PROCESAUTOMATISATIE
TABLE OF CONTENTS
hc1: 3 oktober 2023: Proces Discovery ...........................................................................................................................................3
A definition.................................................................................................................................................................................3
What we need… .........................................................................................................................................................................7
Process discovery .......................................................................................................................................................................7
Process Profile ............................................................................................................................................................................9
Process Hierarchy .......................................................................................................................................................................9
hc2: 17 oktober 2023 ...................................................................................................................................................................11
BPM History (kadering, niet te kennen) ...............................................................................................................................11
BPM Principles..........................................................................................................................................................................12
The improve cycle.....................................................................................................................................................................12
0. Strategie ...............................................................................................................................................................................13
1. Procesidentificatie ................................................................................................................................................................14
3. Performance management ...................................................................................................................................................14
Hoe gaan we dat implementeren in een organisatie die functioneel is ingericht? .....................................................................16
Process Ownership ...................................................................................................................................................................17
Process Roles ............................................................................................................................................................................17
Afweging Resource Efficiency – Value Creation ........................................................................................................................18
hc3: 24 oktober 2023: BPMN ........................................................................................................................................................18
Process modeling .....................................................................................................................................................................18
BPMN .......................................................................................................................................................................................20
Orchestration ...........................................................................................................................................................................21
Different types of work .............................................................................................................................................................27
A controlled descent.................................................................................................................................................................31
Open the gates .........................................................................................................................................................................35
Decisions ..................................................................................................................................................................................38
All together ..............................................................................................................................................................................40
Events will happen....................................................................................................................................................................41
Multi decisions .........................................................................................................................................................................46
Again, again and again ..............................................................................................................................................................49
To Start a process .....................................................................................................................................................................53
Kick-off Top-level diagrams.......................................................................................................................................................55
Starting sub-processes ..............................................................................................................................................................56
This is the end ..........................................................................................................................................................................58
To event or not to event ...........................................................................................................................................................61
Who is in the pool? ...................................................................................................................................................................69
Finish ........................................................................................................................................................................................73
,hc5: 14 november 2023: BPMN PRO ............................................................................................................................................76
Gateways..................................................................................................................................................................................76
Start Patterns ...........................................................................................................................................................................78
Extra Event-types .....................................................................................................................................................................80
Event Sub-Processes .................................................................................................................................................................83
Ad-Hoc Sub-Processes ..............................................................................................................................................................88
Transaction Sub-Processes .......................................................................................................................................................89
Reusability ................................................................................................................................................................................92
Connectors ...............................................................................................................................................................................93
Data..........................................................................................................................................................................................95
Process Execution .....................................................................................................................................................................98
Conclusion .............................................................................................................................................................................. 100
hc6: 21 november 2023: Business Process improvement ........................................................................................................... 102
Fase 1: In welke richting gaan we optimaliseren? .................................................................................................................. 103
Stap 0: Definieer de proces challenge .................................................................................................................................103
Stap 1: Identificeer alle stakeholders ..................................................................................................................................103
Stap 2: Vind alle process needs ........................................................................................................................................... 104
Stap 3: Classificeer process needs .......................................................................................................................................104
Stap 4 : Wat gaan we veranderen aan die processen? ........................................................................................................105
Fase 2: Wat is de reden waarom onze verwachtingen nog niet ingevuld zijn? ........................................................................105
Stap 5: Bepaal actieplan...................................................................................................................................................... 105
Stap 6: Ontdek de root causes van de unadressed needs ....................................................................................................105
Stap 7: Formuleer root-cause hypothesen .......................................................................................................................... 106
Fase 3: Hoe gaan we het proces veranderen om de unadressed needs op te lossen? ............................................................. 107
Stap 8: Vind Ideeën ............................................................................................................................................................. 107
Stap 9: Beoordeel de haalbaarheid (ripple effects) ............................................................................................................. 107
Stap 10: Verfijn proceseigenschappen ................................................................................................................................ 107
hc7: 28 november 2023: Procesautomatisatie ............................................................................................................................ 108
2 opties .................................................................................................................................................................................. 108
Business Process Management System (BPMS) → optie 2 ......................................................................................................111
hc8: 5 december 2023: Robotic Process Automation .................................................................................................................. 119
RPA......................................................................................................................................................................................... 119
Karakteristieken .....................................................................................................................................................................120
Uitdaging!............................................................................................................................................................................... 120
Long tail of automation .......................................................................................................................................................... 121
Componenten van RPA ........................................................................................................................................................... 123
,HC1: 3 OKTOBER 2023: PROCES DISCOVERY
• De meeste mensen zijn het ermee eens dat processen van levensbelang zijn in elke organisatie
• Niet duidelijk wat een proces juist is: verschillende opvattingen
o beheer …, … proces, op basis van functies, op basis van management, hiërarchische structuur (grote blokken
van boen en kleinere elementen beneden)
o ook verschillende manieren om processen weer te geven (Word, Excel, BPMN, …)
➔ ALLEMAAL BINNEN EENZELFDE BEDRIJF: verschillende manieren om processen uit te drukken binnen een
bedrijf → CHAOS!!
• Ook geen akkoord binnen van alle informatieve boeken over processen
• Processen zijn belangrijk, dus we moeten een lijn vinden in wat het juist is
A DEFINITION
1. Een bedrijfsproces is een verzameling van activiteiten
Dit is het werk dat moet worden uitgevoerd door bepaalde bronnen in een organisatie
2. Dat moet gelabeld worden als action verb – noun
Action verbs (dynamische werkwoorden) drukken een actie uit (fysiek/mentaal) → duidelijke actie
3. En genereert een waardevol resultaat
De output van 1 instantie is traceerbaar, telbaar en waardevol
4. En het start met een onafhankelijke trigger
Het event dat het proces op gang brengt
5. En het gebeurt herhaaldelijk
het creëert herhaaldelijk waarde (anders een project)
, DEEL 1: EEN VERZAMELING VAN ACTIVITEITEN
• In een proces is elke stap even belangrijk als de andere, elke stap afzonderlijk creëert geen extra waarde, maar het is de
ketting van activiteiten die de waarde creëert
• Waardecreatie gebeurt wanneer functies samenwerken, het doel is niet de individuele stappen van departementen,
maar de gecombineerde stappen
DE OPKOMST EN BEPERKINGEN VAN FUNCTIES
• Functies: professionals in een specifiek functiedomein bijscholen om bedrijfsexperts te creëren
• Gemakkelijker om mensen en activiteiten te managen als ze gegroepeerd zijn in gespecialiseerde domeinen (marketing,
finance, sales, …)
• Schaalvoordelen (efficiëntie)
• Ontwikkeling van hoge vaardigheidsniveaus
➔ creëert problemen!!
• Aparte delen optimaliseren optimaliseert het geheel niet
o Het volledige proces wordt gefragmenteerd
o De customer wordt irrelevant voor sommige functies
o Gebrek aan communicatie en steeds moeilijker en moeilijker
o Gebrek aan samenwerking, behalve tijdens projecten
➔ processen en functies moeten samenkomen, we moeten over de departementen heen kijken en niet alleen eigen
optimaliseren, we moeten kijken naar waardecreatie en samenwerking tussen departementen
DEEL 2: ACTION VERB – NOUN
→ naamgevingsconventies met hogere doelstelling
Action verb is hier belangrijk
We willen geen nonsens, maar duidelijke naamgeving
• Verb – noun (enroll student, assign inspector)
• Verb – noun – noun (enroll student in course, assign inspector to route)
• Verb – qualifier – noun (take new order, take recurrent order)
• From-state to to-state (typisch ERP, gaan we proberen vermijden, want is risicovol, want slechte processen!!)
(purchase to pay, vacancy to hire)
→ singulier zelfstandig naamwoord (1 item dat processed moet worden, dub bijvoorbeeld niet ‘hire employees’, ‘hire employee’
zou wel goed zijn) + action verb dat duidelijk is (niet vaag!!)
DEEL 3: WAARDEVOL RESULTAAT
“if we reverse it, it should indicate the result” = simpele test!!
Stap 1: kijk naar je action-verb noun en draai die om
➢ Enroll student in course → a student is enrolled
➢ Assign inspector to route → an inspector is assigned to a route
➢ Staff organization → an organization is staffed
Stap 2: is dit resultaat traceerbaar – telbaar – waardevol?
➢ Traceerbaar → is het zinvol om over 1 instantie te praten, als ik iets indien kan bedrijf dan de status ervan zeggen?
➢ Telbaar → is het zinvol om de instanties te tellen?
➢ Waardevol → is het resultaat betekenisvol?
3x JA! → CHECK
Dit zijn action verbs die sowieso leiden tot een niet waardevol resultaat, want die zijn ni specifiek
Bijvoorbeeld to manage: wanneer is het juist gemanaged? NIET DUIDELIJK!!
➔ deze werkwoorden moet je vermijden!
TABLE OF CONTENTS
hc1: 3 oktober 2023: Proces Discovery ...........................................................................................................................................3
A definition.................................................................................................................................................................................3
What we need… .........................................................................................................................................................................7
Process discovery .......................................................................................................................................................................7
Process Profile ............................................................................................................................................................................9
Process Hierarchy .......................................................................................................................................................................9
hc2: 17 oktober 2023 ...................................................................................................................................................................11
BPM History (kadering, niet te kennen) ...............................................................................................................................11
BPM Principles..........................................................................................................................................................................12
The improve cycle.....................................................................................................................................................................12
0. Strategie ...............................................................................................................................................................................13
1. Procesidentificatie ................................................................................................................................................................14
3. Performance management ...................................................................................................................................................14
Hoe gaan we dat implementeren in een organisatie die functioneel is ingericht? .....................................................................16
Process Ownership ...................................................................................................................................................................17
Process Roles ............................................................................................................................................................................17
Afweging Resource Efficiency – Value Creation ........................................................................................................................18
hc3: 24 oktober 2023: BPMN ........................................................................................................................................................18
Process modeling .....................................................................................................................................................................18
BPMN .......................................................................................................................................................................................20
Orchestration ...........................................................................................................................................................................21
Different types of work .............................................................................................................................................................27
A controlled descent.................................................................................................................................................................31
Open the gates .........................................................................................................................................................................35
Decisions ..................................................................................................................................................................................38
All together ..............................................................................................................................................................................40
Events will happen....................................................................................................................................................................41
Multi decisions .........................................................................................................................................................................46
Again, again and again ..............................................................................................................................................................49
To Start a process .....................................................................................................................................................................53
Kick-off Top-level diagrams.......................................................................................................................................................55
Starting sub-processes ..............................................................................................................................................................56
This is the end ..........................................................................................................................................................................58
To event or not to event ...........................................................................................................................................................61
Who is in the pool? ...................................................................................................................................................................69
Finish ........................................................................................................................................................................................73
,hc5: 14 november 2023: BPMN PRO ............................................................................................................................................76
Gateways..................................................................................................................................................................................76
Start Patterns ...........................................................................................................................................................................78
Extra Event-types .....................................................................................................................................................................80
Event Sub-Processes .................................................................................................................................................................83
Ad-Hoc Sub-Processes ..............................................................................................................................................................88
Transaction Sub-Processes .......................................................................................................................................................89
Reusability ................................................................................................................................................................................92
Connectors ...............................................................................................................................................................................93
Data..........................................................................................................................................................................................95
Process Execution .....................................................................................................................................................................98
Conclusion .............................................................................................................................................................................. 100
hc6: 21 november 2023: Business Process improvement ........................................................................................................... 102
Fase 1: In welke richting gaan we optimaliseren? .................................................................................................................. 103
Stap 0: Definieer de proces challenge .................................................................................................................................103
Stap 1: Identificeer alle stakeholders ..................................................................................................................................103
Stap 2: Vind alle process needs ........................................................................................................................................... 104
Stap 3: Classificeer process needs .......................................................................................................................................104
Stap 4 : Wat gaan we veranderen aan die processen? ........................................................................................................105
Fase 2: Wat is de reden waarom onze verwachtingen nog niet ingevuld zijn? ........................................................................105
Stap 5: Bepaal actieplan...................................................................................................................................................... 105
Stap 6: Ontdek de root causes van de unadressed needs ....................................................................................................105
Stap 7: Formuleer root-cause hypothesen .......................................................................................................................... 106
Fase 3: Hoe gaan we het proces veranderen om de unadressed needs op te lossen? ............................................................. 107
Stap 8: Vind Ideeën ............................................................................................................................................................. 107
Stap 9: Beoordeel de haalbaarheid (ripple effects) ............................................................................................................. 107
Stap 10: Verfijn proceseigenschappen ................................................................................................................................ 107
hc7: 28 november 2023: Procesautomatisatie ............................................................................................................................ 108
2 opties .................................................................................................................................................................................. 108
Business Process Management System (BPMS) → optie 2 ......................................................................................................111
hc8: 5 december 2023: Robotic Process Automation .................................................................................................................. 119
RPA......................................................................................................................................................................................... 119
Karakteristieken .....................................................................................................................................................................120
Uitdaging!............................................................................................................................................................................... 120
Long tail of automation .......................................................................................................................................................... 121
Componenten van RPA ........................................................................................................................................................... 123
,HC1: 3 OKTOBER 2023: PROCES DISCOVERY
• De meeste mensen zijn het ermee eens dat processen van levensbelang zijn in elke organisatie
• Niet duidelijk wat een proces juist is: verschillende opvattingen
o beheer …, … proces, op basis van functies, op basis van management, hiërarchische structuur (grote blokken
van boen en kleinere elementen beneden)
o ook verschillende manieren om processen weer te geven (Word, Excel, BPMN, …)
➔ ALLEMAAL BINNEN EENZELFDE BEDRIJF: verschillende manieren om processen uit te drukken binnen een
bedrijf → CHAOS!!
• Ook geen akkoord binnen van alle informatieve boeken over processen
• Processen zijn belangrijk, dus we moeten een lijn vinden in wat het juist is
A DEFINITION
1. Een bedrijfsproces is een verzameling van activiteiten
Dit is het werk dat moet worden uitgevoerd door bepaalde bronnen in een organisatie
2. Dat moet gelabeld worden als action verb – noun
Action verbs (dynamische werkwoorden) drukken een actie uit (fysiek/mentaal) → duidelijke actie
3. En genereert een waardevol resultaat
De output van 1 instantie is traceerbaar, telbaar en waardevol
4. En het start met een onafhankelijke trigger
Het event dat het proces op gang brengt
5. En het gebeurt herhaaldelijk
het creëert herhaaldelijk waarde (anders een project)
, DEEL 1: EEN VERZAMELING VAN ACTIVITEITEN
• In een proces is elke stap even belangrijk als de andere, elke stap afzonderlijk creëert geen extra waarde, maar het is de
ketting van activiteiten die de waarde creëert
• Waardecreatie gebeurt wanneer functies samenwerken, het doel is niet de individuele stappen van departementen,
maar de gecombineerde stappen
DE OPKOMST EN BEPERKINGEN VAN FUNCTIES
• Functies: professionals in een specifiek functiedomein bijscholen om bedrijfsexperts te creëren
• Gemakkelijker om mensen en activiteiten te managen als ze gegroepeerd zijn in gespecialiseerde domeinen (marketing,
finance, sales, …)
• Schaalvoordelen (efficiëntie)
• Ontwikkeling van hoge vaardigheidsniveaus
➔ creëert problemen!!
• Aparte delen optimaliseren optimaliseert het geheel niet
o Het volledige proces wordt gefragmenteerd
o De customer wordt irrelevant voor sommige functies
o Gebrek aan communicatie en steeds moeilijker en moeilijker
o Gebrek aan samenwerking, behalve tijdens projecten
➔ processen en functies moeten samenkomen, we moeten over de departementen heen kijken en niet alleen eigen
optimaliseren, we moeten kijken naar waardecreatie en samenwerking tussen departementen
DEEL 2: ACTION VERB – NOUN
→ naamgevingsconventies met hogere doelstelling
Action verb is hier belangrijk
We willen geen nonsens, maar duidelijke naamgeving
• Verb – noun (enroll student, assign inspector)
• Verb – noun – noun (enroll student in course, assign inspector to route)
• Verb – qualifier – noun (take new order, take recurrent order)
• From-state to to-state (typisch ERP, gaan we proberen vermijden, want is risicovol, want slechte processen!!)
(purchase to pay, vacancy to hire)
→ singulier zelfstandig naamwoord (1 item dat processed moet worden, dub bijvoorbeeld niet ‘hire employees’, ‘hire employee’
zou wel goed zijn) + action verb dat duidelijk is (niet vaag!!)
DEEL 3: WAARDEVOL RESULTAAT
“if we reverse it, it should indicate the result” = simpele test!!
Stap 1: kijk naar je action-verb noun en draai die om
➢ Enroll student in course → a student is enrolled
➢ Assign inspector to route → an inspector is assigned to a route
➢ Staff organization → an organization is staffed
Stap 2: is dit resultaat traceerbaar – telbaar – waardevol?
➢ Traceerbaar → is het zinvol om over 1 instantie te praten, als ik iets indien kan bedrijf dan de status ervan zeggen?
➢ Telbaar → is het zinvol om de instanties te tellen?
➢ Waardevol → is het resultaat betekenisvol?
3x JA! → CHECK
Dit zijn action verbs die sowieso leiden tot een niet waardevol resultaat, want die zijn ni specifiek
Bijvoorbeeld to manage: wanneer is het juist gemanaged? NIET DUIDELIJK!!
➔ deze werkwoorden moet je vermijden!
