!
September, 2022
Advies rapport
Onderhoudscontracten
Vogellanden
Geschreven door: Tim van Zuuk
,Advies rapport onderhoudscontracten Vogellanden
Naam student: Tim van Zuuk
Studentnummer: 473099
Organisatie: Vogellanden Centrum voor revalidatie, bijzondere tandheelkunde en gezonde leefstijl.
Adres: Hyacinthstraat 66 A, 8013 XZ Zwolle
Datum: 31-01-2023
Bedrijfscoach: Jos Goverde
Stagebegeleider: Richard Sueters
Titel: Advies rapport onderhoudscontracten Vogellanden
Versie: 1
,Voorwoord
Voor u ligt het derde en laatste deel van de rapporten over mijn managementstage bij Stichting De
Vogellanden, namelijk: ‘Advies Managementvraagstuk’. Dit rapport is geschreven om te voldoen aan
mijn aan de toets eisen van de managementstage van de opleiding Facility Management aan Het
Saxion in Deventer. Dit rapport is geschreven in de eerste drie maanden van mijn managementstage
bij De Vogellanden, waar ik in totaal vanaf September 2022 tot Januari 2023 werkzaam ben.
Deze stage is mijn eerste langdurige praktijkstage tijdens mijn opleiding Facility Management. Dit is
later in de studie dan gebruikelijk. Door het Covid-19 virus moest ik mijn stage in jaar 3 vroegtijdig
stoppen. Hier heb ik dan ook niet de praktijkervaring op gedaan waar ik op gehoopt had. Deze stage
bracht dus veel nieuwe dingen met zich mee, zowel sociaal als praktijkgericht. De stageopdracht heeft
betrekking op het contractbeheer, die in het FMIS Facilitor ligt. Tijdens mijn studie heb ik gemerkt dat
dit een van mijn interesses is binnen het vakgebied van Facility Management. Door deze affiniteit ben
ik enthousiast om de managementvraag verder uit te werken. Door deze opdracht heb ik mij sociaal
en professioneel kunnen ontwikkelen.
Ik wil mijn stagebegeleider Jos Goverde, als mijn stagecoach Richard Sueters bedanken voor de
begeleiding en ondersteuning tijdens dit proces. Verder wil ik het Facilitair bedrijfsbureau bedanken
voor de informatieve gesprekken over het huidige proces en de wensen van het contractbeheer. Ook
een bedankje aan de volledige facilitaire organisatie voor het warme welkom en de leuke tijd tijdens
mijn stage.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Tim van Zuuk
Zwolle, 31 Januari 2022
, Managementsamenvatting
Stichting de Vogellanden zet zich in voor een ongewoon goede revalidatie. vanuit het samenvoegen
van de volwassenrevalidatie van het Isala ziekenhuis en kinderrevalidatie ‘de vogelweide’ is in 1998
De Vogellanden ontstaan. De vogellanden streeft ernaar om een uitstekend revalidatieproces aan te
kunnen bieden waarin de mens centraal staat.
Om deze uitstekende zorg te kunnen bieden is het belangrijk om ook over een uitstekend
contractmanagement te bezitten. Momenteel hebben de werknemers die zorgen voor het
contractmanagement het gevoel dat het huidige systeem rondom het contractbeheer niet optimaal
wordt gebruikt. Om antwoord op deze vraag te geven is dit rapport geschreven. In overleg met deze
werknemers is de volgende managementvraag opgesteld:
‘Hoe kan het onderhoudscontractenbeheer binnen de Vogellanden zo ingericht worden dat de
benodigde werkzaamheden snel en efficiënt en met de juiste kwaliteit uitgevoerd kunnen worden?’
Om deze managementvraag te beantwoorden is er een GAP-analyse gemaakt die het verschil laat
zien tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. Ook zijn er vijf deelvragen opgesteld die,
wanneer beantwoord, een antwoord geven op de managementvraag. Deze deelvragen zijn
beantwoord aan de hand van vakliteratuur, persoonlijke communicatie en (wetenschappelijke)
artikelen.
Het huidige contractmanagement kan verbeterd worden door het starten van een verandertraject. Een
succesvol verandertraject ontstaat wanneer er genoeg werkuren aan besteedt kunnen worden,
wanneer de juiste kennis in huis is, wanneer er voldoende financiële middelen zijn die gebruikt kunnen
worden en wanneer de verandering strookt met de cultuur. Momenteel zijn er niet genoeg werkuren en
is de juiste kennis niet aanwezig. Het advies luidt dan ook dat er een interne applicatiebeheerder voor
Facilitor aangesteld moet worden. Hierbij wordt de juiste kennis verkregen en zijn de beschikbare
werkuren aanwezig.
Inhoudelijk wordt er een nieuw administratief proces opgezet binnen het huidige FMIS Facilitor. Hierbij
worden de modulen contractbeheer, objectbeheer, periodieke taken en applicatiebeheer
aangesproken. De module periodieke taken dient nog ingekocht te worden, de resterende modulen
zijn reeds al ingekocht. Er een eenduidig proces voor het invoeren van onderhoudscontracten.
Wanneer de onderhoudscontracten op dezelfde wijze ingevoerd worden, verlaagd dit de risico’s en
ontstaat er een beter contractmanagement. Tijdens het verandertraject dient er duidelijk
gecommuniceerd te worden. De Lean Six Sigma cultuur dient gerespecteerd te worden, en
meegenomen in het verandertraject. Dit doormiddel van een continue terugkoppeling van de
gebruikers naar de applicatiebeheerder. Zo wordt scheefgroei vermeden en blijven werknemers
binnen het verandertraject.
September, 2022
Advies rapport
Onderhoudscontracten
Vogellanden
Geschreven door: Tim van Zuuk
,Advies rapport onderhoudscontracten Vogellanden
Naam student: Tim van Zuuk
Studentnummer: 473099
Organisatie: Vogellanden Centrum voor revalidatie, bijzondere tandheelkunde en gezonde leefstijl.
Adres: Hyacinthstraat 66 A, 8013 XZ Zwolle
Datum: 31-01-2023
Bedrijfscoach: Jos Goverde
Stagebegeleider: Richard Sueters
Titel: Advies rapport onderhoudscontracten Vogellanden
Versie: 1
,Voorwoord
Voor u ligt het derde en laatste deel van de rapporten over mijn managementstage bij Stichting De
Vogellanden, namelijk: ‘Advies Managementvraagstuk’. Dit rapport is geschreven om te voldoen aan
mijn aan de toets eisen van de managementstage van de opleiding Facility Management aan Het
Saxion in Deventer. Dit rapport is geschreven in de eerste drie maanden van mijn managementstage
bij De Vogellanden, waar ik in totaal vanaf September 2022 tot Januari 2023 werkzaam ben.
Deze stage is mijn eerste langdurige praktijkstage tijdens mijn opleiding Facility Management. Dit is
later in de studie dan gebruikelijk. Door het Covid-19 virus moest ik mijn stage in jaar 3 vroegtijdig
stoppen. Hier heb ik dan ook niet de praktijkervaring op gedaan waar ik op gehoopt had. Deze stage
bracht dus veel nieuwe dingen met zich mee, zowel sociaal als praktijkgericht. De stageopdracht heeft
betrekking op het contractbeheer, die in het FMIS Facilitor ligt. Tijdens mijn studie heb ik gemerkt dat
dit een van mijn interesses is binnen het vakgebied van Facility Management. Door deze affiniteit ben
ik enthousiast om de managementvraag verder uit te werken. Door deze opdracht heb ik mij sociaal
en professioneel kunnen ontwikkelen.
Ik wil mijn stagebegeleider Jos Goverde, als mijn stagecoach Richard Sueters bedanken voor de
begeleiding en ondersteuning tijdens dit proces. Verder wil ik het Facilitair bedrijfsbureau bedanken
voor de informatieve gesprekken over het huidige proces en de wensen van het contractbeheer. Ook
een bedankje aan de volledige facilitaire organisatie voor het warme welkom en de leuke tijd tijdens
mijn stage.
Ik wens u veel leesplezier toe.
Tim van Zuuk
Zwolle, 31 Januari 2022
, Managementsamenvatting
Stichting de Vogellanden zet zich in voor een ongewoon goede revalidatie. vanuit het samenvoegen
van de volwassenrevalidatie van het Isala ziekenhuis en kinderrevalidatie ‘de vogelweide’ is in 1998
De Vogellanden ontstaan. De vogellanden streeft ernaar om een uitstekend revalidatieproces aan te
kunnen bieden waarin de mens centraal staat.
Om deze uitstekende zorg te kunnen bieden is het belangrijk om ook over een uitstekend
contractmanagement te bezitten. Momenteel hebben de werknemers die zorgen voor het
contractmanagement het gevoel dat het huidige systeem rondom het contractbeheer niet optimaal
wordt gebruikt. Om antwoord op deze vraag te geven is dit rapport geschreven. In overleg met deze
werknemers is de volgende managementvraag opgesteld:
‘Hoe kan het onderhoudscontractenbeheer binnen de Vogellanden zo ingericht worden dat de
benodigde werkzaamheden snel en efficiënt en met de juiste kwaliteit uitgevoerd kunnen worden?’
Om deze managementvraag te beantwoorden is er een GAP-analyse gemaakt die het verschil laat
zien tussen de huidige situatie en de gewenste situatie. Ook zijn er vijf deelvragen opgesteld die,
wanneer beantwoord, een antwoord geven op de managementvraag. Deze deelvragen zijn
beantwoord aan de hand van vakliteratuur, persoonlijke communicatie en (wetenschappelijke)
artikelen.
Het huidige contractmanagement kan verbeterd worden door het starten van een verandertraject. Een
succesvol verandertraject ontstaat wanneer er genoeg werkuren aan besteedt kunnen worden,
wanneer de juiste kennis in huis is, wanneer er voldoende financiële middelen zijn die gebruikt kunnen
worden en wanneer de verandering strookt met de cultuur. Momenteel zijn er niet genoeg werkuren en
is de juiste kennis niet aanwezig. Het advies luidt dan ook dat er een interne applicatiebeheerder voor
Facilitor aangesteld moet worden. Hierbij wordt de juiste kennis verkregen en zijn de beschikbare
werkuren aanwezig.
Inhoudelijk wordt er een nieuw administratief proces opgezet binnen het huidige FMIS Facilitor. Hierbij
worden de modulen contractbeheer, objectbeheer, periodieke taken en applicatiebeheer
aangesproken. De module periodieke taken dient nog ingekocht te worden, de resterende modulen
zijn reeds al ingekocht. Er een eenduidig proces voor het invoeren van onderhoudscontracten.
Wanneer de onderhoudscontracten op dezelfde wijze ingevoerd worden, verlaagd dit de risico’s en
ontstaat er een beter contractmanagement. Tijdens het verandertraject dient er duidelijk
gecommuniceerd te worden. De Lean Six Sigma cultuur dient gerespecteerd te worden, en
meegenomen in het verandertraject. Dit doormiddel van een continue terugkoppeling van de
gebruikers naar de applicatiebeheerder. Zo wordt scheefgroei vermeden en blijven werknemers
binnen het verandertraject.
