Inleiding: We live in a VUCA world
Vuca: de wereld waarin we ons als mensen en organisaties op dit moment bevinden
o Volatile = veranderlijk
o Uncertain = onzeker
o Complex
o Ambiguous = vaag, dubbelzinnig
Vuca-oplossingen:
o Vision = visie geven
o Understanding = proberen de context te begrijpen
o Clarity = helderheid verschaffen en het simpel proberen maken
o Agility = flexibiliteit inbouwen
De dingen zijn veel minder voorspelbaar geworden dan vroeger. Het wordt dus steeds
moeilijker op 5 of 10 jaarplannen te maken en tot in detail uit te werken. We dienen op een
andere manier te gaan werken. Niet alles meer strak vastzetten maar juist flexibel en
visionair zijn.
DUS: Helder zijn in waar je naartoe wilt, maar flexibel in hoe je dat gaat bereiken.
Bvb.: Ontex maandverbanden producent is begonnen met maken van mondmaskers tijdens
Covid-19.
Wat is budgetteren?
Functies van een budget
o Planningsinstrument
o Allocatiemiddel: jaarlijkse afstemming over verdeling productiemiddelen in
organisatie. Afhankelijk van de strategie of het jaarplan wordt duidelijk op
welke afdelingen/activiteiten het komende jaar de focus ligt.
o Sturingsinstrument: nadat het budget is vastgesteld moeten periodiek de
resultaten worden gemeten rapporteren
o Mgmtcontract: budget heeft vaak ook de vorm van een taakopdracht: de
afdelingsmanager wordt afgerekend of de manager binnen het budget blijft
en het beoogde resultaat realiseert.
,Budgetteringsproces
o Strategisch plannen: vorm van plannen die ervoor zorgt dat alle
organisatieonderdelen (van hoog naar laag) bijdragen aan de strategie en
doelstellingen van een organisatie
Door op gestructureerde wijze de missie, visie en doelstellingen van de
organisatie te concretiseren in afdelingsplannen
Budgetteringsproces = afhankelijk van de sterkte van de top down of bottom-up benadering
o Top-down benadering: mgmt stelt de kaders en budgethouder vult deze
verder in
o Bottom-up benadering: geeft de budgethouder veel meer ruimte om eigen
budget op te stellen
1) Strategisch businessplan (mgmt)
2) Tactische afdelingsplannen
(afdelingsmanagers),
wo. Sales plan, productieplan,
personeelsplan
3) Operationeel: persoonlijk actieplan
van elke medewerker,
wo. Verkoopactieplan van elke
verkoper
1) Aanwijzingen of instructies
2) Budgethouders gaan hiermee aan de slag
3) Consolidatie: de budgetten van de afzonderlijke budgethouders worden bij elkaar
opgeteld (geconsolideerd)
4) Goedkeuring budget: als organisatie budget voldoet aan de gestelde eisen: topmgmt
stelt begroting vast. Nadat begroting is goedgekeurd spreken we niet meer van de
begroting maar van het taakstellend budget.
5) Voortgangsbewaking: Na vaststelling budget moet er periodiek gerapporteerd
worden of de manager binnen de doelstellingen van het budget blijft. In de
rapportage worden realisaties afgezet tegen het budget. In de Maandelijkse
Rapportage (Marap) worden de realisatiecijfers vergeleken met het budget.
Afwijkingen worden geanalyseerd en toegelicht zodat de budgethouder (of het hoger
mgmt) kan bijsturen waar nodig.
Concreet vb.: p.7-8 in de cursus
Waarom budgetteren?
Streven naar continuïteit – bedrijf wil ‘overleven’
Behoefte aan een zekere ‘zekerheid’
Concretisering van de strategie
MBO (Management By Objectives) → Verhoogt verantwoordelijkheid en motivatie
van de medewerkers (Accountability vs. Responsibility)
Ondersteuning voor het management (“dashboard” → BSC voor elke manager)
Strategie implementeren: Langetermijndoelstellingen nastreven zoals:
, o Winstoptimalisatie
o Verhoging marktaandeel
Verbetering imago
o Verbetering financiële structuur
o Optimalisatie van relatie met stakeholders o Maximale tewerkstelling
o Productwijzigingen
Voorwaarden voor een goed budget
Bekwaam mgmt
o Visie
o Missie in 3-5 jaar strategische planning op LT
o Volledige topmgmt dient ervan overtuigd te zijn dat budgetten belangrijkste
besturingsinstrument zijn
o Topmgmt moet info doorgeven aan lager mgmt over wat nagestreeft moet
worden en wat niet
o Actieve medewerking hoger en lager mgmt + uitvoerend personeel is
noodzakelijk
o Vooropgestelde tijdschema stipt naleven
Duidelijke organisatiestructuur: voor elk niveau in het organisatieschema worden
voor de budgetten ‘responsibility centers’ gecreëerd.
Degelijk MO
Gevaren verbonden aan budgettering
Onnodige details ih budget
o Bvb.: men creëert functies die na verloop van tijd onnodig zijn in de firma.
Budget enkel op basis van historische gegevens
o Tekortkomingen uit verleden worden hierdoor overgenomen er is altijd
forecasting nodig
Budgetteringstechnieken
Traditioneel
o Incrementele budgettering: obv vorig jaar (+ of -)
o Priority incremental budgetting: welke activiteiten schrappen of extra
inzetten als er 10% geschrapt/bij moet komen?
o Kaizen budgettering: méér met minder, zonder kwaliteitsverlies te sterk
gericht op efficiency, te weinig op effectivity
Modern
o Zero based budgettering: techniek die het traditionele budgetteringsproces
omkeert.
o Flexibel budgetteren: door te budgetteren op basis van activiteiten (activity-
based-budgeting) wordt precies duidelijk welke activiteiten uitgevoerd gaan
worden. En wordt er afgeweken van het productieplan(budget) dan vertaalt
dit zich meteen in een aangepast budget. Belangrijke is dat er een sterke
relatie is tussen activiteiten en de hoeveelheid productie-eenheden.
o Strategisch budgetteren: om de relatie met de strategie te. Neem in de
budgetten voorzieningen op voor strategische initiatieven zoals
Vuca: de wereld waarin we ons als mensen en organisaties op dit moment bevinden
o Volatile = veranderlijk
o Uncertain = onzeker
o Complex
o Ambiguous = vaag, dubbelzinnig
Vuca-oplossingen:
o Vision = visie geven
o Understanding = proberen de context te begrijpen
o Clarity = helderheid verschaffen en het simpel proberen maken
o Agility = flexibiliteit inbouwen
De dingen zijn veel minder voorspelbaar geworden dan vroeger. Het wordt dus steeds
moeilijker op 5 of 10 jaarplannen te maken en tot in detail uit te werken. We dienen op een
andere manier te gaan werken. Niet alles meer strak vastzetten maar juist flexibel en
visionair zijn.
DUS: Helder zijn in waar je naartoe wilt, maar flexibel in hoe je dat gaat bereiken.
Bvb.: Ontex maandverbanden producent is begonnen met maken van mondmaskers tijdens
Covid-19.
Wat is budgetteren?
Functies van een budget
o Planningsinstrument
o Allocatiemiddel: jaarlijkse afstemming over verdeling productiemiddelen in
organisatie. Afhankelijk van de strategie of het jaarplan wordt duidelijk op
welke afdelingen/activiteiten het komende jaar de focus ligt.
o Sturingsinstrument: nadat het budget is vastgesteld moeten periodiek de
resultaten worden gemeten rapporteren
o Mgmtcontract: budget heeft vaak ook de vorm van een taakopdracht: de
afdelingsmanager wordt afgerekend of de manager binnen het budget blijft
en het beoogde resultaat realiseert.
,Budgetteringsproces
o Strategisch plannen: vorm van plannen die ervoor zorgt dat alle
organisatieonderdelen (van hoog naar laag) bijdragen aan de strategie en
doelstellingen van een organisatie
Door op gestructureerde wijze de missie, visie en doelstellingen van de
organisatie te concretiseren in afdelingsplannen
Budgetteringsproces = afhankelijk van de sterkte van de top down of bottom-up benadering
o Top-down benadering: mgmt stelt de kaders en budgethouder vult deze
verder in
o Bottom-up benadering: geeft de budgethouder veel meer ruimte om eigen
budget op te stellen
1) Strategisch businessplan (mgmt)
2) Tactische afdelingsplannen
(afdelingsmanagers),
wo. Sales plan, productieplan,
personeelsplan
3) Operationeel: persoonlijk actieplan
van elke medewerker,
wo. Verkoopactieplan van elke
verkoper
1) Aanwijzingen of instructies
2) Budgethouders gaan hiermee aan de slag
3) Consolidatie: de budgetten van de afzonderlijke budgethouders worden bij elkaar
opgeteld (geconsolideerd)
4) Goedkeuring budget: als organisatie budget voldoet aan de gestelde eisen: topmgmt
stelt begroting vast. Nadat begroting is goedgekeurd spreken we niet meer van de
begroting maar van het taakstellend budget.
5) Voortgangsbewaking: Na vaststelling budget moet er periodiek gerapporteerd
worden of de manager binnen de doelstellingen van het budget blijft. In de
rapportage worden realisaties afgezet tegen het budget. In de Maandelijkse
Rapportage (Marap) worden de realisatiecijfers vergeleken met het budget.
Afwijkingen worden geanalyseerd en toegelicht zodat de budgethouder (of het hoger
mgmt) kan bijsturen waar nodig.
Concreet vb.: p.7-8 in de cursus
Waarom budgetteren?
Streven naar continuïteit – bedrijf wil ‘overleven’
Behoefte aan een zekere ‘zekerheid’
Concretisering van de strategie
MBO (Management By Objectives) → Verhoogt verantwoordelijkheid en motivatie
van de medewerkers (Accountability vs. Responsibility)
Ondersteuning voor het management (“dashboard” → BSC voor elke manager)
Strategie implementeren: Langetermijndoelstellingen nastreven zoals:
, o Winstoptimalisatie
o Verhoging marktaandeel
Verbetering imago
o Verbetering financiële structuur
o Optimalisatie van relatie met stakeholders o Maximale tewerkstelling
o Productwijzigingen
Voorwaarden voor een goed budget
Bekwaam mgmt
o Visie
o Missie in 3-5 jaar strategische planning op LT
o Volledige topmgmt dient ervan overtuigd te zijn dat budgetten belangrijkste
besturingsinstrument zijn
o Topmgmt moet info doorgeven aan lager mgmt over wat nagestreeft moet
worden en wat niet
o Actieve medewerking hoger en lager mgmt + uitvoerend personeel is
noodzakelijk
o Vooropgestelde tijdschema stipt naleven
Duidelijke organisatiestructuur: voor elk niveau in het organisatieschema worden
voor de budgetten ‘responsibility centers’ gecreëerd.
Degelijk MO
Gevaren verbonden aan budgettering
Onnodige details ih budget
o Bvb.: men creëert functies die na verloop van tijd onnodig zijn in de firma.
Budget enkel op basis van historische gegevens
o Tekortkomingen uit verleden worden hierdoor overgenomen er is altijd
forecasting nodig
Budgetteringstechnieken
Traditioneel
o Incrementele budgettering: obv vorig jaar (+ of -)
o Priority incremental budgetting: welke activiteiten schrappen of extra
inzetten als er 10% geschrapt/bij moet komen?
o Kaizen budgettering: méér met minder, zonder kwaliteitsverlies te sterk
gericht op efficiency, te weinig op effectivity
Modern
o Zero based budgettering: techniek die het traditionele budgetteringsproces
omkeert.
o Flexibel budgetteren: door te budgetteren op basis van activiteiten (activity-
based-budgeting) wordt precies duidelijk welke activiteiten uitgevoerd gaan
worden. En wordt er afgeweken van het productieplan(budget) dan vertaalt
dit zich meteen in een aangepast budget. Belangrijke is dat er een sterke
relatie is tussen activiteiten en de hoeveelheid productie-eenheden.
o Strategisch budgetteren: om de relatie met de strategie te. Neem in de
budgetten voorzieningen op voor strategische initiatieven zoals
