Huisvestingsmanagement
Inhoud
1. Huisvesting als strategisch bedrijfsmiddel ...................................................................................... 4
1.1. Noodzakelijk kwaad of strategisch goed ................................................................................. 4
1.2. Waarde toevoegen met huisvesting ....................................................................................... 4
1.3. Huisvestingsprestaties managen ............................................................................................. 4
1.4. Bedrijfseconomische impact van huisvesting ......................................................................... 5
1.4.1. Huisvesting in relatie tot vermogen ................................................................................ 6
2. Het speelveld en de spelers............................................................................................................. 7
2.1. De vraagzijde ........................................................................................................................... 7
2.2. De aanbodzijde ........................................................................................................................ 7
2.3. Stakeholders ............................................................................................................................ 7
2.4. Huisvestingsknoppen .............................................................................................................. 8
3. Sturen op basis van een integrale benadering ................................................................................ 9
3.1. Wat gaat er mis zonder huisvestingsmanagement? ............................................................... 9
3.2. Voorwaarden voor effectieve sturing ..................................................................................... 9
3.3. Continue afstemming van vraag en aanbod ........................................................................... 9
3.4. Vier hoofdprocessen binnen huisvestingsmanagement ....................................................... 10
3.5. Integraliteit van huisvestingsmanagement ........................................................................... 10
3.5.1. Gevolgen onvoldoende integratie processen ............................................................... 11
4. Vraaganalyse: van organisatieanalyse naar huisvestingsbehoefte ............................................... 12
4.1. Strategisch sturen op huisvesting begint bij de vraag........................................................... 12
4.2. Organisatiegericht huisvesten ............................................................................................... 12
4.2.1. FM-basismodel .............................................................................................................. 12
4.3. 7S-model................................................................................................................................ 13
4.4. Balanced Score Card (BSC) .................................................................................................... 13
4.4.1. INK-model ...................................................................................................................... 14
4.5. Waardeoriëntaties................................................................................................................. 14
4.6. DESTEP-analyse ..................................................................................................................... 15
4.7. SWOT-analyse van de organisatie ......................................................................................... 15
4.8. Input voor huisvestingsstrategie ........................................................................................... 15
5. Aanbodanalyse: kenmerken en prestaties .................................................................................... 16
5.1. Inventarisatie van het aanbod............................................................................................... 16
5.2. Waarderen van de kenmerken .............................................................................................. 17
1
, 5.3. Meten van de huisvestingsprestaties .................................................................................... 18
5.3.1. Functionele prestaties ................................................................................................... 18
5.3.2. Esthetische prestaties.................................................................................................... 19
5.3.3. Technische prestaties .................................................................................................... 19
5.3.4. Financiële prestaties...................................................................................................... 19
5.4. Kiezen van Key Performance Indicators ................................................................................ 20
5.5. Benchmarking ........................................................................................................................ 20
5.6. SWOT-analyse van de huisvesting ......................................................................................... 21
6. Afstemmen van vraag en aanbod ................................................................................................. 22
6.1. Afstemmen van de huisvestingsstrategie op de organisatiestrategie .................................. 22
6.2. Dynamische vraag versus statisch aanbod ............................................................................ 24
6.3. Toets op toegevoegde waarde .............................................................................................. 24
6.3.1. Het meten van toegevoegde waarde ............................................................................ 25
6.4. Kiezen uit verschillende strategieën ..................................................................................... 26
7. Stappen en instrumenten.............................................................................................................. 27
7.1. DAS-frame: huisvestingsstrategie in vier stappen................................................................. 27
7.2. HK-model: procesmodel voor een (her)huisvestingsplan in 4 stappen ................................ 28
7.2.1. Relatie HK-model en DAS-frame ................................................................................... 29
7.3. Value Adding Management-model: sturen op toegevoegde waarde ................................... 29
7.4. Tools voor preventie en reductie van leegstand ................................................................... 30
7.5. Scenarioanalyse ..................................................................................................................... 31
8. Van strategie naar besluitvorming ................................................................................................ 32
8.1. Verbeteren van prestaties ..................................................................................................... 32
8.1.1. Aanleidingen tot mutatie .............................................................................................. 33
8.2. Businesscase .......................................................................................................................... 33
8.2.1. Aannames businesscase ................................................................................................ 36
8.3. Besluitvormingsproces .......................................................................................................... 36
8.3.1. Benaderingswijzen van besluitvorming......................................................................... 37
8.3.2. Spelers en krachtsverhoudingen binnen een besluitvormingsproces .......................... 37
9. (H12) Processen, taken en samenwerking .................................................................................... 38
9.1. Processen en taken ............................................................................................................... 38
9.2. Samenwerking binnen huisvestingsmanagement................................................................. 39
9.3. Samenwerking met andere actoren ...................................................................................... 39
10. Ontwerpen van de huisvestingsorganisatie .............................................................................. 41
10.1. Structureren van grote organisaties.................................................................................. 41
10.1.1. Basisonderdelen organisatiestructuur .......................................................................... 41
2
, 10.2. Zeggenschap over huisvesting ........................................................................................... 42
10.3. Positioneren van de huisvestingsorganisatie .................................................................... 43
10.4. Structureren van de huisvestingsorganisatie .................................................................... 43
10.5. Doorbelasten van huisvestingskosten ............................................................................... 44
10.6. Uitbesteden en regieorganisatie ....................................................................................... 45
11. (H14) Professionaliseren van huisvestingsmanagement .......................................................... 46
11.1. Huisvestingsmanagement als professie ............................................................................ 46
11.2. Een huisvestingsorganisatie professionaliseren................................................................ 46
11.3. De huisvestingsmanager als professional ......................................................................... 47
3
, 1. Huisvesting als strategisch bedrijfsmiddel
1.1. Noodzakelijk kwaad of strategisch goed
Huisvesting schept ruimtelijk-fysieke condities voor het primaire proces en is daardoor een
onmisbaar bedrijfsmiddel.
➔ Hoge kosten + complexiteit + risico’s → Noodzakelijk kwaad: een organisatie kan niet zonder,
maar ervaart het als een last.
Huisvesting is een strategisch bedrijfsmiddel doordat het kan bijdragen aan uitvoering van de
organisatiestrategie.
1.2. Waarde toevoegen met huisvesting
Organisatiestrategie + huisvestingsstrategie = toegevoegde waarde
- Verhogen van opbrengsten
o Productiviteit: optimale werkomgeving realiseren
- Verlagen van kosten
o Reduceren verzuim: binnenklimaat verbeteren
- Bijdragen aan realiseren van organisatiedoelen
o Medewerkers- en klanttevredenheid
Waarde toevoegen met huisvesting is maatwerk.
- Doordat elke organisatie eigen strategie heeft → eigen prioriteiten bij huisvestingsprestatie.
Alignment: het afstemmen van huisvestingsstrategie op organisatiestrategie.
1.3. Huisvestingsprestaties managen
Huisvestingsmanagement: optimaliseren van prestaties die de huisvesting levert
- Huisvestingsprestaties + strategische organisatiedoelen = toegevoegde waarde
Het optimaliseren van de huisvestingsprestaties:
- Functioneel
- Esthetisch
- Technisch
- Financieel-economisch
➔ Dit zijn de huisvestingscomponenten: knoppen waaraan de huisvestingsmanager aan kan
draaien om prestaties te optimaliseren.
4
Inhoud
1. Huisvesting als strategisch bedrijfsmiddel ...................................................................................... 4
1.1. Noodzakelijk kwaad of strategisch goed ................................................................................. 4
1.2. Waarde toevoegen met huisvesting ....................................................................................... 4
1.3. Huisvestingsprestaties managen ............................................................................................. 4
1.4. Bedrijfseconomische impact van huisvesting ......................................................................... 5
1.4.1. Huisvesting in relatie tot vermogen ................................................................................ 6
2. Het speelveld en de spelers............................................................................................................. 7
2.1. De vraagzijde ........................................................................................................................... 7
2.2. De aanbodzijde ........................................................................................................................ 7
2.3. Stakeholders ............................................................................................................................ 7
2.4. Huisvestingsknoppen .............................................................................................................. 8
3. Sturen op basis van een integrale benadering ................................................................................ 9
3.1. Wat gaat er mis zonder huisvestingsmanagement? ............................................................... 9
3.2. Voorwaarden voor effectieve sturing ..................................................................................... 9
3.3. Continue afstemming van vraag en aanbod ........................................................................... 9
3.4. Vier hoofdprocessen binnen huisvestingsmanagement ....................................................... 10
3.5. Integraliteit van huisvestingsmanagement ........................................................................... 10
3.5.1. Gevolgen onvoldoende integratie processen ............................................................... 11
4. Vraaganalyse: van organisatieanalyse naar huisvestingsbehoefte ............................................... 12
4.1. Strategisch sturen op huisvesting begint bij de vraag........................................................... 12
4.2. Organisatiegericht huisvesten ............................................................................................... 12
4.2.1. FM-basismodel .............................................................................................................. 12
4.3. 7S-model................................................................................................................................ 13
4.4. Balanced Score Card (BSC) .................................................................................................... 13
4.4.1. INK-model ...................................................................................................................... 14
4.5. Waardeoriëntaties................................................................................................................. 14
4.6. DESTEP-analyse ..................................................................................................................... 15
4.7. SWOT-analyse van de organisatie ......................................................................................... 15
4.8. Input voor huisvestingsstrategie ........................................................................................... 15
5. Aanbodanalyse: kenmerken en prestaties .................................................................................... 16
5.1. Inventarisatie van het aanbod............................................................................................... 16
5.2. Waarderen van de kenmerken .............................................................................................. 17
1
, 5.3. Meten van de huisvestingsprestaties .................................................................................... 18
5.3.1. Functionele prestaties ................................................................................................... 18
5.3.2. Esthetische prestaties.................................................................................................... 19
5.3.3. Technische prestaties .................................................................................................... 19
5.3.4. Financiële prestaties...................................................................................................... 19
5.4. Kiezen van Key Performance Indicators ................................................................................ 20
5.5. Benchmarking ........................................................................................................................ 20
5.6. SWOT-analyse van de huisvesting ......................................................................................... 21
6. Afstemmen van vraag en aanbod ................................................................................................. 22
6.1. Afstemmen van de huisvestingsstrategie op de organisatiestrategie .................................. 22
6.2. Dynamische vraag versus statisch aanbod ............................................................................ 24
6.3. Toets op toegevoegde waarde .............................................................................................. 24
6.3.1. Het meten van toegevoegde waarde ............................................................................ 25
6.4. Kiezen uit verschillende strategieën ..................................................................................... 26
7. Stappen en instrumenten.............................................................................................................. 27
7.1. DAS-frame: huisvestingsstrategie in vier stappen................................................................. 27
7.2. HK-model: procesmodel voor een (her)huisvestingsplan in 4 stappen ................................ 28
7.2.1. Relatie HK-model en DAS-frame ................................................................................... 29
7.3. Value Adding Management-model: sturen op toegevoegde waarde ................................... 29
7.4. Tools voor preventie en reductie van leegstand ................................................................... 30
7.5. Scenarioanalyse ..................................................................................................................... 31
8. Van strategie naar besluitvorming ................................................................................................ 32
8.1. Verbeteren van prestaties ..................................................................................................... 32
8.1.1. Aanleidingen tot mutatie .............................................................................................. 33
8.2. Businesscase .......................................................................................................................... 33
8.2.1. Aannames businesscase ................................................................................................ 36
8.3. Besluitvormingsproces .......................................................................................................... 36
8.3.1. Benaderingswijzen van besluitvorming......................................................................... 37
8.3.2. Spelers en krachtsverhoudingen binnen een besluitvormingsproces .......................... 37
9. (H12) Processen, taken en samenwerking .................................................................................... 38
9.1. Processen en taken ............................................................................................................... 38
9.2. Samenwerking binnen huisvestingsmanagement................................................................. 39
9.3. Samenwerking met andere actoren ...................................................................................... 39
10. Ontwerpen van de huisvestingsorganisatie .............................................................................. 41
10.1. Structureren van grote organisaties.................................................................................. 41
10.1.1. Basisonderdelen organisatiestructuur .......................................................................... 41
2
, 10.2. Zeggenschap over huisvesting ........................................................................................... 42
10.3. Positioneren van de huisvestingsorganisatie .................................................................... 43
10.4. Structureren van de huisvestingsorganisatie .................................................................... 43
10.5. Doorbelasten van huisvestingskosten ............................................................................... 44
10.6. Uitbesteden en regieorganisatie ....................................................................................... 45
11. (H14) Professionaliseren van huisvestingsmanagement .......................................................... 46
11.1. Huisvestingsmanagement als professie ............................................................................ 46
11.2. Een huisvestingsorganisatie professionaliseren................................................................ 46
11.3. De huisvestingsmanager als professional ......................................................................... 47
3
, 1. Huisvesting als strategisch bedrijfsmiddel
1.1. Noodzakelijk kwaad of strategisch goed
Huisvesting schept ruimtelijk-fysieke condities voor het primaire proces en is daardoor een
onmisbaar bedrijfsmiddel.
➔ Hoge kosten + complexiteit + risico’s → Noodzakelijk kwaad: een organisatie kan niet zonder,
maar ervaart het als een last.
Huisvesting is een strategisch bedrijfsmiddel doordat het kan bijdragen aan uitvoering van de
organisatiestrategie.
1.2. Waarde toevoegen met huisvesting
Organisatiestrategie + huisvestingsstrategie = toegevoegde waarde
- Verhogen van opbrengsten
o Productiviteit: optimale werkomgeving realiseren
- Verlagen van kosten
o Reduceren verzuim: binnenklimaat verbeteren
- Bijdragen aan realiseren van organisatiedoelen
o Medewerkers- en klanttevredenheid
Waarde toevoegen met huisvesting is maatwerk.
- Doordat elke organisatie eigen strategie heeft → eigen prioriteiten bij huisvestingsprestatie.
Alignment: het afstemmen van huisvestingsstrategie op organisatiestrategie.
1.3. Huisvestingsprestaties managen
Huisvestingsmanagement: optimaliseren van prestaties die de huisvesting levert
- Huisvestingsprestaties + strategische organisatiedoelen = toegevoegde waarde
Het optimaliseren van de huisvestingsprestaties:
- Functioneel
- Esthetisch
- Technisch
- Financieel-economisch
➔ Dit zijn de huisvestingscomponenten: knoppen waaraan de huisvestingsmanager aan kan
draaien om prestaties te optimaliseren.
4
