Samenvatting: Leren communiceren
Hoofdstuk 1: Communicatie
1.1. De vier aspecten van een uiting
Elke communicatieve uiting wordt onderscheiden in vier verschillende
aspecten:
- Referentiële aspect: Feitelijke onderwerp van de uiting en wat
daarover wordt gezegd.
- Appellerende aspect: Doel van de uiting, datgene dat de zender wil
bereiken.
- Expressieve aspect: Beeld dat de uiting geeft van de zender, zijn
persoon, normen en waarden.
- Relationele aspect: De manier waarop de zender gezien de uiting
aankijkt tegen de ontvanger en tegen de onderlinge reactie.
Goed communiceren houdt in dat de zender en ontvanger oog hebben voor het
samenspel van de vier aspecten.
1.2. Het appellerende aspect: communicatiedoelen
Communicatiedoelen van zenders:
- Informatief: kennis overdragen
- Instructief: zender wil ontvanger ondersteunden bij een bepaalde
taak
- Persuasief: zender wil opvatting of houding van de ontvanger
beïnvloeden
- Motiverend: zender haalt ontvanger over om iets te doen of te laten
- Affectief: emoties opwekken
Het achterliggende doel bepaalt grotendeels welke inhoud en vorm de uiting
krijgt.
Doelen van ontvangers:
- Kennis verwerven: kan verschillende motieven hebben
- Vaardigheden verwerven
- Standpunt bepalen: vanuit persoonlijk of sociale drijfveer
- Beslissingen nemen
- Genieten, ontroerd raken
Symmetrische doelen: als de doelen van de ontvangers naadloos aansluiten bij
die van de zender. Het is ook mogelijk dat de doelen asymmetrisch zijn.
Soort doel De zender wil De ontvanger wil
Informatief Kennis overdragen Iets weten
Instructief Aanwijzingen geven Vaardigheid
Persuasief Overtuigen Standpunt
Motiverend Aanzetten iets te doen Beslissing
Affectief Gevoelens opwekken Genieten
Zenders laten soms bewust in het midden wat ze precies willen, hun uitingen zijn
indirect. Dan is er sprake van onduidelijke doelen.
,Effectiviteit van de communicatie: Communicatie is pas volledig effectief als
zender en ontvanger beiden hun doelen bereiken. Dit hangt ervan af of ze dit
willen en kunnen.
Effectiviteit van informatieve communicatie:
Info moet voldoende aansluiten bij de voorkennis van de ontvanger
Info moet voldoende aansluiten bij de behoeften van de ontvanger
Uiting moet goed gestructureerd zijn
Taalgebruik moet aansluiten bij de taalvaardigheid van de ontvanger
Info moet voldoende aandacht krijgen
Effectiviteit van instructieve communicatie: Het doel is dat de ontvanger in
staat is om een bepaalde handeling uit te voeren.
De uiting moet helpen de taak efficiënt uit te voeren
De uiting moet inzicht geven in de logica van de taak
Info moet leerbaar zijn
Tekst motiveert ontvanger om de instructie uit te voeren
Hoe kan bereikt worden dan een instructieve uiting aan deze eigen voldoet?
Instructie moet volledig zijn
De juiste mate van detail
Juiste volgorde van de stappen
Moet logisch zijn in de ogen van de ontvanger
Duidelijk taalgebruik
Effectiviteit van persuasieve en motiverende communicatie: De doelen
van zenders en ontvangers zijn vaan symmetrisch, maar kunnen toch stevig met
elkaar botsen. Als de ontvanger in aanmerking komt met een uiting die strijdig is
met zijn eigen standpunt / gedrag, zullen ze die uiting makkelijk negeren, of een
weerstand tegen de zender ontwikkelen. Ze kunnen de uiting negeren, vermijden,
relativeren (“appel hoeft niet zo serieus te worden genomen”) of ze zoeken
tegenargumenten om het oorspronkelijke gedrag te rechtvaardigen.
Middelen die kunnen helpen bij het overtuigen van de ontvanger:
- Voordelen van het nieuwe gedrag
- Nadelen van het huidige gedrag
- Normen en waarden
- Ethos van de zender
- Wij-gevoel
1.3. Het expressieve aspect: de zender
Zenders geven soms een vertekend beeld van zichzelf omdat ze hun sterke
kanten overdreven naar voren willen laten komen, imponeergedrag. Dit
geldt ook omgekeerd met de zwakke kanten, façadegedrag.
Communicatieve rollen: Een weloverwogen keuze voor een communicatieve
rol kan van grote invloed zijn op de effectiviteit van de communicatie. Zenders
, gedragen zich vaak overeenkomstig aan een bepaalde rol, die bepaald wordt
door die zij vertegenwoordigen.
Effecten van het expressieve aspect: ontvangers zijn gevoelig voor het
expressieve aspect van een uiting. Echter kunnen zenders zich niet helemaal
aanpassen aan de smaak van de ontvanger. Essentieel is dat de zender
geloofwaardig is.
1.4. Het relationele aspect: de ontvanger
Het relationele aspect gaat over de manier waarop de zender blijkens de
uiting denkt over de taalvaardigheid, voorkennis, normen en waarden van de
ontvanger en over hun onderlinge relatie.
De ontvangers zijn vaak gevoelig voor de manier waarop ze worden
aangesproken.
Zelfbeschikking: vrijheid om zelf te beslissen en te handelen
Waardering: mensen willen dat anderen positief over hen oordelen,
eigenwaarde.
Ontvangers reageren negatief als ze worden aangetast in de
zelfbeschikking of waardering.
1.5. Feedback
Feedback: Informatie over het effect van de uitingen van de zender. Dit kan
indirect (tussen de regels door) of direct (=metacommunicatie,
communiceren over de communicatie).
Feedback geven
- Op welk aspect van de uiting geef je kritiek? bewuste keuze
- Leg de nadruk op positieve feedback
- Gebruik de ik-vorm
- Productief
Feedback ontvangen
- Vat het niet op als een persoonlijke aanval
- Luister naar datgene dat niet gezegd wordt
- Ga niet gelijk in de verdediging
- Vraag door naar de bedoeling
- Toon waardering voor de feedback
Hoofdstuk 2: Structuur
Drie kenmerken van structuur in een uiting:
- Uiting heeft één thema
- Innerlijke structuur: uiting bestaat uit onderdelen die in een logische
volgorde staan
- Uiterlijke structuur: met bepaalede woorden en andere
hulpmiddelen wordt duidelijk gemaakt hoe de tekst in elkaar zit.
2.1. Bouwplan
Bestaat uit het thema van de tekst, vragen die aan de orde komen (eventueel
subvragen) en de kernantwoorden die op de vragen gegeven worden.
Notatieconventies van een bouwplan:
, Vragen zijn onderstreept
Onder elke vraag staat het kernantwoord, bij meerdere antwoorden worden
die genummerd
Subvragen staan verder naar recht met het antwoord eronder.
Wanneer is een bouwplan nodig / handig? Zowel voor schrijvers als voor sprekers.
Bij het verzamelen, selecteren en het ordenen van informatie en als bespreekstuk
in een overleg met de opdrachtgever of collega. Voor lezers is een bouwplan
handig bij het samenvatten, beoordelen en becommentariëren van een tekst.
Aandachtspunten thema:
Zelfstandig naamwoord
Bondig
Exact
In hoofdletters
Aandachtspunten hoofdvragen
Open vraag, startend met wie / wat / waarom etc.
Verwijzing naar het tekstschema
Exacte formulering
Bondig
Onderstreept
Aandachtpunten bij de kernantwoorden
Sluit goed aan op de vraag
Type info sluit aan op de vraag
Bondig
Exact
Nummering als er meerdere antwoorden zijn
2.2. Vaste structuren
Probleemstructuur
THEMA: EEN PROBLEEM / ONGEWENSTE SITUATIE
Wat is het probleem?
Waarom is het een probleem?
Wat zijn de oorzaken?
Wat is ertegen te doen?
Maatregelenstructuur
THEMA: EEN MAATREGEL / VOORSTEL VOOR ACTIE
Wat houdt de maatregel in?
Waarom is het nodig de maatregen uit te voeren?
Hoe wordt de maatregel uitgevoerd?
Wat zijn de effecten van de maatregel?
Evaluatiestructuur
THEMA: EEN SITUATIE OF ZAAK DIE BEANTWOORD WORDT
Wat zijn de relevante kenmerken?
Hoofdstuk 1: Communicatie
1.1. De vier aspecten van een uiting
Elke communicatieve uiting wordt onderscheiden in vier verschillende
aspecten:
- Referentiële aspect: Feitelijke onderwerp van de uiting en wat
daarover wordt gezegd.
- Appellerende aspect: Doel van de uiting, datgene dat de zender wil
bereiken.
- Expressieve aspect: Beeld dat de uiting geeft van de zender, zijn
persoon, normen en waarden.
- Relationele aspect: De manier waarop de zender gezien de uiting
aankijkt tegen de ontvanger en tegen de onderlinge reactie.
Goed communiceren houdt in dat de zender en ontvanger oog hebben voor het
samenspel van de vier aspecten.
1.2. Het appellerende aspect: communicatiedoelen
Communicatiedoelen van zenders:
- Informatief: kennis overdragen
- Instructief: zender wil ontvanger ondersteunden bij een bepaalde
taak
- Persuasief: zender wil opvatting of houding van de ontvanger
beïnvloeden
- Motiverend: zender haalt ontvanger over om iets te doen of te laten
- Affectief: emoties opwekken
Het achterliggende doel bepaalt grotendeels welke inhoud en vorm de uiting
krijgt.
Doelen van ontvangers:
- Kennis verwerven: kan verschillende motieven hebben
- Vaardigheden verwerven
- Standpunt bepalen: vanuit persoonlijk of sociale drijfveer
- Beslissingen nemen
- Genieten, ontroerd raken
Symmetrische doelen: als de doelen van de ontvangers naadloos aansluiten bij
die van de zender. Het is ook mogelijk dat de doelen asymmetrisch zijn.
Soort doel De zender wil De ontvanger wil
Informatief Kennis overdragen Iets weten
Instructief Aanwijzingen geven Vaardigheid
Persuasief Overtuigen Standpunt
Motiverend Aanzetten iets te doen Beslissing
Affectief Gevoelens opwekken Genieten
Zenders laten soms bewust in het midden wat ze precies willen, hun uitingen zijn
indirect. Dan is er sprake van onduidelijke doelen.
,Effectiviteit van de communicatie: Communicatie is pas volledig effectief als
zender en ontvanger beiden hun doelen bereiken. Dit hangt ervan af of ze dit
willen en kunnen.
Effectiviteit van informatieve communicatie:
Info moet voldoende aansluiten bij de voorkennis van de ontvanger
Info moet voldoende aansluiten bij de behoeften van de ontvanger
Uiting moet goed gestructureerd zijn
Taalgebruik moet aansluiten bij de taalvaardigheid van de ontvanger
Info moet voldoende aandacht krijgen
Effectiviteit van instructieve communicatie: Het doel is dat de ontvanger in
staat is om een bepaalde handeling uit te voeren.
De uiting moet helpen de taak efficiënt uit te voeren
De uiting moet inzicht geven in de logica van de taak
Info moet leerbaar zijn
Tekst motiveert ontvanger om de instructie uit te voeren
Hoe kan bereikt worden dan een instructieve uiting aan deze eigen voldoet?
Instructie moet volledig zijn
De juiste mate van detail
Juiste volgorde van de stappen
Moet logisch zijn in de ogen van de ontvanger
Duidelijk taalgebruik
Effectiviteit van persuasieve en motiverende communicatie: De doelen
van zenders en ontvangers zijn vaan symmetrisch, maar kunnen toch stevig met
elkaar botsen. Als de ontvanger in aanmerking komt met een uiting die strijdig is
met zijn eigen standpunt / gedrag, zullen ze die uiting makkelijk negeren, of een
weerstand tegen de zender ontwikkelen. Ze kunnen de uiting negeren, vermijden,
relativeren (“appel hoeft niet zo serieus te worden genomen”) of ze zoeken
tegenargumenten om het oorspronkelijke gedrag te rechtvaardigen.
Middelen die kunnen helpen bij het overtuigen van de ontvanger:
- Voordelen van het nieuwe gedrag
- Nadelen van het huidige gedrag
- Normen en waarden
- Ethos van de zender
- Wij-gevoel
1.3. Het expressieve aspect: de zender
Zenders geven soms een vertekend beeld van zichzelf omdat ze hun sterke
kanten overdreven naar voren willen laten komen, imponeergedrag. Dit
geldt ook omgekeerd met de zwakke kanten, façadegedrag.
Communicatieve rollen: Een weloverwogen keuze voor een communicatieve
rol kan van grote invloed zijn op de effectiviteit van de communicatie. Zenders
, gedragen zich vaak overeenkomstig aan een bepaalde rol, die bepaald wordt
door die zij vertegenwoordigen.
Effecten van het expressieve aspect: ontvangers zijn gevoelig voor het
expressieve aspect van een uiting. Echter kunnen zenders zich niet helemaal
aanpassen aan de smaak van de ontvanger. Essentieel is dat de zender
geloofwaardig is.
1.4. Het relationele aspect: de ontvanger
Het relationele aspect gaat over de manier waarop de zender blijkens de
uiting denkt over de taalvaardigheid, voorkennis, normen en waarden van de
ontvanger en over hun onderlinge relatie.
De ontvangers zijn vaak gevoelig voor de manier waarop ze worden
aangesproken.
Zelfbeschikking: vrijheid om zelf te beslissen en te handelen
Waardering: mensen willen dat anderen positief over hen oordelen,
eigenwaarde.
Ontvangers reageren negatief als ze worden aangetast in de
zelfbeschikking of waardering.
1.5. Feedback
Feedback: Informatie over het effect van de uitingen van de zender. Dit kan
indirect (tussen de regels door) of direct (=metacommunicatie,
communiceren over de communicatie).
Feedback geven
- Op welk aspect van de uiting geef je kritiek? bewuste keuze
- Leg de nadruk op positieve feedback
- Gebruik de ik-vorm
- Productief
Feedback ontvangen
- Vat het niet op als een persoonlijke aanval
- Luister naar datgene dat niet gezegd wordt
- Ga niet gelijk in de verdediging
- Vraag door naar de bedoeling
- Toon waardering voor de feedback
Hoofdstuk 2: Structuur
Drie kenmerken van structuur in een uiting:
- Uiting heeft één thema
- Innerlijke structuur: uiting bestaat uit onderdelen die in een logische
volgorde staan
- Uiterlijke structuur: met bepaalede woorden en andere
hulpmiddelen wordt duidelijk gemaakt hoe de tekst in elkaar zit.
2.1. Bouwplan
Bestaat uit het thema van de tekst, vragen die aan de orde komen (eventueel
subvragen) en de kernantwoorden die op de vragen gegeven worden.
Notatieconventies van een bouwplan:
, Vragen zijn onderstreept
Onder elke vraag staat het kernantwoord, bij meerdere antwoorden worden
die genummerd
Subvragen staan verder naar recht met het antwoord eronder.
Wanneer is een bouwplan nodig / handig? Zowel voor schrijvers als voor sprekers.
Bij het verzamelen, selecteren en het ordenen van informatie en als bespreekstuk
in een overleg met de opdrachtgever of collega. Voor lezers is een bouwplan
handig bij het samenvatten, beoordelen en becommentariëren van een tekst.
Aandachtspunten thema:
Zelfstandig naamwoord
Bondig
Exact
In hoofdletters
Aandachtspunten hoofdvragen
Open vraag, startend met wie / wat / waarom etc.
Verwijzing naar het tekstschema
Exacte formulering
Bondig
Onderstreept
Aandachtpunten bij de kernantwoorden
Sluit goed aan op de vraag
Type info sluit aan op de vraag
Bondig
Exact
Nummering als er meerdere antwoorden zijn
2.2. Vaste structuren
Probleemstructuur
THEMA: EEN PROBLEEM / ONGEWENSTE SITUATIE
Wat is het probleem?
Waarom is het een probleem?
Wat zijn de oorzaken?
Wat is ertegen te doen?
Maatregelenstructuur
THEMA: EEN MAATREGEL / VOORSTEL VOOR ACTIE
Wat houdt de maatregel in?
Waarom is het nodig de maatregen uit te voeren?
Hoe wordt de maatregel uitgevoerd?
Wat zijn de effecten van de maatregel?
Evaluatiestructuur
THEMA: EEN SITUATIE OF ZAAK DIE BEANTWOORD WORDT
Wat zijn de relevante kenmerken?
