Samenvatting Administratieve Organisatie 3

Handelsbedrijf op rekening

Typologie van Starreveld is gericht op het vaststellen van de betrouwbaarheid van informatie:
• Volledigheid van opbrengsten
• Juistheid van kosten

Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid
• Functiescheiding tussen inkoop (beschikkend), magazijn (bewarend), verkoop (beschikkend),
administratie (registrerend en controlerend)
• Door directie geautoriseerde brutomarge, prijsprocedure
• Verkoop en incassoproces
• Geld-goederenbeweging: beginvoorraad + inkoop - eindvoorraad = verkocht
• Inventarisatie als sluitstuk van de geld-goederenbeweging

Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s
• Verschuivingsgevaar van periodes met een hoge naar periodes met een lage prijs
• Juistheid verkoopkortingen
• Volledigheid inkoopkortingen
• Oninbaarheid debiteuren




Preventieve maatregelen Repressieve maatregelen
Begroting, normen en tarieven: Cijferanalyse:
• Verkoopbegroting • Werkelijke omzet/brutomarges versus
• Inkoopbegroting begrote omzet/brutomarges per
• Begrote brutomarge productcategorie
• Begrote oninbare debiteuren • Omvang inkopen met de begroting
• Liquiditeitsbegroting • Werkelijke omloopsnelheid van de voorraad
• Normen voor de omloopsnelheid van de versus begroot
voorraad • Inventarisatie om ouderdom van voorraad
vast te leggen
• Werkelijke voorraadverschillen met verwacht
• Verstrekte kortingen
• Werkelijk percentage oninbaar in relatie tot
norm
Controle technische functiescheiding: Verbandscontrole:
• Inkoop (beschikkend), magazijn (bewarend), • Beginvoorraad + inkopen - eindvoorraad =
verkoop (beschikkend), debiteurenbeheer kostprijs verkopen
(bewarend), administratie (registrerend & • Kostprijsverkopen + bruto marge = omzet
controlerend) • Omzet = bijboeking debiteuren
• Debiteurenadministratie en hoofd • Afboeking debiteuren = ontvangsten op de
administratie bank + oninbaar
• Controller, crediteurenadministratie • Inkopen = bijboeking crediteuren

,(bewarend) en directie/procuratiehouder • Afboeking crediteuren = afboeking bank
(beschikkend) • Beginstand contract - afgeroepen = eindstand
contract
Procedures, wet- en regelgeving en richtlijnen: Detailcontroles:
• Prijsprocedure • Controle op juistheid van de inkoopprijzen
• Kortingsprocedure • Controle op volledigheid van de
• Offerte en contractprocedure bij inkoop inkoopkortingen
• Inventarisatieprocedure • Controle op juistheid van de verkoopprijzen in
• Wet- en regelgeving ten aanzien van BTW het artikelbestand
• Controle op juistheid verkoopkortingen
• Controle op naleving offerteprocedure voor
inkopen
• Controle op de naleving van richtlijnen m.b.t.
valuta
• Controle door hoofd administratie op
oninbare posten
• Controle op naleving BTW regelgeving
Belangrijke periodieke managementinformatie Waarneming ter plaatse:
in relatie tot begroting en vorige periode: • Inventarisatie
• Exploitatie: • Saldobiljetten versturen aan debiteuren die
Bruto omzet nog niet betaald hebben
Verleende kortingen op verkoop -
Netto omzet
Kostprijs verkopen -
Bruto marge
Verleende kortingen op inkoop +
Valutaresultaten +/-
Verlies op oninbare debiteuren -
Voorraadverschillen -
Overige kosten -
Netto winst

• Balans gerelateerd:
-Omloopsnelheid van de voorraad
-Omvang en ouderdom van de voorraad
-Omvang van valutapositie
-Omvang en ouderdom debiteuren
-Leverbetrouwbaarheid leveranciers
-Openstaande crediteuren
-Voorraadverschillen
-Omvang inkoopcontracten
Essentiële bestanden:
• Inkoopbestand
• Voorraadbestand
• Crediteurenbestand
• Artikelbestand met daarin de prijs
• Verkoopbestand
• Debiteurenbestand
• Contractenbestand
• Valuta-administratie

, Handelsbedrijven tegen contante betaling

Belangrijkste aanknopingspunten voor volledigheid opbrengsten en juistheid kosten
• Door directie geautoriseerde brutomarge, prijsprocedure
• Betrouwbare werking Point of Sale apparatuur
• Beginvoorraad + inkoop - eindvoorraad = verkocht + kasverschillen + voorraadverschillen
• Inventarisatie als sluitstuk van de geld-goederenbeweging

Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s
• Juistheid kasverschillen
• Juistheid voorraadverschillen

Preventieve maatregelen Repressieve maatregelen
Begroting, normen, tarieven Cijferanalyse:
• Verkoopbegroting • Werkelijke brutomarges versus begrote
• Inkoopbegroting brutomarges per product en productcategorie
• Begrote brutomarge • Werkelijke voorraadverschillen (per filiaal)
• Begrote omloopsnelheid van de voorraad versus norm voor diefstal
• Begrote diefstal • Werkelijke kasverschillen (per filiaal) versus
(Begrotingen zijn vaak per filiaal). norm
Controle technische functiescheiding: Verbandscontroles:
• Hoofdkantoor: Inkoop (beschikkend), centraal • Beginvoorraad + inkopen - eindvoorraad =
magazijn (bewarend); verkoop (intern kostprijs verkopen
beschikkend over te hanteren prijzen), • Afboeking voorraadbestand = opboeking
administratie (controlerend) artikelbestand
• Hoofdkantoor versus filiaal • Afboeking artikelbestand (POS)= opboeking
• Filiaal: bedrijfsleider (beschikkend), verkoopbestand (POS) +/- voorraadverschillen
kassamedewerkers (uitvoerend. • Afboeking verkoopbestand (POS)= opboeking
bank + kasverschillen
• Verkoopbestand elektronische incasso =
opboeking bank
• Afboeking verkoopbestand code contant =
eindstand volgens kasprotocol - beginkas +/-
kasverschillen = opboeking bank
Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen: Detailcontroles:
• Prijsprocedure • Controle op de juistheid van de gehanteerde
• Kasprocedure inkoopprijzen
• Offerte en contractprocedure bij inkoop • Controle op de juiste verkoopprijzen in het
• Inventarisatieprocedure artikelbestand
• Regelgeving op het gebied van winkelsluiting
• Oogtoezicht, tascontrole, zonder bon wordt
niet geruild, procedure rondom retouren
Belangrijke periodieke managementinformatie Waarneming ter plaatse:
in relatie tot begroting en vorige periode: • Inventarisatie van voorraad en kas
• Exploitatie voor het geheel en per filiaal: • Controle op naleving regelgeving winkeltijden
Omzet
Kostprijs verkopen
Bruto marge
-Omloopsnelheid van de voorraad (per
productcategorie)