Hoofdstuk 2 Functies, kanalen en richtingen
Primaire waarde interne communicatie overdragen van de boodschap staat centraal
Secundaire waarde interne communicatie in stand houden van sociale entiteit die de organisatie
is; betrokken en identificatie
Vier hoofdfuncties interne communicatie binnen een organisatie:
1. Faciliteren van het werkproces (taakinformatie)
Een organisatie is te zien als een verzameling mensen, waarvan de leden elkaar gevonden hebben op
het willen realiseren van een bepaald doel en die daartoe met elkaar praktische werk en
gedragsafspraken hebben gemaakt. Het gaat om taak verdeling en werkinstructie.
Beheerinformatie is de informatie die ervoor zorgt dat de activiteiten op het juiste moment door de
juiste persoon worden gedaan.
Verschillende manieren om werkprocessen te coördineren (Mintzberg):
-Direct toezicht eenvoudige productieorganisaties, chef verdeelt de taken en controleert
- Standaardisering van werk grote complexe productie- en dienstenorganisaties
- Standaardisering van vaardigheden professionele organisaties zoals ziekenhuizen, adviesbureaus
en universiteiten
- Onderlinge aanpassing overleg en afstemming vormt het belangrijkste coördinatie mechanisme
- Commerciële informatie en internal branding prijs en prestaties van concurrentie zijn belangrijk.
Men spreekt van internal branding als medewerkers bewust worden ingezet om een bedrijfsmerk te
bouwen. Vier verschillende benaderingen :
- strategie benadering
- communicatie benadering
- organisatie benadering
2. Vernieuwen van kennis (kennismanagement)
expliciete kennis te vinden in handboeken, procedures en protocollen
impliciete kennis zit in de hoofden van mensen doordat mensen steeds vaker van banen
wisselen kan deze impliciete kennis verloren gaan bij bedrijven.
Kennismanagement is het creëren van een werk omgeving waarin iedereen wordt gestimuleerd goed
met kennis om te gaan, en die kennis met collega’s te delen.
De communicatiefunctie kan ondersteunen door werkwijzen en overlegvormen te organiseren
waarbij het vindbaar maken, uitwisselen en ontwikkelen van kennis wordt gestimuleerd.
3. Motiveren en binden van medewerkers
In tegenstelling tot de andere communicatiefuncties, gaat het bij motiveren minder om het
overdragen van informatie en meer om de feedback. Met name in tijden dat het moeilijk is om
nieuwe medewerkers te vinden, is het van groot belang om de aanwezige medewerkers te binden en
te boeien.
4. Richten van de organisatie en het versterken van de identificatie (beleidsinformatie)
Bewerkstelligen van gezamenlijke doelen en een gezamenlijke koers voor de hele organisatie.
, Beleidscommunicatie speelt zich meestal af in de gehele organisatie en via alle beschikbare kanalen.
Het is van belang onderscheidt te maken tussen communicatie in het beleidsvoorbereidende proces
en het informeren van mensen over het gemaakte keuze beleid. De mate waarin het management de
organisatie informeert over beleidskeuzes, hangt af van de openheid die in de organisatie heerst.
2.3 Functies voor het individu
Communicatie in het werkproces vertelt die individuele medewerker wat hij wanneer en op welke
wijze moet doen, wat het doel is, of hij voldoende afgestemd is met collega’s enzovoort.
Communicatie als motiverend proces vertelt de individuele medewerker vooral waarom hij zicht
inspant, maakt duidelijk dat hij deel uitmaakt van een sociale gemeenschap.
Beleidscommunicatie helpt de individuele medewerker zich te oriënteren. Het vertelt hem in welk
kader hij zijn werkzaamheden uitvoert.
2.4 Functies interne communicatie bij overheidsorganisaties
Overheidsorganisaties zijn zeer omgevingsgevoelig. Externe communicatie krijgt hierdoor veel
aandacht.
Faciliteren van het werkproces
Binnen een gemeente, provincie of departement zijn altijd vele werkzaamheden tegelijk gaande,
waarbinnen verschillende mensen verschillende taken verrichten.
In het verleden konden ambtenaren bij hun aanstelling in hun functieprofiel duidelijk lezen welke
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zij in hun nieuwe functie kregen. Tegenwoordig is
wordt er steeds meer toe overgegaan om toe te komen tot ruimere aanstellingen.
Kennismanagement
De werking is niet veel anders dan bij bedrijven.
Motiveren
Interne communicatie kan bijdragen aan het thuis laten voelen van ambtenaren in de organisatie.
Externe communicatie kan ook een motiverende rol spelen. Hoe positiever het beeld is dat rond de
organisatie hangt, hoe gemotiveerder medewerkers zijn.
Richten van de organisatie
De beleidsinformatie is complexer dan voor een productie bedrijf of een commerciële dienstverlener.
Reden voor dit verschil is de politieke dimensie. De organisatie heeft niet alleen te maken met de
beslissingen van de ambtenaren maar ook van de politiek. Doelen zijn hierdoor minder helder.
2.5 Communicatiekanalen
vier criteria die de rijkheid van een medium bepalen
- de mogelijkheid tot feedback
- de mogelijkheid tot het gebruik van verschillende cues, zoals stembuigingen en
gezichtsuitdrukkingen
- het gebruik van natuurlijke taal
- de persoonlijke focus van het medium (of het medium wel of niet goed aansluit op de persoonlijke
vaardigen van mensen)
Media die op deze criteria hoog scoren, worden rijke media genoemd. Arme media scoren laag op
deze criteria.
Primaire waarde interne communicatie overdragen van de boodschap staat centraal
Secundaire waarde interne communicatie in stand houden van sociale entiteit die de organisatie
is; betrokken en identificatie
Vier hoofdfuncties interne communicatie binnen een organisatie:
1. Faciliteren van het werkproces (taakinformatie)
Een organisatie is te zien als een verzameling mensen, waarvan de leden elkaar gevonden hebben op
het willen realiseren van een bepaald doel en die daartoe met elkaar praktische werk en
gedragsafspraken hebben gemaakt. Het gaat om taak verdeling en werkinstructie.
Beheerinformatie is de informatie die ervoor zorgt dat de activiteiten op het juiste moment door de
juiste persoon worden gedaan.
Verschillende manieren om werkprocessen te coördineren (Mintzberg):
-Direct toezicht eenvoudige productieorganisaties, chef verdeelt de taken en controleert
- Standaardisering van werk grote complexe productie- en dienstenorganisaties
- Standaardisering van vaardigheden professionele organisaties zoals ziekenhuizen, adviesbureaus
en universiteiten
- Onderlinge aanpassing overleg en afstemming vormt het belangrijkste coördinatie mechanisme
- Commerciële informatie en internal branding prijs en prestaties van concurrentie zijn belangrijk.
Men spreekt van internal branding als medewerkers bewust worden ingezet om een bedrijfsmerk te
bouwen. Vier verschillende benaderingen :
- strategie benadering
- communicatie benadering
- organisatie benadering
2. Vernieuwen van kennis (kennismanagement)
expliciete kennis te vinden in handboeken, procedures en protocollen
impliciete kennis zit in de hoofden van mensen doordat mensen steeds vaker van banen
wisselen kan deze impliciete kennis verloren gaan bij bedrijven.
Kennismanagement is het creëren van een werk omgeving waarin iedereen wordt gestimuleerd goed
met kennis om te gaan, en die kennis met collega’s te delen.
De communicatiefunctie kan ondersteunen door werkwijzen en overlegvormen te organiseren
waarbij het vindbaar maken, uitwisselen en ontwikkelen van kennis wordt gestimuleerd.
3. Motiveren en binden van medewerkers
In tegenstelling tot de andere communicatiefuncties, gaat het bij motiveren minder om het
overdragen van informatie en meer om de feedback. Met name in tijden dat het moeilijk is om
nieuwe medewerkers te vinden, is het van groot belang om de aanwezige medewerkers te binden en
te boeien.
4. Richten van de organisatie en het versterken van de identificatie (beleidsinformatie)
Bewerkstelligen van gezamenlijke doelen en een gezamenlijke koers voor de hele organisatie.
, Beleidscommunicatie speelt zich meestal af in de gehele organisatie en via alle beschikbare kanalen.
Het is van belang onderscheidt te maken tussen communicatie in het beleidsvoorbereidende proces
en het informeren van mensen over het gemaakte keuze beleid. De mate waarin het management de
organisatie informeert over beleidskeuzes, hangt af van de openheid die in de organisatie heerst.
2.3 Functies voor het individu
Communicatie in het werkproces vertelt die individuele medewerker wat hij wanneer en op welke
wijze moet doen, wat het doel is, of hij voldoende afgestemd is met collega’s enzovoort.
Communicatie als motiverend proces vertelt de individuele medewerker vooral waarom hij zicht
inspant, maakt duidelijk dat hij deel uitmaakt van een sociale gemeenschap.
Beleidscommunicatie helpt de individuele medewerker zich te oriënteren. Het vertelt hem in welk
kader hij zijn werkzaamheden uitvoert.
2.4 Functies interne communicatie bij overheidsorganisaties
Overheidsorganisaties zijn zeer omgevingsgevoelig. Externe communicatie krijgt hierdoor veel
aandacht.
Faciliteren van het werkproces
Binnen een gemeente, provincie of departement zijn altijd vele werkzaamheden tegelijk gaande,
waarbinnen verschillende mensen verschillende taken verrichten.
In het verleden konden ambtenaren bij hun aanstelling in hun functieprofiel duidelijk lezen welke
taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zij in hun nieuwe functie kregen. Tegenwoordig is
wordt er steeds meer toe overgegaan om toe te komen tot ruimere aanstellingen.
Kennismanagement
De werking is niet veel anders dan bij bedrijven.
Motiveren
Interne communicatie kan bijdragen aan het thuis laten voelen van ambtenaren in de organisatie.
Externe communicatie kan ook een motiverende rol spelen. Hoe positiever het beeld is dat rond de
organisatie hangt, hoe gemotiveerder medewerkers zijn.
Richten van de organisatie
De beleidsinformatie is complexer dan voor een productie bedrijf of een commerciële dienstverlener.
Reden voor dit verschil is de politieke dimensie. De organisatie heeft niet alleen te maken met de
beslissingen van de ambtenaren maar ook van de politiek. Doelen zijn hierdoor minder helder.
2.5 Communicatiekanalen
vier criteria die de rijkheid van een medium bepalen
- de mogelijkheid tot feedback
- de mogelijkheid tot het gebruik van verschillende cues, zoals stembuigingen en
gezichtsuitdrukkingen
- het gebruik van natuurlijke taal
- de persoonlijke focus van het medium (of het medium wel of niet goed aansluit op de persoonlijke
vaardigen van mensen)
Media die op deze criteria hoog scoren, worden rijke media genoemd. Arme media scoren laag op
deze criteria.
