Tentamen organisatieontdekker samenvatting
Basisboek interne communicatie
Hoofdstuk 1: context van interne communicatie
1.1 Een organisatie wat is dat eigenlijk?
Organisaties: Doelrealiserende samenwerkingsverbanden tussen mensen. Een
organisatie is een afspraak hoe het samenwerkingsverband georganiseerd is→
de afspraak wordt soms verandert dan wordt er gesproken van een reoganisatie→
organisatieverandering.
Actorenanalyse: Wordt gebruikt om te kijken met welke organisaties een
organisatie te maken heeft→ is een werkvorm waarin je een groep mensen
uitnodigt om zelf actief aan de slag te gaan met een vraag.
1.2 Wat gebeurt er nou werkelijk in een organisatie?
Organigram: De formele verdeling van functies ten opzichte van elkaar en hun onderlinge
hiërarchische verhouding.
Expliciete organisatie Impliciete organisatie
Een organigram met functies Rollen die mensen vervullen en relaties die
ze hebben
Rationaliteit Irrationaliteit, emoties, gevoelens
Procedures, bevoegdheden Ongeschreven regels, ondergrondse
patronen, persoonlijke verhoudingen
Macht (op grond van positie) Invloed en invloed besef
Beheersmatig plannen Flexibel ontwikkelen
Inhoud en taak Bedoeling/betrekking, expressie
Gelijk hebben Gelijk krijgen
De knikkers Het spel, het politiek gedrag
Huisstijl, aankleding en inrichting, Zo zijn onze manieren, de stijl van het huis
gedragscode
Formele communicatie: Bijeenkomsten, Informele communicatie: Wandelgangen,
vergaderingen, communicatiemiddelen geruchten, koffieautomaat gesprekken
Verborgen regels: Onbewuste drijfveren in het handelen van mensen. Hebben een
functionele kant en een disfunctionele kant.
- Functionele kant: Ze zorgen voor stabiliteit en voorspelbaarheid in onze relaties.
- Disfunctionele kant: Ze perken de gedragsvrijheid in, ze kunnen je belemmeren om
helemaal jezelf te zijn, om eerlijk te zeggen wat je van iets vindt.
, Gewoontepatronen: Ongeschreven regels over wat wel en niet mag in de omgang met
elkaar en wat wel en niet over deze omgang mag worden gezegd.
Als je in een organisatie werkt is het de moeite waard om de ongeschreven
regels te (leren) kennen, ze helpen je te overleven en succes te hebben.
Ongeschreven regels zijn door niemand bepaald maar worden door de jaren
heen gevormd→ het is onderdeel van de cultuur.
Het Ondertussen: Is het gene wat parallel aan jouw kijken en handelen elders gebeurt,
zonder dat je dat opmerkt.
Verandermanagement: Als je probeert iets te veranderen in een organisatie, je wilt
bijvoorbeeld twee afdelingen samenvoegen, dan richt je je aandacht daarop. Je denkt na
over hoe je dat aanpakt, wie erbij betrokken zijn, wat erbij komt kijken etc.
Hoofdstuk 2: Communicatie in organisaties
2.1 Naar een beter communicatiemodel
Communicatie: Eenmalige gebeurtenis van stappen die elkaar opvolgen→ een
lineair transport van een boodschap van een zender naar een ontvanger.
Tweerichtingsverkeer, zender en ontvanger wisselen tussendoor van rol.
Informeren: Wordt gezien als eenrichtingsverkeer.
2.2 Definitie van communicatie
Communicatie: De productie, uitwisseling en betekenisgeving van boodschappen tussen
mensen, die plaatsvinden binnen een context van informationele, relationele en situationele
factoren, met als doel elkaar te beïnvloeden.
2.3 Definitie van interne communicatie
Interne communicatie: Een proces van uitwisseling van boodschappen en betekenisgeving
daarvan tussen personen die beroepshalve betrokken zijn bij de organisatie.
2.5 Doelen en functies van interne communicatie
Doel van communicatie is om elkaar te beïnvloeden.
IC strategiemodel: Model waarin doelen van de interne communicatie worden verwoord en
verbeeld:
Doel → Ervan weten Begrip Ondersteunen Bijdragen Zelf doen
hebben
Strategie → Vertellen Verduidelijken Vertalen Adviseren Creëren
Rol Uitleggen Toelichten Presenteren Voorleggen Initiëren
management →
Voorbeeld → Email Zeepkist Training Teamoverleg Samen
Nieuwsbrief Presentatie Workshop Werklunch problemen
Directiemail Dagstart Seminar aanpakken
Prikbord Briefing
, Eigenaarschap -- - +/- + ++
medewerkers →
Interactiviteit →
Er zijn meerdere functies van interne communicatie in een organisatie:
➔ Smeerfunctie: Interne communicatie zorgt ervoor dat de werkzaamheden efficiënt
worden uitgevoerd.
➔ Bindfunctie: Met communicatie wil het management de medewerkers ‘binden’ aan
de organisatie. Er wordt gewerkt aan trots, het wij-gevoel en de identiteit.
➔ Interpretatiefunctie: Communicatie als uitwisseling tussen mensen zorgt ervoor dat
je kunt ontdekken dat je op verschillende manieren naar een onderwerp of
gebeurtenis kunt kijken.
2.6 Soorten informatie in organisaties
Goede informatie heeft een aantal eigenschappen:
- Tijdig verstrekt en ontvangen
- Inhoudelijk correct
- Relevant en bruikbaar
- Helder en toegankelijk
- Compleet
Medewerkers hebben verschillende soorten informatie nodig om te kunnen functioneren:
➔ Taakinformatie: Is informatie over het werk dat iemand doet.
➔ Beleidsinformatie: Is vanuit het management naar de medewerkers en gaat over de
koers die het bedrijf vaart, waarheen en waarom.
➔ Beheersinformatie: Informatie over de voortgang, heet ook wel management
informatie.
➔ Sociale informatie: Informatie over allerhande personeel thema's en sociaal beleid.
2.7 Informatiebehoefte
Informatiebehoefte is individueel bepaald, de zender zal het nooit ‘perfect’
kunnen doen→
- Hoe sterker een onderwerp iemand raakt of iemand dat belangrijk vindt, des te groter
zijn behoefte aan informatie over dat onderwerp.
- De behoefte aan informatie hangt sterk af van de mate waarin iemand zich
identificeert met de organisatie.
Contaminatie effect: Als medewerkers weerstand hebben op een bepaald onderwerp waar
ze informatie over krijgen vinden ze het moeilijk om te communicatie daarover positief te
waarderen, ook al is de informatie zorgvuldig en goed geweest.
2.8 Verschijningsvormen van interne communicatie
Er zijn 2 verschillende vormen van communicatie in een organisatie:
1. Formele communicatie: Allerlei formele besprekingen en officiële online en
schriftelijke communicatie vormen.
2. Informele communicatie: Alle niet-officiële en ongeorganiseerde vormen van online
en offline communicatie.
Basisboek interne communicatie
Hoofdstuk 1: context van interne communicatie
1.1 Een organisatie wat is dat eigenlijk?
Organisaties: Doelrealiserende samenwerkingsverbanden tussen mensen. Een
organisatie is een afspraak hoe het samenwerkingsverband georganiseerd is→
de afspraak wordt soms verandert dan wordt er gesproken van een reoganisatie→
organisatieverandering.
Actorenanalyse: Wordt gebruikt om te kijken met welke organisaties een
organisatie te maken heeft→ is een werkvorm waarin je een groep mensen
uitnodigt om zelf actief aan de slag te gaan met een vraag.
1.2 Wat gebeurt er nou werkelijk in een organisatie?
Organigram: De formele verdeling van functies ten opzichte van elkaar en hun onderlinge
hiërarchische verhouding.
Expliciete organisatie Impliciete organisatie
Een organigram met functies Rollen die mensen vervullen en relaties die
ze hebben
Rationaliteit Irrationaliteit, emoties, gevoelens
Procedures, bevoegdheden Ongeschreven regels, ondergrondse
patronen, persoonlijke verhoudingen
Macht (op grond van positie) Invloed en invloed besef
Beheersmatig plannen Flexibel ontwikkelen
Inhoud en taak Bedoeling/betrekking, expressie
Gelijk hebben Gelijk krijgen
De knikkers Het spel, het politiek gedrag
Huisstijl, aankleding en inrichting, Zo zijn onze manieren, de stijl van het huis
gedragscode
Formele communicatie: Bijeenkomsten, Informele communicatie: Wandelgangen,
vergaderingen, communicatiemiddelen geruchten, koffieautomaat gesprekken
Verborgen regels: Onbewuste drijfveren in het handelen van mensen. Hebben een
functionele kant en een disfunctionele kant.
- Functionele kant: Ze zorgen voor stabiliteit en voorspelbaarheid in onze relaties.
- Disfunctionele kant: Ze perken de gedragsvrijheid in, ze kunnen je belemmeren om
helemaal jezelf te zijn, om eerlijk te zeggen wat je van iets vindt.
, Gewoontepatronen: Ongeschreven regels over wat wel en niet mag in de omgang met
elkaar en wat wel en niet over deze omgang mag worden gezegd.
Als je in een organisatie werkt is het de moeite waard om de ongeschreven
regels te (leren) kennen, ze helpen je te overleven en succes te hebben.
Ongeschreven regels zijn door niemand bepaald maar worden door de jaren
heen gevormd→ het is onderdeel van de cultuur.
Het Ondertussen: Is het gene wat parallel aan jouw kijken en handelen elders gebeurt,
zonder dat je dat opmerkt.
Verandermanagement: Als je probeert iets te veranderen in een organisatie, je wilt
bijvoorbeeld twee afdelingen samenvoegen, dan richt je je aandacht daarop. Je denkt na
over hoe je dat aanpakt, wie erbij betrokken zijn, wat erbij komt kijken etc.
Hoofdstuk 2: Communicatie in organisaties
2.1 Naar een beter communicatiemodel
Communicatie: Eenmalige gebeurtenis van stappen die elkaar opvolgen→ een
lineair transport van een boodschap van een zender naar een ontvanger.
Tweerichtingsverkeer, zender en ontvanger wisselen tussendoor van rol.
Informeren: Wordt gezien als eenrichtingsverkeer.
2.2 Definitie van communicatie
Communicatie: De productie, uitwisseling en betekenisgeving van boodschappen tussen
mensen, die plaatsvinden binnen een context van informationele, relationele en situationele
factoren, met als doel elkaar te beïnvloeden.
2.3 Definitie van interne communicatie
Interne communicatie: Een proces van uitwisseling van boodschappen en betekenisgeving
daarvan tussen personen die beroepshalve betrokken zijn bij de organisatie.
2.5 Doelen en functies van interne communicatie
Doel van communicatie is om elkaar te beïnvloeden.
IC strategiemodel: Model waarin doelen van de interne communicatie worden verwoord en
verbeeld:
Doel → Ervan weten Begrip Ondersteunen Bijdragen Zelf doen
hebben
Strategie → Vertellen Verduidelijken Vertalen Adviseren Creëren
Rol Uitleggen Toelichten Presenteren Voorleggen Initiëren
management →
Voorbeeld → Email Zeepkist Training Teamoverleg Samen
Nieuwsbrief Presentatie Workshop Werklunch problemen
Directiemail Dagstart Seminar aanpakken
Prikbord Briefing
, Eigenaarschap -- - +/- + ++
medewerkers →
Interactiviteit →
Er zijn meerdere functies van interne communicatie in een organisatie:
➔ Smeerfunctie: Interne communicatie zorgt ervoor dat de werkzaamheden efficiënt
worden uitgevoerd.
➔ Bindfunctie: Met communicatie wil het management de medewerkers ‘binden’ aan
de organisatie. Er wordt gewerkt aan trots, het wij-gevoel en de identiteit.
➔ Interpretatiefunctie: Communicatie als uitwisseling tussen mensen zorgt ervoor dat
je kunt ontdekken dat je op verschillende manieren naar een onderwerp of
gebeurtenis kunt kijken.
2.6 Soorten informatie in organisaties
Goede informatie heeft een aantal eigenschappen:
- Tijdig verstrekt en ontvangen
- Inhoudelijk correct
- Relevant en bruikbaar
- Helder en toegankelijk
- Compleet
Medewerkers hebben verschillende soorten informatie nodig om te kunnen functioneren:
➔ Taakinformatie: Is informatie over het werk dat iemand doet.
➔ Beleidsinformatie: Is vanuit het management naar de medewerkers en gaat over de
koers die het bedrijf vaart, waarheen en waarom.
➔ Beheersinformatie: Informatie over de voortgang, heet ook wel management
informatie.
➔ Sociale informatie: Informatie over allerhande personeel thema's en sociaal beleid.
2.7 Informatiebehoefte
Informatiebehoefte is individueel bepaald, de zender zal het nooit ‘perfect’
kunnen doen→
- Hoe sterker een onderwerp iemand raakt of iemand dat belangrijk vindt, des te groter
zijn behoefte aan informatie over dat onderwerp.
- De behoefte aan informatie hangt sterk af van de mate waarin iemand zich
identificeert met de organisatie.
Contaminatie effect: Als medewerkers weerstand hebben op een bepaald onderwerp waar
ze informatie over krijgen vinden ze het moeilijk om te communicatie daarover positief te
waarderen, ook al is de informatie zorgvuldig en goed geweest.
2.8 Verschijningsvormen van interne communicatie
Er zijn 2 verschillende vormen van communicatie in een organisatie:
1. Formele communicatie: Allerlei formele besprekingen en officiële online en
schriftelijke communicatie vormen.
2. Informele communicatie: Alle niet-officiële en ongeorganiseerde vormen van online
en offline communicatie.
