van een vergadering
- Opening
o De aanwezigen verwelkomen en de vergadering aankondigen
- Notulen (=verslag) van de vorige vergadering:
o Bij een eerste samenkomst vervalt dit
o De bedoeling is te controleren of de actiepunten uit het verslag daadwerkelijk
uitgevoerd zijn
- Agendapunt(en)
o Twee mogelijkheden: één agendapunt (themavergadering) of meerdere
agendapunten (meerthemavergadering). Bij elk agendapunt hoort een introductie en
afsluiting.
- Rondvraag
o De deelnemers kunnen eventueel ook vragen stellen over items die niet op de agenda
staan.
- Afspraak volgende vergadering: datum, plaats en tijdstip
- Sluiting
o Het einde van de vergadering aankondigen en de deelnemers bedanken voor hun
medewerking.
5. Gesprekstechnieken voor de voorzitter
- Neemt hij voldoende initiatief (om te voorkomen dat de vergadering stilvalt)?
Niet te vroeg akkoord gaan met iets, stel vragen, ga erop in, ... Wees dus kritisch en niet te
vlug tevreden zijn.
Vraag mss een voorbeeld ter verduidelijking, als je al een tijdje bezig bent geef eens een
tussentijdse samenvatting zodat iedereen weer mee is.
- Heeft hij het verloop goed onder controle?
Babbelen de leden niet te veel onder elkaar, laten ze elkaar uitspreken, dat is vergader-
dicipline
- Stelt hij goeie vragen?
Gesloten vraag: beperkt aantal mogelijkheden
Openvraag: er is een uitgebreid, uitvoering antwoord verwacht
Stel dus openvragen aan je kandidaten voor meer medewerking.
Als iemand een te lang antwoord geeft, maak er dan een korte samenvatting van zodat het
duidelijk is voor de rest
- Wat doet hij met afwijkende bijdragen (de bijdrage doet niet ter zake)?
2
,Communicatie & onderzoek Lotte Van Parijs
Is wat een kandidaat zegt relevant of niet, jij moet dat beslissen. Als het niet relevant is
zeg je dat je dat even zal parkeren voor later, als het wel relevant is vraag aan je kandidaten
of het goed is als je dat ook behandeld tijdens diezelfde vergadering
- Heeft hij voldoende oogcontact met deelnemers?
Met oogcontact kan je ook een publiek een beetje leiden en zien of het iemand interesseert
of niet en of het goede voorstellen zijn of juist niet.
- Reageert hij op negatieve non-verbale signalen (misnoegdheid, twijfel, boosheid enz.)?
Let dus op voor deze signalen, kijk wat hij mss probeert te zeggen hiermee en ga erop in.
- Betrekt hij de groep genoeg bij het gebeuren?
Zorg dat er geen tweepersoons gesprek ontstaat, betrek de groep. Je moet niet direct alle
vragen van de groep zelf beantwoorden/ oplossen, laat iemand anders van de groep eens
een antwoord daarop geven over wat hij erover vindt.
Uitnodiging
Uitnodiging voor een vergadering → ZO EEN VOORBEELD KUNNEN GEVEN OP EXAMEN!!!
- Onderdelen:
o Onderwerp
o Datum en uur
o Plaats
o Voorbereiding nodig?
Voorbeelden:
Onderwerp: uitnodiging vergadering
Ik nodig je vriendelijk uit op de vergadering van … (datum en uur) … (plaats) in verband met …
(onderwerp).
OF:
Hierbij nodig ik je uit op de vergadering van … (datum en uur) … (plaats) met volgende agendapunten:
… Gelieve ter voorbereiding … (Zie bijlage) vooraf grondig te lezen.
3
, Communicatie & onderzoek Lotte Van Parijs
Notulen (notuleren = een verslag maken)
- Onderdelen
o Bovenaan:
▪ Onderwerp van vergadering
▪ Datum
▪ Naam van voorzitter en notulist
▪ Deelnemers
• Aanwezig
• Verontschuldigd
• Afwezig
o Samenvatting van vergadering
Met aandacht voor de inbreng van de deelnemers (dus geen samenvatting van wat je zelf
voorbereid hebt)
o Actielijst (to-dolijst)
= wie doe wat? Tegen wanneer?
4
Communicatie en onderzoek
Vergaderen & uitnodigen
Vergaderingen
1. Typologie
- Formeel/informeel
o Formeel: de vergadering verloopt volgens een strenge procedure en de spelregels zijn
vastgelegd in een vergaderreglement
o Informeel: de vergadering verloopt minder strak en de spelregels berusten eerder op
onderlinge afspraken
- Themavergadering/meerthemavergadering
o Themavergadering: één agendapunt
o Meerthemavergadering: verschillende agendapunten
- Openbare/besloten vergadering
o Openbaar: toegankelijk voor het grote publiek
o Besloten: niet toegankelijk voor het grote publiek
2. Interactietypes
- Weinig interactie: bv. informatieve briefing
- Veel interactie: bv. Brainstorming
3. Besluitvorming
- Hoe wordt gestemd?
Mondeling, schriftelijk, door hand opsteken
- Soorten stemmen:
o Blanco (de stem wordt wel degelijk uitgebracht, maar telt niet mee als voor of tegen)
o Onthouding (je stem wordt niet uitgebracht)
o Veto (= iemand die ‘belangrijker’ is kan een andere stem te niet maken)
- Welke stemprocedure wordt gevolgd?
o Unanimiteit (iedereen van dezelfde mening)
o Consensus (een overeenstemming, dus hoeven we niet te stemmen)
o Meerderheid
▪ Gewone meerderheid
▪ Absolute meerderheid (de helft + 1)
o Vetorecht
1
,Communicatie & onderzoek Lotte Van Parijs
- Ook nog:
o Quorum (minimumaantal uitgebrachte stemmen om de stemming geldig te laten zijn)
o Amendement (een voorstel tot wijziging/ aanvulling van een voorstel, dan kan er pas
achteraf over dat aangepaste voorstel gestemd worden)
4. Onderdelen van een vergadering
- Opening
o De aanwezigen verwelkomen en de vergadering aankondigen
- Notulen (=verslag) van de vorige vergadering:
o Bij een eerste samenkomst vervalt dit
o De bedoeling is te controleren of de actiepunten uit het verslag daadwerkelijk
uitgevoerd zijn
- Agendapunt(en)
o Twee mogelijkheden: één agendapunt (themavergadering) of meerdere
agendapunten (meerthemavergadering). Bij elk agendapunt hoort een introductie en
afsluiting.
- Rondvraag
o De deelnemers kunnen eventueel ook vragen stellen over items die niet op de agenda
staan.
- Afspraak volgende vergadering: datum, plaats en tijdstip
- Sluiting
o Het einde van de vergadering aankondigen en de deelnemers bedanken voor hun
medewerking.
5. Gesprekstechnieken voor de voorzitter
- Neemt hij voldoende initiatief (om te voorkomen dat de vergadering stilvalt)?
Niet te vroeg akkoord gaan met iets, stel vragen, ga erop in, ... Wees dus kritisch en niet te
vlug tevreden zijn.
Vraag mss een voorbeeld ter verduidelijking, als je al een tijdje bezig bent geef eens een
tussentijdse samenvatting zodat iedereen weer mee is.
- Heeft hij het verloop goed onder controle?
Babbelen de leden niet te veel onder elkaar, laten ze elkaar uitspreken, dat is vergader-
dicipline
- Stelt hij goeie vragen?
Gesloten vraag: beperkt aantal mogelijkheden
Openvraag: er is een uitgebreid, uitvoering antwoord verwacht
Stel dus openvragen aan je kandidaten voor meer medewerking.
Als iemand een te lang antwoord geeft, maak er dan een korte samenvatting van zodat het
duidelijk is voor de rest
- Wat doet hij met afwijkende bijdragen (de bijdrage doet niet ter zake)?
2
,Communicatie & onderzoek Lotte Van Parijs
Is wat een kandidaat zegt relevant of niet, jij moet dat beslissen. Als het niet relevant is
zeg je dat je dat even zal parkeren voor later, als het wel relevant is vraag aan je kandidaten
of het goed is als je dat ook behandeld tijdens diezelfde vergadering
- Heeft hij voldoende oogcontact met deelnemers?
Met oogcontact kan je ook een publiek een beetje leiden en zien of het iemand interesseert
of niet en of het goede voorstellen zijn of juist niet.
- Reageert hij op negatieve non-verbale signalen (misnoegdheid, twijfel, boosheid enz.)?
Let dus op voor deze signalen, kijk wat hij mss probeert te zeggen hiermee en ga erop in.
- Betrekt hij de groep genoeg bij het gebeuren?
Zorg dat er geen tweepersoons gesprek ontstaat, betrek de groep. Je moet niet direct alle
vragen van de groep zelf beantwoorden/ oplossen, laat iemand anders van de groep eens
een antwoord daarop geven over wat hij erover vindt.
Uitnodiging
Uitnodiging voor een vergadering → ZO EEN VOORBEELD KUNNEN GEVEN OP EXAMEN!!!
- Onderdelen:
o Onderwerp
o Datum en uur
o Plaats
o Voorbereiding nodig?
Voorbeelden:
Onderwerp: uitnodiging vergadering
Ik nodig je vriendelijk uit op de vergadering van … (datum en uur) … (plaats) in verband met …
(onderwerp).
OF:
Hierbij nodig ik je uit op de vergadering van … (datum en uur) … (plaats) met volgende agendapunten:
… Gelieve ter voorbereiding … (Zie bijlage) vooraf grondig te lezen.
3
, Communicatie & onderzoek Lotte Van Parijs
Notulen (notuleren = een verslag maken)
- Onderdelen
o Bovenaan:
▪ Onderwerp van vergadering
▪ Datum
▪ Naam van voorzitter en notulist
▪ Deelnemers
• Aanwezig
• Verontschuldigd
• Afwezig
o Samenvatting van vergadering
Met aandacht voor de inbreng van de deelnemers (dus geen samenvatting van wat je zelf
voorbereid hebt)
o Actielijst (to-dolijst)
= wie doe wat? Tegen wanneer?
4
